辦公自動化的安全防範與措施論文新版多篇

辦公自動化的安全防範與措施論文 篇一

1資料破壞性的存在

在辦公自動化的使用過程中，在網路的引導之下，許多問題的存在都會引發資料的變化甚至是破壞。除了上文提到的攻擊者入侵，這些攻擊者進行網路攻擊是出於多種多樣的原因，最終產生的危害也是多樣性的。當中就有一種是資料的破壞篡改，他們在資料改變時可能是通過破壞原始服務器的相關硬碟上面的引導區域的資訊，對其進行刪除或者將新的資料覆蓋到最初的資料上面，形成新的資料庫，也可能是進行一定程度的資料應用毀壞。除此之外還有病毒，網路病毒或者計算機病毒都會不同程度的破壞資訊資料的完整性。其可能會對系統的。資料環節進行打擊，因為系統資料區域包含了硬碟主引導扇區、FAT表、檔案目錄等等。檔案的資料資訊也是病毒攻擊的領域之一，病毒使得檔案資訊被更替或者丟失，破壞系統CMOS中的資料。最後一種就是不可抗力的破壞因素存在，其中包含了自然災害、停電的臨時性、操作失誤等等，這些都會引發資料完整性遭到破壞。在此基礎上，重要資訊的丟失更改破壞會對企業、國家的經營、人力財力造成不同階段的影響，導致不可計算的損失浪費。

2如何促進辦公自動化的網路安全性提升

2.1強化企業的計算機機房管理制度。目前我國許多企業的辦公自動化網路管理人員的實權範圍過於廣泛，這在一定層面上就加強了安全不穩定的存在。計算機機房的操作人員除了要做到實時認真的仔細的進行網路安全排查工作，還要不斷地進行自我素質提升。在工作人員自我意識加強的基礎上，企業也要採取一定措施預防不安全性的發生。企業需要對網路管理操作人員的某些許可權進行限制，或者將許可權分離化。例如實施某項操作，企業可以規定必須由多人蔘與，許可權分攤之後安全性也會得到相應的提高。除此之外，在網路工作人員自我完善的基礎上，企業也要為員工提供學習機會，多多安排網路知識技能培訓，強化員工的網路安全知識層面。也使得普通員工可以進一步瞭解計算機以及軟硬體網路安全文化。在每次的會議中都要給網路工作者傳輸資訊保密的重要性以及自我工作的責任性。企業也可以對網路工作者進行反面教育，利用一些反面教材提升員工的問題解決能力，進一步提升網路機房管理操作者的綜合技術水平。

2.2健全企業的網路訪問系統。為了確保企業的網路安全工作，建立一項安全的訪問機制是不可或缺的。所謂的訪問控制機制主要含有內部網路訪問安全模式、工作人員操作許可權限制等等幾個方面。以此為基礎企業首先需要通過網路操作管理員對網路使用者的賬號進行限制，對使用者的網路訪問時間進行規劃。企業可以要求訪問者在企業網路訪問時提供使用者口令，在輸入登入密碼錯誤多次的情況下，網路管理員可以進行適當警告或者使用者名稱鎖定，之後進行使用者相關資訊驗證之後再解鎖。除此之外，依照使用者的形式不一，網路操作員可以將客戶進行適當分類，依照訪問的內容劃分為一般使用者、高階使用者、特殊使用者等等。使用者依照自身具體情況進行網路訪問，避免了時間的浪費可以更加快速的尋找到想要的諮詢資訊。

2.3進行系統的資訊加密工作。在整個企業網路系統中，網路管理者需要依照辦公自動化的資訊資料適當使用加密技術預防資訊破壞現象的發生。所謂的資料加密指的就是在網路中的加密系統的輔助之下斬斷各種原始的資料資訊按照一定的加密運算方式進行轉換的可能性，將資訊轉變變成一種不可能。目前大多企業網路都已經重視了資訊加密的重要性，大多使用的領域是資訊資料的傳輸方面以及資訊的儲存區域。在出具的傳輸過程中為其加密相當於為資訊大門上了一把鎖，必須有密碼鑰匙才可以開啟。通常情況下的加密手段有三彙總，一種就是鏈路加密，這是一種相比較之下比較簡單的方式，需要的網路密碼數量也較少。第二種就是節點加密，最後一種就是埠加密，這種加密模式也是最靈活的。資料在儲存過程中加密蛀牙物件是企業資料庫的一些資料，加密的目的是為了即使資料被破壞丟失也不會被不法分子利用，由此可見加密會是資料儲存資訊質量的保障核心。

2.4建立一套全面的網路工作流程。依照使用者登入狀況的不一，企業可以進行使用者登入狀況監控，從而設定工作流程。根據監控得到的資料，對使用者的合法性進行潘丹，之後實施跟蹤調查工作，網路系統自動地將非法使用者的登陸次數以及時間地址統計出來，如此一來就可以方便網路管理員進行網路資訊保安維護，對出現的違法使用者行為提前預防並採取相應措施。

3結束語

綜上所述，隨著科技的不斷進步，辦公自動化在企業發展程序中扮演的角色越來越重。企業需要認真重視辦公自動化的存在性，並好好地將以利用。本文主要分析了辦公自動化目前存在的問題，隨後對如何強化網路安全提出了幾點完善的意見。目的是為了進一步提升辦公自動化的安全性，提高企業的發展效率。

辦公自動化的安全防範與措施論文 篇二

摘要：隨著計算機的技術普及，利用聯網實現辦公自動化已成為迫切的需要。

其目的就在於更有效地提高辦公效率。

由於網站的廣泛使用，自動化辦公安全問題也成為目前網路安存在的問題之一，如何提高網路安全，以及檔案在傳輸中的安全係數得以提高，成為當今社會辦公自動化急需解決的問題。

