檔管管理工作總結多篇

【第1篇】文件管理個人工作自我總結

在不久前我還苦於不知這方面的工作總結怎麼寫，但經過一番詳細的思考，我理清了思路。在這裡，我們對如何進行文件管理分三個階段來闡述。

1、生成期檔案的管理

生成期的檔案，處於製作、接收、處理與發出的過程中，需要檢閱檔案或發給其他部門及外單位。因此，需要建立非檔案負責人也能隨時找出檔案的管理系統。對此類檔案的管理，可建立以下一個流程：檔案→檔案套→雜誌匣→檔案櫃。

按事由用資料夾對檔案進行分類;按照一件事一個檔案套的原則，每個人準備若干個檔案套;按類別或內容將使用中的檔案整理到檔案套;可以用檔案套的顏色對檔案類別進行區分。將檔案套收集到輕便雜誌匣中;把檔案套整齊地擺放在輕便雜誌匣裡並立於桌面上;責任人外出或離職時，務必將輕便雜誌匣放到“使用中檔案櫃”上;用標籤紙製作雜誌匣的標籤，可做到整潔美觀並易於分類;由於可看到資料夾的標籤，還易於檢索;每個人都應該備有“使用中的輕便雜誌匣”，並在標籤處填入人名。將輕便雜誌匣放在檔案櫃裡;將辦公室用的檔案櫃的部分空間劃分出來，作為“使用中的檔案櫃”，可使辦公室每個人每天的工作一目瞭然，方便工作交接及管理，並可臨時性地存放檔案資料;使用開放式檔案架，檢索、管理都很方便，避免檔案私有化。

2、儲存期檔案的管理

有些保管在辦公室裡的檔案過了幾年後利用率就會下降，這樣的檔案可分為儲存型檔案和保管型檔案。對此類檔案建議建立一個“儲存中心”的形式進行檔案的永久儲存和定期儲存。儲存型檔案在性質上分為永久儲存和定期儲存兩類，把需要定期儲存的檔案轉移到儲存型檔案盒，儲存型資料夾，儲存型檔案箱中，並標明“作廢日期”，檔案儲存到期後立即廢棄、扔掉或銷燬。而對於需永久儲存的檔案資料，可以仍舊使用原有的保管型資料夾、紙型檔案盒等原型保管資料夾，不過，如果使用儲存型資料夾將會更經濟一些。如果把利用率低的儲存型檔案仍舊放在辦公室，將造成辦公室的擁擠膨脹，浪費空間，防礙高效的管理。因此，建議選擇經濟的地方建立“儲存中心”。

3、檔案的廢棄

保管型檔案隨著時間的流逝，其利用價值會降低，如果不及時清理，就會氾濫成災。堅決要扔掉不需要與過期的檔案，減少檔案的數量，有效利用辦公空間，節約費用。參照之前所述的檔案管理方法，對於檔案的廢棄，可按照一下的方法進行：

(1)、按檔案進行廢棄;

(2)、按資料夾進行廢棄;

(3)、按專案進行廢棄;

(4)、按顏色進行廢棄。

隨著計算機和現代通訊技術相結合的資訊科技產業的迅猛發展，電子檔案大量產生。對於電子檔案的管理，需要注意以下幾個方面。

1、對電子檔案要進行分門別類地管理，要進行科學的分類。通過分類、標引、組合，使電子檔案儲存處於一種有序狀態。

2、對電子檔案要定期、及時的進行備份。以避免由於技術故障導致的檔案丟失。

3、由於電子檔案利用途徑的多樣化，尤其是在網路高度發達的今天，要做好電子檔案的保密工作，即準確設定電子檔案的訪問許可權。

【第2篇】2022年5月文件管理個人總結

本站精心整理了《2022年5月文件管理個人總結》，望給大家帶來幫助!

在不久前我還苦於不知這方面的工作總結怎麼寫，但經過一番詳細的思考，我理清了思路。在這裡，我們對如何進行文件管理分三個階段來闡述。

1、生成期檔案的管理

生成期的檔案，處於製作、接收、處理與發出的過程中，需要檢閱檔案或發給其他部門及外單位。因此，需要建立非檔案負責人也能隨時找出檔案的管理系統。對此類檔案的管理，可建立以下一個流程：檔案→檔案套→雜誌匣→檔案櫃。

按事由用資料夾對檔案進行分類;按照一件事一個檔案套的原則，每個人準備若干個檔案套;按類別或內容將使用中的檔案整理到檔案套;可以用檔案套的顏色對檔案類別進行區分。將檔案套收集到輕便雜誌匣中;把檔案套整齊地擺放在輕便雜誌匣裡並立於桌面上;責任人外出或離職時，務必將輕便雜誌匣放到“使用中檔案櫃”上;用標籤紙製作雜誌匣的標籤，可做到整潔美觀並易於分類;由於可看到資料夾的標籤，還易於檢索;每個人都應該備有“使用中的輕便雜誌匣”，並在標籤處填入人名。將輕便雜誌匣放在檔案櫃裡;將辦公室用的檔案櫃的部分空間劃分出來，作為“使用中的檔案櫃”，可使辦公室每個人每天的工作一目瞭然，方便工作交接及管理，並可臨時性地存放檔案資料;使用開放式檔案架，檢索、管理都很方便，避免檔案私有化。

2、儲存期檔案的管理

有些保管在辦公室裡的檔案過了幾年後利用率就會下降，這樣的檔案可分為儲存型檔案和保管型檔案。對此類檔案建議建立一個“儲存中心”的形式進行檔案的永久儲存和定期儲存。儲存型檔案在性質上分為永久儲存和定期儲存兩類，把需要定期儲存的檔案轉移到儲存型檔案盒，儲存型資料夾，儲存型檔案箱中，並標明“作廢日期”，檔案儲存到期後立即廢棄、扔掉或銷燬。而對於需永久儲存的檔案資料，可以仍舊使用原有的保管型資料夾、紙型檔案盒等原型保管資料夾，不過，如果使用儲存型資料夾將會更經濟一些。如果把利用率低的儲存型檔案仍舊放在辦公室，將造成辦公室的擁擠膨脹，浪費空間，防礙高效的管理。因此，建議選擇經濟的地方建立“儲存中心”。

3、檔案的廢棄

保管型檔案隨著時間的流逝，其利用價值會降低，如果不及時清理，就會氾濫成災。堅決要扔掉不需要與過期的檔案，減少檔案的數量，有效利用辦公空間，節約費用。參照之前所述的檔案管理方法，對於檔案的廢棄，可按照一下的方法進行：

(1)、按檔案進行廢棄;

(2)、按資料夾進行廢棄;

(3)、按專案進行廢棄;

(4)、按顏色進行廢棄。

隨著計算機和現代通訊技術相結合的資訊科技產業的迅猛發展，電子檔案大量產生。對於電子檔案的管理，需要注意以下幾個方面。

1、對電子檔案要進行分門別類地管理，要進行科學的分類。通過分類、標引、組合，使電子檔案儲存處於一種有序狀態。

2、對電子檔案要定期、及時的進行備份。以避免由於技術故障導致的檔案丟失。

3、由於電子檔案利用途徑的多樣化，尤其是在網路高度發達的今天，要做好電子檔案的保密工作，即準確設定電子檔案的訪問許可權。

【第3篇】2022年視訊文件管理員試用期工作總結範文

尊敬的公司領導，人事部經理：

您們好!

