我國醫院檔案信息化管理的SWOT分析與對策

我國醫院檔案信息化管理的SWOT分析與對策

摘要

隨着二十一世紀的到來，信息化時代的特徵也凸顯出來，醫療衞生事業也蒸蒸日上，雖然醫院檔案管理在醫療衞生事業中舉足輕重，但其仍面臨着重重難關和難得的機遇。因此，本文首先對醫院檔案管理的重要性進行分析，之後就其現狀探討如何對醫院檔案管理的信息化進行有效實現。[1]發揮其長處，彌補其不足，以提高醫院內部檔案信息化管理水平。

關鍵詞:醫院檔案管理；信息化管理；SWOT分析法

Abstract

With the advent of the 21st century, the characteristics of the information age are also highlighted, and the medical and health undertakings are also booming. Although hospital archives management plays an important role in the medical and health undertakings, it still faces many difficulties and rare opportunities. Therefore, this paper first analyzes the importance of hospital archives management, and then discusses how to effectively realize the informatization of hospital archives management. [1] opportunities and threats of the hospital archives informatization and give full play to its long-termdepartment, make up for its deficiency, in order to improve the hospital internal archives information management level.

Keywords: hospital archives management; information management; SWOT analysis

一、研究的目的及意義

目的：隨着我國各行各業信息化的迅速發展，檔案信息化管理也逐漸成為現代醫療衞生管理工作的重要內容。在計算機還沒有普及的時代，人們採用人工整理的方式，工作人員要花費許多的時間和精力整理檔案。而在計算機普及的時代，利用計算機不僅節省了大量的人力物力，也大大的提高了工作效率。本文的研究意在通過對我國醫院檔案信息化管理中的優勢因素以及劣勢因素進行分析，並針對其不足，提出可行性方案與措施。

意義：在我國，人們在預防檢查及治療疾病過程中所產生的病例報告單等各種資料與檔案管理密不可分，在醫療以及教研等活動中的有着顯著的作用，同時也與人民羣眾的自身健康與醫學發展有着密切的聯繫，使研究者意識到其在醫院管理中的重要性，並隨着逐漸的深入探討與研究使材料檔案衍生出了新的課題與方向。電子文檔的出現和普及，使得檔案逐漸信息化向數字化，傳統的檔案管理方式已經不能滿足當今日益飛速發展的信息化發展。因此，加強醫院檔案信息化在醫院的管理中有着至關重要的意義。

二、國內外研究現狀

(一)國外研究情況

el、ni和nanda等在西班牙名聲很高的研究者們經過深入的研究，最終發表了新的電子檔案病例史論文，他們着手於管理模式，並從此角度出發並研究，從西班牙電子檔案的誕生髮展開始研究，在進行了深層次的解析之後，最終他們得出了一個結論，作為國家醫療衞生重要對象的電子病例檔案，如果想要其發展的更好更完善，就要從三方面進行改變，其一是目前電子檔案資源的規模較小，需要對其進行增量擴充，二是目前各個部門之前頗有“各掃門前雪”之意，因此要對各個部門之間有意築起的“牆壁”與“堡壘”進行打破並改變，經過了前兩步的改變，電子病歷檔案也就更為完善，要用完善的電子病例檔案去為臨牀業務工作帶來更好的服務。[2]

因而可知，對於一些在醫學方面及其發達的國家，他們在醫院信息系統的建設上已達到深不可測的地步，如果和他們比較的話，我國的技術水平和應用方面還有較大差距，這些正是我國目前需要繼續改進的方面。

（二）國內研究情況

學者張鳳蓮在其《淺議醫院檔案管理的信息化建設》中指出，由於醫療衞生的事業發展越來越快，處在一個這樣的背景下，我國人民對於醫院信息資源的需求越來越大，在這種十分嚴峻的情況下，對醫院信息化建設的進一步加速，建成一個更高效便民的資源共享平台就顯得尤為重要。[3]

我們正處於一個“互聯網+”飛速發展的時代，對於檔案事業的發展是一個最好的機會，及時抓住這次機遇，不斷推陳出新，使得自身水平逐步文件提高，使檔案事業持續發展，為其將來的長遠發展做好鋪墊。[4]

