人事檔案的主要作用是什麼（新版多篇）

注意事項 篇一

1、個人檔案交接到手後，請當場再次檢查，如發現仍有未密封好或破損的情況，請當即向工作人員反映處理，提檔離開後檔案室將概不負責。

2、對密封好的檔案，不得私自拆封、塗改，否則一切後果自負。

3、提取的檔案，請及時交到所需檔案的單位保管。

歸檔文件整理規則 篇二

檔案行業標準《歸檔文件整理規則》(DA/T 22—2015)（代替DA/T 22—2000）經全國檔案工作標準化技術委員會審查通過，並經國家檔案局批准為推薦性行業標準，現予以發佈，自2016年6月1日起實施。

歸檔文件整理規則

1 範圍

本標準規定了應作為文書檔案保存的歸檔文件的整理原則和方法。

本標準適用於各級機關、團體、企事業單位和其他社會組織對應作為文書檔案保存的歸檔文件的整理。其他門類檔案可以參照執行。企業單位有其他特殊規定的，從其規定。

2 規範性引用文件

下列文件對於本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用於本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用於本文件。

GB/T 18894 電子文件歸檔與管理規範

DA/T 1-2000 檔案工作基本術語

DA/T 13-1994 檔號編制規則

DA/T 25-2000 檔案修裱技術規範

DA/T 38-2008 電子文件歸檔光盤技術要求和應用規範

3 術語和定義

下列術語和定義適用於本標準。

3.1 歸檔文件 archival document(s)

立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質和電子文件材料。

3.2 整理 arrangement

將歸檔文件以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等（紙質歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉換、元數據收集、歸檔數據包組織、存儲等），使之有序化的過程。

3.3 件 item

歸檔文件的整理單位。

3.4 檔號 archival code

在歸檔文件整理過程中賦予其的一組字符代碼，以體現歸檔文件的類別和排列順序。

4 整理原則

4.1 歸檔文件整理應遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯繫。

4.2 歸檔文件整理應區分不同價值，便於保管和利用。

4.3 歸檔文件整理應符合文檔一體化管理要求，便於計算機管理或計算機輔助管理。

4.4 歸檔文件整理應保證紙質文件和電子文件整理協調統一。

5、一般要求

5.1 組件（件的組織）

5.1.1 件的構成

歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉發文與被轉發文為一件；原件與複製件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本)為一件(作為文件附件時除外）；簡報、週報等材料一期為一件；會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；來文與覆文（請示與批覆、報告與批示、函與覆函等）一般獨立成件，也可為一件。有文件處理單或發文稿紙的，文件處理單或發文稿紙與相關文件為一件。

5.1.2 件內文件排序

歸檔文件排序時，正文在前，附件在後；正本在前，定稿在後；轉發文在前，被轉發文在後；原件在前，複製件在後；不同文字的文本，無特殊規定的，漢文文本在前，少數民族文字文本在後；中文本在前，外文本在後；來文與覆文作為一件時，覆文在前，來文在後。有文件處理單或發文稿紙的，文件處理單在前，收文在後；正本在前，發文稿紙和定稿在後。

5.2 分類

5.2.1 立檔單位應對歸檔文件進行科學分類，同一全宗應保持分類方案的一致性和穩定性。

5.2.2 歸檔文件一般採用年度—機構（問題）—保管期限、年度—保管期限—機構（問題）等方法進行三級分類。

a)按年度分類

將文件按其形成年度分類。跨年度一般應以文件簽發日期為準。對於計劃、總結、預算、統計報表、表彰先進以及法規性文件等內容涉及不同年度的文件，統一按文件簽發日期判定所屬年度。跨年度形成的會議文件歸入閉幕年。跨年度辦理的文件歸入辦結年。當形成年度無法考證時，年度為其歸檔年度，並在附註項加以説明。

b)按機構（問題）分類

將文件按其形成或承辦機構（問題）分類。機構分類法與問題分類法應選擇其一適用，不能同時採用。採用機構分類的，應根據文件形成或承辦機構對歸檔文件進行分類，涉及多部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門。採用問題分類的`，應按照文件內容所反映的問題對歸檔文件進行分類。