時間過得很真快，轉眼就兩個多月過去了,原先的教師生活已漸漸離我遠去，現在視訊文件這一塊的工作慢慢變得順其自然了。在此十分感謝公司的領導和前輩們對我的關照。

兩個多月的試用期下來，自己努力了不少，也進步了不少，學到了很多以前沒有的東西。我想這不僅是工作，更重要的是給了我一個學習和鍛鍊的機會。自到聖堂參加工作以來，大家都對我這位來自異地的新人親切有加，特別是各位領導，非但不擺領導的架子，而且還以朋友的關愛之心引導我做好視訊這一塊的工作，讓我真切感受到了溫情。其他大部分的老同事，也對我這個新人投以真摯友情的目光，在工作中，只要你需要，他們隨時給予熱情地指導;工作之餘，大家開懷談笑，不分彼此，給我的感覺是上下同心，讓我體會了在愉快中完成工作的歡欣。

我工作上的收穫主要有：

1、基本瞭解並初步認識國小教育教法及課外培優到視訊網路教育;

2、熟悉國小3-6年級的數學教材綱要，初步形成比較完整的知識結構，能順利完成每學年課時安排;

3、熟練運用ppt的一些製作方法和技巧完成教師講義的編排;基本學會了應用photoshop製作一些簡單的題目圖片;

4、在這期間我可以較好地配合各位老師工作，領導每次安排的任務都基本可以順利完成。

工作上最大的不足主要有：

1、缺乏基本的辦公室工作知識，在開展具體工作中，常常表現生澀，甚至有時還覺得不知所措;

2、工作細心度不夠，在小問題上出現錯漏，講義偶爾出現一個小的問題，給剪輯造成不必要的麻煩;

3、錄製視訊時，有些小的問題沒有及時發現，或沒有及時向老師提出糾正;

4、辦事效率不夠快，對領導的意圖領會不夠到位，沒有按時保質保量完成視訊的稽核等。

就總體的工作感受來說，我覺得這裡的工作環境是比較令我滿意的。首先是領導的關愛以及工作條件在不斷改善給了我工作的動力;其次是同事間的友情關懷以及協作互助給了我工作的舒暢感和踏實感;第三就是目前我們的上學堂軟體已正式推出給了我工作的信心。

我知道，上面的工作表現也許不能讓領導感到滿意。在接下來的一個月我會加倍學習，彌補我在視訊技術這方面的缺陷。我堅信自己能夠在今後的工作中會表現得更好，保證讓領導滿意!

能夠成為xxx的一名正式員工，我無比的自豪和驕傲，再次感謝我的領導和身邊的每一位同事。

【第4篇】2022年3月文件管理個人總結範文

在不久前我還苦於不知這方面的工作總結怎麼寫，但經過一番詳細的思考，我理清了思路。在這裡，我們對如何進行文件管理分三個階段來闡述。

1、生成期檔案的管理

生成期的檔案，處於製作、接收、處理與發出的過程中，需要檢閱檔案或發給其他部門及外單位。因此，需要建立非檔案負責人也能隨時找出檔案的管理系統。對此類檔案的管理，可建立以下一個流程：檔案→檔案套→雜誌匣→檔案櫃。

按事由用資料夾對檔案進行分類;按照一件事一個檔案套的原則，每個人準備若干個檔案套;按類別或內容將使用中的檔案整理到檔案套;可以用檔案套的顏色對檔案類別進行區分。將檔案套收集到輕便雜誌匣中;把檔案套整齊地擺放在輕便雜誌匣裡並立於桌面上;責任人外出或離職時，務必將輕便雜誌匣放到“使用中檔案櫃”上;用標籤紙製作雜誌匣的標籤，可做到整潔美觀並易於分類;由於可看到資料夾的標籤，還易於檢索;每個人都應該備有“使用中的輕便雜誌匣”，並在標籤處填入人名。將輕便雜誌匣放在檔案櫃裡;將辦公室用的檔案櫃的部分空間劃分出來，作為“使用中的檔案櫃”，可使辦公室每個人每天的工作一目瞭然，方便工作交接及管理，並可臨時性地存放檔案資料;使用開放式檔案架，檢索、管理都很方便，避免檔案私有化。

2、儲存期檔案的管理

有些保管在辦公室裡的檔案過了幾年後利用率就會下降，這樣的檔案可分為儲存型檔案和保管型檔案。對此類檔案建議建立一個“儲存中心”的形式進行檔案的永久儲存和定期儲存。儲存型檔案在性質上分為永久儲存和定期儲存兩類，把需要定期儲存的檔案轉移到儲存型檔案盒，儲存型資料夾，儲存型檔案箱中，並標明“作廢日期”，檔案儲存到期後立即廢棄、扔掉或銷燬。而對於需永久儲存的檔案資料，可以仍舊使用原有的保管型資料夾、紙型檔案盒等原型保管資料夾，不過，如果使用儲存型資料夾將會更經濟一些。如果把利用率低的儲存型檔案仍舊放在辦公室，將造成辦公室的擁擠膨脹，浪費空間，防礙高效的管理。因此，建議選擇經濟的地方建立“儲存中心”。

3、檔案的廢棄

保管型檔案隨著時間的流逝，其利用價值會降低，如果不及時清理，就會氾濫成災。堅決要扔掉不需要與過期的檔案，減少檔案的數量，有效利用辦公空間，節約費用。參照之前所述的檔案管理方法，對於檔案的廢棄，可按照一下的方法進行

(1)、按檔案進行廢棄;

(2)、按資料夾進行廢棄;

(3)、按專案進行廢棄;

