關於社會保險檔案管理工作的思考

社會保險檔案是對參保人從辦理參保手續到死亡過程中享受養老、醫療、工傷、失業、生育待遇，和社保業務經辦人在辦理各項社保業務經辦過程中產生的有考取利用價值的紙質資料的收集、分類、整理、歸檔，是社會保障管理的重要物件，可以全面反映參保人履行繳費義務、享受社保待遇的真實情況。隨著社會保障制度改革的深化，保障範圍的越來越廣，如何做好社會保險檔案工作，已成為社保部門的一項重要任務。

一、我縣社會保險檔案現狀

從上世紀八十年代開始，我縣開始建立城鎮職工養老失業保險，截止目前，我縣初步建立了統一的五項社會保險制度體系，2015年底，寧縣參加城鎮基本養老保險人數為6777人，失業保險8222人，基本醫療保險基本實現了全覆蓋、工傷、生育保險發展迅速。由於參保人數的顯著增多，社會保險檔案件產生較快。為此，縣社會保險局制定專人分管、專人負責，專門負責社會保險檔案的接收、入庫、整理和監管，實現了案卷統一。並專門建立檔案室購置檔案櫃、影印機、電腦、滅火器等裝置，初步滿足了社會保險檔案管理的基本要求。在2013年全省社會保險檔案管理達標驗收中被評為優秀。

1、電子資訊網路系統初步形成。完善了聲音、影像、照片等電子檔案的收集和整理，建成社會保險檔案管理系統，實現了手工操作向計算機管理的轉化。將現有紙質檔案進行掃描掛接，形成全面的電子檔案備存，現已完成2010-2012年度社保檔案153卷1.7萬件整理錄入。

2、不斷完善管理制度和流程。制定了嚴格的檔案整理標準和移交程式，明確了檔案移交程式和期限。建成了職責明確的檔案管理工作網路。從根本上解決了社會保險檔案多頭管理（多個經辦視窗管理），維護了社保案卷的統一、連續和完整。

二、社會保險檔案管理工作中面臨的問題

一是社會檔案意識普遍不高。社會檔案意識是社會群眾對檔案和檔案工作的主觀印象，是人們對檔案性質、價值、作用的認識，和對檔案工作的性質、地位和作用的看法。從我國檔案工作的發展歷史來看，社會大眾對於檔案工作的認識度較低，理解度基本為零，絕大多數社會群眾都未能意識到檔案工作的重要性，導致了檔案工作從源頭收集就存在著不小的困境。二是社會保險檔案分散在多部門。我國現行社會保障管理體制是分散型的，公民個人社保檔案分散在不同的管理部門中管理。社會保險檔案由於涉及的面比較廣泛，造成不一樣的社保檔案分屬不一樣的經辦機構，經辦機構內部的檔案存放在不同的機構及業務科室，且管理辦法各異，查詢起來相當困難。就我縣而言，具體情況是社會保險局管理養城鎮職工養老、工傷等法定的基本保障檔案；縣城鄉居民社會養老保險局管理城鄉居民養老保險。衛生局管理農村合作醫療保險檔案；民政局管理著社會救助、社會福利、社會優撫、城市最低生活保障金；商業保險公司管理著居民個人補充保障的一系列保險金。這種現狀造成多頭經辦，政出多門，業務交叉，資源浪費，政令難以統一的局面。三是缺乏上下統一的管理規範和標準。社會保險檔案直接關係到個人的關係流動、轉接，一個參保人從辦理參保手續到離退休以及中間失業等享受社會保險的各項待遇，要經過諸多環節。在辦理參保手續時，首先要填寫保險卡及個人詳細情況表等，作為最原始的資料存入個人檔案，其後要不斷繳納社會保險費、劃撥個人帳戶、計算利息，有時還要對繳費比例、繳費基數及養老金髮放標準進行調整。伴隨人才的合理流動，還要辦理保險關係轉移和基金的轉入轉出手續等，這些詳細的個人檔案記載，都將是今後支付社會保險待遇的重要依據。四是檔案管理人員專業性水平偏低。社會保險檔案種類多、數量大，不同種類檔案的歸檔、分類和儲存都需要專業的知識和技術支撐。從我縣社會保險檔案管理人員配備現狀來看，仍然存在專業檔案管理人員偏少，業務素質低下的問題，遠遠不能適應當前社會保險檔案管理工作的需要。

三、對策建議

一是正確定位社會保險檔案管理工作。社會保險檔案正是在個人參與社會保險這一社會實踐活動中形成記錄，它不僅具有證明價值、參考價值，也是我國社會保險工作開展過程中產生的文化印記，加強社會保險的檔案管理，是深化社會保險改革的需要，是社會保險業務本身的必然要求，也是記錄社會保險事業的有力憑證。二是加強檔案人員業務培訓。組織檔案管理人員參加專業培訓，提升專業水平和業務素質，培養和造就一大批講理想、講道德、掌握現代科學技術知識和現代管理知識的複合型檔案管理人才和各類專門人才，加快檔案管理現代化和資訊化程序，為社會保險檔案管理事業可持續發展提供智力支援和人才保證。三是建立全國統一的社保檔案管理體系。建立統一的電子監管系統，將紙質檔案全部轉換成電子檔案，促使全國社會保險檔案資訊網內共享，從而達到社會保險檔案電子轉接和不同險種檔案的無縫對接，簡化辦事程式，同時可以提供網上賬戶查詢、養老金預測等服務。