c)按保管期限分類

將文件按劃定的保管期限分類。

5.2.3 規模較小或公文辦理程序不適於按機構（問題）分類的立檔單位，可以採取年度—保管期限等方法進行兩級分類。

5.3 排列

5.3.1 歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按時間結合事由排列。

5.3.2 同一事由中的文件，按文件形成先後順序排列。

5.3.3 會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。

5.4 編號

5.4.1 歸檔文件應依分類方案和排列順序編寫檔號。檔號編制應遵循唯一性、合理性、穩定性、擴充性、簡單性原則。

5.4.2 檔號的結構宜為：全宗號-檔案門類代碼•年度-保管期限-機構（問題）代碼-件號。

上、下位代碼之間用“-”連接，同一級代碼之間用“•”隔開。如“Z109-WS•2011-Y-BGS-0001”。

5.4.3 檔號按照以下要求編制：

a)全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號，用4位數字或者字母與數字的結合標識，按照DA/T 13-1994編制。

b)檔案門類代碼•年度：歸檔文件檔案門類代碼由“文書”2位漢語拼音首字母“WS”標識。年度為文件形成年度，以4位阿拉伯數字標註公元紀年，如“2013”。

c)保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標識。

d)機構（問題）代碼：機構（問題）代碼採用3位漢語拼音字母或阿拉伯數字標識，如辦公室代碼“BGS”等。歸檔文件未按照機構（問題）分類的，應省略機構（問題）代碼。

e)件號：件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內的排列順序號，用4位阿拉伯數字標識，不足4位的，前面用“0”補足，如“0026”。

5.4.4 歸檔文件應在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章並填寫相關內容。電子文件可以由系統生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進行標識。

5.4.5 歸檔章應將檔號的組成部分，即全宗號、年度、保管期限、件號，以及頁數作為必備項，機構（問題）可以作為選擇項（見附錄A 圖A1）。歸檔章中全宗號、年度、保管期限、件號、機構（問題）按照5.4.3編制，頁數用阿拉伯數字標識（見附錄A 圖A2）。為便於識記，歸檔章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”簡稱標識，機構（問題）也可以用“辦公室”等規範化簡稱標識（見附錄A 圖A3）。

5.5 編目

5.5.1 歸檔文件應依據檔號順序編制歸檔文件目錄。編目應準確、詳細，便於檢索。

5.5.2 歸檔文件應逐件編目。來文與覆文作為一件時，對覆文的編目應體現來文內容。歸檔文件目錄設置序號、檔號、文號、責任者、題名、日期、密級、頁數、備註等項目。

a)序號：填寫歸檔文件順序號。

b)檔號：檔號按照5.4.2-5.4.3編制。

c)文號：文件的發文字號。沒有文號的，不用標識。

d)責任者：制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。

e)題名：文件標題。沒有標題、標題不規範，或者標題不能反映文件主要內容、不方便檢索的，應全部或部分自擬標題，自擬內容外加方括號“[ ]”。

f)日期：文件的形成時間，以國際標準日期表示法標註年月日，如19990909。

g) 密級：文件密級按文件實際標註情況填寫。沒有密級的，不用標識。

h)頁數：每一件歸檔文件的頁面總數。文件中有圖文的頁面為一頁。

i)備註：註釋文件需説明的情況。

5.5.3 歸檔文件目錄推薦由系統生成或使用電子表格進行編制。目錄表格採用A4幅面，頁面宜橫向設置（見附錄B 圖B1）。

5.5.4 歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應打印裝訂成冊。裝訂成冊的歸檔文件目錄，應編制封面（見附錄B 圖B2）。封面設置全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、機構（問題），其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫時應使用全稱或規範化簡稱。歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊，也可每年區分保管期限裝訂成冊。

6 紙質歸檔文件的修整、裝訂、編頁、裝盒和排架

6.1 修整

6.1.1 歸檔文件裝訂前，應對不符合要求的文件材料進行修整。

6.1.2 歸檔文件已破損的，應按照DA/T 25-2000予以修復；字跡模糊或易退變的，應予複製。

6.1.3 歸檔文件應按照保管期限要求去除易鏽蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。

6.1.4 對於幅面過大的文件，應在不影響其日後使用效果的前提下進行摺疊。

6.2 裝訂

6.2.1 歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應牢固、安全、簡便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂後文件平整，有利於歸檔文件的保護和管理。裝訂應儘量減少對歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應維持不變。