(4)、按顏色進行廢棄。

隨著計算機和現代通訊技術相結合的資訊科技產業的迅猛發展，電子檔案大量產生。對於電子檔案的管理，需要注意以下幾個方面。

1、對電子檔案要進行分門別類地管理，要進行科學的分類。通過分類、標引、組合，使電子檔案儲存處於一種有序狀態。

2、對電子檔案要定期、及時的進行備份。以避免由於技術故障導致的檔案丟失。

3、由於電子檔案利用途徑的多樣化，尤其是在網路高度發達的今天，要做好電子檔案的保密工作，即準確設定電子檔案的訪問許可權。

【第5篇】2022年4月文件管理個人工作總結範文

在不久前我還苦於不知這方面的工作總結怎麼寫，但經過一番詳細的思考，我理清了思路。在這裡，我們對如何進行文件管理分三個階段來闡述。

1、生成期檔案的管理

生成期的檔案，處於製作、接收、處理與發出的過程中，需要檢閱檔案或發給其他部門及外單位。因此，需要建立非檔案負責人也能隨時找出檔案的管理系統。對此類檔案的管理，可建立以下一個流程：檔案→檔案套→雜誌匣→檔案櫃。

按事由用資料夾對檔案進行分類;按照一件事一個檔案套的原則，每個人準備若干個檔案套;按類別或內容將使用中的檔案整理到檔案套;可以用檔案套的顏色對檔案類別進行區分。將檔案套收集到輕便雜誌匣中;把檔案套整齊地擺放在輕便雜誌匣裡並立於桌面上;責任人外出或離職時，務必將輕便雜誌匣放到“使用中檔案櫃”上;用標籤紙製作雜誌匣的標籤，可做到整潔美觀並易於分類;由於可看到資料夾的標籤，還易於檢索;每個人都應該備有“使用中的輕便雜誌匣”，並在標籤處填入人名。將輕便雜誌匣放在檔案櫃裡;將辦公室用的檔案櫃的部分空間劃分出來，作為“使用中的檔案櫃”，可使辦公室每個人每天的工作一目瞭然，方便工作交接及管理，並可臨時性地存放檔案資料;使用開放式檔案架，檢索、管理都很方便，避免檔案私有化。

2、儲存期檔案的管理

有些保管在辦公室裡的檔案過了幾年後利用率就會下降，這樣的檔案可分為儲存型檔案和保管型檔案。對此類檔案建議建立一個“儲存中心”的形式進行檔案的永久儲存和定期儲存。儲存型檔案在性質上分為永久儲存和定期儲存兩類，把需要定期儲存的檔案轉移到儲存型檔案盒，儲存型資料夾，儲存型檔案箱中，並標明“作廢日期”，檔案儲存到期後立即廢棄、扔掉或銷燬。而對於需永久儲存的檔案資料，可以仍舊使用原有的保管型資料夾、紙型檔案盒等原型保管資料夾，不過，如果使用儲存型資料夾將會更經濟一些。如果把利用率低的儲存型檔案仍舊放在辦公室，將造成辦公室的擁擠膨脹，浪費空間，防礙高效的管理。因此，建議選擇經濟的地方建立“儲存中心”。

3、檔案的廢棄

保管型檔案隨著時間的流逝，其利用價值會降低，如果不及時清理，就會氾濫成災。堅決要扔掉不需要與過期的檔案，減少檔案的數量，有效利用辦公空間，節約費用。參照之前所述的檔案管理方法，對於檔案的廢棄，可按照一下的方法進行

(1)、按檔案進行廢棄;

(2)、按資料夾進行廢棄;

(3)、按專案進行廢棄;

(4)、按顏色進行廢棄。

隨著計算機和現代通訊技術相結合的資訊科技產業的迅猛發展，電子檔案大量產生。對於電子檔案的管理，需要注意以下幾個方面。

1、對電子檔案要進行分門別類地管理，要進行科學的分類。通過分類、標引、組合，使電子檔案儲存處於一種有序狀態。

2、對電子檔案要定期、及時的進行備份。以避免由於技術故障導致的檔案丟失。

3、由於電子檔案利用途徑的多樣化，尤其是在網路高度發達的今天，要做好電子檔案的保密工作，即準確設定電子檔案的訪問許可權。

我叫，xx年8月2日進入政府法制辦工作，主要協助法制辦主任處理一些日常工作和事務，現將這5個多月來我的工作情況彙報一、履行工作情況從8月2日進入政府法制辦開始，我不斷以自己是一名政府工作人員的思想嚴格要求自己，本著以人為本...

工作總結1一學年來，我的工作情況總結一、加強理論學習，提高自我業務理論水平我始終以“國家xx教育發展綱要”理論精神來武裝自己的頭腦，教學之餘，常看與此類有關的文章。諸如《人民日報》的社論，《人民教育》的理論文章。

隨著我們國家日新月異的變化，隨著社會主義市場經濟的發展，社會對大學生的要求越來越高，它不僅要求大學生具有紮實的專業知識，而且要求大學生具有良好的身體和心理素質、較強的實踐和動手能力，培養學生學會做人、學會求知、學會勞動、...

以下這篇大學團支書工作總結是應屆畢業生本站網站為大家整理提供，希望對大家有所幫助。不知不覺中我們走過大學的第一學期，留下了無限對激情燃燒的歲月的回憶。

今年3月份，我正式走進實習單位開始了自己人生中的第一份實習工作。由於我是應屆畢業生，本身對具體實習科目和工作都知之很少，由老師傅們帶我學習，以師傅帶徒弟的方式，指導我的日常實習。

201x年很快過去了，迎新之際，我們總結過去的201x年。展望充滿希望的201x年，入職以來我在新的工作中得到了一些體會，在工作中心態很重要，工作要有激情，保持陽光的微笑，可以拉近人與人之間的距離。

一、思想政治及學習情況我始終堅持把學習擺在首要位置，努力做到三勤。一是勤於學習。一年來，我認真學習了三個代表重要思想、xx屆二中、三中全會精神,堅持集中學習和自學相結合。

一年以來，本人堅持以科學發展觀,黨的十八大精神以及十八屆三中全會精神為指導，狠抓工作落實，努力提高理論知識和業務工作水平，遵紀守法，努力工作，認真完成領導交辦的各項工作任務，在領導及同志們的關心、支援和幫助下，思想、學習和...