關鍵詞：辦公自動化網路安全；入侵；感染

一、引言

辦公自動化系統一般是基於Tcrilp協議並採用了Internet的通訊標準和Web資訊流通模式的Intra-net，它具有開放性，因而使用時非常方便。

但也帶了許多安全問題，如病毒入侵、黑客入侵等。

二、辦公自動化網路中常見的安全問題

（一）網路病毒的傳播與感染

伴隨著計算機以及網路的快速發展，涉及的計算機木馬程式不斷的出現和升級，其破壞性也隨之增加。

網路病毒較其他計算機病毒更具有傳染性，且有很強的再生和擴散能力；其二具有隱蔽性，計算機病毒是一段沒有檔名的程式，通常隱藏在正常程式中，潛伏起來，在其發作之前很難被發現；其三具有激發性，計算機病毒發作都有一個特定的激發條件，當外界條件滿足計算機病毒發作的條件時，才被啟用，並開始傳染和破壞；其四具有破壞性，網路病毒會破壞系統的部分或全部資料，可篡改一些資料而擾亂系統的正常工作，甚至可以徹底破壞整個計算機系統。

（二）黑客網路技術的入侵

目前的辦公自動化網路都是採用了以廣播為技術基礎的乙太網，在同一乙太網中，任何兩個節點之間的通訊資料包，不僅可以為這兩個節點的網絡卡接收，也同時可以為處在同一乙太網上的任何一個節點的網絡卡所擷取，因此，外網及網際網路中的黑客只要侵入辦公自動化網路中的任意節點，就可以捕獲到在這個乙太網上的所有資料包，並對其進行解包分析，從而竊取相關資訊，造成資訊的失竊。

（三）自然災害、突然停電、地震、誤操作等都會造成資料的破壞和丟失，也是辦公自動化中較常見的安全問題。

三、計算機網路病毒的防範與措施

辦公自動化系統的安全包括網路裝置、配套裝置的安全、資料的安全、通訊的安全、執行環境的安全，下面我將著重從做好內網安全控制和防範外網非法入侵以及內外網相互間採取相應的措施等方面進行探討。

（一）內網安全控制

1、加強網路伺服器的安全

對網路伺服器一般要做磁碟映象、磁碟雙工、伺服器映象等工作，所謂磁碟映象就是伺服器上同一塊磁碟控制卡帶一對硬碟，資料被寫到一個硬碟後再被複制到另一個硬碟，如果一個硬碟失效，映象功能自動使用另一個，不會使資料丟失。

所謂磁碟雙工就是同一個伺服器上安裝兩個硬碟系統，同時工作，實現資料雙重備份，一個硬碟系統失效，另一個立即接管網路執行。

所謂伺服器映象，即建立配置相同的兩臺伺服器，一臺為主伺服器，一臺為從伺服器，當主伺服器出故障時，從伺服器立即自動接管，不影響網路執行。

2、加強軟體系統的安全以及使用者合法使用資源

使用者儘量地使用設計完善的安全控制功能程式的應用軟體，使用者對資料的存取應有明確的授權策略，保證使用者只能開啟自己許可權範圍之內的檔案。

系統中的重要資料在資料庫中應有加密和驗證措施，如使用者身份，訪問控制，對使用者許可權以及使用者賬戶進行維護和管理，設定相應口令與更換；加密與金鑰管理；監視和控制網上的破壞安全系統的行為，以防止口令洩露可能帶來的損失。

（二）加強防範外網非法入侵

辦公自動化網路最安全的保密方法莫過於不與外網聯網，但是由於工作的需要，區域網與廣域網的連線是大勢所趨，因此，必須防止辦公自動化網路與外部網路連通後保密資訊的外洩和來自外網的非法入侵。

1、在辦公自動化網路中安裝防毒軟體

在網路環境中，病毒的傳播迅速蔓延，僅單機防殺是很難消除網路病毒，必須適用於區域網，廣域網，全面的反病毒產品。

為了達到預防和控制計算機病毒的病毒預警和入侵檢測系統，可以在辦公自動化系統，網路版防毒軟體安裝在辦公自動化網路系統的安裝。

本地網路和其他網路資料交換，本地網路工作站和伺服器之間的資料交換，本地網路之間的資料交換，每個工作站都必須通過檢測和過濾網路防病毒伺服器，這樣可以保證實時網路病毒查殺和預防。

