行政辦公室2019年上半年工作小結及下半年工作計劃

尊敬的公司領導：

2019年上半年，在公司董事會的堅強領導下，在全體同事的大力支持下，行政辦公室緊緊圍繞公司中心工作，團結協作，盡職盡責，全面發揮參謀助手、內控管理、服務保障及統籌協調的職能作用，全體成員自覺踐行“奉獻、公平、正義”的集體價值觀，主動放棄休息時間，克服了人員配置嚴重不足的實際困難，通過不懈努力，較好地完成了各項工作任務。現將2019年上半年工作小結和下半年工作計劃彙報如下：

一、主要工作情況

（一）全心全意做好行政服務工作，為公司及各部門順利工作提供有力的後勤保障和堅實的基礎支持。行政辦公室以服務為宗旨，為領導服務，為部門服務，為員工服務。提供優質高效的服務是行政辦公室工作永恆的主題，也是全體工作人員不懈的追求，過去半年裏，行政辦公室通過不斷提高員工素質，逐步轉變工作作風，牢固樹立服務意識，全心做好服務。行政辦公室員工事情多、任務重，既要為公司全體員工服務，又要兼顧來訪接待、來電記錄、會務工作，還要做好信件收發登記工作、複印工作、員工餐廳協調管理、商鋪出租管理、大臨鐵路徵地賠償及協助各部門開展工作，為公司車輛辦理保險、年檢等一系列繁瑣的後勤保障工作。上半年，僅為各部門複印資料次數就達到6000份/次以上，協助各部門開展工作350餘項/次，接待來訪人員800餘人次（其中包括保安協會年度會議、全州保安監管工作會議、公司年度總結表彰大會等大型會議的組織承辦），接聽來電或傳真800餘次。繁瑣程度，可想而知。然而，行政辦公室僅有兩名員工，大家咬牙堅持完成了上述工作。在辦公物品採購、申領及發放上，行政辦公室嚴格做到先走申請程序，控制辦公物品申請數量，高效採購、發放辦公用品，做到物盡其用，減支降耗。正是依賴於全體工作人員的耐心堅持和不懈努力，才使得行政辦公室在過去的半年裏，能夠全面、細緻地為公司及各部門工作順利進行提供了有力的後勤保障和堅實的基礎支持。

（二）細心做好印章和證照管理工作，提高印章和證照使用的嚴肅性和規範性。 行政辦公室認真做好公司全部印章和證照的使用和登記，嚴格審核每一份需要蓋章的文書，需要使用證照的事項，確保了印章和證照使用的嚴肅性和規範性。一是安排專人做好印章管理工作。嚴格規範申請使用，每次使用按照規定流程進行申請登記，杜絕了私用濫用情況。二是按時按質按量完成全部證照的年檢（變更）工作並規範使用和存放管理。證件完成年檢（變更）後均分門別類存放，使用前按照申請領用登記程序管理，實時掌握使用動向，確保證照使用便利性和安全性。三是做好公司各部門合同、協議、證明、函告、申請等需要蓋章文書的複核把關，最大限度避免行文方面的錯漏，把公司利益放在首位，以嚴謹、認真、精益求精的工作態度，確保每份涉及印章使用文書的合法性及規範性，把好行政辦公最後一道關。上半年，履行印章和證照使用、借出等登記手續460餘次，複核需要蓋章的文書1000餘份。

（三）抓實常規工作，服務公司大局。

1、辦好文。行政辦公室既是是公司董事會的參謀部，又是祕書處，日常工作事關公司大局。根據公司領導的部署，上半年，行政辦公室制定了相關工作規劃和方案，撰寫工作報告、意見、起草領導講話和會議紀要，完成重要的工作彙報、工作請示和下發通知意見；出台了《辦公區出入管理規定》、《動員全體員工參與掃黑除惡專項鬥爭的方案》、《公務用車改革方案》、《行政辦公人員日常行為規範》及《調整職責分工及審批流程》及《管理幹部責任書》等重要的規章制度和工作方案。同時，規範了辦文程序、收文程序、傳閲程序，嚴把辦文質量關，不斷提升辦文效率，共制定、整理各類制度10個大項，傳閲、擬辦及辦結了文件30餘份，審核、印發280餘份。累計字數14萬餘字。

2、開好會。上半年，行政辦公室承辦了各類大小會議，包括股東會、董事會、高管會、總經理辦公會、員工大會、羣團組織會議。一是擬定會議方案。對重要會議，會前做好充分準備，包括制定會議預算，確定會議議題，準備有關文件，明確參會範圍，落實會務責任等，對每個環節都認真研究，把會辦細辦好；二是組織會議召開。對會議議題嚴格把關，加強會前協調，不成熟的不提交會議討論，避免議而不決。嚴格審核提交會議討論的文件。議題確定後，第一時間通知或傳發給與會人員，提前準備意見建議。會議召開後，做好會議記錄，及時編寫會議紀要和決議。三是落實決定事項。對會議決定的事項，及時分解任務，責任到人，明確時限，跟蹤督辦。把決定事項的落實情況及時反饋公司領導。四是統籌協調安排。行政辦公室以“溝通協調、監督管理”作為開展工作的切入點，在全面做好服務工作的同時，更注重與各部門的精心協作配合。預先籌備好現場服務、用餐安排及設備保障等。上半年，行政辦公室組織辦好各類會議30餘次，累計參會人數達500餘人/次，做會議記錄20餘次，編寫會議紀要、決議等60餘份，累計字數2萬餘字。