【第6篇】2022年7月文件管理個人工作總結

在不久前我還苦於不知這方面的工作總結怎麼寫，但經過一番詳細的思考，我理清了思路。在這裡，我們對如何進行文件管理分三個階段來闡述。

1、生成期檔案的管理

生成期的檔案，處於製作、接收、處理與發出的過程中，需要檢閱檔案或發給其他部門及外單位。因此，需要建立非檔案負責人也能隨時找出檔案的管理系統。對此類檔案的管理，可建立以下一個流程：檔案→檔案套→雜誌匣→檔案櫃。

按事由用資料夾對檔案進行分類;按照一件事一個檔案套的原則，每個人準備若干個檔案套;按類別或內容將使用中的檔案整理到檔案套;可以用檔案套的顏色對檔案類別進行區分。將檔案套收集到輕便雜誌匣中;把檔案套整齊地擺放在輕便雜誌匣裡並立於桌面上;責任人外出或離職時，務必將輕便雜誌匣放到“使用中檔案櫃”上;用標籤紙製作雜誌匣的標籤，可做到整潔美觀並易於分類;由於可看到資料夾的標籤，還易於檢索;每個人都應該備有“使用中的輕便雜誌匣”，並在標籤處填入人名。將輕便雜誌匣放在檔案櫃裡;將辦公室用的檔案櫃的部分空間劃分出來，作為“使用中的檔案櫃”，可使辦公室每個人每天的工作一目瞭然，方便工作交接及管理，並可臨時性地存放檔案資料;使用開放式檔案架，檢索、管理都很方便，避免檔案私有化。

2、儲存期檔案的管理

有些保管在辦公室裡的檔案過了幾年後利用率就會下降，這樣的檔案可分為儲存型檔案和保管型檔案。對此類檔案建議建立一個“儲存中心”的形式進行檔案的永久儲存和定期儲存。儲存型檔案在性質上分為永久儲存和定期儲存兩類，把需要定期儲存的檔案轉移到儲存型檔案盒，儲存型資料夾，儲存型檔案箱中，並標明“作廢日期”，檔案儲存到期後立即廢棄、扔掉或銷燬。而對於需永久儲存的檔案資料，可以仍舊使用原有的保管型資料夾、紙型檔案盒等原型保管資料夾，不過，如果使用儲存型資料夾將會更經濟一些。如果把利用率低的儲存型檔案仍舊放在辦公室，將造成辦公室的擁擠膨脹，浪費空間，防礙高效的管理。因此，建議選擇經濟的地方建立“儲存中心”。

3、檔案的廢棄

保管型檔案隨著時間的流逝，其利用價值會降低，如果不及時清理，就會氾濫成災。堅決要扔掉不需要與過期的檔案，減少檔案的數量，有效利用辦公空間，節約費用。參照之前所述的檔案管理方法，對於檔案的廢棄，可按照一下的方法進行：

(1)、按檔案進行廢棄;

(2)、按資料夾進行廢棄;

(3)、按專案進行廢棄;

(4)、按顏色進行廢棄。

隨著計算機和現代通訊技術相結合的資訊科技產業的迅猛發展，電子檔案大量產生。對於電子檔案的管理，需要注意以下幾個方面。

1、對電子檔案要進行分門別類地管理，要進行科學的分類。通過分類、標引、組合，使電子檔案儲存處於一種有序狀態。

2、對電子檔案要定期、及時的進行備份。以避免由於技術故障導致的檔案丟失。

3、由於電子檔案利用途徑的多樣化，尤其是在網路高度發達的今天，要做好電子檔案的保密工作，即準確設定電子檔案的訪問許可權。

【第7篇】文件管理工作總結

在不久前我還苦於不知這方面的工作總結怎麼寫，但經過一番詳細的思考，我理清了思路。在這裡，我們對如何進行文件管理分三個階段來闡述。

1、生成期檔案的管理

生成期的檔案，處於製作、接收、處理與發出的過程中，需要檢閱檔案或發給其他部門及外單位。因此，需要建立非檔案負責人也能隨時找出檔案的管理系統。對此類檔案的管理，可建立以下一個流程：檔案→檔案套→雜誌匣→檔案櫃。

按事由用資料夾對檔案進行分類;按照一件事一個檔案套的原則，每個人準備若干個檔案套;按類別或內容將使用中的檔案整理到檔案套;可以用檔案套的顏色對檔案類別進行區分。將檔案套收集到輕便雜誌匣中;把檔案套整齊地擺放在輕便雜誌匣裡並立於桌面上;責任人外出或離職時，務必將輕便雜誌匣放到“使用中檔案櫃”上;用標籤紙製作雜誌匣的標籤，可做到整潔美觀並易於分類;由於可看到資料夾的標籤，還易於檢索;每個人都應該備有“使用中的輕便雜誌匣”，並在標籤處填入人名。將輕便雜誌匣放在檔案櫃裡;將辦公室用的檔案櫃的部分空間劃分出來，作為“使用中的檔案櫃”，可使辦公室每個人每天的工作一目瞭然，方便工作交接及管理，並可臨時性地存放檔案資料;使用開放式檔案架，檢索、管理都很方便，避免檔案私有化。

2、儲存期檔案的管理

有些保管在辦公室裡的檔案過了幾年後利用率就會下降，這樣的檔案可分為儲存型檔案和保管型檔案。對此類檔案建議建立一個“儲存中心”的形式進行檔案的永久儲存和定期儲存。儲存型檔案在性質上分為永久儲存和定期儲存兩類，把需要定期儲存的檔案轉移到儲存型檔案盒，儲存型資料夾，儲存型檔案箱中，並標明“作廢日期”，檔案儲存到期後立即廢棄、扔掉或銷燬。而對於需永久儲存的檔案資料，可以仍舊使用原有的保管型資料夾、紙型檔案盒等原型保管資料夾，不過，如果使用儲存型資料夾將會更經濟一些。如果把利用率低的儲存型檔案仍舊放在辦公室，將造成辦公室的擁擠膨脹，浪費空間，防礙高效的管理。因此，建議選擇經濟的地方建立“儲存中心”。

3、檔案的廢棄

保管型檔案隨著時間的流逝，其利用價值會降低，如果不及時清理，就會氾濫成災。堅決要扔掉不需要與過期的檔案，減少檔案的數量，有效利用辦公空間，節約費用。參照之前所述的檔案管理方法，對於檔案的廢棄，可按照一下的方法進行：

(1)、按檔案進行廢棄;

(2)、按資料夾進行廢棄;

(3)、按專案進行廢棄;

(4)、按顏色進行廢棄。

隨著計算機和現代通訊技術相結合的資訊科技產業的迅猛發展，電子檔案大量產生。對於電子檔案的管理，需要注意以下幾個方面。

1、對電子檔案要進行分門別類地管理，要進行科學的分類。通過分類、標引、組合，使電子檔案儲存處於一種有序狀態。

2、對電子檔案要定期、及時的進行備份。以避免由於技術故障導致的檔案丟失。

3、由於電子檔案利用途徑的多樣化，尤其是在網路高度發達的今天，要做好電子檔案的保密工作，即準確設定電子檔案的訪問許可權。

【第8篇】文件管理實訓總結

一、實訓任務

① 能正確判斷歸檔與不歸檔材料

② 能熟練地裝訂檔案材料

③ 電子文件工作介紹及檔案資訊系統操作

④ 整理學生檔案

⑤ 整理專門的檔案及彙報

⑥ 整理學生檔案

⑦ 參觀學院檔案室及廣東省檔案館並且撰寫參觀體會

⑧ 企業文件工作調查並彙報

⑨? 撰寫實訓總結及交流

二、經驗

（一）做分類，讓檔案井然有序

沒有工作閱歷、理論與實際存在差別等各種因素給我們實訓期間的檔案整理工作有一定的難度，但是通過指導老師所給指導意見和各組間的交流、所給的材料進行訓練及糾正，更好地判斷歸檔與不歸檔的材料、掌握較好的分類標準、分類方法以及熟悉一些材料的組合案卷的工作程式。即使是在這段過程當中，會有檔案涉及範圍廣和所給時間很短的情況下，無法精確分類歸檔；任務多，時間安排不合理；理論知識不紮實；焦頭爛額，因在某些問題上存在著一定程度的偏見而吵架的時候，但是慶幸我們小組每一個成員能夠進行很好的溝通和討論，最後展現我們小組的勞動成果。即使結果可能不圓滿，但是在這個過程中大家都能相互溝通，尋找最佳方案這就足夠。

