機關公文寫作基礎知識【通用多篇】

公文的文體，結構，格式與稿本 篇一

（一）公文的文體

公文的文體是指公文的表達方式、屬應用文體，但它又不同於一般的應用文，具有自身的特殊屬性：

1、公文被規定以現代漢語的書面形式（即本站）作為必須使用的符號系統、

2、公文兼用説明，敍述，議論三種表達方式、

（二）公文的結構

公文的結構是指公文的組織結構，具有規範性和相對確定性、

公文一般由祕密等級和保密期限，緊急程度，發文機關標識，發文字號，簽發人，標題，主送機關，正文，附件説明，成文日期，印章，附註，附件，主題詞，抄送機關，印發機關和印發日期等部分組成、

（三）公文的格式（重點內容）

公文的格式是指組成公文的各部分文字符號在載體（紙張等）上排列的規定、

1、公文用紙主要技術指標

公文用紙一般使用紙張定量為60g/m2~80g/m2的膠版印刷紙或複印紙、紙張白度為85%~90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，ph值為7.5~9.5。

2、公文用紙幅面及版面尺寸

（1）公文用紙幅面尺寸：公文用紙一般採用國際標準a4型（210mmx297mm）。

（2）公文頁邊與版心尺寸：

公文用紙天頭（上白邊）為：37mm±1mm

公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm

版心尺寸為：156mmx225mm（不含頁碼）

a4型公文用紙頁邊及版心尺寸

3、公文中圖文的顏色

未作特殊説明公文中圖文的顏色均為黑色。

4、排版規格與印製裝訂要求

（1）排版規格：文字符號從上至下，自左而右依次橫寫橫排、正文用3號仿宋字，一般每面排22行，每行排28個字。

（2）製版要求：版面乾淨無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。

（3）印刷要求：雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm、印品着墨實，均勻；字面不花，不白，無斷劃。

（4）裝訂要求：公文應左側裝訂，不掉頁、騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差±4mm、平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm。

5、公文中各要素標識規則

組成公文的各要素分為眉首，主體，版記三部分。

（1）眉首

公文份數序號：用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行。

祕密等級和保密期限：標識祕密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字。

下行，平行公文首頁格式。

上報公文首頁版式

緊急程度：緊急文件有”特急”，”急件”，緊急電報有”特提”，”特急”，”加急”，”平急”、標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1行；如需同時標識祕密等級與緊急程度，祕密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行、發文機關標識：由發文機關全稱或規範化簡稱後面加”文件”組成；對一些特定的公文可只標識發文機關全稱或規範化簡稱、發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm（信函為30mm，命令為20mm）、對於上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm、發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識、字號由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等於或大於22mmx15mm、聯合行文時應使主辦機關名稱在前，”文件”二字置於發文機關名稱右側，上下居中排布；如聯合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文、行政機關之間聯合行文，標註主辦機關的發文字號、

發文字號：由發文機關代字，年份和序號組成、發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份，序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱（1995不能簡寫成95，XX不能寫成04），用六角中括號”〔〕”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加”第”字。

注意：用直角中括號”茂xx[XX]10號”，用小括號”茂xx（XX）10號”都是不規範的。

發文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。

簽發人：上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列於發文字號右側、發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字；簽發人用3號仿宋體字，簽發人後標全角冒號，冒號後用3號楷體字標識簽發人姓名、如有多個簽發人（會籤人），主辦單位簽發人姓名置於第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字號與最後一個簽發人姓名處在同一行並使紅色反線與之的距離為4mm。

（2）主體

公文標題：紅色反線下空2行，用2號小標宋體字（常見的公文標題一般都加粗），可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。

主送機關：標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最後一個主送機關名稱後標全角冒號、如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下，抄送之上，標識方法同抄送。

公文正文：主送機關名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格、數字，年份不能回行（一個阿拉伯數字，年份不能分成兩行）。

附件：公文如有附件，在正文下一行左空2字用3號仿宋體字標識”附件”，後標全角冒號和名稱、附件如有序號使用阿拉伯數碼（如”附件：1、xxxxx”）；附件名稱後不加標點符號、附件應與公文正文一起裝訂，並在附件左上角第1行頂格標識”附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前後標識應一致、如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發文序號並在其後標識附件（或帶序號）。

成文時間：以領導人簽發的時間為準、聯合行文一般由主辦機關首先簽署意見，協辦單位依次會籤，一般不使用複印件會籤、成文時間以最後簽發機關領導人的簽發日期為準、電報，以發出日期為準。

