業務寫作技巧

商務英語寫作的種類

廣義的應用文(Applied writings in broad sense)泛指一切應用文字，文體大致有別於記敍文、抒情文和論説文，界限不太明顯；狹義的應用文(Applied writing in narrow sense)，主要指政府、機關、羣眾團體或企業法人間用於交往的文字，如公文(official documents)、函電(1etters or correspondences)等。而隨着社會經濟的發展，英語應用文的應用範圍越來越廣泛，以商業為主體的和為商務活動服務的各類實用文體都應包括在英語應用文範疇之內，例如，請柬、邀請信、祝賀函等。

商務英語應用文歸納起來有三種形式：一種是各種商務信函；一種是在各種場合的致辭、演講或提出各個不同內容的報告、約定；第三種為內容極為簡捷，但都要求格式化的電報、電傳、請柬、通知、便條、日程、議程等等。

商務英語寫作的語言特點

1.專業術語的豐富性

商務範圍很廣，涉及國際貿易、經濟、金融、營銷、保險和法律等多個領域，而每個領域都有自己的專業術語，如國際貿易方面的Free on Board(離岸價)、standby credit(備用信用證)；經濟方面的demand curve(需求曲線)、corporate charter(公司章程)；金融方面的blank endorsement(空白背書)、foreign exchange market(外匯市場)；營銷方面的market share(市場份額)、after sales service(售後服務) 等；保險方面的force majeure(不可抗力)、All Risks(一切險)；法律方面的claim(索賠)、rules and regulations(法規)等等。要真正讀懂商務英語文章，譯者必須懂得商務英語所涉及學科領域的相關知識，避免專業術語詞彙普通化，否則輕則鬧翻譯笑話，重則將造成嚴重的經濟損失。

2. 商務文體的多樣性

商務文體主要是指在商務和貿易活動中使用的文體。商務文體涉及的領域頗廣如商務信函(Business Correspondence)、會議紀要(Synopsis of Minutes)、法律文書(Legal Documents)、備忘錄(Memorandum)、説明書(Specification)、商業廣告(Commercials)、通知(Notice)、報告(Report)、演講(Speech)、協議或合同(Agreement or Contract)以及各種相關單據與表格(Bills and Forms)等，具有實用性、多樣性和行業性的特點。按照其語言表現形式，可歸納為公文體、廣告體和論説體三類。不同的文體都有其本身特殊的語言規律。因此，翻譯的方法和技巧也不盡相同，如廣告、商標等文體強調使用對公眾吸引性的語言，用詞多趨

於通俗化、口語化、簡潔、生動、並富有鼓動性；而商務信函、合同、法律文書等公文文體又以其正式、嚴肅、莊重為特點，大多以術語的形式出現，如 hereafter(自此，今後)、hereby (特此，茲)等。而報告和演講中屬於論説體，這類文體用詞正式、嚴謹，因此以書面語詞彙為主。

3. 縮略詞的常用性

由於商務競爭越來越激烈，商人都在想方設法提高效率。因此商務英語就具有了簡約性的特色，突出的具體表現就是大量使用縮略詞。縮略詞的表現形式很多，主要有4種：一是首字母縮寫詞(initialing),二是截短詞(clipped word)，三是拼綴詞(blend),四是首字母拼音詞(acronym)。縮略詞不僅使用頻率高，而且還有擴大化的趨勢，如在商務談判中就經常聽到廠長、經理説：關於付款條件，我們希望用LPC而不希望DPA。這裏的LPC指的就是Letter of Credit(信用證)，而DPA則是指Document against Acceptance(承兑交單)。由於商務英語的縮略詞都經過了各國商人的長期使用，已經被人們廣泛接受，其意義也十分明確，因此寫作運用時無需解釋。不過要準確地使用或翻譯縮略詞，則一定要知道縮略詞的全稱，並且要理解其意義。

商務英語寫作原則

貿易業務往來中的商業語言，合同、協定中的法律語言，商業廣告中的宣傳語言等等，這些都屬於商務英語應用文的範疇，具有其特殊的風格、慣用格式和專用的詞彙與語句。因此寫作時必須本着謹慎、認真的態度。在撰寫時應該注意以下幾個原則：

