關於進一步規範發文的通知

公司各部門：

為進一步落實公司發文管理制度，精簡公司公文，提高規範化管理水平，針對目前公司尤其是各部門發文中存在的主要問題，現就規範發文工作通知如下:

一、進一步規範發文代字設置，明確各部門發文權限

1．發文代字由公司辦統一編制和管理。

2．以公司名義發文，發文代字由“xx”後加其他漢字組成，發文序號由公司辦統一編制。

3．根據各部門性質和工作需要，可以使用以本部門名稱標識的文件格式發文，發文序號分別由本部門編制。

4．各部門與外單位發生的一般業務往來聯繫，分管領導籤批後，可用各簡寫的名義對外發函（應各自編號備查），不用公司名義發文。

5．各部門可就下列事務，對內行文：

（1）在本部門職責範圍內，按公司已有規定對工作進行部署，安排落實例行的常規工作；

（2）對本部門內部事務進行安排；

（3）與公司其他部門進行業務協調；

（4）向公司、職能部門請示報告等。

二、進一步規範二級單位發文格式，完善發文程序

1、各部門發文格式應嚴格按照xx文件要求行文。

2、各部門應建立健全發文程序：指定專人負責審核，部門領導簽發，並做好序號編制及文件的印製、分發、歸檔等工作。

3、各部門發文如需聯合行文，應明確主辦部門，由主辦部門協商其他部門核稿並由其他部門正職負責人會籤，由主辦部門分管領導簽發。

三、各部門要加強對發文的管理

1、各部門應嚴格執行公司的公文件處理規定，嚴格執行保密規定和信息公開工作要求，嚴格控制發文數量和文件篇幅，可發可不發的不發，可長可短的要短；應落實專人負責本單位發文工作，確保辦文質量，對本單位發文的行文內容、行文結果負責。

2、公司辦應加強對各部門發文工作的指導、監督，不定期檢查二級單位發文情況，對發文不規範情況進行通報，並提出改進意見。

3、自2022年6月6日起，公司及各部門發文按本通知要求執行。