怎樣寫英文電子郵件

怎樣寫英文電子郵件？

一、文法上

1、切忌主客不分或模糊

例子: Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment.”

應改為：Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment. (We決定呀, 不是report.)

2、句子不要凌碎

例子: He decided not to audit the last ten contracts. Because of our previous objections about compliance. 應該連在一起.

3、結構對稱,令人容易理解.

例子: The owner questioned the occupant’s lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings.

應改為: The owner questioned the occupant’s lease intentions and ink alterations of the contract.

4.單眾數不要搞亂,不然會好刺眼,看不舒服.

例如: An authorized person must show that they have security clearance.

5.動詞主詞要呼應. 想想這兩個分別:

1） is one of the public-relations functions that is underbudgeted.

2）. This is one of the public-relations functions, which are underbudgeted.

6.時態和語氣不要轉變太多.看商務英語已經是苦事,不要浪費人家的精力啊.

7.標點要準確.

例如: He did not make repairs, however, he continued to monitor the equipment.改為: He did not make repairs; however, he continued to monitor the equipment.

8.選詞正確. 好像affect和effect, operative和operational等等就要弄清楚才好用啦.

9.拼字正確. 有計算機拼字檢查功能後,就更加不能偷懶.

10.大小寫要注意.非必要不要整個字都是大寫,除非要罵人

例如: MUST change to OS immediately. 外國人就覺得不禮貌和喝令人一樣. 要強調的話,用底線,斜字,粗體就可以了.

二、 寫信提示

1.人家的名字千萬不要錯.老一輩的看到名字錯就乾脆攆去垃圾桶. 同樣, 頭銜都不要錯. 頭銜或學位,任擇其一吧.以下是一樣的: Howard E. Wyatt, . Dr. Howard E. Hyatt

2.多過一個男人,用Messrs,就是Misters的意思,不過不要跟名字,跟姓就行啦.例如: Messrs. Smith, Wyatt, and Fury 。女人呢? 用Mesdames, Mmes., or Mses. 同樣不要跟名字. 例子: Mses. Farb, Lionel, and Gray 。男女一齊呢? 弄清楚稱呼就行.例如: Dr. and Mrs. Harold

Wright ；Mr. Harold Wright and Dr. Margaret Wright ；Mr. and Mrs. Harvey Adams-Quinn 。

3.有人有自己頭銜就要跟緊,例如有人有榮譽學位就不喜歡用一般的頭銜啊~有時大頭不知道對方頭銜,乾脆用Ms.算了. Ms. Sarah Gray

4.處名時,職銜短可以一行過,長就下一行吧.例如:

Ken Green, President ／Ken Green ／Vice President of International Operations但這個就顯得有點。。。:

Ken Green ／Vice President of Unicom China

正確應為:

Ken Green ／Vice President, Unicom China

5.老外的名字有時有Jr. 或 Sr.,之前的逗點是隨你喜歡的,以下都是正確,不要笑人:Michael J. Smith, Jr. ／Michael J. Smith Sr.

6.外國國名儘量用大寫.是為尊重,也方便郵差叔叔.

7.

127 Ninth Avenue, North

127 E. 15 Street

5 Park Avenue

One Wingren Plaza

556 - 91 Street

三、其他內容

從問候開始

用問候語開始郵件內容非常重要，例如"Dear Lillian,"。根據你與收件人的關係親近與否，你可能選擇使用他們的姓氏來稱呼他們而不是直呼其名，例如"Dear Mrs. Price,"。如果關係比較親密的話，你就可以説，"Hi Kelly,"如果你和公司聯繫，而不是個人，你就可以寫"To Whom It May Concern:"

感謝收件人

如果你在回覆客户的詢問，你應該以感謝開頭。例如，如果有客户想了解你的公司，你就可以説，"Thank you for contacting ABC Company."如果此人已經回覆過你的一封郵件了，那就一定要説，"Thank you for your prompt reply."或是"Thanks for getting back to me."如果你可以找到任何機會那一定要謝謝收信人。這樣對方就會感到比較舒服，而且顯得更禮貌。

表明你的意圖

然後，如果是你主動寫電子郵件給別人的話，那就不可能再寫什麼感謝的字句了。那就以你寫此郵件的目的開頭。例如，"I am writing to enquire about …"或是"I am writing in reference to …"

在電子郵件開頭澄清你的來意非常重要，這樣才能更好的引出郵件的主要內容。記得要注意語法，拼寫和標點符號，保持句子簡短明瞭並句意前後一致。

結束語

在你結束郵件之前，再次感謝收信人並加上些禮貌語結尾。你可以"Thank you for your patience and cooperation."或"Thank you for your consideration."開始接着寫，"If you have any questions or concerns, don't hesitate to let me know." 及"I look forward to hearing from you."

結束

最後是寫上合適的結尾並附上你的名字。"Best regards," "Sincerely,"及"Thank you,"都很規範化。最好不要用"Best wishes,"或"Cheers,"類的詞因為這些詞都常用在非正式的私人郵件中。最後，在你發送郵件之前，最好再讀一遍你的內容並檢查其中有沒有任何的拼寫錯誤，這樣就能保證你發出的是一封真正完美的郵件！