法院電子檔案借閱使用說明

北京市第二中級人民法院

電子檔案借閱使用說明

辦公室檔案科

2010年7月

目　　錄

1．紫光電子檔案程式特點... 1

2．電子檔案借閱方法... 1

2.1 院內審判人員借閱案卷... 1

2.1.1. 借閱自己承辦的案卷... 2

2.1.2. 借閱他人承辦的案件... 12

2.2 院外人員網上閱卷（律師、當事人閱卷）... 14

1．紫光電子檔案程式特點

目前為在全市法院內統一電子檔案的資料格式，實現全市法院檔案資源的共享，我院將試用紫光公司開發的電子檔案管理系統電子檔案借閱使用程式，有關特點如下：

（1）           全市法院將使用統一的資料格式，統一的掃描程式和借閱程式，大大方便了各法院的檔案資料檔案交換，實現了全市法院的檔案資源共享。

（2）           該程式採用了BS程式架構，不需要在前端計算機上裝前端程式，系統維護方便。

（3）           審判人員調檔程式直接嵌入到辦案程式中，調檔時不需另外呼叫其他程式。

（4）           律師和院外人員借閱檔案採用瀏覽器＋網頁地址的方式，使用者使用方便。

（5）           系統對檔案文件採用了特殊的加密技術，文件的保密程度高，安全效能好。

（6）           紫光公司可對該程式實現遠端維護，系統維護方便，能保證程式的安全執行，提高了系統的可靠性。

2．電子檔案借閱方法

在計算機上借閱電子檔案案卷分為：院內審判人員借閱案卷、院外人員借閱案卷兩種方式。

2.1 院內審判人員借閱案卷

院內審判人員借閱案卷又分為借閱自己承辦的案卷和借閱他人承辦的案卷。特別強調的是，只要不是案件的承辦人，即使是合議庭組成人員也只能用借閱他人承辦的案卷的方法來辦理相關的借閱手續。

2.1.1. 借閱自己承辦的案卷

操作步驟為：提出申請――檔案科批准――網上借閱

（1）提出申請：借閱檔案應先由借卷人在審判系統提出申請。具體操作：借卷人首先登入審判系統，開啟瀏覽器，在地址一欄內輸入審判系統的IP地址，如圖1所示。

圖1

當螢幕上出現審判系統的登入介面時，輸入借卷人的使用者名稱和密碼，如圖2所示。

圖2

進入審判系統後，在螢幕的右下方有一個“工具箱”，點選“工具箱”中的“檔案借閱”圖示，如圖3所示。

圖3

點選後螢幕將出現如下介面，請輸入預借閱案卷的有關資訊。在這裡借卷人可輸入多種資訊，通過多種方法來查詢要借閱的案卷。這裡我們直接輸入“案件型別”和“案號”來查詢案卷，在“案件型別”一欄內選擇“民事”，在“案號”一欄內輸入案號“2008年二中民終字第16481號”，由於系統無法實現模糊查詢，案號必須如上所示全部填寫完整，然後點選“查詢”按鈕，見圖4。

圖4

如果資料庫中該案卷存在，這時螢幕將顯示查詢結果。如“案號”“立案日期”等資訊，以表示該案卷存在。點選圖中的“借閱申請”圖示，見圖5。

圖5

螢幕上應出現如圖6所示介面，螢幕上紅色資訊為必填項，必須全部如實填寫。其中的“借閱用途”有多種選擇，這裡我們選擇的是“辦案參考”，填寫後點擊“儲存”按鈕。

圖6

螢幕上出現“申請成功”的對話方塊，見圖7。點選“確定”按鈕。至此“借閱申請”操作完成。

圖7

（2）檔案科審批：該項操作由具有審批許可權的檔案科工作人員完成。

操作步驟如下，檔案管理工作人員首先登入檔案管理系統。開啟瀏覽器，在地址一欄內輸入檔案管理系統的IP地址。當螢幕上出現檔案管理系統的登入介面時，輸入審批人員的使用者名稱和密碼，如圖8所示。