學者高向前,劉孟江在其《淺議醫院檔案管理的信息化建設》一文中指出，對於檔案管理的重要性，醫院的相關部門及其人員要得到充分認識。要對醫院檔案信息化建設中的資金進行加大投入，同時對於管理工作人員專業素質的參差不齊進行整改，將人員統一安排到一起，進行系統性的培訓學習，對檔案管理系統進行逐步建立並不斷完善，對存儲在系統中的信息資料進行多重防護並時常就安全性進行排查，使得存儲人在瞭解過後能夠真正的踏實，在逐步改變中醫院得到穩健發展。[5]

三、我國醫院信息化管理的ＳＷＯＴ分析

1.優勢分析

信息時代的到來，醫院的各個部門和科室每天都在產生了數量眾多的文件，這些文件為學校教學、醫療研究、醫院管理等提供了寶貴並且用處極大的資源。人們愈加的感覺到傳統的檔案管理方式已經不能滿足人們的需要以及社會的需求，而對信息化檔案管理的逐漸認識並使用使得人們逐漸摒棄原有傳統的關係方式，因此新的信息化的檔案管理方式越來越被人們所認可並使用。如果將所有的文件都進行信息化的處理，那麼對於文件原稿的保護將更為輕鬆，同時對於經常發生的文件丟失或損壞等也將不復存在。

在處理檔案時使用信息化的方式，能夠對效率進行極大的提高。使用傳統的方式，也就是手動整理，這種方式會加重管理人員的負擔，並且整理效率也十分緩慢。每次對於信息的修改，都需要部門投入不少的人力與財力。如果我們轉變方法，使用信息化的處理方式，那麼修改檔案的某個地方只需要在計算機設備上進行關鍵詞或子的輸出，計算機即可自動進行查找，這樣一來工作的時間將得到大幅度的減少，工作效率也會顯著提高。與此同時，在對大部分信息文檔的整理時，信息化檔案管理髮揮出了更大的優越性，這是傳統檔案管理所不能匹及的。由於信息已被儲存到了雲端，在信息錄入時就已被系統自動分類並儲存，同時這些文件不會出現像傳統紙質檔案因時間過久而出現的磨損甚至丟失，在醫護人員需要查看或調用這些檔案時，只需要幾個簡短的信息或者關鍵字或詞，系統就會以極快的速度查找並調出與其相關的檔案供查找人使用。[7]

對於處於醫院專業檔案系統的人員，從事該行業的人在逐步增多，由於培養的規範化，人員的素質也不再同從前一樣。目前，多數的高校設立了與檔案管理相關的專業課程，經過系統性學習的學生在畢業後可直接輸出進醫院的檔案管理部門，這些人員都將是管理部門的中堅力量。由此可見，我們已經意識到了檔案管理信息化的重要之處，並逐漸的去學習進步。

2.劣勢分析

醫院檔案管理方面的專業人員太少，人員的專業水平大都不過關。現在在醫院的檔案管理工作人員，他們中的大部分要麼學歷不高，要麼就是在高校時並不是學習與檔案管理有關的專業。我們正處在一個不進步就要被淘汰激烈而又殘酷的時代，只有不斷往前追往前跑才能真正融入這個時代，但目前多數的檔案部門及其人員沒有注意到這點，他們中的一些沒有學習先進的思想，因此在檔案管理方面並不看重，因此招來或者調來的檔案管理人員並沒有經過專業性和系統性的學習，他們不像專業的檔案管理人員對在其管理方面有着透徹的理解，他們只是單純的認為，這些已經被使用的資料就是檔案，在未來也並不會用到這些，因此只要自己動動手指將其存儲就已經是完成任務，殊不知他們的想法大錯特錯。[8]同時，對於這些檔案管理人員來説，他們對於信息技術一知半解，在整理文檔上也還十分生疏，也就更不用説如何去維護信息以及保護信息的安全了。正是由於以上種種的不重視以及不專業性，使得管理人員對檔案管理不上心，缺乏責任感與認同感。

檔案管理的片面性。正是因為檔案管理人員的不專業，對於醫院所傳達的文件，部分工作人員就單純的認為這些文件才是檔案，只需要管理這些文檔就足夠了，因而便不注意其他很多方面可得到的檔案。一些高水平醫師發表的相關文章論文等，以及醫務人員團結協作共同研究得出的新的科研成果就都被這樣忽視而過了。這就使得一些明明可以被記載保存下來的檔案因管理人員的疏忽而被忽略，甚至可能被遺忘，因此縱觀某些醫院的發展史就顯得有些“支離破碎”。