標法：用漢字將年，月，日標全；零寫為”○”；成文時間的標識位置見下。

公文生效標識：公文除”會議紀要”和以電報形式發出的以外，應當加蓋印章、行政機關聯合向上行文，為簡化手續和提高效率，由主辦單位加蓋印章即可；聯合下發的公文，發文機關都應當加蓋印章。

a、單一發文印章

單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文時間、成文時間右空4字；加蓋印章應上距正文2mm～4mm，端正，居中下壓成文時間，印章用紅色、公文末頁版式。

b、聯合行文印章有兩種情況：

當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色、只能採用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊、兩印章之間不相交或相切，相距不超過3mm。

當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱（可用簡稱）排在發文時間和正文之間、主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最後一排如餘一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切，在最後一排印章之下右空2字標識成文時間。

聯合行文末頁公文版式

特殊情況説明：當公文排版後所剩空白處不能容下印章位置時，應採取調整行距，字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識”此頁無正文”的方法解決。

附註：公文如有附註，用3號仿宋體字，居左空2號字加圓括號標識在成文時間下一行、如：（此件發至縣，團級，傳達到全體黨員）、”請示”應當在附註處註明聯繫人的姓名和電話。

（3）版記

主題詞：公文應當標註主題詞、上行文按照上級機關的要求標註主題詞、”主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，後標全角冒號詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字。

抄送：抄送機關指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或者規範化簡稱，統稱、公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1字用3號仿宋體字標識”抄送”，後標全角冒號；回行時與冒號後的抄送機關對齊；在最後一個抄送機關後標句號、如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。

版記示意圖

印發機關和印發時間：位於抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）佔1行位置；用3號仿宋體字、印發機關左空1字，印發時間右空1字、印發時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。

版記中的反線：版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。

版記的位置：版記應置於公文最的一頁，版記的最後一個要素置於最後一行。

公文寫作基礎知識 篇二

一篇好的作品，必須思路清晰、具備選擇材料的技能。材料是構成公文的要素之一。沒有材料的支撐，主題無法成立，更談不上有什麼説服力。公文材料可分為兩大類：事實性材料和觀念性材料。事實性材料指客觀事物，主要包括人物、事件、事物、現象、統計數字等。如總結、報告中得到。觀念性材料是作者從別人那裏引用來證明自己的觀點的理性認識。這些理性認識一般都在實踐中經過反覆驗證，其正確性得到了人們的公認。觀念性材料主要包括科學原理、定義、名人名言、格言諺語等等。

不論是事實性材料還是觀念性材料，都可以以因形態、性質、來源的不同，再區分出兩相對的類型來，主要有：一是個別性材料和綜合性材料。單獨存在的事實或個人的觀點，用作材料時就是綜合性材料。二是現實材料和歷史材料。與作者的寫作行為共同用一個時代背景的材料都是現實材料，在以前的歷史時期發生和存在過的事實和觀念都是歷史材料。三是正面材料和反面材料。與作者的觀點相一致的材料是正面材料，相違背的材料是反面材料。不過，由於作者的觀點在沒有確定之前是不斷深化和變動的，有時甚至會走反面，因此正面材料和反面材料也會發生轉化。四是直接材料和間接材料。來源於作者的直接生活經驗的直接材料，通過各種渠道間接得到的都是間接材料。直接材料最為真實、生動、可靠，但數量有限，僅靠直接材料寫作，內容必定十分貧乏。公文寫作，運用間接材料比直接材料還要多。

公文材料的作用兩大類：一是材料是觀點賴以產生的基礎。以上我們提到，主題的提煉在於深入的實踐和豐富的材料，那是從主題的角度去看材料在提煉主題時的作用。通過對材料的分析、鑑別、綜合歸納之後產生的。二是材料是表現觀點的支柱。在具體的文章中，觀點不能孤立地、赤裸裸地存在，它們必須有充分的材料來證明、來支持。

公文材料的選擇和使用。在寫作中，材料的“真實”有兩種含義。一種是指在現實生活中真正發生過或正在發生的事實，這種真實叫做生活真是或現象真實。另一種含義主要用於文學創作，這種真實並不要求在生活中真正發生過，而要求必須揭示事物本質，反映事物發展的基本規律，人們稱其為本質真實。公文使用的材料，應該具有典型性。典型性材料有兩個特點：一是典型材料有鮮明獨特的個性。簡單的説一半都是具體的、個別的，而且是新鮮的、奇特的，它容易被人接受，能夠給人留下深刻的'印象。典型材料又有明顯的共性特徵，能夠體現同一類事物的本質和規律，因而具有普遍意義。典型材料對主題的表現，能起到“以一當十”的作用。如果所用的材料不典型，往往堆砌了很多，主題仍然沒有得到透切的表現，文章卻已經很臃腫。公文材料要新穎。有人説，音樂是靠多次重複不斷加強其審美表現力的，人們一聽到熟悉的曲調就感到親切，就會動情；而文章是靠新鮮來征服讀者的，人們對熟悉的文章性趣不大，卻很難去集中精力閲讀領會。公文也同樣需要新鮮感，雖然它在形式上、意象上、語言上不能像文學作品那樣講究創造性，但它所表達的思想、所運用的材料，不能總是老生常談，不能給人抄襲別人、重複自己的印象。對於事實性材料而言，明天都有新的情況發生，每天都有新的事蹟出現，公文的作者只要密切關注現實生活，勤觀察、多實踐、多思考，就能及時得到大量的新鮮的事實性材料。

