2021年行政辦公室上半年工作總結

2021年行政辦公室上半年工作總結

一、工作概述

2021年在公司各級領導的關心指導下，在其他部門的熱心支持和大力幫助下，克服疫情防控、部門管理人員更迭等不利因素，準確識變，科學應變，主動求變。主動梳理工作，增強宣傳報道維度。嚴把廣告用品審批製作流程，積極協調優先製作，保證製作時效。準確及時整理周例會材料，確保公司政策準確傳達到中層管理人員。一系列舉措的實施和各項工作的開展，讓我們在這個飽經風雨的年度，堅定了信心，完成了目標。

二、工作績效完成情況

（一）績效指標實現情況

宣傳報道方面：對大型活動、重要事件進行及時報道，全年報道數量要求大於200篇，截止到12月31日，年度微信公眾號報道數量為268篇，年度任務完成率134%。

報道內容涵蓋公司類重大新聞、車間一線動態、公司文體活動等。在年初疫情防控關鍵期發佈重要疫情防控信息及公司各單位疫情防控措施，有效堅定了全體人員的抗疫信心。在疫情防控常態化後，積極展現各單位復工復產舉措，以及車間、園區的嶄新面貌，積極傳遞正能量。在“120大決戰”期間，積極展示各單位熱火朝天、勇於爭先、鼓足幹勁衝刺年度目標的幹事熱情，有效激發全員工作熱情，為完成年度目標貢獻積極力量。

在做好疫情防控常態化工作的前提下，主動梳理工作，增強宣傳報道維度，從大處着眼，小處着手，報道了一批員工喜聞樂見的優秀作品，有效增強了公眾號的關注度和文章閲讀量。建立宣傳台賬，以周為時間週期，記錄微信公眾號每日推文一週閲讀量、一週轉發量，形成基礎數據，為數據分析做準備。微信公眾號關注用户數量從年初的1022人增長到現在的1395人，漲幅36%。公眾號推文常讀用户從最初的604人，增長到現在的793人，常讀用户比例達到57%。公眾號推文累計閲讀人數103208次，平均每篇推文閲讀量為385次，較之前有大幅增加。

組建了建材集團通訊員隊伍。年初制定建材集團通訊員管理制度，溝通各單位成立了通訊員隊伍。通訊員由各事業部、公司綜合辦/生產安全部人員兼職擔任，現有成員費縣水泥1人，工業園1人，新材料公司2人。成立之初，受疫情影響未能面對面進行交流，建立微信羣，通過在羣內交流分享素材收集、資料整理、優秀公眾號文章學習等一系列措施，提升自身技能水平。6月30日，組織召開優秀通訊員表彰會議，對上半年通訊員工作進行總結，評選出一名優秀通訊員並頒發了榮譽證書和獎品。同時，利用難得的面對面交流機會，大家暢所欲言、頭腦風暴，對工作過程中遇到的困難、好的方法思路、下一步計劃打算，進行了充分交流和分享，也明確了下一步工作開展舉措。在疫情防控常態化和“120大決戰”期間，各單位充分挖掘幹事創業的火熱場景和人員奮勇爭先、拼搏目標的澎湃勁頭，營造了良好的決戰氛圍，為完成年度目標任務奠定良好輿論基礎。

宣傳用品管理方面：嚴把廣告用品審批製作流程，積極協調優先製作，保證製作時效。疫情防控期間，積極對接聯繫合作廣告公司，克服交通封堵、人員原材料短缺等不利因素，加班加點製作疫情防控條幅和宣傳展板，有利的保障了疫情防控工作的全面開展。在疫情趨於常態化，公司各單位生產運營穩定向好的情況下，對費縣水泥事業部、安全環保部、營銷中心、輝泰礦山事業部等部門提出的製作需求，積極協調溝通，儘快確定製作內容進行製作，協調廣告公司到廠進行安裝，圓滿的完成了多次臨檢前標識牌搶修搶建工作，保障了迎檢工作的順利開展。

員工活動組織及豐富員工福利方面：年初受到疫情影響，常規活動暫未組織，疫情防控常態化後，4月份清明節，組織費縣部分代表進行哀悼活動，五一勞動節期間展現各崗位勞動場景，製作祝福視頻，反響強烈。同時，在5月份舉辦員工籃球賽，增強各單位員工體魄，提振各單位工作熱情。進入7月份，協助後勤管理部工作組織伏羊節活動、夏日團建系列活動及廠慶活動，氣氛熱烈，正能量滿滿，有效凝聚團隊力量。9月份，組織“攜手未來，我與沂州共成長”主題徵文活動，得到各單位員工的踴躍參加。進入秋季，篩選公司一年四季優秀景色照片，製作點亮沂州四季推文活動。進入年度，一年一度的元旦晚會籌備拉開序幕，雖然歷經挫折，晚會還是圓滿完成，在不平凡的年份，展現了沂州人不平凡的業績。除此以外，協助做好重要節假日員工福利發放工作。包括春節福利、三八福利、端午福利、大學聯考獎學金、中秋福利積極與集團總部董辦對接，圓滿完成分發任務，提高員工幸福指數。在6月、7月、8月，通過滴滴出行優惠券、電信、聯通優惠電話卡，豐富員工並福利項目，提升員工幸福感、歸屬感。

