跟單文員工作流程【精品多篇】

跟單文員工作流程 篇一

工作職責

一：跟單文員是從接到訂單起的那一時刻起都要忙，對價錢，跟客户確認，製作廠內訂單，通知各部門。

二：待貨物快完成時還要聯繫報關，船務公司與拖車行，以及報關單證的填制，信用證跟單和跟進有關的業務。

三：另外，跟單文員也必須對電腦有一定的瞭解，熟悉互連網基本操作，比如手發E-mail等，報關也是相當重要的一部分，需要有這方面的相關經驗，知識。

工作性質

（1）尋找客户：通過各種途徑尋找新客户，跟蹤老客户。為自己下一步的工作打算。

（2）設定目標：我們的工作着重點及分配的工作時間。主要客户和待開發的客户。

（3）傳播信息：將企業產品的信息傳播出去。

（4）推銷產品：主動與客户接洽，展示產品，為獲取訂單為目的。

（5）提供服務：產品的售後服務，及對客户的服務。

（6）收集信息：收集市場信息，進行市場考察。

（7）分配產品：產品短缺時先分配給主要客户。

跟單員是業務助理；跟單員在許多時候扮演業務經理助理的角色，他們協助業務經理接待，管理，跟進客户，因此跟單員要：

(1) 函電的回覆：

（2） 計算報價單

（3） 驗簽訂單

（4） 填對帳表

（5） 目錄，樣品的寄送與登記

（6） 客户檔案的管理

（7） 客户來訪接待

（8） 主管交辦事項的處理

（9） 與相關部門的業務聯繫

注意事項

1：物料是否正確。

2：尺寸是否“準確”。

3：款式是否錯誤。

4：做工是否細緻。

5：成品顏色是否“正確”。

6：有無漏定物料。

7：物料是否能按預定時間到加工廠。

8：時間上是否有問題。

員工的一切行為代表着整個公司的企業形象，不論從個人言行或者處事上，注重個人以及公司形象很重要。

自己總結。

跟單文員工作流程 篇二

1、無誤差完成工作

外貿工作的特殊要求在工作時保持認真細緻，否則一個小錯可能會造成幾個貨櫃的損失。外貿跟單的訂單與國內訂單不一樣，都是有外國客人進行定製，小到產品細節，大到外箱嘜頭包裝等都是由外國客人來指定生產的，所以在這期間，必須每一個細節都要與客户溝通確定好，爭取每個確認內容都有紙質的簽字蓋章文件存底。在對工廠進行跟蹤生產時，要及時核對確認內容，及時發現問題並改正，爭取產品零誤差的出櫃。

2、時間有序

外貿產品都需要運往海外，通常的貨運方式是海運，這就涉及要出海關，有一系列的報檢報關等工作需要去做。各項工作時間安排好，是對產品的順利出櫃是有很大關係的。所以，在產品開始進行生產時就做一張時間安排表，與報檢報關處的工作人員進行提前預約，以確保對產品進行及時的商檢報關，在最短的時間內出海關。

3、提前開產品會與各部門進行有效溝通

外貿這一特殊的工作與各部門的工作聯繫也是非常大，因為外貿產品往往是專門定製，各部門和工廠都沒有做過這種產品，所以需要在接到國外訂單後與各部門組織在一起，開一個產品會，詳細介紹該產品需要訂製的地方和需要注意的地方，以減少在生產中所出現的理解錯誤或者其他矛盾。

以上三點是我從事外貿跟單員一年年所得到的經驗和體會，由於從事時間較短，在這方面工作過程中存在不少缺點和不足，比如迫切需要提高英語水平，增強工作能力，目前來説，我的英語水平不是很高，所以在日常的外貿工作中還不能有一個屬於自己的平台與外國客人進行直接的溝通，只能停留在與外貿公司或者中間商溝通的工作範圍內。或者經驗不足，往往在工作中出現突發狀況而反應不夠及時，還有與客人或者與同事的溝通能力仍有欠缺等等。這些都是我發現的需要在日後的工作中進行改善的方面，相信在不斷的工作中，我能夠提高各方面的能力，將這份工作做的日趨完善。

跟單文員工作流程 篇三

採購跟單員的主要職責是：審核確認採購訂單，發放給供應商，並向生產中心確認採購訂單的交貨日期；採購訂單跟蹤；協助供應商進行對賬、税單跟蹤和付款申請；組織協調技術和質量保證部門處理供應商的異常來料，負責採購部的程序制定和供應商的開發管理。