信息化資金投入不足。我國衞生部的一次統計數據中，在這些調查的8000多家中國醫院中，僅僅只有33%的醫院的信息管理系統在使用並比較完善，在這33%的絕大多數都是大中型醫院，基層的醫院十分稀少。在我國，多數的醫藥衞生企事業單位也並不重視信息化的管理，這體現在每年企業事業單位在這方面的投入資金上，他們每年的投入在信息化上的資金大約佔醫療衞生服務市場容量(5000億到6000億元人民幣）的千分之三。根據科學家據的研究大數據表明，美國醫院在投資到信息系統上的資金是其醫院其他醫療系統投資的的3%到4%左右。

檔案管理格局不清晰。目前檔案管理的主要問題就存在於管理機構的不完善不繫統，以及管理人員對於自身的管理職能沒有進行清晰的劃分。關於醫生的薪金的檔案，大部分醫院都是由人事部分負責管理，而患者的醫療記錄等信息，則是由負責患者的科室負責管理，這種在一個大單位下分成不同部門管理檔案的情況，這就使得檔案管理突出優點之一的快捷性難以得到完美的利用。[9]

3.機會分析

檔案管理的制度比較完善。我國有着《中華人民共和國檔案法》這部很完善的法典，而衞生部又出台了《醫療衞生檔案管理暫行辦法》對部分未涉及的地方進行補缺，這些法令法案對醫院檔案管理工作所能涉及到的問題都一一制定了相對應的規章制度和解決辦法，各個醫院可以在管理的過程中進行對照管理。

醫改給檔案管理創造了條件。醫療改革中提出要堅定地不斷深化改革醫藥衞生體制，對於國家基本藥物制度進行穩步性建設，使人民羣眾用藥負擔得到有效減少，使得看病難看病貴的問題逐漸不復存在，維護人民建康權益。作為醫院檔案管理重要組成部分的醫療信息檔案, 患者所涉及到的出院、入院、轉院，都會使信息的流動性增加，由於多方面的原因，患者不可能始終在一家醫院進行診斷治療並康復出院，這種多家醫院問診的行為使得同一患者在不同醫院有着不同的病例，由於各個醫院不屬於同一系統，因此患者的信息無法得到及時的共享。對於需要多次治療的患者，就必須進行多次切重複的檢查;這使得患者多支付了很多的錢，無形中使得患者的負擔加重。[10]如果醫院之間能夠搭建起一座橋樑，形成一個同一的系統，患者的病史和診療史都可以共有，這樣能夠讓醫生能作出更精確的診斷，同時也減少了患者在金錢上的消耗。

4.潛在威脅分析

存儲中的威脅。在信息化存儲使用之前，我們一直使用的是紙質的檔案，這種檔案不僅要避光避高温，甚至還要避潮濕，同時易燃易爆品、有害有毒的氣體會對其造成嚴重並不可逆的損害。現代的信息化管理表現出了傳統方法不可比擬的優越性，但云端或系統裏的數據也會由於儲存設備的不同，表現出不穩定的性狀，這也會使得檔案遭受損壞，由而造成損失。這些損害也在警示我們,要提高對存儲的信息進行保護性的技術水平，同時紙質的檔案也不直接放棄不用，也要對其時常進行整理，這樣會使得在信息化檔案出現問題無法提取使用時醫院的正常運行不被影響。

借閲中的成脅。由於一些與借閲相關的規章制度並不健全，因此在借閲登記時，對借閲者信息收集的不完善，在回收借閲時沒有進行嚴格的檢查，對於回收已到期的檔案時沒有時效性，因此經常發生檔案損壞甚至是丟失的事件。

另外，在醫院檔案管理的過程中.醫療檔案的慎重管理顯得尤為重要，這是因為醫療診斷治療信息涉及到了每位病人不可透漏的隱私，作為醫院應保護好病人的隱私性，因此但凡在檔案信息化管理上出現了紕漏，那病人的信息就可能被泄露，病人的隱私權也會被損害，可能使得患者不再信任醫院。

四、醫院檔案信息化管理中的不足

（1）基礎設施建設落後，設備配置不合理

作為檔案信息化建設物質條件的基礎設施，硬件為計算機的基礎環境，軟件為各類輔助設施，想要真正搞好檔案信息資源管理，就要對處於其根本地位的基礎設施進行加大開發完善並大量投入使用。根據數據研究表明，我國的檔案部門截止到2004年底共擁有微機28000多台，網絡服務器有1600多個。