6.2.2 應根據歸檔文件保管期限確定裝訂方式，裝訂材料與保管期限要求相匹配。為便於管理，相同期限的歸檔文件裝訂方式應儘量保持一致，不同期限的裝訂方式應相對統一。

6.2.3 用於裝訂的材料，不能包含或產生可能損害歸檔文件的物質。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進行裝訂。

6.2.4 永久保管的歸檔文件，宜採取線裝法裝訂。頁數較少的，使用直角裝訂（見附錄C 圖C1、圖C2）或縫紉機軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。永久保管的歸檔文件，使用不鏽鋼訂書釘或漿糊裝訂的，裝訂材料應滿足歸檔文件長期保存的需要。

6.2.5 永久保管的歸檔文件，不使用不鏽鋼夾或封套裝訂。

6.2.6 定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式按照6.2.4-6.2.5執行。定期保管的、不需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式可以按照6.2.4執行，也可以使用不鏽鋼夾或封套裝訂。

6.3 編頁

6.3.1 紙質歸檔文件一般應以件為單位編制頁碼。

6.3.2 頁碼應逐頁編制，宜分別標註在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

6.3.3 文件材料已印製成冊並編有頁碼的；擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。

6.4 裝盒

將歸檔文件按順序裝入檔案盒，並填寫檔案盒盒脊及備考表項目。不同年度、機構（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。

6.4.1 檔案盒

檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據需要設置為20 mm、30mm、40mm、50mm等（見附錄D 圖D1）。

檔案盒應根據擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，並可設置機構（問題）等選擇項（見附錄D 圖D2、圖D3）。其中，起止件號填寫盒內第一件文件和最後一件文件的件號，起件號填寫在上格，止件號填寫在下格；盒號即檔案盒的排列順序號，按進館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。

檔案盒應採用無酸紙製作。

6.4.2 備考表

備考表置於盒內文件之後，項目包括盒內文件情況説明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期（見附錄E）。

a)盒內文件情況説明：填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷燬等情況。

b)整理人：負責整理歸檔文件的人員簽名或簽章。

c)整理日期：歸檔文件整理完成日期。

d)檢查人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員簽名或簽章。

e)檢查日期：歸檔文件檢查完畢的日期。

6.5 排架

6.5.1 歸檔文件整理完畢裝盒後，上架排列方法應與本單位歸檔文件分類方案一致，排架方法應避免頻繁倒架。

6.5.2 歸檔文件按年度—機構（問題）—保管期限分類的，庫房排架時，每年形成的檔案按機構（問題）序列依次上架，便於實體管理。

6.5.3 歸檔文件按年度—保管期限—機構（問題）分類的，庫房排架時，每年形成的檔案按保管期限依次上架，便於檔案移交進館。

7 歸檔電子文件的整理要求

7.1 歸檔電子文件組件（件的組織）、分類、排列、編號、編目，應符合本《規則》“5 一般要求”的規定。

7.2 歸檔電子文件的格式轉換、元數據收集、歸檔數據包組織、存儲等整理要求，參照《數字檔案室建設指南》（2014年）、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38等標準執行。

7.3 歸檔電子文件整理，應使用符合《數字檔案室建設指南》（2014年）、GB/T 18894等標準的應用系統。

學籍檔案和人事檔案區別在哪裏 篇三

學籍檔案和人事檔案的區別

畢業生的“學籍檔案”以文字的形式記錄了大學生的大學聯考成績、在校期間表現、家庭情況、獎懲情況等。大學生畢業後，在其學籍檔案中放入報到證，並由學校將檔案轉至就業單位的人事部門或者是委託代理的人才服務機構，這時的學籍檔案就成為了人事檔案。

