什麼是電話禮儀【新版多篇】

電話禮儀常識 篇一

電話中的稱謂：詢問對方的姓名時應該説：“請問您貴姓？”，不能直接問“你叫什麼名字？”。如果對方告訴你他的姓名，應該對姓名中的每一個字進行確認。眾所周知，姓名就是一個人的代表符號，對姓名的重視可以暗示對他的尊重，同時可以避免產生“音同字不同”的錯誤。即便知道了對方的全名，在隨後的稱謂中也不要直呼其名，儘量使用“姓+職務”的稱呼方式，或者説××先生、××女士。

措辭。電話交談應該語言簡潔、措辭高雅，避免俚語或者不禮貌的語言。

聲音的把握。有研究顯示，當你與別人交流時，你説話的內容對別人的影響佔20%，而你的聲音對別人的感染力佔到80%。因此，聲音的作用不可小覷。在電話裏應該保持語調積極、明朗；合適的語速可以控制交流的節奏，如果對方語速過快，你可以比他稍慢一點，反之，如果對方説話很慢，你可以比他稍快一點，兩種情況都保持差距不太大。如果兩個人説話節奏相差很大，雙方都會感覺到不和諧，會影響雙方的愉快溝通；總之，聲音的把握能夠經營電話交流的感覺，傳遞你積極、鎮定的工作風格。

微笑的魅力。不要以為電話另一端的人看不見你，就不必在意自己的表情。其實人的情緒、態度、聲音、表情、動作等外在與內在的`狀態是整體統一的。不要試圖讓自己板着臉孔卻説出悦耳動聽的語言，即便那樣，你的聲音也是乾澀的，毫無感染力可言。微笑不只是表情，而是一種美好的感覺，在電話裏看不到但是感覺的到！

你的情緒和身體姿態。如果你趴在辦公桌上接電話，聲音會顯得悶而不暢，會給對方造成困惑；如果你一邊焦慮其他的事情一邊打電話，對方能夠聽出你有些急切。因此，掌握情緒、保持良好的身體姿態是很有必要的。

正確處理接電話過程中的各種情況。如果對方要找的人不在，應該説“他(她)恰好不在”，或者説“公務外出”，不要透露同事的去向。若有留言需轉告，應該記錄下來，以免忘記交給同事，或者因為事情太多而弄錯電話內容。如果電話需要轉接，應該説“好的，請稍等。”若分機無人接聽轉回總機，應該用第一次接電話的方式接聽。如果電話中噪音比較大，聽不清對方説話，應該直截了當的告訴對方“對不起，我聽不清您講話，請您再撥一遍。”有時辦公室內恰好有客人在，電話鈴聲響起時，應該對客人禮貌的説明“對不起，我接個電話。”對自己沒有及時接到的電話，應該在二十四小時以內給予回覆，如果有特殊的情況沒能及時回覆，一定要向對方做一個簡單的解釋。

接電話的時間與掛斷電話。商務電話不是“煲粥”，時間一般不應超過三分鐘。掛斷電話時，應該禮貌的説“再見”，並由打出電話的一方先掛斷電話。

電話禮儀常識 篇二

打電話時，需注意以下幾點：

1.要選好時間。

打電話時，如非重要事情，儘量避開受話人休息、用餐的時間，而且最好別在節假日打擾對方。

2.要掌握通話時間。

打電話前，最好先想好要講的內容，以便節約通話時間，不要現想現説，“煲電話粥”，通常一次通話不應長於3分鐘，即所謂的“3分鐘原則”。

3.要態度友好。

通話時不要大喊大叫，震耳欲聾。

4.要用語規範。

通話之初，應先做自我介紹，不要讓對方“猜一猜”。請受話人找人或代轉時，應説“勞駕”或“麻煩您”，不要認為這是理所應當的。

接電話禮儀

接聽電話不可太隨便，得講究必要的禮儀和一定的技巧，以免橫生誤會。無論是打電話還是接電話，我們都應做到語調熱情、大方自然、聲量適中、表達清楚、簡明扼要、文明禮貌。

1.及時接電話

一般來説，在辦公室裏，電話鈴響3遍之前就應接聽，6遍後就應道歉：“對不起，讓你久等了。”如果受話人正在做一件要緊的事情不能及時接聽，代接的人應妥為解釋。如果既不及時接電話，又不道歉，甚至極不耐煩，就是極不禮貌的行為。儘快接聽電話會給對方留下好印象，讓對方覺得自己被看重。