（二）做整理、做調查，讓理論知識運用到實際中

這次任務中，我們有電子文件、專門檔案整理的專案。在電子文件的實訓中，掌握了一定的電子文件工作的操作方法，如檔案的錄入、檔案的處理、檔案的分發、打扮打扮的利用、檔案的提供利用等等一系列的操作。這其中必定少不了嚴謹細緻的工作態度和高度的集中力，切記檔案錄入的錯誤等等，如果有錯，必將重新來過，最嚴重的是會給以後的工作造成一定的影響。

接下來，我們對學院學生檔案進行整理進行了為期半天的實訓。我們在老師的指導下，明白了具體的工作程式，從開啟捆綁繩子的第一步到按照檔案目錄一項一項地清點，都要求我們必須要有謹慎的、一絲不苟和保密的工作作風。

同時，在謝彩英老師的指導下我們進行了文書檔案和視訊資料整理的專門檔案實訓。通過對100個檔案和教學課程視訊等等資料的收集、篩選、整理、分類等等一系列環節後完成了為新就任的就業辦主任的資料的整理。該實訓任務是為了方便和提高新就任的就業辦主任的工作，發揮這些檔案的最大的用處。雖然在面對如此巨大的工作量、u盤有限的容量、'中午不睡，下午崩潰'的危險、組員之間意見的分歧、組員電腦的宕機等各種各樣的情況，但是我們還是成功的完成了此項任務，最重要的是我們小組養成了很好的默契。

最後，我們接受企業文件工作調查的任務，這次的任務讓我感受到了如何獲得調查渠道也是看我們人際交往範圍的時候。我們小組的成員主要通過qq聯絡自己工作了的朋友和師姐。在調查中我們發現調查的企業文件，與課本理論知識有著一定的差別。每個公司都會有一定的分類標準、分類類目、歸檔的範圍。因為我們調查各個成員調查的企業型別不同所以其歸檔範圍和類目有著較大差異。而且我們也注意到了，現在企業對電子檔案的利用越來越重視，很多公司會將紙質的檔案進行掃描整理成電子檔案，實現檔案的網路化。

三、體會

（一）與其一人奮戰，不如團結一致

實訓活動，不僅在挑戰我們每個人的能力，更是在挑戰hr班各組組員的團結，實訓過程中必然涉及到觀點的不同，可能會發生矛盾，然而我們都是為了活動更加完美的結束，讓我必須進行溝通，如何分工，合作才能是成功的第一步，從我們實訓的各個彙報、調查、成果可以看出我們小組的合作，分工的合理性，用一句話概括，與其一人奮戰，不如團結一致。

（二）彙報交流之'取其長，補我短'

在每個小組實訓專案後，小組的成員都會進行討論、總結匯報環節、小組彙報、老師點評等環節。小組之間的彙報交流，我們可以看到自己的優缺點。例如在專門檔案的整理過程中第二小組的煽情攻略讓大家感動不已，這將她們整理的班級檔案的意義展露無遺。讓我學到了工作上要有其符合的基調，才能使工作成果更好地呈現。但是第三小組在進行企業文件調查彙報過程中，沒有使她們的成果完整地展現出來，在這個過程中，她們遇到了ppt打不開，因為與課室office軟體版本不符；視訊沒辦法播放完整，因為小組規定彙報時間過了，我認為他們沒有與祕書的工作聯絡在一起，不難知道這也是未來祕書人員所具備的職業素養。

在彙報過程中，我們可以通過小組代表交流來了解到其他小組的解決問題的不同方法、不同思路，是我們學到了其他組的優點，認識到了自己缺點。

做過的事情不總結，那隻能是經過，而不是經歷。我想此次的文件管理實訓，在一定的程度上提高了我對文件工作的認識，明白了我們不單單要在專業方面上提高認識，也要在這過程中提高自己的職業素養、個體在不同場合扮演的角色、以及時間觀念和細節等等。自己要求自己達到更好的層次，找出不足，不滿足於現狀，不斷學習被人的長處摒棄自己的短處，不斷完善自己。善於學習，努力提高分析和思考問題的能力，加強自己各方面的能力，例如如何營造團結和諧的良好工作氛圍，工作時主動付出，相互信任，相互支援，時刻牢記團隊的力量。以大局為重，共事多溝通，牢記有問題來溝通，來溝通沒問題！

【第9篇】文件管理個人工作總結

文件管理個人工作總結

總結是事後對某一階段的學習或工作情況作加以回顧檢查並分析評價的書面材料，通過它可以正確認識以往學習和工作中的優缺點，不如立即行動起來寫一份總結吧。那麼你知道總結如何寫嗎？下面是小編收集整理的文件管理個人工作總結，僅供參考，大家一起來看看吧。

1、生成期檔案的管理

生成期的檔案，處於製作接收處理與發出的過程中，需要檢閱檔案或發給其他部門及外單位。因此，需要建立非檔案負責人也能隨時找出檔案的管理系統。對此類檔案的管理，可建立以下一個流程：檔案→檔案套→雜誌匣→檔案櫃。

按事由用資料夾對檔案進行分類；按照一件事一個檔案套的原則，每個人準備若干個檔案套；按類別或內容將使用中的檔案整理到檔案套；可以用檔案套的顏色對檔案類別進行區分。將檔案套收集到輕便雜誌匣中；把檔案套整齊地擺放在輕便雜誌匣裡並立於桌面上；責任人外出或離職時，務必將輕便雜誌匣放到“使用中檔案櫃”上；用標籤紙製作雜誌匣的標籤，可做到整潔美觀並易於分類；由於可看到資料夾的標籤，還易於檢索；每個人都應該備有“使用中的輕便雜誌匣”，並在標籤處填入人名。將輕便雜誌匣放在檔案櫃裡；將辦公室用的檔案櫃的部分空間劃分出來，作為“使用中的檔案櫃”，可使辦公室每個人每天的工作一目瞭然，方便工作交接及管理，並可臨時性地存放檔案資料；使用開放式檔案架，檢索管理都很方便，避免檔案私有化。