經濟基礎決定基礎設施的好與壞，從信息技術、網絡通信、數據倉庫、經費支持等方面來看，東部和中西部存在着不小的差距。

同時，東西部信息設施配置不合理，以及大眾跟風盲目的投資也影響了基礎設施建設的發展。[11]

目前，雖然我國檔案部門信息化飛速建設，但仍然略有不足，其主要表現為缺少經濟支持從而影響檔案建設的開展，以及有限的資金使用不當導致過度追求先進設施沒有與實際情況相匹配等問題。從而造成了硬件與軟件不平衡，造成設備利用率低下。

（2）管理人員素質和能力水平有待提升

首先，醫院在現階段擁有的的檔案工作人員水平角度參差不齊，首先不能熟練的操作計算機，知識面窄;其次沒有經過系統的培訓，因此在管理方面的知識和經驗不足，同時他們中的大部分不在編制之內，對於其他工作人員的“五險一金”等十分羨慕，因此心中總有些不甘，工作的就不穩定。還有員工老齡化，一些“老頑固”接受新鮮事物能力不夠，不符合信息時代的檔案管理要求。

檔案人員除了要有檔案專業知識外,還必須具備良好的計算機運用操作能力和網絡知識，只有這樣才能更好的服務。[12]

其次，從學歷、能力看，調查資料顯示，醫院檔案室管理人員中有信息技術專業背景(大、中專以上學歷)人員比例還不到5%，如佳木斯市第二醫院檔案科30多個在編人員中只有4人具有計算機專業背景。①許多地市醫院檔案科甚至沒有信息技術專業人才。雖然我國已經成為世界大國，倒在醫療信息檔案方面不僅不能與發達國家相提並論，就連一些發展中國家也無法趕超。

再者，從年齡來説，我國檔案管理工作人員年齡普遍在三十歲以上，四十歲左右，這就出現了無法接受新鮮事物所帶來的觀念老化等問題。

（3）醫院檔案信息化管理沒有完備的規章制度

雖然在如今信息時代，我國醫院對病人的信息安全十分重視，但在工作中人仍然或多或少的有許多問題無法避免。表現在，第一，醫院檔案信息安全保密法制的建設速度無法滿足當今形式的發展和工作的需要。隨着我國經濟飛速發展，經濟基礎決定上層基礎，當今最主要的問題是檔案的保密性和政府的信息公開。第二，醫院檔案信息資源開發利用的法規標準建設不完善。[13]法律法規的不完善是導致，檔案信息化的瓶頸之一。在政策法規互相沖突的情況下，檔案管理工作人員在工作中很有可能憑藉自己的主觀理解，從而出現小小的偏差，從而導致發生無法挽回的問題。第三、數字化檔案和電子文件的法律地位問題。由於我國在電子文件和檔案數據的建設標準相對國際標準有些滯後，從而導致在檔案信息資源在開發中，被不法分子加以利用，從而出現侵犯個人隱私權等行為。

（4）檔案信息資源共享程度落後

第一，信息檔案的開發利用的多少是決定醫院檔案信息化發展程度的標準，它標誌着檔案信息化飛速發展，也決定了我國檔案信息化的進程。然而目前我國在檔案信息資源的開發方面，仍處於剛崗發展的起步階段，對於有效的向使用者提供數據信息服務的能力還遠遠不夠，檔案信息的全面實現共享和日益增加的需求之間還有很大的不平。第二，在當今社會檔案信息的開發上未做到電子網絡化。目前，國內沒有一家網站可以提供開放檔案，更無法系統的實現信息的全面分類，這其中很大程度上歸結於信息管理部門的工作不力。

第三，我國在當初建設醫療檔案的數據庫時，由於各個醫院使用的軟件及數據庫的標準不相同，因此形成了現有的數字檔案資源在於後來新推出的標準的數據庫建設有出入的現象，這在很大程度上降低了檔案的使用效率，並增加了維護成本。

第四，由於受傳統觀念、現有技術不完善和法律衝突等各種原因，電子文件的分類管理情況並不理想。除了個別經濟發達的城市以外，醫院的電子文件的分類管理工作還沒有開展起來，尤其是北方等經濟不發達地區，醫院尚無建立檔案電子文件管理。

