淺析醫院檔案管理信息化建設

隨着醫療體制改革的不斷深入，社會大眾對健康的要求日益凸顯，醫院檔案資源急劇增加，管理難度越來越大。醫院檔案是醫院在工作活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體檔案。醫院檔案工作水平在一定程度上體現了醫院管理水平，檔案工作人員應充分認識檔案工作在醫院工作中的重要作用，努力提高業務技能，力求檔案管理規範化、科學化、現代化，積極開發檔案的利用價值，為醫院各項工作服好務。

1.加強領導，提高檔案管理水平

檔案管理工作是一項專業性強、涉及到醫院工作方方面面的重要工作，爭取領導重視和支持是做好檔案工作的前提。實踐證明，凡是領導重視，這項工作就一定能夠做好，反之，就無法達到預期效果。要將醫院檔案管理工作納入單位重要工作議事日程，與其他工作同安排，同部署，同檢查，同考核。單位領導和分管同志要親自抓，有關部門和科室要具體抓，責任到崗，責任到人，一級抓一級，層層抓落實，確保醫院檔案管理工作取得良好成效。要保證人、財、物的正常投入，為醫院檔案管理工作創造良好的環境和條件。

2.進一步加強檔案管理制度建設

醫院檔案工作要根據《中華人民共和國檔案法》及相關法規、條例，按照國家檔案局及衞計委的有關要求，結合本單位工作實際，制定科學規範的管理辦法。制度建設帶有根本性、全局性、穩定性和長期性。近年來，我院制定了一系列檔案工作管理制度，科學規範檔案工作的各個環節，使醫院各類檔案管理工作有法可依，有章可循。

3.充分認識檔案工作在醫院工作中的地位

醫院檔案工作人員要緊緊圍繞醫院各項工作需要，及時、準確地做好編研工作，便於開發利用，為醫院的建設與發展服務。同時，要充分認識檔案的價值和作用，通過收集和積累反映醫院某一時期各方面工作經驗，創造出新的價值，為醫院乃至社會創造效益。我院檔案工作人員根據日常工作中收集的信息，對現有的檔案進行收集整理，編寫了一些便於查閲的編研材料，如《醫院規章制度彙編》、《醫院診療常規彙編》、《論文彙編》、《文明創建材料彙編》、《病歷書寫規範》、《基礎護理問答》等，大多成為醫院的工作工具書，方便了日常工作。

4.努力提高檔案工作人員綜合素質

醫院檔案工作人員沒有過硬的業務基礎，就很難使檔案工作為醫院的各項工作服好務，因此，檔案工作人員要不斷學習檔案專業知識和實際工作技能。為了提高專業水平，醫院組織檔案工作人員開展了《中華人民共和國檔案法》、《檔案工作人員崗位培訓系列講座》等相關專業知識講座，檔案室徵訂了《山東檔案》等專業雜誌，以提高檔案工作人員理論水平。同時，積極主動地與市檔案局取得聯繫，參加相關專業知識培訓，不斷提高文書處理、分類、立卷等基本技能。力求做到公文形成規範，檔案收集完整，分類科學合理，案卷質量達標。

5.做好收集工作，確保檔案規範完整

重視文件材料的形成和積累，為了完整地收集醫院主要職能活動和各時期發展各方面文件材料，檔案工作人員就必須掌握醫院各項工作的信息，做個有心人，處處留心收集，積極主動參與醫院及各部門的重大活動，一方面可以現場拍攝影像資料，另一方面可以收集在活動中形成的各種文字材料。只要明確歸檔範圍，增強大家歸檔意識，就能做到及時完整地收集檔案材料。

6.嚴格把關，確保檔案規範完整

檔案人員要定期收集各類檔案，防止檔案流失或缺損，更好地保護檔案；對醫院發文嚴格按照《國家行政機關公文格式》進行審核，確保文書檔案格式規範；定時檢查卷內文件，質量問題及時糾正，如有些記錄不完整的文件要及時補充和更正；同時，注意合理組卷，系統排列，案卷組卷要有利於檔案提供利用。

7.力求檔案管理信息化

檔案管理信息化是解決日益繁重的檔案管理任務與有限人力、物力和資源矛盾的最佳選擇。檔案工作人員必須認真研究實現檔案管理信息化的有效措施，學習和掌握現代管理技術，採用現代化的設備對檔案進行管理和開發，逐步實現文件形成電子化、文件傳遞網絡化、文件存儲數字化、文件管理動態化的管理方式。應用計算機數據庫建立健全醫院檔案信息系統，提高檔案信息的收集、儲備、檢索開發、利用的速度和質量。傳統的檔案管理對象以紙質載體形式為主，隨着辦公自動化和信息技術的發展，檔案管理對象將轉向電子檔案中，可將檔案信息的存儲以圖像、動畫、視頻、音頻信息的立體化多媒體形式存儲和利用。如醫療技術規範操作可集圖、文、聲於一體的多媒體表現，並進行每步動作的分解。利用檔案管理軟件建立目錄數據庫，增加筆記本電腦、攝像機、數碼照相機、光盤刻錄機、錄音設備、多媒體設施等現代化儀器，都將極大地提高檔案的管理水平和提供檔案利用的效率及效果。

隨着經濟社會的快速發展，人民生活水平不斷提高，人們對就醫環境、以及對自身的保健也越來越重視。國家檔案法規的落實以及醫院自身管理科學化、規範化進程的需要，醫院檔案工作在醫院現代化建設中發揮着越來越大的作用，醫院對檔案管理也越來越重視。在新時期，醫院要適應新形勢和新任務的要求，就必須在競爭中把握市場，提高醫療服務技能，提高服務效益，檔案工作要堅持與時俱進的改革創新精神，大膽實踐，勇於探索，創造性地開展工作，在醫院內形成一個良性循環的管理機制。