2、儲存期檔案的管理

有些保管在辦公室裡的檔案過了幾年後利用率就會下降，這樣的檔案可分為儲存型檔案和保管型檔案。對此類檔案建議建立一個“儲存中心”的形式進行檔案的永久儲存和定期儲存。儲存型檔案在性質上分為永久儲存和定期儲存兩類，把需要定期儲存的檔案轉移到儲存型檔案盒，儲存型資料夾，儲存型檔案箱中，並標明“作廢日期”，檔案儲存到期後立即廢棄扔掉或銷燬。而對於需永久儲存的檔案資料，可以仍舊使用原有的保管型資料夾紙型檔案盒等原型保管資料夾，不過，如果使用儲存型資料夾將會更經濟一些。如果把利用率低的'儲存型檔案仍舊放在辦公室，將造成辦公室的擁擠膨脹，浪費空間，防礙高效的管理。因此，建議選擇經濟的地方建立“儲存中心”。

3、檔案的廢棄

保管型檔案隨著時間的流逝，其利用價值會降低，如果不及時清理，就會氾濫成災。堅決要扔掉不需要與過期的檔案，減少檔案的數量，有效利用辦公空間，節約費用。參照之前所述的檔案管理方法，對於檔案的廢棄，可按照一下的方法進行：

按檔案進行廢棄；

按資料夾進行廢棄；

按專案進行廢棄；

按顏色進行廢棄。

隨著計算機和現代通訊技術相結合的資訊科技產業的迅猛發展，電子檔案大量產生。對於電子檔案的管理，需要注意以下幾個方面。

1、對電子檔案要進行分門別類地管理，要進行科學的分類。通過分類標引組合，使電子檔案儲存處於一種有序狀態。

2、對電子檔案要定期及時的進行備份。以避免由於技術故障導致的檔案丟失。

3、由於電子檔案利用途徑的多樣化，尤其是在網路高度發達的今天，要做好電子檔案的保密工作，即準確設定電子檔案的訪問許可權。

【第10篇】文件管理個人工作總結模板

在不久前我還苦於不知這方面的工作總結怎麼寫，但經過一番詳細的思考，我理清了思路。在這裡，我們對如何進行文件管理分三個階段來闡述。

1、生成期檔案的管理

生成期的檔案，處於製作、接收、處理與發出的過程中，需要檢閱檔案或發給其他部門及外單位。因此，需要建立非檔案負責人也能隨時找出檔案的管理系統。對此類檔案的管理，可建立以下一個流程：檔案→檔案套→雜誌匣→檔案櫃。

按事由用資料夾對檔案進行分類;按照一件事一個檔案套的原則，每個人準備若干個檔案套;按類別或內容將使用中的檔案整理到檔案套;可以用檔案套的顏色對檔案類別進行區分。將檔案套收集到輕便雜誌匣中;把檔案套整齊地擺放在輕便雜誌匣裡並立於桌面上;責任人外出或離職時，務必將輕便雜誌匣放到“使用中檔案櫃”上;用標籤紙製作雜誌匣的標籤，可做到整潔美觀並易於分類;由於可看到資料夾的標籤，還易於檢索;每個人都應該備有“使用中的輕便雜誌匣”，並在標籤處填入人名。將輕便雜誌匣放在檔案櫃裡;將辦公室用的檔案櫃的部分空間劃分出來，作為“使用中的檔案櫃”，可使辦公室每個人每天的工作一目瞭然，方便工作交接及管理，並可臨時性地存放檔案資料;使用開放式檔案架，檢索、管理都很方便，避免檔案私有化。

2、儲存期檔案的管理

有些保管在辦公室裡的檔案過了幾年後利用率就會下降，這樣的檔案可分為儲存型檔案和保管型檔案。對此類檔案建議建立一個“儲存中心”的形式進行檔案的永久儲存和定期儲存。儲存型檔案在性質上分為永久儲存和定期儲存兩類，把需要定期儲存的檔案轉移到儲存型檔案盒，儲存型資料夾，儲存型檔案箱中，並標明“作廢日期”，檔案儲存到期後立即廢棄、扔掉或銷燬。而對於需永久儲存的檔案資料，可以仍舊使用原有的保管型資料夾、紙型檔案盒等原型保管資料夾，不過，如果使用儲存型資料夾將會更經濟一些。如果把利用率低的儲存型檔案仍舊放在辦公室，將造成辦公室的擁擠膨脹，浪費空間，防礙高效的管理。因此，建議選擇經濟的地方建立“儲存中心”。

3、檔案的廢棄

保管型檔案隨著時間的流逝，其利用價值會降低，如果不及時清理，就會氾濫成災。堅決要扔掉不需要與過期的檔案，減少檔案的數量，有效利用辦公空間，節約費用。參照之前所述的檔案管理方法，對於檔案的廢棄，可按照一下的方法進行：

(1)、按檔案進行廢棄;

(2)、按資料夾進行廢棄;

(3)、按專案進行廢棄;

(4)、按顏色進行廢棄。

隨著計算機和現代通訊技術相結合的資訊科技產業的迅猛發展，電子檔案大量產生。對於電子檔案的管理，需要注意以下幾個方面。

1、對電子檔案要進行分門別類地管理，要進行科學的分類。通過分類、標引、組合，使電子檔案儲存處於一種有序狀態。

2、對電子檔案要定期、及時的進行備份。以避免由於技術故障導致的檔案丟失。

3、由於電子檔案利用途徑的多樣化，尤其是在網路高度發達的今天，要做好電子檔案的保密工作，即準確設定電子檔案的訪問許可權。

【第11篇】文件管理工作總結ppt格式

在不久前我還苦於不知這方面的工作總結怎麼寫，但經過一番詳細的思考，我理清了思路。在這裡，我們對如何進行文件管理分三個階段來闡述。

1、生成期檔案的管理

生成期的檔案，處於製作、接收、處理與發出的過程中，需要檢閱檔案或發給其他部門及外單位。因此，需要建立非檔案負責人也能隨時找出檔案的管理系統。對此類檔案的管理，可建立以下一個流程：檔案→檔案套→雜誌匣→檔案櫃。

