總經理祕書工作報告

總經理祕書工作報告

10月初，本人通過應試考核走進了百利，走上“總經理祕書”崗位，主要負責總經辦祕書性質方面的工作。應試時我就對自己説：無論應試是否成功，作為一名祕書，我都要努力做到“五勤”，誠心當好“四員”。“五勤”就是眼勤、耳勤、手勤、腳勤、腿勤;“四員”就是為各級領導和部門當好參謀員、信息員、宣傳員和服務員。入職以來，我主要從多方面實踐着自己的諾言，力爭做到更高、更強、更優。

在百利工作的這段時間裏，我秉承自己一貫固有的踏實、認真做人的作風，以高度的責任感和事業心來為企業服務，把自己多年來學習和實踐的經驗用在工作中，嚴於律己，克盡職守;在領導支持及同事的配合下，較圓滿地完成了所承擔的任務，在思想覺悟和工作能力上都取得了一定進步，為今後工作和學習打下良好基礎。下面就任職以來的從參謀、承辦、管理、協調督辦等方面的情況作以下述職：

一、概述：任職期間，較圓滿地完成了應負責的本職工作任務和領導佈置的臨時任務。

二、履行職責情況及工作中取得的成績：

清晰定位，清楚自己所應具備的職責和應盡的責任;正確認識所處的位置和所要謀的“政”，就地位而言：從領導決策過程看，我處在“輔助者”地位，從執行看處在“執行者”地位;對處理一些具體事物，又處在“代理者”的地位。這個角色的多重性決定了在實際工作中容易產生履職或者越位，何況所要協調工作的對象都是公司領導，自己的上級、同級和下級，在實際工作中我的作法是：為領導參謀到位但不越位：督促、催辦到位，但不“拍板”;服務到位但不干預領導工作。具體從以下幾方面開展工作：

1.受總經理委派、處理具體事務和問題，各項工作對總經理負責。

2.及時傳達貫徹上級和公司有關會議、文件、批示精神。

3.組織安排公司各種會議，負責並督促會議決議的貫徹落實，並對各部門情況及時跟進反饋。

4.及時組織完成總經理、公司所需文件的起草，有關材料的擬製。

5.受總經理委託，協調公司領導之間、系統各職能部門之間，分公司之間的工作。

6.圓滿地完成公司來訪團體的商務接待工作。

7.處理各類來電及信訪工作，解除總經理為瑣事纏身的困擾，使其可集中精力執行公司經營決策。

8.為發揮好參謀助手作用，積極蒐集相關信息，分類整理;經常深入調查研究，瞭解和全面掌握實際情況，在實際工作中注意，利用各種方式瞭解生產經營情況，傾聽各級領導和職工的建議，徵求公司相關部門的意見;為領導相關工作參好謀、獻好策。

9.承辦工作是祕書的主要工作之一，有來自上級領導、上級部門的，也有來自外部的，但主要是來自公司領導、系統職能部門和分公司的事宜，還有些日常事務性工作，可以説是千頭萬緒，如何處理和承辦好每一項工作，我的作法一是先辦主要工作、後辦次要事項，先急後緩;

二是先辦上級和外來的，後辦內部的;承辦的每一項工作和事情，都必須做到向公司負責，向領導負責，向職工負責。

10.出色地完成本部門文件的打印、收發以及管理。

在領導支持和同事的配合下，通過自身的努力，在工作上也取得了一定成績：

1.針對公司印刷的表格，規範了非受控表格的編號方式，並將公司所有非受控表格進行彙總、編碼。

2.針對公司內部公文的收發、格式等不規範現象，出台了《公文管理規範》，並完成了對各部門《公文管理規範》的宣貫培訓，為公司公文的良好運作奠定了堅實的基礎。

3.為順應董事會成立文控中心的旨意，規範公司文件、資料的統一管理，制訂了《文控中心管理辦法》。

4.為規範公司印章的使用及管理，制定並頒佈了《印章管理辦法》。

5.代表集團公司參加由廣州市工商聯舉辦的“四好”教育演講比賽，並通過事前充足的準備工作，以不凡的表現取得三等獎成績，為公司爭得榮譽。

三、遵章守紀情況：

1、工作期間，積極學習並遵守公司的各項規章制度，無違章違紀現象，不做有損公司利益的事情。

2、團結同事，能通過溝通的方式解決工作中存在的問題;任職以來未曾出現差錯。

四、個人存在的不足：

幾個月來，雖然作了一些應該做的工作，這與公司的正確領導和各部門同事的大力支持是密不可分的，但細想起來，仍然存在一些問題，主要是：

1.調查研究深入還不夠，有些情況沒有及時地掌握，以致為領導參謀、決策還不到位。

2.在工作中偶爾會情緒化，有急於求成的現象。

五、未來工作展望及設想：

1.通過幾個月時間的瞭解，我發現目前公司在部門歸屬、組織結構、人員設置等方面存在着弊端，各部門之間缺少有效監督和制衡的機制，各級員工責任感不強，甚至相互推委。應當制定明確的崗位職責，把工作責任到人，並通過領導的以身作則，可以在公司內形成一種敢於批評和自我批評的風氣，真正做到出了問題有人負責，有人指正。