這期間我負責的工作

1、負責採購部非生產性材料的記錄工作。

2、製作一份採購和供應清單，並分發給每個供應商。根據請購單中要採購的產品名稱、型號、數量、聯繫方式，要求對應的供應商報價。

3、向供應商下訂單。報價批准後，根據各部門的申購單，給相應供應商下達採購訂單。

4、在erp裏下采購訂單，按訂單跟催使品名、型號、數量確認後及時入庫。

5、在每個月10號，20號，月末，對本月採購訂單進行彙總，及時處理完成與未完成計劃進行分析與跟蹤、落實。

跟單文員工作流程 篇四

跟單員工作責任大、權力小。跟單員的工作是建立在訂單與客户上的，因為訂單是企業的生命，客户是企業的上帝，失去訂單與客户將危機到企業的生存。

跟單員工作涉及各個部門，跟單員與客户，與計劃部門、生產部門等很多部門的工作是一種協調與溝通。都是在完成訂單的前提下而進行的與人溝通的工作。溝通協調能力特別重要。尤其是對服裝專業術語要掌握好，以便於客服更輕鬆的交流。同時跟單員掌握着大量的客户資料，對她們的需求也比較熟悉。同時也瞭解工廠的生產情況，因此對客户的訂單可以提出意見，以利於客户的訂貨。

另外，由於客户的需求是多樣的，因此跟單員在實際工作中需要合理安排好自己的工作計劃。跟單是項綜合性的工作。跟單員工作涉及企業各個部門，由此決定了工作的綜合性。對外執行的是銷售人員的職責，對內執行的是生產管理協調。所以跟單員必須熟悉貿易實務和工廠的生產運作流程。

跟單員應具備認真細緻的工作作風、靈感敏鋭的洞察能力、八面玲瓏的處事方式、執着頑強的工作精神。

跟單員應具備公關知識、物流報關知識、接待客户業務跟進知識、國際貿易知識、生產運作知識、人際禮儀，構成完善的知識結構。

跟單員的工作不僅僅是被動地接受訂單，也要主動地進行業務開擴，他們協助業務經理接待並服務於客户，以達成訂單為目標，進行業務跟單。因此，在實際工作中，跟單員應注意把握以下幾點：

（1）尋找客户：通過各種途徑尋找新客户，跟蹤老客户。

（2）設定目標：主要客户和待開發的客户，我們的工作重點及分配的工作時間。

（3）傳播信息：將企業產品的信息傳播出去。

（4）推銷產品：主要與客户接洽，展示產品，以獲取訂單為目的。

（5）提供服務：產品的售後服務和對客户的服務。

（6）收取信息：收取市場信息和進行市場調查。

（7）分配產品：產品短缺時先分配給主要客户。

現如今，服裝企業的服裝訂單來之於世界各地，訂單內容以服裝英語為主，為了確保每宗業務準確、按時、高效地完成，還需企業加強服裝跟單人員的專業英語識讀、翻譯能力。

跟單文員工作流程 篇五

1、及時跟進生產物料需求情況、協調生產、物料及採購各部門工作；

2、負責跟進採購物料進度，確保計劃物料準時到位並滿足計劃執行；

3、提前預警短缺物料並主動與採購部門協調解決；

4、物料庫存的合理控制及物料相關數據的準備統計及分析1什麼是生產與物料控制pmc意思為生產及物料控制。通常它分為兩個部分：pc：生產控制或生產管制（台、日資公司俗稱生管）。主要職能是生產的計劃與生產的進度控制。mc：物料控制（俗稱物控），主要職能是物料計劃、請購、物料調度、物料的控制（壞料控制和正常進出用料控制）等。2產能分析主要針對的方面

1、做何種機型以及此機型的製造流程。

2、製程中使用的機器設備（設備負荷能力）。

3、產品的總標準時間，每個製程的標準時間（人力負荷能力）。

4、材料的準備前置時間。

5、生產線及倉庫所需要的場所大小（場地負荷能力）。

生產排期應注意的原則生產計劃排程的安排應注意以下原則：

1、交貨期先後原則：交期越短，交貨時間越緊急，越應安排在最早時間生產。

2、客户分類原則：客户有重點客户，一般客户之分，越重點的客户，其排程應越受到重視。如有的公司根據銷售額按abc法對客户進行分類，a類客户應受到最優先的待遇，b類次之。c類更次。