2、加強重要資料的備份

辦公自動化系統資料受到破壞之後，最主要的依賴於資料備份方案。

資料備份的目的在於儘早可能快地全盤恢復執行計算機系統所需的資料和系統資訊。

備份不僅在網路系統硬體故障或認為失誤時起到保護作用，也在入侵者非授權訪問或對網路進行攻擊及破壞資料完整性時起到保護作用，同時就是系統災難恢復的前提之一。

3、加強預防網路操作過程中的病毒傳染

相對於單機病毒的防護來說，網路防病毒最大的特點在於網路的管理功能，辦公自動化系統的網路病毒防治具有更大的難度，網路病毒防治應與網路管理緊密結合。

網路病毒可以通過網路資源共享，電子郵件的傳送、FTP下載、WWW瀏覽以及系統漏洞進行攻擊。

因此，在網路操作過程中應該特別注意防範網路上（特別是Internet）病毒的傳播，是當前保護辦公自動化系統正常執行的手段之一。

（三）加強內外間的病毒防治

1、加強隔離使內外網分開

在局域辦公自動化網路和外網之間，設定物理隔離，是保護辦公自動化網路安全的最主要、有效、經濟的辦法之一。

第一是：隔離路由器。

第二是：藉助防火牆進行隔離。

用於阻止外部入侵者進入區域網內部，只允許區域網內部使用者訪問外部網路，通過允許或拒絕定址到計算機的通訊來保護計算機。

2、加強訪問控制

辦公自動化，網路訪問控制的保安措施可分為三個部分，內部網路，檢疫隔離，外部網路。

每個部分設定不同的訪問控制方法。

內部網路是一個開放的區域，它不提供任何服務，外部的，外部的使用者，並檢測其IP地址，這是很難攻擊它。

檢疫提供對外服務，開放系統和資訊的地區，因為它的開放性，使它成為黑客，但由於內部網路的目標，它是孤立的，即使攻擊不會危及內部網路，內部網路資源的雙重保護，以防止入侵，同時也便於管理員監控和診斷網路故障。

參考文獻：

[1]趙永賢，馬士軍。計算機資訊處理[J]。2007

[2]孫鍾秀，廖文和，徐寶文。辦公自動化[M]。河海大學出版社，2009

[3]徐金萬，陳允豐，謝正義。電子政務[M]。河海大學出版社，2010

[4]趙永賢，周廣俠。技術工人資訊化[M]。江蘇大學出版社，2007

[5]牟書貞。微機使用與維修[M]。新時代出版社，2009

辦公自動化的安全防範與措施論文 篇三

1簡析辦公自動化

在瞭解計算機資訊科技在辦公室應用之前，我們需要知道，什麼是辦公自動化。辦公自動化（officeceautomation，簡稱OA）是一門為了提高效率和管理水平，並使辦公系統達到決策正確的目、管理方便、資訊靈通的科學技術武裝辦公系統，這項辦公系統在7O年代中期國際上發展成熟為一門綜合性技術，辦公自動化已經是計算機資訊科技的重要標誌。OA是將人與機器裝置組合在一起，為了達到更高效快速的處理效果而應運而生的一項技術，其最大特點就是將複雜的工程交給了先進的計算機網路，併合理應用。以下介紹可知辦公系統應用計算機資訊科技的優勢：對於資訊處理：①資訊高速運輸。②資料儘量保證完整。③方便辦公資料查詢。④降低失誤率。對於公司利益本身：①辦公成本降低。②掌握辦公人員基本情況。③提高工作效率。同時，萬事不是十全是美的，OA也是存在一些缺點：①軟體不夠個性化。②辦公軟體實用性低。經過一系列研究調查表明，現今的辦公人員主要希望使用到方便靈活的計算機資訊科技來進行辦公，而OA系統存在的兩大缺陷卻無法滿足現代人的要求，系統設計千篇一律，過於死板以及功能多而不精的缺點，導致許多計算機資訊科技資源浪費，不能達到技術與資源同時物盡其用的環保目的。

2淺析OA的發展趨勢

經過具體的分析調查顯示辦公人員有25%希望實現移動辦公，並且人員數量仍然在不斷上升，這項結果來自於國外權威市場研究機構Forrester的一份研究報告。我們都知道，現代人已經習慣了智慧手機的存在，並且希望所有裝置可以實現像智慧手機一樣的移動自如，這樣辦公就不會單純地被禁錮在辦公室。隨著OA的不斷髮展，軟體和網際網路已經成為辦公中不可或缺的裝置，而為了讓現代人更自如地辦公，讓計算機資訊科技跟上手機族發展的步伐，OA已經達到了人性化的目的，不光是電腦可以使用OA系統，手機也可以使用OA系統，真正地實現了第四代無限移動的辦公模式。而對於未來的辦公系統更是集人性化、介面場景化、應用行業化等優點於一身的高端系統技術。全景辦公將人與機器融為一體，通過語音識別系統以及視訊互動系統等構造一個完善的立體的虛擬辦公空間，當進入OA系統時，不再是面對冰冷的機器，而是真實的環境，真實的辦公場景，以2D或者3D場景展現在辦公人員面前。面對未來高科技技術的極速發展，不論是專有市場還是普通應用，全景辦公系統都將根據具體要求在各方面都有一定的提升。全景辦公還能做到的是將提示資訊與所要傳達的資訊同步。例如，當你要傳達一份郵件時，還需要發簡訊給對方提示，而全景辦公可以做到的是將二者同步，這樣在工作安排的同時系統同時提示以防止工作或者重要事情的遺漏。這樣的全景辦公才是未來計算機資訊科技最應該發展的趨勢，能夠將工作效率提高的同時又可以事半功倍，兩全其美的技術系統才是未來市場的主競爭力。我們都知道，ICT是資訊科技與通訊技術相融合而形成的一個新的理念和新的技術領域，ICT的終端是我們的智慧手機，而智慧手機在未來變成一個融合各種應用的終端。這樣的智慧終端已然成為大家手中不可或缺的一部工具，同時，智慧終端需要在不斷的進步中變得更加智慧便捷。不同於傳統的是，現在的消費者希望所有一切都可以在綜合資訊服務處買到而不是買通訊服務找運營商，買IT終端找電腦公司，買軟體找軟體公司，買整合服務找整合商。隨著時代的變化，傳統OA應用將通訊和資訊科技完美融合，引起商業模式的重大變革，商業生態環境和價值鏈也都將全面重絹。