據介紹，畢業生的檔案中，一般包含高中學籍表、大學聯考材料、在校期間各科成績單、學生（學籍）登記表、畢業生登記表、授予學位的材料、在校期間表現及獎懲情況等材料。

人事檔案不允許個人保存：具體管理情況有差異

據瞭解，流動人員人事檔案管理機構為縣以上（含縣）黨委組織部門和政府人力資源社會保障部門所屬的公共就業和人才服務機構，其他任何單位不得擅自管理流動人員人事檔案；嚴禁個人保管他人人事檔案。跨地區流動的流動人員人事檔案，可由其户籍所在地的公共就業和人才服務機構管理，也可由其現工作單位所在地的公共就業和人才服務機構管理。山西啟航人力資源作為山西人才大市場的'工作站，可以管理檔案。

高校畢業生到具有檔案管理權限的機關、事業單位、國有企業就業的，由單位直接接收、管理檔案。到無檔案管理權限的單位（私營企業、外資企業等）就業的，可由各地公共就業和人才服務機構負責提供檔案管理等人事代理服務。高校畢業生離校時沒有就業的，檔案可由學校統一發回原户籍所在地公共就業和人才服務機構保管。檔案不允許個人保存。

記者瞭解到，山西省人事關係及檔案保管費收費標準為：畢業生人事代理服務費：10元/人/月；單位人事代理服務費12元/人/月。

檔案影響公務員報考和職稱申報：如丟失請儘快補辦

山西省人才交流服務中心相關負責人説：“人事檔案相當重要，畢業生在辦理養老保險、繼續深造（如出國、考研）、考公務員、職稱申報等都需要審查檔案內的相關記載。”

畢業生檔案是大學生在校期間的學習成績、家庭情況、獎懲表現的文字材料，應謹慎保管，及時存放到用人單位或人才服務機構。如若不慎丟失，請儘快到材料形成院校或單位補辦。

學籍檔案丟了的解決方法

1、先電話諮詢所在地人事部門（人才市場）自己檔案遺失了，補辦需要補哪些材料，之後向學校諮詢補辦那些材料需要攜帶什麼。因學校有你的成績記錄，成績單肯定是可以補的，然後你得補畢業生登記表，本人經歷是到學校重寫填寫一份。補好後裝袋密封，帶回到自己所以地的人事部門即可。

2、高中時期的檔案可向原學校諮詢是否還留在學校，如沒在原校，問清檔案的去向，如果遺失也由原校補。

學籍檔案管理制度

一、貫徹落實《中華人民共和國教育法》，嚴格執行甘肅省教育廳下發《關於學籍管理暫行辦法》和學校的相關規定，認真做好學籍管理工作。

二、學校設立專門的學籍資料管理人員和學籍資料電腦管理員，負責處理學籍資料的整理、歸類和輸入電腦，進行數據處理。

三、學校設立一個獨立的學籍資料檔案室，該檔案室是貯存各種學籍資料文件、各年級學生學籍檔案的重要場所，任何人未經教導處領導或學籍資料管理員允許，不得翻閲各種文件和資料，以確保文件和資料的保密性。

四、所有學籍管理文件、資料的入檔、保管、借出由管理人員負責，每學期必須進行一次全面清查、整理，以確保文件資料的系統、完整。

五、各種學籍管理文件、資料和學生檔案資料原則不外借閲；需要借閲的文件、資料，應由主管領導批准後，辦理借閲手續並按時歸還。

六、各類學籍管理文件、資料應按類合理放置，做到整齊、易查找。如有丟失，應及時報告，並補回。

七、加強管理，切實做好防火、防盜、防水、防蟲等安全工作。

八、做好重要文件的保密工作。

人事檔案的主要作用是什麼 篇四

企業人事檔案管理工作是人力資源管理工作的重要組成部分，是對企業內部人員的個人經歷、思想品德、工作能力以及獎罰情況進行記錄和如實反映的重要管理工作。企業在不斷地發展過程中，人事檔案管理起到了不可忽視的積極作用，它為企業在人力資源開發、員工考核、人力政策和人事制度制定等工作上提供重要依據。

