六种常用公文具体写法详解
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常用公文具体写法详解
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一、请示
是下级向上级请示批准的公文文种,属上行文。主要用于:遇到缺乏明确制度规定的情况需要处理;需要上级批准才能办理的事情;涉及多个部门的事情,请示上级批准。
请示和报告既有相同之处,又有区别。相同之处是两个都是上行文,公文里都有陈述意见、反映情况的内容。区别是:第一,时间有别。请示跟报告相比,时间要求更紧迫。请示写的情况是未解决的,属于将来时,报告写的情况是已做过的,属于过去时;第二,内容的侧重点有别。请示着重于请示批准,报告着重于汇报工作;第三,要求有别,请示要求上级必须回复,报告则不必,只供上级参考。
(一)写法
一般由三部分组成:请示理由、内容、结语。
请示理由是文章的开头部分,要扼要讲明请示的背景和根据,及请示事项。复杂的一般写成一段话,简单的以一句话为之。请示理由之后,紧接着写一句承上启下的过渡语,基本格式是“现将……请示如下”,随之点上冒号。但有些短小的请求也可不写。
请示内容要写得具体,条理清楚,说服力强。内容包括提出请示事项和阐述说明道理或事实两项内容。提出请示事项要详细,阐述说明道理要充分,这样才能使领导心中有数, 1
易下决心。有些情况简单,有条文和规定可依据,只是出于组织原则报给上级知道,请示内容部分只需提出请示事项即可,不必阐释道理。
请示结语是请示的结尾部分,一般是另起一行空两格书写,语气要谦恭,通常写法是:“特此请示,请予审批”、“妥否,请批示”等。
(二)注意事项:
1、坚持一文一事。
2、不搞多头请示。请示应主送直接主管机关,其他确需了解请示事项的领导机关,采取抄报形式处理。受双重领导的单位,也应根据请示内容,择要送一处领导机关,由主送机关答复请示的问题,对另一领导机关采取抄报形式。
3、一般不得越级请示。个别需越级请示的,常采用两种方式:一种是转呈式,可以既避免越级,又明确主送机关;另一种是在越级请求的同时,把请示抄报被越过的主管部门。
4、不要把请示写成报告或请示报告。
5、请示不要直接送领导者个人,或既写主送机关,又同时主送、抄送给主送机关领导人。一般情况下,也不得在上报请示的同时抄送平级和下级机关。
二、报告
适用于向上级汇报工作、反映情况、提出意见或者建议,答复上级机关的询问,属上行文,一般产生于事后和事情过程中。
1、写法:
开头,概括说明全文主旨。
主体,将工作的主要情况、做法,取得的经验、效果等,分段加以表述,要以数据和材料说话,内容力求既翔实又概括。以反映情况为主的专题报告主要写情况、存在的问题、今后的打算和意见;以总结经验为主的专题报告主要写情况、经验,有的还可略写不足之处和改进措施。
结尾,以 “专此报告”等语作结。
2、注意事项:
1)抓住重点,突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此基础上列出若干观点,分层次阐述。
2)专题报告要一事一报,切忌在同一专题报告中反映几件各不相干的事项和问题。
3)切忌将报告提出的建议或意见当作请示,要求上级指示或批准。
三、通知
通知适用于批转下级单位公文,转发上级和不相隶属单位的公文;发布规章;传达要求下级单位办理和有关单位需
要周知或者共同执行的事项;任免或聘用干部。大多属下行公文。
写法:
通知的写作形式多样、方法灵活,不同类型的通知使用不同的写作方法。
1、印发、批转、转发性通知的写法。把握三点:对印发、批转、转发的文件提出意见,表明态度,如“同意”、“原则同意”、“请认真贯彻执行”、“望遵照执行”等;写明所印发、批转、转发文件的目的和意义;提出希望和要求。
2、知照性通知的写法。这种通知使用广泛,体式多样,主要是根据通知的内容,交代清楚知照事项。
3、事务性通知的写法。通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。会议通知也属事务性通知的一种,但写法又与一般事务性通知有所不同。会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称,通知对象,会议的时间、地点,需准备事项等。
4、任免、聘用通知的写法。一般只写决定任免、聘用的机关、依据,以及任免、聘用人员的具体职务即可。
四、通 报
适用于表彰先进、批评错误。属下行文。
一般分为三部分:1、主要事实。表彰性通报要突出主要先进事迹,批评性通报要抓住主要错误事实;2、分析指出事例的教育意义。表彰性通报,有在阐述先进事迹的基础上,提炼出主要经验、意义和值得学习与发扬的精神。批评性通报要分析错误的性质、危害,产生的根源和责任,指出应吸取的主要教训等;3、决定要求。写明予以表彰或处理的决定,同时提出希望、要求。为了防范和杜绝类似错误发生,批评性通报的结尾处,通常要有针对性地提出防范的措施或规定。
五、函
适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题。函的使用范围广泛,涉及各方面的公务联系。属平行文。
写法:一般分三部分。简要介绍背景情况;商洽、询问、答复的事项和问题;希望和要求。结尾通常用“此函”,“特此函复”等。
六、会议纪要
是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成,是反映会议基本情况和精神的纪实性公文,是会议议定事项和重要精神,并要求有关单位执行的一种文体。
会议纪要一般分两大部分。开头第一部分一般应写明会议概况,包括会议进行的时间、地点、届次、组织者、出席和列席人员名单、主持人、会议议程和进行情况以及对会议的总体评价等,通常具体人员名单在结尾列出。第二部分是纪要的中心部分,大致可以有以下几种写法:
1、集中概述法。这种写法是把会议的基本情况,讨论研究的主要问题,与会人员的认识、议定的有关事项(包括解决问题的措施、办法和要求等),用概括叙述的方法,进行整体的阐述和说明。这种写法多用于召开小型会议,而且讨论的问题比较集中单一,意见比较统一,写的篇幅相对短小。
2、分项叙述法。召开大中型会议或议题较多的会议,一般要采取分项叙述的办法,即把会议的主要内容分成几个大的问题,然后另上标号或小标题,分项来写。
3、发言提要法。把会上具有典型性、代表性的发言加以整理,提炼出内容要点和精神实质,然后按照发言顺序或不同内容,分别加以阐述说明。
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