2.確認對方

對方打來電話，一般會自己主動介紹。如果沒有介紹或者你沒有聽清楚，就應該主動問：“請問你是哪位？我能為您做什麼？您找哪位？”但是，人們習慣的做法是，拿起電話聽筒盤問一句：“喂！哪位？”這在對方聽來，陌生而疏遠，缺少人情味。接到對方打來的電話，您拿起聽筒應首先自我介紹：“你好！我是某某某。”如果對方找的人在旁邊，您應説：“請稍等。”然後用手掩住話筒，輕聲招呼你的同事接電話。如果對方找的人不在，您應該告訴對方，並且問：“需要留言嗎？我一定轉告。”

3.講究藝術

接聽電話時，應注意使嘴和話筒保持4釐米左右的距離；要把耳朵貼近話筒，仔細傾聽對方的講話。

最後，應讓對方自己結束電話，然後輕輕把話筒放好。不可“啪——”的一下扔回原處，這極不禮貌。最好是在對方之後掛電話。

4.調整心態

當您拿起電話聽筒的時候，一定要面帶笑容。不要以為笑容只能表現在臉上，它也會藏在聲音裏。親切、温情的聲音會使對方馬上對我們產生良好的印象。如果繃着臉，聲音會變得冷冰冰。打、接電話的時候不能叼着香煙、嚼着口香糖；説話時，聲音不宜過大或過小，吐詞清晰，保證對方能聽明白。

5、用左手接聽電話，右手邊準備紙筆，便於隨時記錄有用信息。

電話禮儀常識 篇三

1)服務禮儀

a按規定着裝，服裝挺括整齊，皮鞋光亮。

b佩帶胸卡，位置規範。

c頭髮整齊、美觀，黑髮長不及領，男不留鬍鬚，女不留寸頭。

d不戴首飾（結婚戒指除外），女員工須化淡粧。

e崗位有人。

f站姿端正，精神狀態良好。

g接待客人熱情主動，有問候，有微笑，用客人的姓名稱呼客人，語言規範，語音清晰。

h身體語言符合規範。

2)酒店周邊信息

熟悉瞭解每個格林豪泰連鎖酒店的周邊信息，包括銀行、醫院、商場、車站、娛樂場所、餐館等等。

3)酒店內部信息

包括酒店總機號碼、傳真號碼、郵政編號、各個分機號碼、餐廳營業時間、價格，還包括酒店房間種類、價格等等。

4)酒店推出優惠措施的內容

a熟悉會員卡的優惠措施、

b節假日酒店推出的活動

5)商務中心各類服務項目的收費標準

a複印、b傳真、c打字、d打印

6)會員卡的各類信息

7)客房信息

包括客房內的設施、設備、房型、間數、朝向、面積等

8)客房內物品的使用方法

包括電視機、吹風機、熱水壺、電話撥號等

9)客房內各種物品的價格

包括牀上用品、衞生間布草、茶具、房間內硬件設施等等

10)前台所用系統

包括酒店HMIS、電話計費系統、公安傳輸系統、門鎖系統、銀行pos機系統

11)酒店前台專用術語

12)護照、信用卡、外幣

熟悉瞭解各個國家的護照，港澳同胞回鄉證、台胞證等。

熟悉各類信用卡，如美國運通卡、VISA卡、JCB卡、DC卡、長城卡、牡丹卡等。

人民幣、外幣堅決在酒店內不允許兑換，但如果客人暫時用外幣做為押金，總枱服務員必須把外幣的號碼寫在押金單上，讓客人簽名確認，並妥善保管好。總枱服務員要了解美金、日元、歐元、英鎊等常見外幣的真假識別方法（原則上不允許客人將外幣作為押金在總枱使用）。

13)POS機的使用

POS機作為信用卡使用時的必備設備，總枱員工要熟悉它的各種使用方法。如預授權、預授權完成、熟悉各家銀行預售權解凍時間、消費、取消、結算等。

14)帳務處理

結帳、欠款離店、應收帳務是總枱員工必須掌握的知識，在實際工作中要注意的地方，以及他們的操作流程，前廳服務員在進行帳務處理時要認真、仔細、準確地進行操作，以免給客人和酒店帶來不必要的損失。