3、產能平衡原則：各生產線生產應順暢，半成品生產線與成品生產線的生產速度應相同，機器負荷應考慮，不能產生生產瓶頸，出現停線待料事件。

4、工藝流程原則：工序越多的產品，製造時間愈長，應重點予以關注。pmc管理不當易造成的現象pmc的計劃能力、控制能力及溝通協調能力做得差，容易造成以下現象：

1）、經常性的停工待料：因為生產無計劃或物料無計劃，造成物料進度經常跟不上，以致經常性的停工待料

2）、生產上的頓飽來一頓飢：因為經常停工待料，等到一來物料，交期自然變短，生產時間不足，只有加班加點趕貨，結果有時餓死，有時撐死。

3）、物料計劃的不準或物料控制的不良，半成品或原材料不能銜接上，該來的不來，不該來的一大堆，造成貨倉大量堆積材料和半成品，生產自然不順暢。

4）、生產計劃表僅起形式上的作用，生產計劃與實際生產脱節，計劃是一套，生產又是一套，生產計劃根本不起作用，徒具形式。

5）、對銷售預測不準或對產能分析不準，不能針對產能進行合理安排，沒有空留餘地，生產計劃的機動性不強，生產計劃變更頻繁，緊急訂單一多，生產計劃的執行就成了泡影。

6）、計劃、生產及物料進度協調不強，影響交貨期，降低公司聲譽。

7）、生產經常紊亂，品質跟着失控，造成經常性的返工，經常返工又影響生產計劃的執行，造成惡性循環。

跟單文員工作流程 篇六

跟單文員就是負責業務的跟蹤、監督，避免飛單

就是接到單子後把所要用到的原料輔料還有產品相關的所有的東西都要管的。

跟單員的工作內容主要有：外貿業務跟單，物料採購跟單，生產過程跟單，貨物運輸跟單及客户聯絡跟蹤（客户接待）。

1、出口貨物跟單；（外貿業務跟進）瞭解基本外貿知識：（談判，報價，接單，籤合同等等）。基礎外語及函電往來。

2、物料採購跟單。（業務跟進）懂營銷，懂產品。（物料，性能，使用，保養）

3、生產過程跟單（生產進度跟進）懂生產，懂管理，懂溝通。

4、貨物運輸跟單（出貨跟進）貨物運輸知識，（運輸工具，方法，配櫃）及瞭解報關知識。

5、客户聯絡跟蹤（客户接待）：瞭解對客户的管理，懂國際禮儀知識。

6、客户所下訂單的數量及質量進行相關的監督（訂單數量、交貨日期、結款方式、回傳交期）。

7、確認物料是否到位，為生產做好準備。

8、跟進生產，滿足客户供貨要求。

9、把交完的訂單及時交給財務，做好對帳工作，協助業務回籠資金。

10、把自己不能解決的問題及時向上級反映，及時解決問題。

11、做好本職工作的同時，協助財務和出納工作。

工作要領：

1、熱情禮貌、積極向上、責任心強。

2、在客户和業務之間做好溝通和協調工作並及時準確的傳達信息。

3、保持良好的客户關係。

4、做好各部門的溝通和協調工作。

跟單文員工作流程 篇七

一、日常工作：

1、全面準備並瞭解訂單資料（客户制單、生產工藝、最終確認樣、確認意見或更正資料、特殊情況可攜帶客樣），確認所掌握的所有資料之間製作工藝細節是否統一、詳荊對指示不明確的事項詳細反映給技術部和業務部，以便及時確認。

2、跟單員言行、態度均代表本公司，因此與各業務單位處理相應業務過程中，須把握基本原則、注意言行得體、態度不卑不亢。嚴禁以任何主觀或客觀理由對客户（或客户公司跟單員）有過激的言行。處理業務過程中不能隨意越權表態，有問題及時請示公司決定。

3、預先充分估量工作中問題的潛在發生性，相應加強工作力度，完善細化前期工作，減少乃至杜絕其發生的可能性。不以發現問題為目的，預先充分防範、工作中重複發掘、及時處理問題並總結經驗，對以後的工作方式和細則進一步完善方為根本之道。

