2014最新公文寫作標準格式設置方法

2014最新公文寫作標準格式設置方法

公文的默認設置模板製作進入系統：“開始”菜單——“程序”——“Microsoft Word”—...

2014最新公文寫作標準格式設置方法

一、公文的模板製作

進入系統：“開始”菜單——“程序”——“Microsoft Word”——進入Word界面。

（一）進行頁面設置

選擇“文件”——“頁面設置”選擇“頁邊距”附籤，上：

3.7釐米 下：3.5釐米 左：2.8釐米 右：2.6釐米。選擇“版式”附籤，將“頁眉和頁腳”設置成“奇偶頁不同”,在該選項前打“√”，“頁腳”距邊界設置為2.6釐米。選擇“文檔網格”附籤，“字體設置”，“中文字體”設置為“仿宋”；“字號”設置成“3號”，單擊“確定”按鈕；選中“指定行網格和字符網格”；將“每行”設置成“28”個字符；“每頁”設置成“22”行。單擊“確定”按鈕，這樣就將版心設置成了以三號字為標準、每頁22行、每行28個漢字的國家標準。

（二）插入頁碼

選擇“插入”——“頁碼”，“位置”設置為“頁面底端（頁腳）”，“對齊方式”設置為“外側”。然後單擊“格式”按鈕，

“數字格式”設置為“1.2.3……”的顯示格式，單擊“確定”按鈕，再次單擊“確定”按鈕。雙擊頁碼，在頁碼兩邊各加上一條全角方式的短線；並將頁碼字號設置成“4號”；字體宋體。選定頁碼，選擇“格式”——“段落…”，奇數頁的頁碼設置成右縮進1字符，偶數頁的頁碼設置成左縮進1字符。單擊“確定”，完成頁碼設置。

（三）發文機關標誌製作

“表格”——“插入表格”，1列1行。輸入“玉環縣人力資源和社會保障局文件”，字體為小標宋體，紅色，調整字號、字間距，以美觀、醒目、莊重為原則。選中表格，設置行距為剛好使文字上邊緣接近表格線，點擊鼠標右鍵——設置表格屬性——“表格”附籤——文字環繞為環繞——“定位…”——水平位置相對於頁邊距居中，垂直位置相對於頁邊距

3.5釐米——“確定”，發文機關標誌設置完成。

（四）文號製作

平行文文號：文號——3號仿宋、居中顯示。

上行文文號：文號——3號仿宋字體、左縮進1字符；簽發人——3號仿宋字體；簽發人姓名——3號楷體、右縮進1字符。

注：文號一定要使用六角符號。六角符號插入方法：選擇“插入”——“符號”——“符號”附籤，找到六角符號後，將光標置於準備插入的地方，單擊“插入”按鈕即可。

（五）版頭中的分隔線

選擇繪圖工具欄中的“直線”，在文檔中插入一條直線。選中直線，單擊鼠標右鍵——設置自選圖形格式——“顏色與線條”附籤，顏色設置為紅色，粗細：2磅——“大小”附籤，寬度：15.6釐米——“版式”附籤，選擇襯於文字下方，點擊“高級…”，——“圖片位置”，水平對齊：相對於欄居中，垂直對齊，選擇“絕對位置”，下側：0.4釐米。單擊“確定”分隔線設置完成。見圖9-圖12。

（六）版記製作

選擇“表格”——“插入”——“表格”，選中表格，單擊鼠標右鍵——表格屬性——“表格”附籤，“對齊方式”設置為“居中”；“文字環繞”為“環繞”；然後單擊“定位…”，水平位置相對於“頁邊距”為“居中”，垂直位置相對於“頁邊距”為“底端”，“確定”；然後單擊“邊框和底紋”按鈕，首條和末條分隔線“寬度”推薦為2磅或3磅；在“預覽”窗口中將每行的下線選中，其它線取消。選中表格，“格式”——“段落…”——“縮進和間距”附籤，左縮進1字符，右縮進1字符——“確定”。在表格中填寫具體內容：抄送、抄送單位、印發單位及印發日期用4號仿宋。

（七）保存成模板文件

單擊“文件”——“保存”，“保存類型”：選擇“文檔模板（*）”；“文件名”：給模板命名；“保存位置”：模板所

在路徑，保存為默認路徑即可。

至此，模板製作完成。以後所有屬於此種類型的公文都可以調用該模板，直接進行公文正文的排版。

要對該模板進行修改，可以調出相應模板，方法是：選擇“文件”——“打開”，找到相應的模板路徑，若模板保存時按系統默認設置的，然後單擊“打開”按鈕調出模板即可進行修改。

二、公文正文排版

（一）依據模板建立新公文

選擇“文件”——“新建”——“本機中的模板”，選中所需模板，單擊確定，調出模板。

（二）製作公文正文內容

正文內容根據公文的實際需求，錄入文字，並遵循以下國家標準設置格式：

標題——2號小標宋字體，居中顯示；

主送機關——3號仿宋字體，頂格，冒號使用全角方式；

正文——3號仿宋字體。結構層次序號一般用“一、”“（一）”、“1.”、“（1）”標註，第一層用黑體，第二層用楷體，第三、第四層用仿宋體；

發文機關署名——以成文日期為準居中排布；

成文日期——3號仿宋字體，右縮進4字符；

印發機關名稱和印發日期——4號仿宋體，左右各縮進1字

符。

注意上行文和下行文在文號和簽發人設置上的區別。

通過以上設置和排版，公文文稿格式設置完成，供參考。不完善之處，按照《黨政機關公文工作條例》和《黨政機關公文格式》的規定操作。

一般公文的寫作格式

一、眉首

包括：發文機關和發文字號。

發文機關：由發文機關全稱或規範化簡稱後加“文件”組成。小標宋體字，用紅色標識。

發文號：由發文機關代字、年份和序號組成。如長電進〔2009〕11號。發文字號位於發文機關下空2行，用3號仿宋體字，居中排布。發文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。

二、主體

包括：公文標題、主送機關、公文正文、附件、成文時間、發文單位及發文印章等。

公文標題：紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。

主送機關：標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最後一個主送機關名稱後標全角冒號。

公文正文：主送機關名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。

附件：公文如有附件，在正文下一行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，後標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼（如：“附件：

1.×××××”）；附件名稱後不加標點符號。附件回行時第一個字跟上一行第一個字對齊。

成文時間：用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“○”。右空四字。

發文單位及發文印章：包括單一發文印章和聯合行文印章。

單一發文印章：只有一個單位制發的公文在落款處不署發文機關的名稱，只需成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應上距正文2mm～4mm，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。

當印章下弧無文字時，採用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；當印章下弧有文字時，採用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。

聯合行文印章：當由兩個單位聯合發文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。只能採用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。

三、版記

包括主題詞、抄送、印發機關和印發時間。

主題詞：用3號黑體字，居左頂格標識，後標全角冒號；詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字。

抄送：公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1字用3號仿宋體字標識“抄送”，後標全角冒號；回行時與冒號後的抄送機關對齊；在最後一個抄送機關標句號。

印發機關和印發時間：位於抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）佔1行位置；用3號仿宋體字。印發機關左空1字，印發時間右空1字。印發時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。