3辦公自動化系統的功能需求簡介

現在的辦公技術最傳統的就是使用Microsoft0ffice或者WPS0f—fice這一類的文書處理軟體，這樣的軟體無法實現資訊的共享與交流，因此每一臺計算機都被稱作“資訊孤島”。以下是對辦公自動化功能的具體介紹：第一，實現遠端辦公功能。將經理人員和決策者異地遠端聯絡起來，使OA含有開放性和互聯性的特點，這樣的功能能夠讓整個集團都資訊共享，提高效率。過去的辦公軟體都需要在紙張使用的基礎上，通過反覆曲折的過程才能確定下一個專案或者一個檔案，而現在的OA系統，將網際網路的功能與辦公軟體功能集於一身，方便使用者，更方便了整個公司的決策者。一項遠端辦公功能可以提高整個公司業務形成的效率，在辦公的同時能夠快速有效地進行實際的實施工作，在非辦公應用中也是較為提倡的一種功能。第二，將整個子業務有機結合。對於實現企業內外資訊，需要高度共享和合理有序的流動，OA系統能夠做到分析各個業務的重要資訊，並將其整合規劃，實現資訊上的共享與交流，這樣方可將整個集團的運作變得整齊劃一，好管理，方便應用，提高工作效率的同時，還能夠保證資訊的完整性、安全性，將整個企業的子業務合理並用共享是OA系統一大特點，只有這樣的系統，才能不使整體受個體影響，而是在各個業務的帶動下更流暢的運作。第三，改變了“資訊孤島”的現狀。網際網路之所以能夠發展壯大就是因為它可以將全世界的資訊相互融合，相互交流，成為一個用不同資訊填滿的大網，而OA系統的革新也是如同網際網路，能夠在辦公使用中讓使用者之間實現資訊交流，能夠在辦公的同時共享資源。現代辦公最大的特點就是資訊量大、設計崗位和人員眾多、處理流程複雜以及需求變化大等。好好利用OA系統功能的多樣性和靈活性，才可以全方位地讓辦公自動化系統服務於整個企業，整個社會。

4無紙化辦公真正實現

對於紙張的使用，尤其是辦公室用，存在太多鋪張浪費的狀況，如今我們都提倡的節約節能，在OA系統的使用下能夠真正實現無紙化辦公。對於工作者而言，無紙化辦公就是將他們從無聊繁瑣的工序中解脫出來，不光是針對那些沒用又低端的形式化工作，就算是重要的合同或者承諾，使用紙張的見證仍然不如高科技技術的保留。這樣一來，工作者的工作效率能夠極大地提升，將省下來的時間去做更多的有意義的事情，這也是現代社會人性化的表現。而對於含有電子印章技術的辦公自動化系統，可以將各個部門和各個環節的單獨處理工作串聯起來，減少了大量勞動力。

5結束語

我國的OA應用可以說是技術時代的新產品，是計算機資訊科技的發展帶動了整個辦公自動化的前進。辦公可以更加自由自在不受束縛，同時能夠隨時、隨地、隨身、隨心地投入工作中，打破了人與人交流的尷尬，也不斷突破了計算機資訊科技枯燥乏味的既定問題，從此的辦公環境是輕鬆自在，輕鬆美好，更重要的是將人與人的競爭降低，減小現代人的生活壓力，為自己的生活又增添了些許的樂趣，使工作變得有價值，更樂意而不是被動工作。

辦公自動化論文 篇四

摘要

辦公自動化是將現代化辦公和計算機網路功能結合起來的一種新型的辦公方式。企業辦公自動化系統在此基礎上實現企業的快速運轉和交流，進而有效提高企業辦公效率。在市場競爭過程中，對於一個企業而言，對資訊的掌握程度、資訊獲取是否及時、資訊能否得到充分的利用、對資訊的反應是否敏感準確，也越來越成為衡量一個企業市場競爭能力的重要因素。辦公自動化實現團隊的通訊、共享、管理和制訂各種專案文件或日程安排，使專案或臨時任務中交流想法、共享資訊、協同完成任務變得更輕鬆。今天，在現代企業推行辦公自動化更有其重要性。

關鍵詞：辦公自動化 企業管理 重要性

辦公自動化是應用計算機技術、通訊技術、系統科學和行為科學等先進的科學技術，不斷使人們的部分業務藉助各種辦公裝置，並由這些辦公裝置與辦公人員構成服務於某種目標的人機資訊系統。即通過區域網或廣域網，採用各種媒體形式，管理和傳輸資訊，改變傳統辦公的面貌，實現無紙化辦公，從而最大限度地提高辦公效率和改進辦公質量及辦公環境和條件，實現辦公活動的自動化與科學化。在市場競爭過程中，對於一個企業而言，對資訊的掌握程度、資訊獲取是否及時、資訊能否得到充分的利用、對資訊的反應是否敏感準確，也越來越成為衡量一個企業市場競爭能力的重要因素。

1 辦公自動化的發展史及現狀

1.1 辦公自動化發展史

辦公自動化的發展其實是一個不斷求新求變的過程，縱觀辦公自動化的發展歷程，是伴隨著企業資訊化發展的浪潮起伏。不同的資訊化發展階段也對應不同的辦公自動化發展階段：

1.1.1 檔案型辦公自動化

我們對辦公自動化的初步認識實際上從上個世紀80年代開始。1985年全國召開了第一次辦公自動化規劃會議。那時計算機還是一個稀罕物，初步的辦公自動化實際上從單機版的辦公應用軟體開始，例如WPS、MS OFFICE、Lotus1-2-3等軟體，當時許多人把辦公自動化稱為“無紙化辦公”。該階段主要關注個體的工作行為，主要提供文件電子化等服務，所以我們可以將該階段稱之為“檔案型辦公自動化”。