1.生動具體

不同內容的商務英語應用文應寫得生動、具體、明確。特別是要求對方作出明確反應的商務信函，或是答覆對方提出的要求或問題的函電、報盤、承諾等等，該具體的就要具體，避免含混模糊、籠統抽象。所謂生動就是要求將要闡明的問題，用活的語言表達出來，給讀者留下深刻難忘的印象。設身處地為讀者着想：他需要什麼?他希望什麼?他的利益何在?以及他的問題核心是什麼？因為西方人的思維是理性的，強調以理服人，所以在寫作中要以We-attitude，而不是You-attitude的語氣，抓住對方的中心問題，掌握對方的心理，且儘可能強調對方的重要性，説服對方，達到交流的目的。

2. 內容完整

一篇應用文，如書信或外貿函電，內容必須完整。由於西方思維傾向於直截

了當的態度對待別人，英語段落往往在語篇的開始就直接點題，態度明確。所以，當你在答覆別人來信來函的時候，最好在開始提及對方來信來函日期和核心內容，甚至是對方的信函編號，再回答對方的問題和提及自己的願望要求，其目的是使對方讀到你的覆函時明白其意，從而斷定該信的重要性或將其轉交給相關的部門處理。這樣，既可以達到交流的目的，又能節約大量的商務時間，提高工作效率。

3. 準確無誤

商務英語應用文必須寫得準確，因為它涉及到買賣雙方的權利、義務和利害關係等，是各種商業單據(如合同)的依據。這裏説的“準確”不僅指英語語法，標點符號和拼寫準確。商業貿易離不開數字，對商務文件和單據的數字的準確性要特別加以注意，避免“差之毫釐、失之千里”，比如：5％-10％ (包括5％和10％)，從3月1日至9日(包括3日和9日)。商業信件和外貿函電中常常離不開商業術語。一般常用的商業術語用字簡潔，意義明確，若使用得當，將有利於商務活動的展開；使用不當，就會引起誤解，造成混亂，甚至產生不必要的糾紛。因此，必須準確理解和運用商業術語，力爭商業信函準確無誤。

4. 清楚簡潔

撰寫人應該儘量將自己的意思表達清楚，能使對方完全瞭解你的原意，不致產生誤解。因此，撰寫人應做到：

(1)避免使用含有不同詞義或詞義模糊的詞語，如：As to the steamers sailing from Hong Kong to San Francisco，we have bimonthly direction services．其中“bimonthly” 一詞含有兩個意思，即每月兩次和兩月一次。這對於讀者來説，就可能感到迷惑不解，應該改寫為：

(a)We have two direct sailings every month from Hong Kong to San Francisco．(我們每月有兩班從香港到舊金山的直航)。

(b)We have semimonthly direct sailings from Hong Kong to San Francisco．(我們每半個月有一班從香港到舊金山的直航)。

5. 有禮有節

西方民族採取的是客體思維方式，力求語言客觀、公正、嚴密。採取客體思維的英語在表示意見的時候，傾向於間接婉約，用勸説建議的方式(persuasive)，表示肯定或否定。對外所寫的商業貿易應用文要體現我國的外貿政策和外交禮節，既要遵守國際貿易的習慣，又要維護自身的利益，做到不卑不亢，得體脱俗，落落大方。所以，商務應用文的內容要寫得以有理、有利和有節為準，不要盛氣凌

人，避免命令和粗魯。有禮有節意味着體諒對方，就是要顧全對方的要求、願望、情感等，力求準確地肯定地談問題，儘量避免否定地談問題。

商務英語信函寫作技巧

1.選用四部式結構

通常，商務信函由四部分組成，即引言(introduction)、詳情(details)、應答(response)和結束語(close)。下面我們分別進行説明:

引言(Introduction)

説明寫信的來由,出於禮貌，商務信函通常通過告知事由或提及彼此前面的聯繫引出正文，而不是開門見山談具體事宜，以免唐突與失禮。經常使用的開篇語如下:

(1) I am writing to discuss…

(2) I would like to…

(3) I am interested in…

詳情(Details)

即詳細説明事宜及具體要求。這部分是正文的核心，即進人正題階段。所涉及的不同事項應按主次順序分幾個段落進行説明；在敍述同一事項時要注意條理與邏輯性。通常把涉及限制、付款、罰款、賠償等“不大體面”的內容( bad news information)放在最後提及。

應答(Response)

這一部分在內容上是第二部分的延續。可以是要求對方確認、答覆或寄來價目表，也可以告之對方隨函寄去的附件或表示歡迎垂詢。如:

(1) Please let us know if the above arrangements are satisfactory.