3、狠抓亮點宣傳，提升品牌形象。一是加強內部宣傳平台的建設。行政辦公室專人負責更新、發佈公司公眾微信和官方網站的動態消息，讓社會各界更加全面地瞭解公司工作最新情況和亮點。上半年，內部宣傳平台共更新和發佈消息50餘篇，累計字數7萬餘字。二是與媒體之間保持良好的溝通聯繫，加大公司的宣傳力度，積極打造志昂保安品牌形象。上半年，公司被國家級媒體報道4次，省級媒體報道2次，且形式多樣、內容豐富，包括經營發展、業務亮點、助力社會治安防控體系建設及參與掃黑除惡專項鬥爭情況等，累計字數4萬餘字。三是深入一線收集公司新聞素材。行政辦公室為獲取公司最新信息、保安員最新動態等，在人員配置嚴重不足的情況下依然派出工作人員到會議現場、安保現場、活動現場及執勤網點等採集新聞信息。上半年，累計前往現場採訪和蒐集新聞信息40餘次。尤其是今年三月街民族節期間，宣傳組工作人員自開幕式當天起至月街結束，每天連續採訪和追蹤報道，整個長假未曾休息過一天。

（四）其他方面的工作概況。

公司黨、團組織負責人均為行政辦公室工作人員，大家在出色完成日常行政管理工作外，還按照5個標準化要求圓滿完成了黨、團組織的日常工作，並積極開展活動。上半年，組織了2018年評選表彰活動、掃黑除惡專項鬥爭學習活動、青年志願者活動、愛心捐款活動等多項富有意義的活動。同時，還完成了黨支部委員會換屆選舉工作。上半年，公司共有1名黨員獲得大理市公安局黨委授予的優秀共產黨員稱號、1名團幹獲得共青團大理市委授予的大理市優秀共青團幹部稱號、1名團員獲得共青團大理市委授予的大理市優秀共青團員稱號，6名保安員獲得大理州保安協會授予的優秀保安員稱號、3名保安員獲得見義勇為保安員稱號，公司獲得優秀保安公司和見義勇為先進保安企業稱號。另外，行政辦公室工作人員在上半年還協助州公安局和州保安協會工作累計次數超過40次。

二、存在的問題和不足

（一）工作效率有待進一步提升。自2016年下半年至今，行政辦公室工作人員從5人鋭減至2018年初的2人且持續至今。儘管大家團結一心、克服困難、咬牙堅持、放棄休息、一人多崗，最大限度地發揮出工作效率，但人員配置嚴重不足問題依然制約了行政辦公室的工作效率，很多工作還依賴於志昂物業等其他部門的支持。例如，當2名工作人員均外出辦事情況下，行政辦公室只能大門緊閉，給公司工作帶來不便。又如，當工作人員專心致志起草重要緊急公文時候，遇到來訪、複印、蓋章等情況時感到應接不暇，影響效率。

（二）工作細緻度有待進一步提高。 行政辦公室的工作事無鉅細，在同步處理專項工作和日常事務工作中，偶有出現工作疏忽，細節方面出現紕漏。因此，要嚴把細緻關，進一步提高工作細緻度。

（三）管理水平有待進一步加強。隨着公司不斷髮展，行政辦公室管理水平離公司的嚴格高效要求還有一定差距，無論是公司管理工作，還是部門管理工作都還不夠明確細緻，使一部分管理制度未得到很好的落實執行或缺乏執行監督機制。因此，行政辦公室的科學化管理水平有待進一步提升。

三、下半年工作計劃

2019年是公司繼續強化管理、開拓創新、再創輝煌的一年。行政辦公室作為公司的管理部門和服務部門任重道遠。下半年，行政辦公室全體工作人員將進一步高標準、嚴要求、不斷學習，全面提升管理工作的引領與監督能力，服務與保障能力，助力公司跨越式發展。主要工作計劃如下：

（一）加強內控管理，確保全面落實。下半年，行政辦公室將以加強內控管理為重點，進一步規範和加強公司制度體系建設，完善內部管理體系和運行機制，提高公司基礎管理水平。一是按照“精而實用”的要求，堅持科學性、規範性、可行性、可操作性相結合的原則，認真梳理公司現有規章制度，查漏補遺、修訂完善。同時，根據實際工作需求適時擬定新的管理制度。二是確保政令暢通。做好“上情下達、下情上傳”的信息傳遞工作，組織員工學習公司規章制度、方針政策、會議精神、重要決策部署，及時向公司領導反饋各方面的意見和建議，將領導的意見傳達各部門並加強跟蹤反饋，督促落實。三是在督辦、催辦上下功夫。把握工作動態，增強工作預見性，積極主動與各部門進行溝通、協調、聯繫，加強督辦、催辦，做到事事有迴音，件件有落實，促進公司管理工作的全面落實。

（二）強化主動意識，做好各項服務。下半年，行政辦公室將堅持以服務為宗旨，強化工作人員素質和責任意識，提高辦事的時效性，不斷強化主動服務意識，持續提升行政辦公室對其他部門的支持能力與服務水平。服務工作將實現兩大轉變。一是實現被動服務向主動服務轉變。行政辦公室的工作突發性、偶然性及被動性強。因此，全體工作人員對待工作將會未雨綢繆，以工作的超前性、預見性來增強工作的主動性。二是實現單一服務向全面服務的轉變。行政辦公室的服務將更加註意服務的全面性與主動性，為各部門提供全過程的主動服務。

行政辦公室

2019年7月19日