按事由用資料夾對檔案進行分類;按照一件事一個檔案套的原則，每個人準備若干個檔案套;按類別或內容將使用中的檔案整理到檔案套;可以用檔案套的顏色對檔案類別進行區分。將檔案套收集到輕便雜誌匣中;把檔案套整齊地擺放在輕便雜誌匣裡並立於桌面上;責任人外出或離職時，務必將輕便雜誌匣放到“使用中檔案櫃”上;用標籤紙製作雜誌匣的標籤，可做到整潔美觀並易於分類;由於可看到資料夾的標籤，還易於檢索;每個人都應該備有“使用中的輕便雜誌匣”，並在標籤處填入人名。將輕便雜誌匣放在檔案櫃裡;將辦公室用的檔案櫃的部分空間劃分出來，作為“使用中的檔案櫃”，可使辦公室每個人每天的工作一目瞭然，方便工作交接及管理，並可臨時性地存放檔案資料;使用開放式檔案架，檢索、管理都很方便，避免檔案私有化。

2、儲存期檔案的管理

有些保管在辦公室裡的檔案過了幾年後利用率就會下降，這樣的檔案可分為儲存型檔案和保管型檔案。對此類檔案建議建立一個“儲存中心”的形式進行檔案的永久儲存和定期儲存。儲存型檔案在性質上分為永久儲存和定期儲存兩類，把需要定期儲存的檔案轉移到儲存型檔案盒，儲存型資料夾，儲存型檔案箱中，並標明“作廢日期”，檔案儲存到期後立即廢棄、扔掉或銷燬。而對於需永久儲存的檔案資料，可以仍舊使用原有的保管型資料夾、紙型檔案盒等原型保管資料夾，不過，如果使用儲存型資料夾將會更經濟一些。如果把利用率低的儲存型檔案仍舊放在辦公室，將造成辦公室的擁擠膨脹，浪費空間，防礙高效的管理。因此，建議選擇經濟的地方建立“儲存中心”。

3、檔案的廢棄

保管型檔案隨著時間的流逝，其利用價值會降低，如果不及時清理，就會氾濫成災。堅決要扔掉不需要與過期的檔案，減少檔案的數量，有效利用辦公空間，節約費用。參照之前所述的檔案管理方法，對於檔案的廢棄，可按照一下的方法進行：

(1)、按檔案進行廢棄;

(2)、按資料夾進行廢棄;

(3)、按專案進行廢棄;

(4)、按顏色進行廢棄。

隨著計算機和現代通訊技術相結合的資訊科技產業的迅猛發展，電子檔案大量產生。對於電子檔案的管理，需要注意以下幾個方面。

1、對電子檔案要進行分門別類地管理，要進行科學的分類。通過分類、標引、組合，使電子檔案儲存處於一種有序狀態。

2、對電子檔案要定期、及時的進行備份。以避免由於技術故障導致的檔案丟失。

3、由於電子檔案利用途徑的多樣化，尤其是在網路高度發達的今天，要做好電子檔案的保密工作，即準確設定電子檔案的訪問許可權。

【第12篇】文件管理2022年個人工作總結

在不久前我還苦於不知這方面的工作總結怎麼寫，但經過一番詳細的思考，我理清了思路。在這裡，我們對如何進行文件管理分三個階段來闡述。

1、生成期檔案的管理

生成期的檔案，處於製作、接收、處理與發出的過程中，需要檢閱檔案或發給其他部門及外單位。因此，需要建立非檔案負責人也能隨時找出檔案的管理系統。對此類檔案的管理，可建立以下一個流程：檔案→檔案套→雜誌匣→檔案櫃。

按事由用資料夾對檔案進行分類;按照一件事一個檔案套的原則，每個人準備若干個檔案套;按類別或內容將使用中的檔案整理到檔案套;可以用檔案套的顏色對檔案類別進行區分。將檔案套收集到輕便雜誌匣中;把檔案套整齊地擺放在輕便雜誌匣裡並立於桌面上;責任人外出或離職時，務必將輕便雜誌匣放到“使用中檔案櫃”上;用標籤紙製作雜誌匣的標籤，可做到整潔美觀並易於分類;由於可看到資料夾的標籤，還易於檢索;每個人都應該備有“使用中的輕便雜誌匣”，並在標籤處填入人名。將輕便雜誌匣放在檔案櫃裡;將辦公室用的檔案櫃的部分空間劃分出來，作為“使用中的檔案櫃”，可使辦公室每個人每天的工作一目瞭然，方便工作交接及管理，並可臨時性地存放檔案資料;使用開放式檔案架，檢索、管理都很方便，避免檔案私有化。

2、儲存期檔案的管理

有些保管在辦公室裡的檔案過了幾年後利用率就會下降，這樣的檔案可分為儲存型檔案和保管型檔案。對此類檔案建議建立一個“儲存中心”的形式進行檔案的永久儲存和定期儲存。儲存型檔案在性質上分為永久儲存和定期儲存兩類，把需要定期儲存的檔案轉移到儲存型檔案盒，儲存型資料夾，儲存型檔案箱中，並標明“作廢日期”，檔案儲存到期後立即廢棄、扔掉或銷燬。而對於需永久儲存的檔案資料，可以仍舊使用原有的保管型資料夾、紙型檔案盒等原型保管資料夾，不過，如果使用儲存型資料夾將會更經濟一些。如果把利用率低的儲存型檔案仍舊放在辦公室，將造成辦公室的擁擠膨脹，浪費空間，防礙高效的管理。因此，建議選擇經濟的地方建立“儲存中心”。

3、檔案的廢棄

保管型檔案隨著時間的流逝，其利用價值會降低，如果不及時清理，就會氾濫成災。堅決要扔掉不需要與過期的檔案，減少檔案的數量，有效利用辦公空間，節約費用。參照之前所述的檔案管理方法，對於檔案的廢棄，可按照一下的方法進行：

(1)、按檔案進行廢棄;

(2)、按資料夾進行廢棄;

(3)、按專案進行廢棄;

(4)、按顏色進行廢棄。

隨著計算機和現代通訊技術相結合的資訊科技產業的迅猛發展，電子檔案大量產生。對於電子檔案的管理，需要注意以下幾個方面。

1、對電子檔案要進行分門別類地管理，要進行科學的分類。通過分類、標引、組合，使電子檔案儲存處於一種有序狀態。

2、對電子檔案要定期、及時的進行備份。以避免由於技術故障導致的檔案丟失。

3、由於電子檔案利用途徑的多樣化，尤其是在網路高度發達的今天，要做好電子檔案的保密工作，即準確設定電子檔案的訪問許可權。

【第13篇】2022年文件管理個人總結範文

在不久前我還苦於不知這方面的工作總結怎麼寫，但經過一番詳細的思考，我理清了思路。在這裡，我們對如何進行文件管理分三個階段來闡述。

1、生成期檔案的管理

生成期的檔案，處於製作、接收、處理與發出的過程中，需要檢閱檔案或發給其他部門及外單位。因此，需要建立非檔案負責人也能隨時找出檔案的管理系統。對此類檔案的管理，可建立以下一個流程：檔案→檔案套→雜誌匣→檔案櫃。

