全總卷寫作指南

全宗卷規範

DA/T12-19941995-6-12國家檔案局批准1995-10-01實施 1 主題內容與適用範圍

1.1 全宗卷是檔案館（室）在管理某一全宗過程中形成的，能夠説明該全宗歷史情況的有關文件材料組成的專門案卷。

1.2 本規範規定了全宗卷的編制原則、主要內容和整理、管理方法。

1.3 本規範適用於各級各類檔案館和各機關、團體、企事業單位檔案機構（以下統稱檔案室）。

2 引用標準

DA/T1-92 檔案工作基本術語

GB9705-88 文書檔案案卷格式

3 全宗卷編制原則

3.1 檔案館（室）對其所管的每個全宗都應以全宗為單位編制全宗卷。

3.2 全宗卷的各種文件材料，包括憑據、清冊、報表應做到準確、齊全、規範。

3.3 宗卷內的文件材料，應按照其固有的特點，保持文件材料間的有機聯繫，反映全宗管理的歷史面貌，以便於保管和利用。 4 全宗卷的主要內容

4.1 檔案收集：檔案交接文據、移交目錄，接收、徵集記錄，檔案來源和價值説明等。

4.2 檔案整理：整理工作方案、分類方案、案卷目錄説明、整理工作小結等。

4.3 檔案鑑定：鑑定小組成員名單、檔案保管期限表、鑑定分析報告、銷燬檔案的請示與批覆、銷燬檔案的清冊等。

4.4 檔案保管：檔案安全檢查記錄、報告，重點檔案採取的特殊保護措施，檔案的搶救與修復情況報告等。

4.5 檔案統計：檔案收進、移出登記，案卷基本情況和重要利用統計表等。

4.6 檔案利用：全宗指南（全宗介紹），開放利用和控制使用範圍説明，檔案彙編和公佈出版情況及報批文件，檔案產生社會效益或經濟效益的典型事例等。

4.7 檔案管理新技術的應用：縮微複製和計算機輔助管理等情況的文字説明材料。

5 全宗卷的整理

5.1 全宗卷內文件材料，是隨全宗管理的延續而逐漸增加的，平時必須注意積累，把全宗管理中產生的文件材料，先歸入預設的卷夾內，文件材料積累到一定數量時，及時進行整理組卷，數量多的可設分卷。

5.2 整理組卷時，必須認真檢查、鑑定文件材料的完整程度及其保存價值，對於有重要遺缺或無保存價值的應予以補齊或剔除。

5.3 卷內文件材料按問題——時間進行系統排列，排列順序為：全宗指南（全宗介紹）、立檔單位大事記和有關檔案收集、整理、鑑定、保管、統計、利用、現代化管理等方面的文件材料，在此基礎上編制卷內目錄。

5.4 卷內文件材料逐件加封面、封底、編件號，裝訂後裝入卷盒。其

封面、封底尺寸長×寬為260mm×185mm，封面著錄全宗號、件號、全宗名稱、文件題名、時間、責任者（見圖1）。（圖略）

5.5 卷盒外形尺寸長×寬為310mm×220mm，其高度可根據需要分別設置30mm、40mm的規格（見圖2）（圖略）。卷盒面、脊印“全宗卷”三字，並分別著錄全宗號、全宗名稱和編制日期（見圖3）。（圖略） 6 全宗卷的管理

6.1 檔案館形成的全宗卷集中保管，按全宗號順序排列編制全宗卷目錄。全宗卷內文件材料過多時，可分裝數盒，形成若干分卷，並在全宗號後加橫短和分卷序號，如：50-1、50-2。卷內文件材料封面的全宗號也應與之相一致。

6.2 館藏全宗採取分若干個部類（如按政權性質等）管理的，可按部門分別排序，編制全宗卷目錄，相對集中保管。

6.3 檔案室和館藏全宗極少的檔案館，其形成的全宗卷，可置於每個全宗排列的卷首。

6.4 全宗向檔案館或向有關單位移交時，其全宗卷亦隨同移交。