(2) I hope you will find our terms agreeable, and give us a confirmation. 必須説明的是，並非在所有的信函中都包括這部分內容，是否必要須根據具體情況確定。

結束語(Close)

即以一個相關的短句結束全文。這是在完成以上三個部分內容之後表示禮節的一句客套語，一般的商務信函中都使用。商務信函中常用的結束語包括:

(1) I look forward to hearing from you soon.

(2) I am looking forward to an early reply.

(3) I hope to be of service to you in the future.

2.遵循語言原則

(1) 用詞簡單。在用詞方面商務英語寫作規範提倡使用簡單、常用的詞彙而避免生僻、過長或陳舊的詞語，以保持句式的簡潔與清晰: 如buy 比purchase 更通俗，try 比endeavor更常用等。

(2) 句子簡練通常簡潔短小的句子可以更清楚地表達內容且便於理解。試比較下面一組句子:

a. There will be no need for you to prepare any special equipment for me. b. I don't require any special equipment.

顯而易見，組中b句的表達效果更勝一籌。這種效果還可以通過“節省用詞”達到。因此，在撰寫商務信函時保持句子的簡短很必要，用一個詞能夠表述則不必用兩個詞完成。

(3) 語法與句法準確嚴謹構思嚴謹、內容充實的商務信函中如果存在拼寫錯誤、人稱不一致、時態誤用、以及標點符號不當等問題，則會使其溝通效果大打折扣；使用省略號如 I'm … ,We'l1也欠正式，而應改為I am …, We shall … 。

(4) 句式清新脱俗隨着時代的進步，商務信函中有些慣用的語句已顯得庸俗乏味，累贅多餘。如：

a) I enclose herewith …

b) … regarding the above-mentioned sales contract.

近幾年商務英語證書考試強調使用直接自然，不落案臼的表達方式。因此，以上句式可分別改為:

a) I enclose …

b) … regarding the sales contract.

通過比較可以看出後一組更具現代活力。

3.注意信函語氣

英文商務信函的語氣須體現通情達理，避免過分禮貌與生硬刻薄。此外，在商務應用文中經常涉及限制性規定、質疑、爭議、糾紛、投訴，索賠等內容。在語氣把握上，要注重巧妙地妥善解決問題；在語氣上委婉但不遷就，在禮貌體諒的同時又堅持自己的原則，維護自身的利益。

我們不妨分析下面的例句，體會商務信函的語氣特點:

Your TV's guarantee is up, so you’11 have to make your own arrangements to get it fixed.

電視保修期終止而不再享受免費維修是理所當然的，但此句中使用口語化的詞語“up”和“get it fixed”有失莊重，同時答覆過於直露，令人感到不舒服。不妨改成:

The guarantee on your TV has expired, so use regret to say that the cost

of repairs must be borne by you.這樣，既緩和了語氣，又明確地表述了自己的立場。

商務英語寫作基本策略

學習書寫英語應用文要掌握兩個方面的知識：一是各類商務英語應用文必須遵守的寫作格式和套語；二是如何寫好正文內容(body)部分。Body部分是寫文章的目的，和一般文章一樣，首先要從文章的結構人手，剖析和設計文章的骨架。第一，安排寫作內容，收集材料。第二，以一件事為例，寫作時一般從四個方面來闡述：(1)向讀者説明主題及此事的背景，使之一目瞭然；(2)主題的思想延伸，即進一步詳解或舉例説明；(3)要求展開討論，要特別注意層次分明，脈絡清楚，圍繞主題陳述；(4)結論要求歸納已述條件的結果，這就是寫文章的傳統要求所説的“起、承、轉、合”。第三，規劃整篇文章的結構，也就是寫作提綱。

如何寫好商務英語應用文呢？掌握應用文的基本概念及特點，應用文的形式，組成部分及篇章結構後，我們就要學會如何練習學習商務英語應用文。以下方法對寫好應用文有積極的幫助：

第一，要大量閲讀範文，培養良好的寫作習慣。第二，學會模仿，切忌生造。第三，最好先從寫短小的文章做起，如便條、通知、感謝信等。這樣做的好處是：內容簡單，層次清楚，易於掌握。第四，要不斷的積累，才能進步得快。因此，平時與本職應用文寫作有關的語言材料，與命題相關聯的詞彙和基本的語言知識要多練，同時還可作些摘抄，這樣不斷地豐富自己，以便寫作能得心應手。