業務技能學習方面：三月份學習《行政辦公管理實用必備全書》，摘錄其中與工作相關的十八個章節知識點進行學習，九月份組織學習商務禮儀基礎知識，十一月份組織學習公文寫作培訓，建立學習跟蹤表，從學習內容、學習心得、對現有工作的應用三個主要方面進行記錄，學習後對行政管理有了系統認識，受益良多。

優化服務接待流程方面：6月份外出至費縣光大環保能源有限公司學習參觀行政管理工作，重點對其會議籌備進行了跟進學習，學習結束後，整理了學習記錄，結合自身實際，吸收借鑑其優秀經驗。11月份，會同後勤管理部一起至新時代藥業進行參觀學習，瞭解其接待、活動組織情況，通過對比找差距，借鑑優秀經驗後期實踐提升。

行政事務及行政制度完善方面：1月對建材集團現有行政類管理制度進行梳理。1月完成新制度擬定工作（《建材集團空調管理制度》、《建材集團辦公電腦管理制度》）。6月對行政類管理制度進行補充完善，更好指導實際工作。2019年檔案已通過分類、編制檔案目錄、檢索工具、組卷、排列編號、編寫卷內目錄、編寫案卷題名、案卷裝訂、編檔號、裝盒歸檔整理完畢；2021年4月15日下發關於集中收集檔案的通知，集中收集檔案；7月9日-10日行政辦公室對費縣基地檔案管理工作進行了專項檢查。

日常工作方面：提高會議紀要整理的效率及質量，無特殊情況在當天完成整理、審核、下發工作。全年累計整理下發會議紀要及跟蹤事項35次，有效的將會議精神傳到至各單位管理層。藉助檔案整理契機，對留存的各類歷史合同進行整理，對過期合同進行編號存檔，對仍在合同期限內的各類合同掃描電子版進行存檔，便於及時查找。公司沿街樓房屋租賃户日常電費收繳，對五月份和十月份到期的租户，溝通後續籤合同。做好招待用酒水的日常盤點記錄，對庫存不足酒水及時上報建議補充庫存，及時記錄領用明細，全年累計登記各類酒水領用記錄129人次，確保賬物百分百相符。

（二）工作總結與反思

1、績效亮點與經驗

成立通訊員隊伍，建立宣傳台賬，增強宣傳報道維度，有效提升公眾號的關注度和文章閲讀量。最大閲讀量為5月16日報道的《山東省應急廳到費縣沂州水泥有限公司開展安全生產集中整治工作專項檢查》，累計閲讀量突破歷史記錄，達到3241人次。成績的取得來源於幾個方面：一是題材點的重要程度。省政府部門到公司檢查，公司領導重視，市縣政府部門重視，對公司的影響程度大。二是宣傳推廣積極性的調度。文章發表後，公司領導高度重視，帶頭在管理人員微信羣內積極調度轉發，各單位積極響應，迅速形成燎原之勢，實現了全員轉發、全員宣傳的氛圍，有效擴大了宣傳層面。文章閲讀量突破歷史記錄後，嚐到了調度轉發的甜頭，在每次推文發送後，溝通文章相關部門管理人員調度本部門人員閲讀、轉發、點贊，帶動了全員對公眾號的關注度，微信公眾號關注用户數量從年初的1022人增長到現在的1395人，漲幅36%。公眾號推文常讀用户從最初的604人，增長到現在的793人，常讀用户比例達到57%。

2、工作失誤與教訓

2.1 微信公眾號推文內容吸收借鑑要有尺度，發送流程要提前驗證。5月14日微信公眾號號發送錯誤，導致無法修改只能全篇刪除。反思原因在於：一是文章吸收借鑑過多，未進行查重檢測。當時正值籃球賽活動期間，策劃進行初賽、半決賽、決賽三場報道，提前準備素材，通過查找網絡素材後進行借鑑修改，未及時發現原文章有原創標識，同時對內容修改不足，抄襲現象嚴重。二是發送流程審核把關不嚴。正值當天調休，在當天舉行完半決賽後由辦公室同事挑選照片後進行文章編輯，文章預覽未發現異常，在驗證發送環節有非常規發送提示，同事對流程不熟悉，未識別出異常進而造成了本次錯誤。通過本次失誤需要重點加強對文章內容的審核把控，吸收借鑑要有尺度，加強原創文字的整理。同時，對因特殊情況需要交接的工作，需要提前梳理各項流程，以防對工作不熟悉造成失誤。再就是，常規工作，辦公室人員需要輪崗交叉學習，確保常規基本工作全員掌握，防止因專職負責人員不在崗，工作就裹足不前。