一、人事檔案在人才使用中的作用

1、直接反映企業人力資源的現狀。企業的人事檔案是企業人才基本情況的真實反映。通過對人事檔案的彙總和分析，可以瞭解企業員工的數量、年齡、學歷、工齡、專長等基本情況，能夠直接反映出企業人力資源的現狀，也能夠大體的反映和判斷一個企業的發展水平。對於企業管理者而言，通過將人事檔案的動態變化與企業的發展狀況結合一起進行分析，從而很直觀的判斷出那些方面的人力資源對企業的發展發揮着積極作用，哪些方面的人力資源還需要加強和改進，為人力資源開發提供依據。2.為企業用人選才提供真實信息。人事檔案管理為企業用人選才和制定用人計劃提供依據。對擬選用員工考察的第一手資料信息一般都來自人事檔案。在考察工作中，由於需要大量的考核記錄作為依據，所以人力資源管理部門則需要利用人事檔案中的信息，對員工的業績、素質和能力進行綜合評價，並做出科學、合理的決策。人事檔案材料如實反映員工的定級、調資、任免、晉升、獎懲、個人素質、思想品行、業務水平等基本情況，這些信息為企業選才用人提供重要依據。3.為優化人力資源配置提供重要依據。人力資源配置是將人與物有效地搭配，從而更好地發揮人潛力，提高工作效率。一方面，由於人力資源處於不斷地變化狀態下，人員具有較強的流動性，所以可以通過人事檔案來實現人力資源信息的共享，對人力資源的需求進行科學預測，在促進人力資源合理流動的基礎上，也能夠對人力資源配置進一步進行優化。另一方面，企業人力資源管理可以從人事檔案中充分地挖掘每一名員工的潛力，做到人盡其才，使其在更合適的崗位上能夠發揮最大的效能，這對於更好地發揮人力資源的作用具有極為重要的意義。

二、現階段企業人事檔案管理常見問題

1、對企業人事檔案管理不夠重視。雖然人事檔案管理在企業發展過程中佔據重要地位，但不會產生直接、明顯的經濟效益，故而一些中小型企業及少數大型企業不重視人事檔案管理工作，沒有認識到人事檔案管理背後的實際意義，從而導致人員配置缺失、設備配置不到位、檔案管理混亂等一系列問題，嚴重阻礙着企業人事檔案管理工作的良性發展。2.人事檔案管理模式落後。在傳統模式中，人事檔案所記錄的信息一般不對外公開，而只用在本單位或者是上一級的人事部門，為他們查閲時提供方便。在更新和完善人事檔案時也主要以人才在本單位的思想品德和工作表現為主要依據，屬於封閉式的管理形式。這種現象使人事檔案得不到充分利用，讓實現人事檔案信息共享的目標有了約束，讓人才配置和流動不夠合理。隨着市場經濟發展，對企業人事檔案管理的工作內容及實際要求發生了很大變化，但目前一些企業相關人事檔案管理工作，仍以紙質檔案和人工管理的傳統管理模式為主，工作效率低，檔案管理質量差，檔案信息有效利用率較低，無法滿足現代企業的實際發展需求。3.管理機制不夠靈活性。現代企業管理理念中，人才資源佔據重要地位，直接決定了企業的市場競爭力和企業的未來發展，增加了企業對於優秀人才的實際需求，促進了企業用人方式的靈活發展。這種環境背景下，企業員工的流動性大大增加，給人事檔案管理工作帶來巨大的工作困難和挑戰。傳統的人事檔案管理模式較為僵化、靈活性差，面對目前越來越靈活的企業用人模式，表現出較為明顯的不適應性和侷限性，無法發揮人事檔案管理工作的實際效用。

三、加強企業人事檔案管理工作的措施

1、提高對人事檔案管理工作的重視度。人事檔案是企業用人決策的重要參考依據，在現代企業發展過程中具有重要作用。企業要認識到人事檔案管理的重要性，提高人事檔案工作的地位和作用。人事檔案管理是一項系統、複雜的工作，企業管理者需全面重視內部人事檔案管理工作，將其作為企業發展重點工作，加強人事檔案管理工作，提高對人事檔案管理工作的重視，增加對其的資源投入，從而提高企業人事檔案管理工作效率，規範人事檔案管理流程，以充分發揮企業人事檔案管理的實際效用，促進企業經濟效益的穩定發展。

2、提升人事檔案管理理念和管理模式。在信息時代背景下，企業需積極創新自身人事檔案管理理念，充分認識並重視信息資源對於企業發展的重要性，為加強各項人事資源管理措施的有效落實，奠定紮實的基礎。創新檔案管理模式，充分利用現代化的管理手段，實現人事檔案信息數字化，建立網絡檔案信息數據庫，利用網絡技術來實現信息共享。同時，企業需科學規範人事檔案管理工作流程，重點加強對電子人事檔案安全的管理和保障，避免企業內部人事檔案資料遭到泄露和篡改。