二。跟單員工作重要性的體現

1)跟單員需要面對客户、面對訂單開展工作。

2)跟單員是企業與市嘗業務員與客户之間聯繫的紐帶。

3)跟單員工作是一項非常“綜合性”和“邊緣性”的工作：對外要有業務員的素質，對內要有生產管理的能力。

4、所謂“跟單員”是指在企業運作過程中，以客户訂單為依據，跟蹤產品（或服務）運作流向的專職人員，是企業內各部門之間及企業與客户之間相互聯繫的中心樞紐。

5、生產跟單：對已接的客户訂單進行成品出貨送達客户前的生產進度、貨運報關跟進，以確保如期出貨為目標。

6、成功的跟單員應可扮演及具備以下角色或能力：1)談判者2)與工程人員共事的能力；3)絕佳人際關係處理能力；

7、客户落單方式主要有電話（口頭）、傳真、E-mail三種方式。確認產品名稱規格、數量、單價、金額、交期、交貨方式、單價條款、付款方式、包裝要求。

8、審單需做以下幾點：品名規格、單價金額、數量、交期、付款方式、包裝方式、出貨方式。

9、生管工作特點：1)提前計劃性：要有“趕鴨子上架”的雷厲風行的習慣；不求完美逐漸確定，敢於調整自己的計劃；有的計劃早做與晚做的工作量都是一樣的，我們及早去做就是很合算的。2)準確及時性3)全面完整性

10、制定生產計劃應遵循的原則及要考慮的因素：交貨期先後原則；客户分類原則；產能平衡原則；工藝流程原則；工作部門因素；時間因素。

11、採購工作有兩個日常動態數據處理大項：一是按訂單展開計算物料的需求量（這就是人們常説的MRP——物料需求計劃）；二是由收貨信息轉換為物料的進度跟蹤。

三。工作總結:

將工作細化為幾個過程，每個過程自己要做哪些工作，具體怎樣操作，在操作中有哪些成功的經驗和失敗的教訓，後續工作中要怎樣才能改善。在每個過程中有哪些外在因素影響自己的工作，要怎樣才能排除外部因素的影響。.

簡單地説，跟單工作細分為以下幾個過程:

1、接單並評審本廠的產能（與生產部門，採購部，貨倉，技術部等相關部門共同評審）。

2、轉化客户訂單為本廠生產單，生產排期

3、跟蹤物料到位情況。

4、瞭解生產進度（要求生產部門提供進度），以報表向其它部門反映。

5、各個過程中異常情況的處理

6、處理異常情況時遇到的困難和解決方法（溝通）

7、工作中外部因素的影響和自己存在的問題。

8、未來工作的計劃

四。要讓你的報告能夠證明你是一個能夠獨擋一面的人，而不是一個遇到問題或困難就不知所措的人

跟單文員工作流程 篇八

一、工作的主要職責

1、合同

（1）合同的制定：與客户及業務員確定合同規格及價格進行制定合同。

（2）合同的審批流程：根據公司要求接程序要求完成合同的審批。

2、下單及發貨跟進：下單員根據合同下單後，及時進行核對；訂單審批完，跟進物流發貨情況並週一、週三、週五跟蹤貨櫃狀態，最終完成貨物達到客户公司。

3、產品質量及破損投訴

（1）產品質量投訴：因客户生產過程中發現玻璃質量問題提出投訴。（2）破損投訴：因客户在接收玻璃時，發現玻璃破損提出投訴。

以上情況，及時與客户溝通，並讓客户將相關資料（玻璃相片、箱票、發貨清單）提供於我，我及時將投訴信息交於客服部，並跟進質保部調查情況，質保部調查出結果後，根據調查結果與客户及業務員溝通，提交處理意見。

4、生產計劃：與客户及業務確認下月生產計劃，並制定表格發於計劃部，分時間段跟進生產情況，以確保及時生產。

5、回款及餘額查詢：定期與業務員確認當週或當月回款情況，並每天查看客户帳上餘額。

6、每月對賬單及發票

（1）每月對賬單與客户核對，如有問題及時溝通並及時處理。確保每月賬目明確。

（2）發票：每月三次開票，及時寄於客户，並確認客户收到。

7、客户三證及開票資料：開發新客户需提供齊全資料，老客户定期查看證件是否有效。

8、工作聯絡函：因工作需要，需與各部門協調幫助。例：箱票的變更、產品包裝的變更等。