1.1.2 流程性辦公自動化

該階段從最初的關注個體、以辦公檔案/檔案管理為核心的檔案型辦公自動化， 到目前正在成為應用主流的流程性辦公自動化，它以工作流為中心，實現了公文流轉、流程審批、文件管理、制度管理、會議管理、車輛管理、新聞釋出等眾多實用的功能。

1.1.3 知識型辦公自動化

隨著辦公自動化系統應用的逐步深入，企業的員工每天上班做得第一件事情可能就是登陸辦公自動化系統，收一下郵件、看看公司最新的新聞、處理自己今天需要待辦的工作等。辦公自動化儼然成為一個日常工作的基礎平臺，企業已經不可離開它了。但是新的挑戰又產生了：如何藉助這個平臺能夠讓員工合適的場景下，合適的時間裡獲取合適的知識？如何藉助該平臺來沉澱組織的最佳實踐並傳遞到整個組織？這樣可以大大節省員工查詢知識的時間、減少不必要的重複勞動、提高工作的效率、沉澱組織的知識、提高組織的應變速度，並最終最大化提升組織及個體的產能，全面提升企業的管理。其作用這裡有：

① 協同工作平臺：通過實時通訊、線上感知、團隊協同等。

② 知識管理平臺：實現知識的沉澱、共享、學習、應用和創新，整個組織能夠積累基於戰略的核心知識資產，為高層管理提供決策支援和資訊情報。

③ 專案協作平臺：通過為專案團隊提供一個全方位的溝通、協作平臺，提高多專案組的工作效率和質量，使專案成員可以在靈活的時間、地點對他人或事務的需求做出即時的響應。

④ 激情管理平臺：從企業文化建設著手，提高員工工作激情，營造一個相互幫助、相互理解、相互激勵、相互關心的共同工作氛圍，從而穩定工作情緒，激發工作熱情，形成一個共同的工作價值觀，進而產生合力，實現共同目標。

⑤ 企業通訊平臺：建立企業範圍內的電子郵件和網路通訊系統，包括Web Mail、網路會議、實時通訊、手機簡訊、WAP和傳真自動收發，使企業內部通訊與資訊交流快捷流暢，並且與Internet郵件互通。

⑥ 資訊釋出平臺：為企業的資訊釋出、交流提供一個有效的場所，使企業的規章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項及時傳播，使企業員工能及時感知企業發展動態。

⑦ 行政辦公平臺：實現辦公事務的自動化處理。通過公文流轉改變了企業傳統紙質公文辦公模式，企業內外部的收發文、呈批件、檔案審批、檔案管理、報表傳遞、會議通知等均採用電子起草、傳閱、審批、會籤、簽發、歸檔等電子化流轉方式，真正實現無紙化辦公。

⑧ 資訊整合平臺：辦公自動化系統能把企業的業務資料整合到工作流系統中，使得系統介面統一、帳戶統一，業務間通過流程進行緊密整合。

1.1.4 智慧型辦公自動化

隨著組織流程的固化和改進、知識的積累和應用、技術的創新和提升，最終辦公自動化系統將會脫胎換骨，全新的“智慧型辦公自動化”成為未來的發展方向，該階段辦公自動化更關注組織的決策效率，提供決策支援、知識挖掘、商業智慧等服務。

1.2 辦公自動化的憂患

1.2.1 網際網路協議是開放的、面向大眾的，安全效能差

其網路協議（TCP/IP、HTTP等）由於便於連線、方便使用，已成為開放的、面向大眾的網路協議，協議在安全方面考慮的很少，而且建立的比較早，被“黑客”發現的漏洞愈來愈多，安全效能愈來愈差。

1.2.2 作業系統、網路硬體、應用程式漏洞多

現在看作業系統漏洞已經無法避免，尤其是微軟開發的windows系列。早已被世界公認為漏洞最多的作業系統，所以銀行等一些特殊的部門，他們大多數採用的據說是一種叫做UNIX的資料庫系統，安全係數相對高很多。

1.2.3 網上魚龍混雜，網路攻擊者猖獗

現在由於黑客工具的大量開發，很多稍懂點微機的人都可能成為黑客，有的是為了好玩，試試身手，煩人的是那些惡意破壞，盜取資料的。

1.3 辦公自動化發展的整體現狀

我國辦公自動化發展已經歷三個發展階段，各單位辦公自動化程度有所不同，大致可以分為四種情況：

（1） 起步較慢，還停留在使用沒有網際網路的計算機，使用MS Office系列、WPS系列應用軟體以提高個人辦公效率。

（2） 已經建立了自己的Intranet網路，但沒有好的應用系統支援協同工作，仍然是個人辦公。網路處在閒置狀態，單位的投資沒有產生應有的效應。

（3） 已經建立了自己的Intranet網路，單位內部員工通過電子郵件交流資訊，實現了有限的協同工作，但產生的效益不明顯。

（4） 已經建立了自己的Intranet網路，使用經二次開發的通用辦公自動化系統；能較好的支援資訊共享和協同工作，與外界聯絡的資訊渠道暢通；通過Internet釋出、宣傳單位的有關情況；Intranet網已經對單位的管理產生了明顯的效益，現在正著手開放或已經存在使用針對業務制定的綜合辦公自動化系統，實現科學管理和決策，增強單位的競爭力，使企業不斷髮展壯大。

1.4 當前實現辦公自動化的解決方案

一個單位要實現辦公自動化，其解決方案應遵循以下步驟：

（1） 搭建單位的Intranet網路，這是辦公自動化的應用網路平臺。

（2） 對於應經擁有Intranet網路的單位，需要一套通用辦公自動化系統。

（3） 對於那些已經存在使用通用辦公自動化系統的單位或者只有Intranet網路並打算一次到位實施辦公自動化的單位，進一步的工作將是開發針對其具體業務的一套綜合辦公自動化應用系統。