3、健全人事檔案管理體制。系統、完善的制度是人事檔案管理工作質量提高的基礎保障。企業應結合人事檔案管理信息化建設發展需求，對原有人事檔案管理制度進行補充和完善，從而規範人事檔案管理行為，落實人事檔案管理優化措施，提高人事檔案管理工作的針對性和科學性，促進企業經營管理效益的良性增長。比如，企業制定嚴格的材料鑑別和調查制度，對檔案進行分類管理，保證材料齊全、目錄的清晰和層次的分明，使企業的人事檔案管理實現制度化、標準化。此外，企業需要努力提高檔案管理人員的綜合素質，加強人事檔案管理隊伍建設。

4、充實人事檔案的內容和時效性。加強人事檔案的動態性管理，定期對原有的人事檔案進行審核鑑定，剔除無保存價值的內容，補充新的內容，使人事檔案的信息得到及時更新。如獎勵懲處，評優評先，工作調動，職務任免，何因何果、完成任務總結，組織評價結論等。一句話，看到檔案就如見其人、看完檔案就能對其人有一個總體上輪廓上的把握，看完組織鑑定就能大致瞭解和掌握其人的本質特徵和德，能，勤，績，廉方面的情況。一方面，充實人事檔案的內容。在原有檔案內容基礎上進一步進行完善，將能夠反映個人個性化的一些信息和材料補充到人事檔案中來。另一方面，加強人事檔案的時效性。把新產生的有關個人經歷的材料有選擇地及時地補充到人事檔案中去，針對流動的人才，對他們的信息，人事檔案管理部門應該有效追蹤記載，保證他們信息真實完整，增強人事檔案信息的時效性。

結束語

人事檔案是企業人力資源管理工作中非常關鍵的環節，對於發現人才、使用人才和管理人才具有非常重要的現實意義。隨着社會經濟不斷髮展，企業對人才需求更加迫切，對人事檔案管理工作提出了更高的標準要求，加強企業的人事檔案管理，不但是企業內部人事管理的需要，也是企業謀求長期發展，提高核心競爭力的需要。

什麼叫人事檔案 篇五

人事檔案是記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，起着憑證、依據和參考的作用，在個人轉正定級、職稱申報、辦理養老保險以及開具考研等相關證明時，都需要使用檔案。

人事檔案的主要作用是什麼 篇六

一、人力資源管理與人事檔案管理

1.1人力資源管理

所謂人力資源管理是指在企業戰略的指導下，通過科學方法的運用，以人力資源戰略和規劃分析為基礎，對企業的人力資源進行配置、考核、規範等工作，以實現企業目標和員工的價值。通常情況下，人力資源管理工作包含了培訓與開發、招聘與配置、薪酬與福利管理等等。

1.2人事檔案管理

人事檔案是在人事活動中形成，主要是記錄員工個人、家庭以及工作情況，其內容可以反映一個人的經歷和品行，並以個人為單位集中保存以備查閲的文件資料。人事檔案的實體管理主要包含檔案的收集、鑑定等，人事檔案的管理工作是對人事檔案的實體管理，並對人事檔案信息進行適當的利用和開發。

1.3人力資源管理與人事檔案管理的關係

人力資源管理與人事檔案管理工作之間有着密切的聯繫，人事檔案管理是人力資源管理工作的重要組成部分，其可以促進人力資源管理活動的順利開展，通常情況下，企業可以通過人事檔案來查找員工的具體資料，瞭解每個員工的情況。而人事檔案則記錄了每個員工的資料，是承載員工各項信息的載體，人力資源管理的各項活動也是人事檔案內容的主要來源，兩者之間是相互依賴的關係。