2.牽頭對公司各系統、部門所有文件進行一次全面清理工作，並將各部門文件納入文控管理。

通過觀察瞭解，各個系統的歷史文件(含制度、規範)從未進行過清理工作。據此現象，我希望通過領導的支持，針對公司文書方面實行改革，由總經辦牽頭，要求各個部門將各自的文件清理，列出清單，過期失效的文件按程序進行銷燬，而部分失效的文件則需要完善和改進，由部門負責人擬出修訂計劃表，提交給總經辦，總經辦按計劃表跟進催辦落實。公司文件無累贅，保持順暢、規範，以達到高效運作的目的。並將各部門整理後的文件納入文控管理。

3.優化公司各系統之間運作及銜接流程。

1)結合公司實情，擬製《會議管理制度》以提高會議質量、降低會議成本，在實際操作中可主要採取四個方面的措施：

一是控制會。

結合公司生產實際，認真貫徹公司《會議管理制度》中規定的會議審批程序，哪些會議能開，哪些不能開，哪些可以合併開，對會議參加的人員、內容、時間都進行嚴格把關，尤其是讓各系統/部門負責人蔘加的會議，必須要經過公司主要領導同意才能開，從而控制了會議的數量，保證了會議的質量。

二是少開會。

開會是推動工作的重要方法，但不是唯一方法。在工作協調中、本着向公司服務的精神和意識，凡有些工作打個電話，發個通知就可解決的問題，就堅決不安排開會，做到了既少開會或不開會又保證了工作進行有序。

三是開短會。

每次安排會議前，都按領導的意圖，事先確定議題，並提前通知，對於臨時動議的，不予安排，縮短會議時間。

四是開實會。

開會是一件非常嚴肅的事情，為了使會議起到預定效果和解決實際問題，

一是要做到會前要準備實、準備充分，堅持杜絕漏洞;

二是要做到內容實;

三是形式實;

最後是效果實，對於會議精神和領導提出的要求，會後注意進行檢查和督辦，保證會議精神落到實處。

2)隨着辦公現代化的不斷提高，消耗品的費用隨之而升，複印機、打印機的消耗品成本均不低，各部門的電腦雖然能夠打印，但複印量卻越來越大，費用亦大量增加，面對這個現狀，應推進企業信息化，充分挖掘電腦局域網的功能，對公司內部一些知照性文件、實行無紙辦公，凡有電腦的部門，不再印製文字文件，一律在局域網上發佈。這樣一可以開源節流，二可以逐步推進以計算機為基礎的百利信息化、制度化、無紙化運作建設。

4.目前公司基層職員的專業知識稍有欠缺，且人員流動性較大，不利於公司的穩定，對整個公司的工作質量的提高也存在不良影響。故應牽頭與人力資源中心定期性地對員進行一些技能性或專業性的培訓。待有一定基礎後，可通過實施目標管理、績效管理等來加強及鞏固各部門的工作。(有關月度績效考核的方法及表格已形成草案)

5.要高度重視企業文化的建設，可通過創辦企業內刊，保持員工隊伍旺盛的士氣與活力。

一個企業要發展，一定要有一種優秀的文化，有一股精氣神，才能擁有一支過硬的隊伍，企業才能立於不敗之地。企業的發展歷史證明，調動人的積極性和主觀能動性，最大限度地保持和發揮團隊戰鬥力，始終是企業得以發展壯大的根本。

當前百利面臨的一個課題就是如何激發以及保持我們的隊伍的激情與活力。希望我們的經營管理層要高度重視，既要發揮領頭羊的作用，擔當企業文化的締造者、建設者，又要做好企業文化的維護者、傳播者，將百利已積澱的優良的文化傳統發揚光大。