圖8

進入系統後，點選“借閱管理”圖示，如圖9所示。

圖9

出現如下介面時，點選“借閱審批”圖示，如圖10所示。

圖10

點選後會出現如圖11所示的介面，此時如果審判庭室提出了“閱卷申請”，這些“申請”將在這裡顯示。審批人員通過點選“借閱審批”，對審判人員的“借閱申請”進行審批。審批可逐個進行，也可以批量審批。

圖11

圖12

在如圖12的介面中，檔案管理人員可對“借閱申請”作出“同意”或“不同意”的處理，並點選螢幕上相應的按鈕。如點選“同意”按鈕，則出現如下介面，表示審批工作完成，出現下面的對話方塊時（圖13），請點選“確定”按鈕。檔案管理人員的網上審批工作就全部完成了。提出“借閱申請”的審判人員就可以在自己的辦案系統中借閱案卷了。

圖13

（3）   檢視借閱的卷宗

閱卷時，申請人需進入自己的辦案系統，然後點選螢幕右下方工具箱中的“案卷借閱記錄”按鈕，如圖14所示。

圖14

點選後，螢幕如下介面，如圖15所示。

圖15

審判人員的借閱申請（借閱案卷2008年二中民終字第16481號），如果已得到檔案管理人員的批准，會在“借閱狀態”一欄中顯示“已同意”，如圖16所示。點選“瀏覽案卷”就可以閱覽申請的案卷了；如檔案管理人員批准為“不同意”，就不會在該圖中顯示，申請者將不能閱覽申請的案卷；如檔案管理人員還未對該申請進行處理，則在“借閱狀態”一欄中顯示“待批准”，這時申請者也不能進行閱卷操作，需繼續等待檔案管理人員的審批。看完案卷後可點選“歸還”按鈕歸還案卷。借閱期限預設是三個月，到期之後就不能再瀏覽電子捲了。如要繼續瀏覽，可以在案卷到期前點選“續借”，進行續借操作，“續借”需檔案科再次進行審批。

圖16

閱覽案卷時，螢幕上將出現如下閱覽介面。申請者可通過該介面對整個案卷進行閱覽，如圖17所示。

圖17

在閱覽案卷時，該系統提供列印功能，如需要列印文件，可使用螢幕右下方的兩個列印按鈕列印文件，列印文件有“批量列印”和“列印”兩種方式，如圖18所示。

圖18

“列印”：即列印當前頁（當前瀏覽的頁）。

“批量列印”：可列印一批文件，使用時需指定列印的起始頁和結束頁。需注意的是，這裡的頁數是指整個案卷的統一頁數，而不是正卷或副卷裡標識的頁數。例如：有一本卷，正卷40頁，副卷30頁，如要列印副卷的第3頁至10頁，列印起始頁為40＋3＝43，結束頁為40＋10＝50頁。而不能起始頁為3，結束頁為10，這樣列印的結果是正卷的第3頁至10頁。

2.1.2. 借閱他人承辦的案件

借閱他人承辦的案件與借閱自己承辦的案件有所不同，其操作步驟為：提出申請――庭長審批――檔案科批准――網上調卷，與借閱自己的案件相比，多了一項“庭長審批”操作，其他步驟的操作則完全相同。審判人員提出借閱他人承辦的案件申請，在檔案科審批前，必須經過“庭長審批”後，才能將申請送至檔案科進行審批。需強調的是，審判庭、室之間的跨庭借卷（除執行局、審監庭、申訴審查庭、監察室），還需要主管院長審批檔案科方可借閱。由於系統中沒有設定此項，需拿主管院長簽字的紙質借條前來檔案科辦理電子檔案借閱。

下面介紹“庭長審批”的具體操作。

（1）“庭長審批”的具體操作如下：開啟瀏覽器，在地址一欄輸入審判系統IP地址，在使用者名稱和密碼欄內輸入申請者所在庭的庭長或副庭長的使用者名稱和密碼。進入庭長辦案系統，在螢幕的右側上方有一個“檔案借閱審批”按鈕，點選此按鈕，如圖19所示。