二、人事檔案管理在企業人力資源管理中的作用

人事檔案管理在企業人力資源管理中的作用可以從以下幾方面進行分析。

2.1提高企業內外部員工的整體質量

企業內部的人力資源招聘工作主要包含了內部招聘和外部招聘兩個方面，內部招聘主要是從企業內部員工中招聘選擇所需人才，外部招聘是從社會和高校招聘企業需要的人才。但是在企業內部員工招聘中，經常會出現企業員工不管應聘人員的專業和資質，隨意招聘自己老鄉和校友的情況，這在很大程度上降低了企業員工的整體素質，影響了企業的內部管理。但是企業通過人事檔案管理工作，可以對員工的檔案資料進行統一的分析，以合理安排人事招聘人員，避免任用與招聘地區和高校相關的員工，以保障企業員工的質量。除此之外，在實施企業內部招聘時，企業還應該分析員工的檔案資料，以為內部員工的選拔提供重要依據。

2.2幫助企業進行人力資源規劃

人事檔案中包含了企業內部人才結構、人才水平以及人才數量等方面的信息資料，通過人事檔案的整理工作，可以為企業分類企業人才，幫助企業瞭解人類資源的存量和具體信息。比如，人事檔案管理部門對企業內部員工退休和流動情況的分析，可以讓企業人力資源管理工作及時把握企業的人才流動情況，以為企業的未來發展提供重要的參考信息。由此可見，人事檔案管理工作可以幫助企業更好的規劃企業內部人力資源，促進企業未來更好的發展。

2.3幫助企業更針對性的實施培訓

員工培訓是企業內部運行的重要組成部分，企業要想讓員工培訓獲得所需的效果，就必須瞭解每個員工的工作需要，以提高員工培訓的針對性。為此，通過人事檔案管理工作，企業可以瞭解每個員工的教育背景、年齡等，對於年輕的企業員工，企業可以對其進行新知識的培訓，對於年齡較大的員工，對知識培訓的牴觸情緒較大，對此，企業可以對其進行健康保健培訓，以充分調動他們的工作積極性。

2.4促進企業跨地域文化管理

企業員工來自不同的地域，會給企業帶來不同的地域文化，為此，在企業管理中，企業應該注意瞭解和分析每個員工的地域文化，促進企業跨地域文化的管理，幫助企業員工之間相互瞭解，避免出現文化衝突。人事檔案管理工作可以對員工的工作經歷和籍貫等進行分類，相關工作人員可以對每個員工的文化特質進行分析，並對員工在未來工作中可能遇到的衝突問題進行預測，提出解決方案。比如，企業可以安排不同文化背景的員工進行溝通合作，讓他們在工作中加強溝通，促進員工與員工之間的合作，提高企業的內部凝聚力。

2.5對員工採取有針對性的激勵手段

員工的檔案內容，可以幫助企業人力資源管理工作者詳細瞭解每個企業員工的工作需求。馬斯洛在需求層次理論中提到人的生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我實現的需][求。也就是説，每個人都有自身的不同需求，不同的人對自身的需求層次也各不相同，對企業來説，只有通過對員工檔案資料的詳細分析，才能瞭解每個員工的現實需要，以更有針對性的採取各種激勵手段，激發員工的工作熱情。

結語：

人事檔案管理工作在企業人力資源管理中有着十分重要的作用，其中人事檔案管理資料的價值主要體現在檔案的具體利用上，檔案管理人員通過對檔案資料的整理、分析，幫助人力資源管理部門更好的實施人力管理工作，促進企業內部員工的工作積極性。為此，在未來的企業發展中，必須充分重視人事檔案管理工作的重要性，並通過利用各類先進的信息技術，對檔案資料進行科學的歸納管理，讓人事檔案管理工作更科學，以更好的促進企業的人力資源管理工作。（作者單位：國網北京市電力公司綜合服務中心）