劃分好層次和段落。層次是結構諸環節中最重要的一環。結構的完整性和嚴密性，主要通過層次安排得以實現。層次又稱“部分”、“大段”、“邏輯段”等，是小於篇、大於段的結構單位。公文的層次安排，有兩種基本形態，一種是並列式，一種是遞進式。開頭通常是總述或總論，它自成一個層次。主體部分的各層或分述或分論，不是呈現並列形態，就是呈現遞進形態。

段落劃分。就是我們平時所説的自然段。段落的劃分使文章的結構更明晰、醒目。相對於層次的的安排，段落的劃分比較容易一些。只需注意一下三點：一是保持段意的單一性。只能有一箇中心話題，只能有一箇中心思想。二是注意段意的完整性。只有單一性還不夠，如果一段話的意思沒有表達完整就結束，讀者不知所云，也是結構的嚴重失誤。三是段落安排要長短適度。段落多長才合適？這並沒有統一的標準。但是，如果一段文字有七八百字還不分段，讀者就很難把握作者的思路和內容的步驟了。相反，段落都只有一兩行文字，那又會將思路切割得七零八碎，讀者也難以接受。

安排開頭和結尾。一是開頭的安排，首先要開門見山。公文開頭不能像文學作品那樣極盡鋪張渲染之能事，製造出特定的氣氛後才切入正事或正題。公文必須開門見山，一落筆就直接指向要處理的事件或要解決的問題。其次要文筆簡練。公文開頭，多數只有一個自然段，而且不能太長。最好做到不可增減一字的地步----如果增加一字，那個字必然是可有可無的；如果減少一字，則意思無法表達清楚。

結尾的安排。與一般文章相比，公文的結尾有特殊的要求，它不能用象徵、隱喻、暗示的方法去追求“言有盡而意無窮”的韻味，而必須明確提出結論性的意見、請求或執行要求。公文結尾的常見體式有以下四種：一是總結是結尾。在結尾處用簡潔明白的語言進行畫龍點睛式的概括歸納，也就是對全文內容進行總結。二是希望式結尾。在結尾出提出希望、號召。如：“我們希望xxxx及時改變渙散的工作作風，並能在今年解決xxxx員工的基本保障問題。”三是説明式結尾。在結尾處對與文章內容有關的事項或問題進行交代説明。如：“以上內容僅用於徵求意見，不能作為執行的依據。在沒有正式通知之前，必須按現行有關規定辦理。”四是套語式結尾。用固定的套語作結尾，多用於請示、報告等上行文的通知、通告等普發性下行文。如：“特此報告”、“以上請示如無不妥，請予批准。”

安排主次詳略。文章的各部分內容，在文章中佔的的地位和所起得作用，並不完全相同，有的分量重，有的分量輕；有的為主，有的為輔。分清主次，也是結構安排的一個主要環節。詳是詳寫，略是略寫。公文寫作，表現觀點是可詳可略，敍述和引用材料時也可詳可略。總的來看，公文是講究精練使用的文體，表達觀點直接明瞭，敍述事實簡練清晰，一般不寫細節，更不用精雕細刻的手法。與文學寫作相比，公文的略寫多於詳寫。

那麼，公文寫作如何掌握詳略呢？具體寫法必須結合實際才能確定，我們在這裏只能提供兩條原則。一是以主次的地位確定詳略。大多數情況下，主要觀點和重要條文要詳寫，一般觀點和次要條文要略寫。二是以典型程度確定詳略。這是指材料而言。典型材料的説服力強，要表達得充分一些；非典型性得輔助性材料，則可以表述得簡略一些。

公文的功能 篇三

（一）公文的涵義與特點

公務文書，又叫公務文件，簡稱公文，是法定機關與社會組織在公務活動中為行使職權，實施管理而製作的具有法定效用和規範體式的書面文字材料（包括電報，下同），是傳達和貫徹黨和國家的路線，方針和政策，發佈行政法規和規章，施行行政措施，指示答覆問題，指導，佈置和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具、