前台接電話禮儀須知

1、接前台聽電話前：

⑴、準備記錄工具：如果大家沒有準備好記錄工具，那麼當對方需要留言時，就不得不要求對方稍等一下，讓賓客在等待，這是很不禮貌的。所以，在接聽電話前，要準備好記錄工具，例如筆和紙、手機、電腦等。

⑵、停止一切不必要的動作：不要讓對方感覺到你在處理一些與電話無關的事情，對方會感到你在分心，這也是不禮貌的表現。

⑶、使用正確的姿勢：如果你姿勢不正確，不小心電話從你手中滑下來，或掉在地上，發出刺耳的聲音，也會令對方感到不滿意。

⑷、帶着微笑迅速接起電話：讓對方也能在電話中感受到你的熱情。

2、接聽電話

⑴、三聲之內接起電話：這是星級酒店接聽電話的硬性要求。此外，接聽電話還要注意：①、注意接聽電話的語調，讓對方感覺到你是非常樂意幫助他的，在你的聲音當中能聽出你是在微笑；②、注意語調的速度；③、注意接聽電話的措辭，絕對不能用任何不禮貌的語言方式來使對方感到不受歡迎；④、注意雙方接聽電話的環境；⑤、注意當電話線路發生故障時，必須向對方確認原因；⑥、注意打電話雙方的態度。⑦、當聽到對方的談話很長時，也必須有所反映，如使用“是的、好的”等來表示你在聽。

⑵、主動問候，報部門介紹自己；

⑶、如果想知道對方是誰，不要唐突的問“你是誰”，可以説“請問您哪位”或者可以禮貌的問，“對不起，可以知道應如何稱呼您嗎？”；

⑷、須擱置電話時或讓賓客等待時；應給予説明，並致歉。每過20秒留意一下對方，向對方瞭解是否願意等下去。

⑸、轉接電話要迅速：每一位員工都必須學會自行解決電話問題，如果自己解決不了再轉接正確的分機上，並要讓對方知道電話是轉給誰的。

⑹、對方需要幫助，大家要盡力而為：作為酒店的員工應盡力去幫助賓客，對於每一個電話都能做到以下事情①、問候 ②、道歉 ③、留言 ④、轉告⑤、馬上幫忙 ⑥、轉接電話⑦、直接回答（解決問題） ⑧、回電話

⑺、感謝對方來電，並禮貌地結束電話：在電話結束時，應用積極的態度，同時要使用對方的名字來感謝對方。

⑻、要經常稱呼對方的名字，這樣表示對對方尊重。

（9）、當手機出現未接電話時要及時回覆短信或者電話，詢問是否有要事等

（10）、若非有要緊事，晚上十點後儘可能不要給任何人打電話，以免打攪別人休息。

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什麼是電話禮儀 篇四

（一）重要的第一聲當我們打電話給某單位，若一接通，就能聽到對方親切、優美的招呼聲，心裏一定會很愉快，使雙方對話能順利展開，對該單位有了較好的印象。

在電話中只要稍微注意一下自己的行為就會給對方留下完全不同的印象。

同樣説: “ 你好，這裏是 XX 公司 ” 。

但聲音清晰、悦耳、吐字清脆，給對方留下好的印象，對方對其所在單位也會有好印象。

因此要記住，接電話時，應有 “ 我代表單位形象 ” 的意識。

（二）要有喜悦的心情打電話時我們要保持良好的心情，這樣即使對方看不見你，但是從歡快的語調中也會被你感染，給對方留下極佳的印象，由於面部表情會影響聲音的變化，所以即使在電話中，也要抱着 “ 對方看着我 ” 的心態去應對。

（三）端正的姿態與清晰明朗的聲音打電話過程中絕對不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢對方也能夠 “ 聽 ” 得出來。