公司人事檔案管理規定 篇七

第一條為加強和規範員工檔案管理，依據《中華人民共和國檔案法》和《企業職工檔案管理工作規定》及《幹部檔案工作條例》，制定本細則。

第二條員工的檔案均由人力資源部檔案管-理-員負責管理。檔案管理人員不能保管本人的檔案。

第三條員工失蹤或死亡後滿三年，其檔案應移交當地勞動行政部門保存。對國家和企業有特殊貢獻的英雄、模範人物死亡以後，其檔案由公司檔案室按規定向有關檔案館移交。

第四條人事檔案管-理-員的職責

（一）、保管員工檔案；

（二）、及時索要、收集、鑑別和整理員工檔案材料；

（三）、辦理員工檔案的查閲、借閲、和轉遞手續；

（四）、登記員工工作、工資、獎懲情況；

（五）、為領導和有關部門提供員工的情況；

（六）、做好員工檔案的安全、保密、保護工作；

（七）、定期向檔案室等部門移交檔案；

（八）、辦理其它有關事項。

第五條人事檔案的內容及分類歸檔

（一）、本人歷年填寫的個人簡歷、履歷、登記表；

（二）、本人經歷、家庭情況、社會關係、成長曆史等自傳材料；

（三）、本人自我鑑定，組織鑑定材料；對員工的考察、考核、評價材料；

（四）、政治歷史審查及甄別複查材料；

（五）、員工參入黨、團材料；

（六)、獎勵(包括科技和業務）及各種先進事蹟材料；

（七）、入伍、退伍、辭退職、出國等材料；

（八）、處分、取消處分的材料；

（九）、任免、工資、職稱等材料；

（十）、學歷和評定的技能等材料；

（十一）、其它有較大價值的可供參考的'材料。

第六條人事檔案材料的分類嚴格按《幹部檔案工作條例》、《企業職工檔案管理工作規定》的規定辦理。

第七條人事檔案的收集、保管和銷燬

一、調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閲檔案，在其報到一個月內立檔。對調入或新建立的檔案都應造冊登記。

二、對員工進行考察、考核、培訓、獎懲等形成的材料要及時收集、整理立卷、保持檔案的完整。

三、立卷歸檔的材料必須認真鑑別，保證材料的真實、文字清楚、手續齊備。材料須經組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章、簽字後歸檔。

四、人事檔案材料統一使用十六開規格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及複寫紙書寫。

五、按規定需要銷燬檔案材料時，必須經部門負責人、分管領導批准，並編制銷燬清冊。

六、人事檔案存放應配備檔案庫房、檔案櫥窗等設施。檔案要做到防盜、防火、防蛀、防潮、防光、防塵、防污染。

七、人事檔案材料應分類，整理裝訂成冊後方能入卷存檔，不得直接入卷。每年要對檔案進行一次整理、校對工作。

八、檔案應分類編號後存放，編號應與員工編號統一，防止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄，以便查找。

第八條人事檔案的利用和傳遞

一、外單位來公司查閲檔案時，必須持蓋有公章的單位介紹信，經分管領導批准後，方可查閲。

二、本公司各部門因工作需要查閲員工檔案時，應由部門出具證明，由人力資源部負責人批准後方可查閲。

三、公司級領導、黨委辦公室、人力資源部可不經審批查閲員工檔案。

四、建立檔案查閲登記制度，對查閲職工檔案的情況做好記錄。

五、檔案一般不借出查閲。如必須借出查閲時，應提交報告，分管領導批准，嚴格履行登記手續。

六、任何人不得查閲或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等）的檔案。

七、查閲檔案必須嚴格遵守保密制度和閲檔規定，嚴禁塗改、圈劃、抽取、撤換檔案。

八、員工被任免中層以上職務，應在任免職務後一個月內移交其檔案。

九、員工調動、辭職，解除勞動合同或被開除、辭退等，已辦理離公司手續者，應在一個月內將其檔案移交新單位或户口所在地的街道辦事處。

十、轉遞檔案應通過機要通訊或派專人送取，並履行登記手續，不準郵寄或交本人自帶。

“十一、對轉出的檔案，必須按統一規定的員工檔案轉遞通知單”的項目登記，並密封包裝，加蓋公章和經辦人印章。

第九條新接收檔案，檔案材料不全，可不予接收。接收檔案後，應將基本檔案資料錄入計算機內。員工調出，檔案材料轉出時，應從計算機內註銷員工基本檔案情況。

第十條本細則未盡事宜按《企業職工檔案管理工作規定》和《幹部檔案工作條例》辦理。

第十一條本管理細則由公司人力資源部負責解釋。

注：查看本文相關詳情請搜索進入安徽人事資料網然後站內搜索人事檔案管理規範。

本人提取 篇八

1、具有檔案管理資質的單位出具調檔函。

2、檔案人的勞動合同。

3、或用工備案。

4、社保證明。