由於本人進入公司時間並不太長，對公司的瞭解不夠全面、深入，故以上工作設想及建議難免存在不完善之處，望領導予以指正、批評。

總經理祕書的職責與要求

任職條件

1.學歷背景 以文科類為主，本科以上學歷。

2.培訓及資歷 接受過行政管理、禮儀、文書寫作、管理學、公共關係等方面的培訓。

3.工作經驗

(1)有 2～3 年以上相關工作經驗。

(2)有一定的獨立工作能力。

4.基本技能和素質

(1)知識素養較高，知識面較廣，知識結構合理。

(2)熟悉公司文檔管理。

(3)良好的組織、協調、溝通能力。

(4)能獨立完成文書及檔案管理工作。

(5)具備較強的交往能力。

(6)具備一定的時間管理能力。

(7)工作效率較高。

(8)具備一定的洞察力。

(9)具備一定的分析、解決問題的能力。

(10)較強的中文、英文寫作能力。

(11)較強的中、英文讀説能力。

(12)中、英互譯能力。

(13)熟悉公文寫作。

(14)熟練使用辦公軟件、設備。

(15)思路清晰。

(16)品格高尚，道德素養好。

5.個性特徵

(1)外向型性格。

(2)富有親和力。

(3)有耐心。

(4)主動積極。

(5)豁達樂觀。

(6)樂於助人。

(7)忠誠守信。

(8)工作嚴謹、敬業。

(9)責任心強。

(10)做事果斷、條理性強。

(11)保密意識強。

(12)具有團隊合作精神。

工作內容

(1)協助總經理進行日常行政事務管理。

(2)根據總經理工作情況，安排外來人員對總經理的訪問、會見工作。

(3)負責高層會議籌備和記錄。

(4)參與商務談判。

(5)負責接待客户來訪。

(6)翻譯公司所需的資料。

(7)對外交流時擔任翻譯。

(8)協調本公司內部各部門、分支機構以及外部相關機構的關係。

(9)傳遞、處理公司相關文件和資料文檔。

(10)總經理辦公室物品及文檔的管理工作。

(11)其他相關工作。

1.權力

(1)工作改進建議權。

(2)要求相關部門和人員配合工作的權力。

2.責任

(1)對工作質量負責。

(2)如因工作失職，給公司造成損失，應負相應的經濟責任、行政責任。

(1)向誰報告工作：行政主管。

(2)監督：無監督對象。

(3)指導：無指導對象。

(4)合作者：總經理辦公室同級職員。

(5)外部關係：協助總經理處理各種社會公共關係。

(1)辦公室為主。

(2)環境舒適。

(3)無職業病危害。

(1)身體健康。

(2)能承受高強度工作。

(3)氣質佳。

(4)能夠加班。

總經理祕書面試題

1、你為什麼要應聘祕書?

2、你有什麼專業知識可以勝任祕書這個職位呢?

3、你認為一個合格的祕書應有哪些特質?

4、如果需要你跟客户喝酒應酬，你怎麼看待?

5、你認為祕書如何與總經理處理好關係?

6、你有哪些不適合祕書工作的地方?

7、總經理日程安排方面，要注意什麼?

8、公司大廳裏突然出現了一堆紙盒,你會怎麼處理?

9、如果產生和總經理不同的想法，或解決方案，而這個總經理又很自我，應該怎麼做?

10、會議上總經理説錯了一個關鍵的數值，你怎麼指證?要指證嗎?總經理很愛面子。

11、原訂6人開會，開會前才知臨時增加一人，你怎麼安排

12、假如你是總經理，你的下級向你提出加薪的要求，你會怎麼辦?

13、如何與不合作員工進行溝通與協調，尤其是擁有特殊資源或特殊技能的關鍵性崗位人員?

14、你是如何理解企業文化建設?貴公司原單位的企業文化是什麼是如何提煉而成?

15、你以為應該是如何打造一個良性的企業文化?企業願景如何規劃與實施?

16、企業文化與人力資源管理的關係?企業文化與制度的關係?如何詮釋“以人為本”的真正含義?

17、公司準備召開一次科技成果彙報會，參加會議的有各分公司主管技術管理的負責人以及科技人員，約30人，會期三天。請制定會議方案的基本要求與方法，草擬一份會議方案

18、領導安排你負責會議期間會議文件的分發和會議結束前文件資料的收集。你將如何去做?

19、明天上午開發區管理委員會主任來訪，領導指示你把接待室整理一下，你將怎樣做好這項工作?

20、某企業下發了《關於調整員工津貼補助的方案》的討論稿後，在討論中引起部分員工的不滿。針對這種情況，作為該企業辦公室的祕書，你將如何協助領導處理此事?

21、某地委辦公室信息科黃科長採寫到了一篇較有價值的信息稿，經過一番修改、潤色，費了不少功夫，然後興沖沖地呈到地委祕書長的辦公桌上。憑經驗，他估計這一炮定能打響，並可獲得當年全省黨委系統的優秀信息獎。不料，祕書長看後批示：“此稿目前不宜發”。看到自己的工作成果作廢，辛辛苦苦採寫的稿子被“槍斃”，黃科長心裏有股説不出的滋味。“這麼好的題材!可惜了!”“不行，得想個辦法。” 黃科長拿定了主意，回到自己的辦公室，又經過一番剪裁，將原稿換了個標題，內容的文字也略作改動，然後拿給地委辦袁副主任簽發，居然順利通過了。當然，他沒有把真相告訴袁副主任。第二天，黃科長正在為稿件已發而高興時，被通知到祕書長辦公室，在哪裏他受到了嚴厲的批評。請談談你對此事的看法。

22、結合實際談談現代祕書應具的知識結構 。