2 現代企業辦公自動化的功能需求 隨著經濟環境的改變，社會進步正在不斷加速，越來越多的企業迫切需要一個可以實現內外資源整合的高效的辦公自動化資訊系統，從而提升其管理水平。

2.1 資訊釋出功能

 釋出資訊

本功能供具有釋出許可權的使用者釋出資訊，部門資訊管理員或以上級別的使用者有釋出資訊的許可權，部門使用者和訪客沒有釋出資訊的許可權。

可以使用的資訊格式有“附圖片資訊”和“文件資訊”兩種。兩種資訊都具有資訊標題，所不同的是，釋出者可以在“附圖片資訊”的資訊正文後加入圖片，而“文件資訊”沒有資訊正文，釋出者須指定“文件資訊”中的文件（可以是任何格式的檔案，但推薦使用Word文件、excel文件和文字檔案）。

使用者釋出資訊時須指定：

① 資訊型別（如果該型別的資訊全部使用者可讀，則不用指定下面三項） ② 可以閱讀該資訊的最低許可權

③ 讀限制標誌（所有部門皆可閱讀，還是將閱讀範圍限制為某些部門）（若讀限制為某些部門）可以閱讀該資訊的部門（一個或多個）

 閱讀資訊

使用者登入系統後，都可以檢視資訊，但他(她)所能閱讀的資訊根據其讀許可權的級別而有所差別。訪客只能閱讀所有使用者均可閱讀的資訊，如公告、合理化建議等；其他使用者除了可以閱讀所有使用者均可閱讀的資訊外，還可以閱讀以下資訊：所有部門皆可閱讀的，而且最低讀許可權小於或等於當前使用者的讀許可權的資訊；當前使用者所屬部門可讀的，而且最低讀許可權小於或等於當前使用者的讀許可權的資訊。

2.2 公文流轉功能

 登陸公文流轉子系統

使用者進入公文流轉子系統後的操作如下：

① 能夠看到系統給的公文審批通知資訊。形式以滾動條或其他訊息框方式給出。初始登入使用者為集團所有人員並擁有自己的登入名和登入密碼。

② 登入公文子系統就要同時開啟本登入使用者的待審檔案列表。促使使用者進入系統就進行審批檔案。

 公佈公文檔案

集團所有人員都可以釋出公文。使用者按照公文的要求釋出自己的公文（公文號、標題、內容、釋出時間、釋出人、附帶文件及文件型別）。每人釋出的公文除了管理員有所有管理許可權之外只能由自己或已審批過的人檢視。

 選擇審批流程

使用者自己填寫的公文成功提交後，進入到選擇審批流程。流程分為兩種：固定流程和定製流程。

① 固定流程

由發起人在固定流程表中選擇一個審批流程。分為：

(a) 發起人選擇固定流程表中一個審批流程。

(b) 若需要對固定流程進行維護（增加、修改），提供選擇固定流程前到固定流程維護介面的入口，並能夠返回。也就是說使用者在選擇固定流程時，可以先進入到固定流程維護介面進行維護，然後返回選擇介面選擇一條固定流程。

② 定製流程

發起人發起公文後或上一個審批人審批完後，按照先部門後人員選擇下一步的審批人，完成後提交。

 檢視審批檔案狀態

發起人可以對自己發起的公文進行維護，維護型別如下：

① 檢視：檢視本人發起的公文的審批情況。

② 前置：本功能提供檢視的公文是正在審批過程中的檔案。

③ 刪除：在還沒最終審批完成之前，對本人發起的公文，進行作廢處理。審批人可以對自己審批的檔案進行檢視。

 審批檔案並選擇下一個審批人

使用者進入到公文子系統就直接審批檔案，若本公文審批流程為固定流程，則審批後提交完成，若審批流程為定製流程，則如同上面選擇審批流程功能模組中的“定製流程”。

 查詢歷史檔案

歷史檔案為已經完成最後審批的檔案。

所有人都只能檢視自己發起或者審批過的歷史公文資訊，但不能進行修改。其他人釋出的檔案自己又沒進行審批則沒有許可權檢視。歷史檔案的刪除操作由管理員進行。作廢處理的檔案只能由管理員才能夠檢視。

 管理員查詢瀏覽檔案

查詢檔案描述

① 按照一定關鍵字進行檔案查詢，提供按公文名稱，發起人，發起時間，審批人以及人員編號等查詢。

② 檢視分列表和詳細兩種方式。

③ 管理員可以檢視歷史檔案，也可以檢視在審的檔案。管理員可以檢視作廢處理的檔案。

 管理員管理檔案

管理員對所有公文有刪除、檢視的許可權。

① 檢視：檔案及其審批情況或歷史公文。可以對所有公文起到監查的作用。 ② 刪除：檔案及其審批情況或歷史公文。管理員對正在審批或已經審批完成的公文認為該作廢的可以作廢處理，作廢處理的檔案並沒從資料庫中徹底刪除。例如內容不是健康的，則要即時作相關處理，並且作廢處理的檔案只能由管理員檢視處理。

 使用者管理

主要是對使用者的許可權管理：目前暫設所有人都有釋出公文的許可權。其他使用者許可權例如使用者對固定流程的維護許可權等在程式中控制，對管理員不作管理要求之外，使用者管理暫沒有特殊要求。