如果你打電話的時候，彎着腰躺在椅子上，對方聽你的聲音就是懶散的，無精打采的；若坐姿端正，身體挺直，所發出的聲音也會親切悦耳，充滿活力。

因此打電話時，即使看不見對方，也要當作對方就在眼前，儘可能注意自己的姿勢。

聲音要温雅有禮，以懇切之話語表達。

口與話筒間，應保持適當距離，適度控制音量，以免聽不清楚、滋生誤會。

或因聲音粗大，讓人誤解為盛氣凌人。

（四）迅速準確的接聽現代工作人員業務繁忙，桌上往往會有兩三部電話，聽到電話鈴聲，應準確迅速地拿起聽筒， 接聽電話，以長途電話為優先， 最好在三聲之內接聽。

電話鈴聲響一聲大約 3 秒種，若長時間無人接電話，或讓對方久等是很不禮貌的，對方在等待時心裏會十分急躁，你的單位會給他留下不好的印象。

即便電話離自己很遠，聽到電話鈴聲後，附近沒有其他人，我們應該用最快的速度拿起聽筒，這樣的態度是每個人都應該擁有的，這樣的習慣是每個辦公室工作人員都應該養成的。

如果電話鈴響了五聲才拿起話筒，應該先向對方道歉，若電話響了許久，接起電話只是 “ 喂 ” 了一聲，對方會十分不滿，會給對方留下惡劣的印象。

（五）認真清楚的記錄隨時牢記 5WIH 技巧，所謂 5W1H 是指 ① When 何時 ② Who 何人 ③ Where 何地 ④ What 何事 ⑤ Why 為什麼 ⑥ HOW 如何進行。

在工作中這些資料都是十分重要的。

對打電話，接電話具有相同的重要性。

電話記錄既要簡潔又要完備，有賴於 5WIH 技巧。

（六）有效電話溝通上班時間打來的電話幾乎都與工作有關，公司的每個電話都十分重要，不可敷衍，即使對方要找的人不在，切忌 粗率答覆:「他不在」即將電話掛斷。

接電話時也要儘可能問清事由，避免誤事。

對方查詢本部門其它單位電話號碼時，應迅即查告，不能説不知道。

我們首先應確認對方身份、瞭解對方來電的目的，如自己無法處理，也應認真記錄下來，委婉地探求對方來電目的，就可不誤事而且贏得對方的好感。

對對方提出的問題應耐心傾聽；表示意見時，應讓他能適度地暢所欲言，除非不得已，否則不要插嘴。

期間可以通過提問來探究對方的需求與問題。

注重傾聽與理解、抱有同理心、建立親和力是有效電話溝通的關鍵。

接到責難或批評性的電話時，應委婉解説，並向其表示歉意或謝意，不可與發話人爭辯。

電話交談事項，應注意正確性，將事項完整地交待清楚，以增加對方認同，不可敷衍了事。

如遇需要查尋數據或另行聯繫之查催案件，應先估計可能耗用時間之長短，若查閲或查催時間較長，最好不讓對方久候，應改用另行回話之方式，並儘早回話。

以電話索取書表時，應即錄案把握時效，儘快地寄達。

（七）掛電話前的禮貌要結束電話交談時，一般應當由打電話的一方提出，然後彼此客氣地道別，應有明確的結束語，説一聲“謝謝” “ 再見 ” ，再輕輕掛上電話，不可只管自己講完就掛斷電話。

電話具有相同的重要性。

電話記錄既要簡潔又要完備，有賴於 5WIH 技巧。

（六）有效電話溝通上班時間打來的電話幾乎都與工作有關，公司的每個電話都十分重要，不可敷衍，即使對方要找的人不在，切忌 粗率答覆:「他不在」即將電話掛斷。

接電話時也要儘可能問清事由，避免誤事。

對方查詢本部門其它單位電話號碼時，應迅即查告，不能説不知道。

我們首先應確認對方身份、瞭解對方來電的目的，如自己無法處理，也應認真記錄下來，委婉地探求對方來電目的，就可不誤事而且贏得對方的好感。

對對方提出的問題應耐心傾聽；表示意見時，應讓他能適度地暢所欲言，除非不得已，否則不要插嘴。

期間可以通過提問來探究對方的需求與問題。

注重傾聽與理解、抱有同理心、建立親和力是有效電話溝通的關鍵。

接到責難或批評性的電話時，應委婉解説，並向其表示歉意或謝意，不可與發話人爭辯。

電話交談事項，應注意正確性，將事項完整地交待清楚，以增加對方認同，不可敷衍了事。

如遇需要查尋數據或另行聯繫之查催案件，應先估計可能耗用時間之長短，若查閲或查催時間較長，最好不讓對方久候，應改用另行回話之方式，並儘早回話。

以電話索取書表時，應即錄案把握時效，儘快地寄達。

（七）掛電話前的禮貌要結束電話交談時，一般應當由打電話的一方提出，然後彼此客氣地道別， 應有明確的結束語，説一聲“謝謝” “ 再見 ” ，再輕輕掛上電話，不可只管自己講完就掛斷電話。