公文分類

按公務文書的自身性質及使用範圍，可以把我國現行的公務文書分為兩大類：

1、通用文書

（1）法定公文

（2）事務文書

2、專用文書

財經文書，司法文書，科技文書，軍事文書等等

公文的主要特點：

1、法定性

2、政策性

3、實用性

4、時效性

5、規範性

（二）公文的。作用（功能）

1、決策與領導作用（最主要的作用）

2、強制執行和處理的作用

3、依據和憑證作用

4、公務聯繫與溝通作用

5、宣傳與教育作用

公文寫作基礎知識 篇四

一，公文寫作基本要求

公文是一種特殊的文章，寫作過程中除了要遵行一般的寫作通則之外，還需要遵循一些特殊的規律，公文寫作基本要求就是對這些規律的反映。其內容是:合"法"，求實，合體，簡明，嚴謹，準確，規範，完整，清晰，耐久 。

二，行文規則

行文規則是關於正確有效傳遞文件的規定，也是撰擬公文的指導依據。遵守行文規則具有重要意義。

行文規則的主要內容包括:根據機關間的工作關係準確行文；選擇適宜的行文方式，一般不越級行文；正確選擇主送，抄送機關；明確發文權限，不越權行文；堅持"黨政文件分開"；聯合行文時，作者應為"同級"；行文前需就有關問題協商一致；嚴格控制文件數量，簡化行文手續。

三，文稿書寫規範

文稿書寫規範主要涉及:文稿用紙要求；圖文區的規定；稿紙的使用；書寫格式要求；字體與各種計量單位的使用；標點符號使用；外文字母書寫；公文中的數 字表示；序號表示；標註格式設計，排版，印刷注意事項的要求；文稿的修改；頁碼的標註；註釋的處理；公式的處理；文中的表格的編排。

四，公文寫作的一般步驟

（一）公文寫作前的準備

1、明確行文目的和要求。

2、確立公文主題。

3、選定公文文種。

4、佔有材料。

5、確定具體表達方式。

（二）撰擬文稿

1、安排好結構，一是確定總體的構成；二是確定正文的具體構成，解決好各組成部分的編排次序，安排各層次，段落間的銜接與轉換，處理好開頭和結尾。

2、擬出寫作提綱。

3、正式撰擬文稿。

（三）審核修改

文稿的審核修正要認真嚴肅反覆進行，要按規定的程序進行。

五，公文的語言特點

公文語言的主要特點是:莊重，準確，樸實，精煉，嚴謹，規範。這些特點具體體現在公文詞語，公文語句，公文表達，公文修辭中。

六，公文詞語的選擇

在選擇詞語的過程中應注意: 認真辨析詞語的確切含義，使詞語的意義符合客觀實際；注意分辨詞語的感情色彩，以正確表達作者的立場觀點；注意詞語聲音和語調對語義的影響，以提高表達效 果；注意詞語間的正確搭配，遵循語言法則；注意公文具體使用場合對詞語風格的要求，維護公文的嚴肅性及強制執行性；注意針對公文具體收受對象的特點選詞， 以"有的放矢"便於理解和執行；注意根據公文中所涉及的人和事物的特殊性質選詞，以獲得更加鮮明直接的表達效果；注意根據上下文的需要選詞，以維護公文的 完整有效性；注意根據文種的不同特點選詞，以保證語言得體而有力；注意詞語的規範性，以提高公文溝通的效果，擴展溝通的範圍。

七，公文中特殊事物和概念的表達要求

在對公文中所涉及的事物和概念進行表達的過程中，除了必須遵循一般的語法規則，邏輯規則之外，還必須遵循一些特殊要求。其中特別需要注意:時間的表達；空間的表達；職務，姓名的表達；數量的表達；範圍的表達；程度的表達；語氣，神態的表達。

八，公文修辭

公文修辭在其所追求的效果方面，重準確鮮明，質樸平勻，精練順達，反對含糊暖昧，繁宂堆砌，輕浮造作，重內在美而不只求形式美；在修辭手法方面，以消極修辭手法為主，以積極修辭手法為輔，重在選詞煉句及章法方面下功夫，審慎使用修辭格。

九，公文專用詞語

由於表意和表現特殊色彩的需要，公文中有一些出現頻率較高的詞語。這些詞語詞形確定，詞義精確特定，用途穩定專門，併為從事公文工作的人們所熟悉，它 們就是公文專用詞語。正確地使用公文專用詞語可使寫者順手，讀者便當，保證表意精當得體，理解精確周嚴，可提高制發和處理公文的質量與效率。