2.2 檔案管理工作提升：

2019年檔案已通過分類、編制檔案目錄、檢索工具、組卷、排列編號、編寫卷內目錄、編寫案卷題名、案卷裝訂、編檔號、裝盒歸檔整理完畢；

檔案管理規範化提升：2021年4月15日下發關於集中收集檔案的通知，集中收集檔案；7月9日-10日行政辦公室對費縣基地檔案管理工作進行了專項檢查。問題整改要求如下：

建材集團檔案室需要整改的問題共6項，整改要求為：

（1）採購中心標書重新整理、存檔、建立檔案目錄；

（2）財務部將空白檔案盒、空白單據移出檔案室；

（3）人資部將堆放檔案整理、存檔、建立檔案目錄；

（4）行政辦公室負責施工圖紙整理、存檔、建立檔案目錄；

（5）行政辦公室協同相關部門根據具體情況處理相關堆放的文件；

（6）各單位建立電子檔文件存檔，同時將電子檔文件及目錄備份移交行政辦公室備案；）。

設備管理部檔案室需要整改的問題共7項，整改要求為：

（1）配備滅火器、老鼠夾、樟腦球；

（2）檔案目錄要細化，保障能快速、準確找到資料；

（3）檔案室箱子裏的檔案要落實清楚是否是多餘備份，多餘備份的材料要在箱子外面貼好目錄，規整擺放；如果是其他材料，要整理好存放檔案櫃；備份的的材料也要有總目錄，備不時之需。

（4）把與檔案無關的雜物從檔案室移出；

（5）根據檔案目錄，把檔案補充完整；

（6）建立圖紙電子檔案；7、規範檔案管理，建立檔案借閲登記表、專人負責檔案管理工作；）

通過檔案檢查、自檢，逐步對之前不規範檔案進行整理。

三、2021年工作計劃

（一）當前管理存在問題及提升措施

工作效率有待進一步提高。辦公室工作的特點是綜合、瑣碎，但又不可或缺。辦公制度尚需進一步完善，團隊的做事方式和方法，還需要不斷磨合提升，在分工和協作中，進一步提高工作效率。提升措施：管理人員以身作則，帶頭示範，衝鋒在前，靠前指揮，工作重安排更要重落實。定期或者不定期召開部門人員民主生活會，開展批評和自我批評，總結覆盤，查找一定時期內的工作不足。

工作細緻度有待進一步提升。辦公室的工作事無鉅細，在一些日常事務工作中，由於工作疏忽，細節方面容易出現各種紕漏，因此要嚴把細緻關，進一步提升工作細緻度。提升措施：進行模塊化管理，制定各類常規事項工作預案，儘可能細化、注重操作性、實用性、充分預估各種急難險重因素。

管理水平有待進一步提升。辦公室管理水平離集團的嚴格高效要求還有一定差距。辦公室內部管理尚不夠明確細緻，一些管理制度沒有很好的落實執行，同時缺乏制度執行的監督機制，因此辦公室的科學化管理水平有待進一步提升。提升措施：梳理常用工作事項制度執行條例，熟讀熟記，避免事到臨頭不知所措或罔顧制度及現查制度的情況發生。對辦公室人員職責界定清晰，在寬崗的基礎上實行窄崗，實現人員一專多能，互相補位。

（二）工作執行計劃

1、優化行政管理職能。根據部門職責及崗位編制，重新修訂崗位職責。完成行政管理待修訂制度識別，擬定修訂方案，並進行制度下發，根據制度運行評估情況，再次修訂頒佈。根據重新設定崗位電腦等級，對現有電腦運行情況進行排查，擬定辦公生產電腦更新換代方案，根據方案考察電腦，完成辦公生產電腦升級，提升人員辦公效率。

2、推進企業文化建設。通過對建材集團年度員工活動識別，年度員工活動計劃擬定，在原有活動基礎之上，增加1-2個主題活動，進而豐富員工文體活動。同時，盤點企業標識明細，如文化日曆、電子賀卡、信箋、看板、宣傳欄等，推進形象建設與集團VI整體設計。優化傳播載體，制定具體短視頻傳播方案並組織實施，通過微信公眾號、抖音等多渠道對企業文化進行宣貫，定期對員工企業文化知識熟知情況進行考核，制定員工行為規範標準，每月對員工行為進行檢查監督，形成記錄，多措並舉，營造踐行企業文化的良好氛圍。

3、強化宣傳管理。擴大對外宣傳，提高公司品牌影響力，對通訊員進行業務基礎知識培訓，提升業務能力。根據現有橋體、車體等户外廣告數量，新增2-3個高鐵站、高速服務區或橋體重要品牌宣傳點，同時，強化輿情管理，每日對相關自媒體進行輿情跟蹤，形成情況記錄，確保公司正面形象宣傳。

4、提升部門崗位員工業務技能水平。組織車隊駕駛員安全教育培訓，提升安全駕駛意識。組織行政文員學習攝影拍攝培訓，達到攝影初級標準要求，滿足日常宣傳報道要求，同時進行商務禮儀和公文寫作培訓，提升日常基礎業務能力，優化工作細節。