按事由用資料夾對檔案進行分類;按照一件事一個檔案套的原則，每個人準備若干個檔案套;按類別或內容將使用中的檔案整理到檔案套;可以用檔案套的顏色對檔案類別進行區分。將檔案套收集到輕便雜誌匣中;把檔案套整齊地擺放在輕便雜誌匣裡並立於桌面上;責任人外出或離職時，務必將輕便雜誌匣放到“使用中檔案櫃”上;用標籤紙製作雜誌匣的標籤，可做到整潔美觀並易於分類;由於可看到資料夾的標籤，還易於檢索;每個人都應該備有“使用中的輕便雜誌匣”，並在標籤處填入人名。將輕便雜誌匣放在檔案櫃裡;將辦公室用的檔案櫃的部分空間劃分出來，作為“使用中的檔案櫃”，可使辦公室每個人每天的工作一目瞭然，方便工作交接及管理，並可臨時性地存放檔案資料;使用開放式檔案架，檢索、管理都很方便，避免檔案私有化。

2、儲存期檔案的管理

有些保管在辦公室裡的檔案過了幾年後利用率就會下降，這樣的檔案可分為儲存型檔案和保管型檔案。對此類檔案建議建立一個“儲存中心”的形式進行檔案的永久儲存和定期儲存。儲存型檔案在性質上分為永久儲存和定期儲存兩類，把需要定期儲存的檔案轉移到儲存型檔案盒，儲存型資料夾，儲存型檔案箱中，並標明“作廢日期”，檔案儲存到期後立即廢棄、扔掉或銷燬。而對於需永久儲存的檔案資料，可以仍舊使用原有的保管型資料夾、紙型檔案盒等原型保管資料夾，不過，如果使用儲存型資料夾將會更經濟一些。如果把利用率低的儲存型檔案仍舊放在辦公室，將造成辦公室的擁擠膨脹，浪費空間，防礙高效的管理。因此，建議選擇經濟的地方建立“儲存中心”。

3、檔案的廢棄

保管型檔案隨著時間的流逝，其利用價值會降低，如果不及時清理，就會氾濫成災。堅決要扔掉不需要與過期的檔案，減少檔案的數量，有效利用辦公空間，節約費用。參照之前所述的檔案管理方法，對於檔案的廢棄，可按照一下的方法進行：

(1)、按檔案進行廢棄;

(2)、按資料夾進行廢棄;

(3)、按專案進行廢棄;

(4)、按顏色進行廢棄。

隨著計算機和現代通訊技術相結合的資訊科技產業的迅猛發展，電子檔案大量產生。對於電子檔案的管理，需要注意以下幾個方面。

1、對電子檔案要進行分門別類地管理，要進行科學的分類。通過分類、標引、組合，使電子檔案儲存處於一種有序狀態。

2、對電子檔案要定期、及時的進行備份。以避免由於技術故障導致的檔案丟失。

3、由於電子檔案利用途徑的多樣化，尤其是在網路高度發達的今天，要做好電子檔案的保密工作，即準確設定電子檔案的訪問許可權。

【第14篇】文件管理個人工作總結怎麼寫

在不久前我還苦於不知這方面的工作總結怎麼寫，但經過一番詳細的思考，我理清了思路。在這裡，我們對如何進行文件管理分三個階段來闡述。

1、生成期檔案的管理

生成期的檔案，處於製作、接收、處理與發出的過程中，需要檢閱檔案或發給其他部門及外單位。因此，需要建立非檔案負責人也能隨時找出檔案的管理系統。對此類檔案的管理，可建立以下一個流程：檔案→檔案套→雜誌匣→檔案櫃。

按事由用資料夾對檔案進行分類;按照一件事一個檔案套的原則，每個人準備若干個檔案套;按類別或內容將使用中的檔案整理到檔案套;可以用檔案套的顏色對檔案類別進行區分。將檔案套收集到輕便雜誌匣中;把檔案套整齊地擺放在輕便雜誌匣裡並立於桌面上;責任人外出或離職時，務必將輕便雜誌匣放到“使用中檔案櫃”上;用標籤紙製作雜誌匣的標籤，可做到整潔美觀並易於分類;由於可看到資料夾的標籤，還易於檢索;每個人都應該備有“使用中的輕便雜誌匣”，並在標籤處填入人名。將輕便雜誌匣放在檔案櫃裡;將辦公室用的檔案櫃的部分空間劃分出來，作為“使用中的檔案櫃”，可使辦公室每個人每天的工作一目瞭然，方便工作交接及管理，並可臨時性地存放檔案資料;使用開放式檔案架，檢索、管理都很方便，避免檔案私有化。

2、儲存期檔案的管理

有些保管在辦公室裡的檔案過了幾年後利用率就會下降，這樣的檔案可分為儲存型檔案和保管型檔案。對此類檔案建議建立一個“儲存中心”的形式進行檔案的永久儲存和定期儲存。儲存型檔案在性質上分為永久儲存和定期儲存兩類，把需要定期儲存的檔案轉移到儲存型檔案盒，儲存型資料夾，儲存型檔案箱中，並標明“作廢日期”，檔案儲存到期後立即廢棄、扔掉或銷燬。而對於需永久儲存的檔案資料，可以仍舊使用原有的保管型資料夾、紙型檔案盒等原型保管資料夾，不過，如果使用儲存型資料夾將會更經濟一些。如果把利用率低的儲存型檔案仍舊放在辦公室，將造成辦公室的擁擠膨脹，浪費空間，防礙高效的管理。因此，建議選擇經濟的地方建立“儲存中心”。

3、檔案的廢棄

保管型檔案隨著時間的流逝，其利用價值會降低，如果不及時清理，就會氾濫成災。堅決要扔掉不需要與過期的檔案，減少檔案的數量，有效利用辦公空間，節約費用。參照之前所述的檔案管理方法，對於檔案的廢棄，可按照一下的方法進行：

(1)、按檔案進行廢棄;

(2)、按資料夾進行廢棄;

(3)、按專案進行廢棄;

(4)、按顏色進行廢棄。

隨著計算機和現代通訊技術相結合的資訊科技產業的迅猛發展，電子檔案大量產生。對於電子檔案的管理，需要注意以下幾個方面。

1、對電子檔案要進行分門別類地管理，要進行科學的分類。通過分類、標引、組合，使電子檔案儲存處於一種有序狀態。

2、對電子檔案要定期、及時的進行備份。以避免由於技術故障導致的檔案丟失。

3、由於電子檔案利用途徑的多樣化，尤其是在網路高度發達的今天，要做好電子檔案的保密工作，即準確設定電子檔案的訪問許可權。