2.3 考勤管理功能

 考勤登記

該部分的功能如下：

考勤登記在使用者登陸辦公自動化系統網站時即開始；當用戶登陸時，系統獲取當前工作時間，根據系統設定的考勤時間判斷該使用者是否是正常上班，還是遲到或曠工等性質。同時記錄到考勤登記表中。

 加班登記

加班登記有如下功能：

① 加班登記由加班人員自己操作。為防止弄虛作假，每次加班需提供一個稽核人。

② 加班人員只有登記許可權，沒有修改和刪除許可權。若需要修改等操作可以請系統管理人操作。

 查詢本人考勤資訊

查詢本人考勤資訊部分提供本人查詢自己的考勤資訊，提供兩種方式的查詢：

① 時間：可以查上兩個月的考勤。

② 考勤型別：可以查正常考勤記錄、加班記錄或出差等。

 非正常考勤登記

非正常考勤登記只能由管理員操作，專門對出差、請假休假和曠工等考勤進行登記。

一般使用者沒有此項操作許可權。

 考勤統計

考勤統計也是由系統管理員操作，一般使用者無該操作許可權。

考勤統計有兩個功能：

① 統計某個員工當月、上月或一年的考勤情況。

② 列印考勤報表功能。

 系統時間管理

該部分也是系統管理人員操作，每個月對應一條記錄

系統時間管理部分專門設定下月的工作天數，每天的小時數，曠工時限以及上班起始時間設定等。

當月每天的考勤計時就根據系統時間管理表中的設定進行計算。

 考勤資訊維護

該部分也是由系統管理員操作

① 由系統管理人員對某個員工一年之內的所有考勤進行維護，包括增加、刪除、修改和檢視等。

② 可以對個人的考勤資訊列印報表。

 加班資訊維護

該部分也是由系統管理員操作

① 由系統管理人員對某個員工一年之內的所有加班資訊進行維護，包括增加、刪除、修改和檢視等。

② 可以對個人的加班資訊列印報表。

2.4 辦公室管理功能

 公共場地與公共財物使用管理

提供對公司的公共場地（如會議室、卡拉OK廳）、公共財物（如公車、照相機、攝影機）的使用記錄。包括以下幾個子功能：

① 公共場地和公共財物使用管理

提供對公司公共場地和公共財物使用情況的維護功能，包括使用、歸還、預訂、取消預訂等。

② 公共場地和公共財物管理

提供對公司公共場地和公共財物記錄的維護功能，包括對公共場地和公共財物記錄的增加、刪除和修改。

③ 查詢功能

查詢某時間點公共場地與公共財物的使用情況。

查詢某公共場地與公共財物在一段時間內的使用記錄。

 公司裝置管理

對公司裝置的進行管理，並提供一般的查詢功能。包括以下幾個子功能： ① 裝置管理

提供對公司裝置記錄的維護功能，包括對裝置記錄的增加、刪除和修改。 ② 裝置類別程式碼表管理

提供對公司裝置類別記錄的維護功能，包括對裝置類別記錄的增加、刪除和修改和作廢。

③ 查詢功能

按照部門、物品種類、供貨人（單位）進行查詢，列出公司裝置的統一清單。  日常活動安排管理

主要是公司集體的日常活動安排，例如公司未來兩日的旅遊安排，工會活動安排等。包括公司領導可以公開的活動情況，例如領導接待客人，有貴賓來訪等。

① 日常活動安排管理

提供對公司日常活動記錄的維護功能，包括對日常活動記錄的增加、刪除和修改。

② 查詢功能

以周為單位瀏覽，列表顯示日常活動，可定製時間段進行查詢。

 辦公用（消耗）品管理

提供對公司所有辦公用品進行統一記載的功能。辦公用品是指紙張、列印墨盒、文具等消耗品。包括以下幾個子功能：

① 辦公用品使用情況登記

提供對辦公用品使用情況的登記功能，包括辦公用品的領用和辦公用品的歸還。對辦公用品的領用/歸還，應在現有辦公用品數量中應減去/加上所領用/歸還的數量。出於實用性和複雜性的考慮，歸還功能可暫緩實現。

② 辦公用品管理

提供對公司辦公用品的維護功能，包括對辦公用品的增加、刪除和修改。 ③ 查詢功能

按物品、時間、部門、人員、總計等進行查詢，並列表顯示辦公用品的使用情況。

2.5 系統管理功能

 部門管理

部門管理模組供系統管理員管理部門的資訊，包括新增部門和刪除部門兩個功能。

 資訊型別管理

資訊型別管理模組供系統管理員增加和刪除資訊型別。系統管理員增加資訊型別時，應指明該型別資訊是否網站的所有使用者均可閱讀。網站的所有使用者均可閱讀的資訊有公告、合理化建議等。

3 辦公自動化在現代企業管理的重要性

傳統的辦公方式使人們耗費大量的時間和精力，用手工處理那些繁雜、重複的工作。用先進的現代化工具代替手工作業，無疑是生產力發展的方向。辦公自動化管理系統對傳統辦公方式的革命，順應了技術發展的潮流，是現代企業進入21世紀所必備的工具。

3.1 辦公自動化對現代企業的經營和管理重要性

辦公自動化對於面向二十一世紀的中國企業的經營和管理比以往任何時候更顯重要。資訊社會中，競爭取勝的法寶是資訊，而辦公自動化所收集、處理、分析的物件正是“資訊”。中國企業在管理手段與管理思想方面已經落後於發達國家企業，迫切需要通過推行辦公自動化來改善經營管理手段，提高管理水平，增強企業競爭力。