圖19

螢幕上出現但“檔案借閱審批”視窗，如圖20。

圖20

點選視窗右側的“借閱審批”按鈕，螢幕上出現“審批登記”視窗，如果同意該申請人的借閱申請，點選“同意”按鈕，如果不同意該申請人的借閱申請，點選“不同意”按鈕，如圖21。

圖21

點選之後，出現“審批完成”的對話視窗，點選“確定”按鈕，“庭長審批”操作就全部完成了，如圖22所示。如果同意該申請人的借閱申請，該申請將送往檔案科進行下一步審批。檔案科審批通過後，申請人就可在自己的辦案系統中查閱案卷了。檔案科審批和申請人閱卷這兩項操作與前面所講完全相同，就不重複介紹了。請參閱前面介紹的有關章節。

圖22

2.2 院外人員網上閱卷（律師、當事人閱卷）

操作分為以下三個步驟：

1．院外申請人先要與檔案科進行電話預約。電話預約：是將申請人申請的案卷號記錄下來，並與申請人約定閱卷時間。

2．檔案科管理人員對申請人預約的案卷進行登記，取得網上借閱密碼。

檔案工作人員首先登入檔案管理系統，開啟瀏覽器，在地址一欄內輸入檔案管理系統的IP地址。當螢幕上出現檔案管理系統的登入介面時，輸入審批人員的使用者名稱和密碼。進入系統後，點選螢幕左側的“借閱管理”圖示，見圖23。

圖23

點選後，在“借閱管理”的下面出現一個下拉式選單，點選選單中的“借閱登記”。

圖24

點選之後，出現如圖25的介面，檔案科管理人員需在案號一欄內輸入申請人要借閱案卷的完整案號，然後點選“查詢”按鈕。

圖25

如果檢索到該案卷，螢幕上出現如圖26 所示的介面，點選螢幕右側的“借閱登記”按鈕。

圖26

出現“借閱登記對話視窗（圖27）。在“借閱人型別”一定要選擇“其

圖27

他部門”或“當事人”，選擇後的介面如圖28所示。在圖28的對話視窗中，需填寫借閱人的有關資訊，如：姓名、身份、身份證號、聯絡電話等，標題為紅色的是必填項，如果借閱人是當事人（原告、被告、律師）， “借閱範圍”只能選擇

圖28

“正卷”，副卷是不對當事人開放的。資訊填寫完畢後，點選“儲存”按鈕，螢幕上出現“登記完成”對話方塊，點選“確

圖29

定”按鈕（圖29）。會出現一個“檔案借閱登記視窗”，在視窗中除顯示申請人的有關申請資訊外，最重要的是在視窗的下部有一個登入口令，這時申請人在網上閱卷的關鍵資訊，務必記牢並妥善儲存，也可點選“列印”按鈕，將上述資訊列印在紙上，申請人將憑此登入口令在網上閱卷。如圖30所示。

圖30

3．院外申請人憑藉閱密碼在我院計算機上閱卷。

院外申請人網上借閱案卷使用專用軟體。閱卷時，開啟IE瀏覽器，在位址列輸入IP地址：，螢幕出現如下介面，如圖31。

圖31

在口令一欄內輸入在“借閱登記”是得到的“登入口令”，並點選“登入”按鈕，計算機就會將申請人申請的案卷調出來，並在螢幕上予以顯示，見圖32。

圖32

申請人按照螢幕上案卷目錄索引，就可順利閱覽案卷的全部內容。閱覽方法與前面介紹的完全一樣，需注意的是：這種方式也具備列印的功能，檔案科管理人員如要控制院外人員列印文件，只能加強人工監控。系統沒有列印控制功能，即只要申請得到批准，使用者就可以列印文件。

由於該系統剛剛投入使用，程式會有很多不完善的的地方，在實際使用中可能會出現一些問題。如遇到問題，可撥打有關電話尋求幫助：

         紫光公司高院值班室：79800

         檔案科：2145    2140

         技術科：2282