五、醫院信息化管理的解決方法

（1）重視醫院檔案信息化基礎設施的建設

檔案信息化基礎設施是檔案信息資源建設以及各項檔案應用系統建設的基礎和前提,關係着檔案信息化建設的成敗和整體水平。[14]檔案信息化的建設包括檔案信息化建設的硬件平台和網絡。實現醫院檔案管理的現代化的基礎就是硬件的滿足,首先保證充足的辦公資金加大電子產品的使用。使檔案資料的文字、照片甚至有光盤等文件方便長久保存。

同樣，先進的檔案管理app也是實現我國檔案信息化管理不可缺少的工具之一。首先要選用經過官方認證鑑定的正版軟件，在此基礎上進行開發並建立適合醫院情況的管理系統，與醫院辦公系統相接，實現全自動整理的計算機全過程管理。

（2）加強對管理人才隊伍的培養

我國醫院檔案工作人員自身的素質與檔案信息化建設密切相關。因此，一、要重視素質培養,安排他們接受有關計算機技術和現代管理技術等知識的培訓，為廣大工作人員提供良好的培訓環境;二、制定信息化建設規劃,吸引和培養專業型人才,做好人才儲備,打好檔案管理的基礎。三、關心和愛護檔案工作人員，從給予他們和醫院主系列專業人員同等的待遇和機會,使其安心工作。[15]四、檔案工作者要順應時代的潮流，努力學習提高自己的專業知識。檔案事業面臨的挑戰迫在眉睫，電子檔案的出現使工作人員更加方便快捷的更好地為醫療患者工作服務。

（3）完善醫院檔案管理信息化制度

完善相關法律法規、建立健全各種完備的規章制度是健全醫院檔案信息化制度的首要任務。立足國際標準化建設，解決相關法規的制定問題，為信息資源開發利用工作提供法律保障。檔案信息建設必須做到有法可依、有法必依，當今我國檔案信息利用過程中遵守的法規建設標準還相對滯後，從不法分子利用各種資料進行侵權的行為頻繁出現。

首先，從國家層而來説，要解決這些問題，相關部門要深入研究《中華人民共和國檔案法》，在各項有關檔案的行政法規的基礎上，儘快修訂補充相關的法規。從全新的學術研究狀態出發，借鑑其他立法完備國家的檔案立法的成功經驗。在總結其他發達國家現有的檔案信息管理的基礎上，完善我國眾多與檔案相關的法律，從而來協調檔案信息和對現有數據庫資源的開發。《檔案法》《保密法》等相關法律的相互矛盾問題，國家要根據實際實際情況來制定新的檔案法規。

其次，從檔案部門的角度説，檔案工作人員首先應該要有創新，不僅要積極配合相關部門，還可以在自己權責範圍內對現有的規章做出適當調整。在提高檔案的保密工作同時，使檔案在一個安全的環境中得以開放利用。在實踐中不斷積累經驗，協調好相關法律法規相互的關係，積極配合相關部門工作。對與檔案管理有關的法律規章制度就行完善和推出新規，使工作人員的現行執法實施時能夠有跡可循，這樣使得在執法過程中的不合法操作大大減少，能夠讓檔案工作人員真正的放心踏實工作。

（4）整合資源，促進檔案信息化建設

信息資源建設是檔案建設的突出重點突擊的核心問題，沒有數量龐大的信息資源庫的檔案信息為資源庫基礎，我國的檔案資源庫的建設就提不上來日程。整合信息資源刻不容緩，在加強保密訛基礎上實行資源共享，統一管理。在現有資源庫的基礎上開發出一款APP，可以做到即時通訊，分類查找，使得查詢方便快捷。更加檔案室有強大的信息資源優勢，應充分利用這一優勢，最大限度的滿足醫生與患者的利用需求，這是現實發展的客觀需要，也是時代發展的產物。

六、總結

雖然我國已經熱火朝天的開展醫院檔案信息化，建立信息資源數據庫。但是開展工作中仍發現我國存在不少問題。從外部大環境來看，全球信息化的發展、政府信息透明公開、電子政務的建設、信息時代對檔案信息需求的急劇增加為檔案的發展打下了良好的外部環境。從內部小環境分析，檔案信息化的方便快捷，省人工省時省力成為了檔案信息化發展的內部優勢。但基礎設施相對落後、資金髮現不夠，不健全的法律法規、業務水平的低下、檔案管理制度不夠完善等方面的缺點，是擺在我們面前急需解決的問題。醫院檔案部門要充分利用外部環境，發揮自身優勢，充分使用各方面資源，實現自身社會的價值最大化。

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