推行辦公自動化，能給中國企業的經營者和管理者在行為方式和思維方式上帶來革命性進步。在企業中做IT工作都深受一個共同的難題長期困擾:企業經營和管理方式太不規範、太不嚴謹，缺乏全域性觀和系統觀，人為因素太多，而且變化不定。這不僅為企業的經營和管理帶來盲目性，而且為推進資訊管理設定了障礙。推行辦公自動化，不僅是管理手段的改善，更重要的是帶來管理思想的進步。

企業辦公日益從過去的文祕型向自我服務型轉變。辦公自動化為使用者提供的正是自我服務的支援，這正說明了辦公自動化已成為一種潮流，一種趨勢、一種更好的企業辦公方式。

3.2 辦公自動化是現代企業資訊化的必要條件

辦公自動化管理系統是現代企業資訊化的必備條件。我們知道現代 企業要想在激烈的市場競爭中爭得一席之地，一是靠人才，二是靠資訊，這是企業取勝的必備條件。企業的資訊化保證企業全方位得到最新資訊。它包括企業的科研、生產、營銷、辦公等方面廣泛利用計算機的網路技術，構築企業的數字神經系統，全方位改造企業，以降低成本和費用，增加產量和銷售，提高企業經濟效益。通過辦公自動化系統，我們可及時掌握市場資訊，正確決策，從而以最快的速度、最好的產品、最低的價格、最好的服務，參與市場競爭，以達到企業取勝之目的。

3.3 辦公自動化是現代企業營銷創新的技術基礎

辦公自動化系統是現代企業營銷創新的技術基礎。營銷創新是指企業儘可能地利用現代高新技術手段辦公自動化系統，最有效、最省錢地謀求新的市場的開拓和新的消費者的挖掘。它包括應用新的廣告媒體，採用新的售後服務途徑，開發新的使用者等。辦公自動化系統給現代企業的經營者和管理者在行為方式、思維方式上帶來了革命性的轉變。作為企業的決策人，廠長或總經理通過辦公自動化系統能一目瞭然地瞭解許多科室、部門，甚至基層一線大量、動態、錯綜複雜的資料和資訊，並進行及時、準確地分析和處理。企業內部多方面的資源，包括人、

財、物、產、供、銷、研等如何得以合理調配平衡和充分利用。辦公自動化正是建立在這樣的科學管理思想體系上的高效、整合的計算機輔助企業管理系統。通過管理思想這個軟體的具體應用來完成企業整個生產經營活動中所有資訊和資料的接收、流轉、處理、統計、分析等加工過程。從而使企業在每個環節上做到準確、及時的決策和控制。

3.4 推行辦公自動化對現代企業帶來了進步

首先能極大地提高工作效率，不用拿著各種檔案、申請、單據在各部門跑來跑去，等候審批、簽字、蓋章。這些都可在網路上進行。其次是節省運營成本:包括時間和紙張。第三是規範單位管理:把一些彈性太大不夠規範的工作流程變得井然有序，比如:公文會籤、計劃日誌、用款報銷等工作流程審批都可在網上進行。第四是提高企業競爭力、凝聚力:員工與上級溝通很方便，資訊反饋暢通，為發揮員工的智慧和積極性提供了舞臺。無疑，企事業的單位的內部的凝聚力將大大增強。第五是使決策變得迅速科學:高層決策不再是不瞭解情況，缺乏資料的環境下拍腦袋的事，而是以資料和真相為依據做出的科學的決策。

近年來，隨著網路技術的迅速發展普及，通過利用先進的網路資訊技術，實現辦公自動化的解決方法，被稱為網路辦公自動化解決方案。隨著INTERNET技術，國際網際網路絡的發展，目前的辦公自動化已由傳統的區域網內互聯互通上升到了支援移動辦公，遠端辦公管理等更廣闊的領域。

結論

辦公自動化系統是一個將企業管理及基礎辦公需求作為核心，基於B/S模式的資訊服務系統，它集先進的計算機技術與辦公自動化理論於一身，適應當今辦公自動化系統的開發需求。辦公自動化滿足了企業的辦公網路化，自動化的管理需求，提高了企業內部的管理水平，進而全面提升了企業在市場中的綜合競爭力。

在市場競爭過程中，對於一個企業而言，對資訊的掌握程度、資訊獲取是否及時、資訊能否得到充分的利用、對資訊的反應是否敏感準確，也越來越成為衡量一個企業市場競爭能力的重要因素。辦公自動化對於面向二十一世紀的中國企業的經營和管理比以往任何時候更顯重要。資訊社會中，競爭取勝的法寶是資訊，而辦公自動化所收集、處理、分析的物件正是“資訊”。所以，現代企業迫切需要通過推行辦公自動化來改善經營管理手段，提高管理水平，增強企業競爭力。

致謝

首先誠摯的感謝指導老師郝瑞娥，在老師指導下使我得以完成論文。老師的細心指導使我獲益匪淺，再次感謝老師的幫助和指導。另外，也要感謝我的同學和好友，她們同我一起在完成論文過程中互相幫助，讓我的大學生活豐富多彩，是她們給我幫助和支援。再次，我要感謝我的父母，是他們辛勤的勞動和汗水養育了我，是他們的叮嚀和督促，讓我在遇到困難的時候能夠勇敢面對。

參考文獻

[1] 刑飛，基於知識管理的辦公自動化系統研究[D]，科技資訊，2010年23期

[2] 劉雁，OA辦公自動化系統在企業中的實際應用價值，科技資訊，2009年13期

[3] 韓小強，網路辦公自動化系統構架設計綜述中小企業管理與科技，2009年12期

[4] 劉士傑，《辦公自動化裝置的使用與維護》人民郵電出版社