企業會議紀要寫作技巧

企業會議紀要寫作技巧

會議紀要是一種用於記載會議主要精神和議定事項的公務類公文文種。主要是用來反映黨政機關、人民團體、企事業單位的領導機關開會研究問題、部署工作以及通過對涉及有關工作的重要方針、政策和理論原則問題的交流、討論情況的紀實，為機關單位開展工作提供指導和依據。企業會議紀要作為企業管理活動中的一種公文文種，為企業正確貫徹國家經濟發展方針、政策，及時傳達各級政府會議精神，安排部署和督辦檢查工作發揮着十分重要的作用，

一、正確掌握企業會議紀要的概念、特徵及其類別

按照國家行政機關公文處理實施辦法對會議紀要的概述，結合企業實際，我們可以説企業會議紀要就是指根據企業工作需要，記載會議基本情況和傳達會議主要精神，對議定事項作出具體安排，提出明確要求的一種規定性文種。

企業會議紀要有以下特徵：

（1）紀實性。

企業會議紀要與政府機關的會議紀要一樣，都是根據會議的宗旨、會議的發言記錄、會議研究決定的問題（事項）等會議實況來寫，如實傳達與會者的共識和共同議定的事項，具有鮮明的紀實性。

（2）指導性。

企業會議紀要是對議定事項作出決定安排，提出明確要求，會議最終形成意見對企業內部相關部門（單位）或個人工作具有很強的指

導作用和約束力。同時，也是督辦部門督辦檢查的主要依據。

（3）時效性。

企業會議主要是為解決企業實際存在的問題，會議形成的意見對一定時間、地點、對象、事項都有着明確的約定和要求，屬於現實的、動態的實然範疇，具有明顯的時限和效果特點。

根據企業會議紀要的不同特點可分為以下多種類型：

（1）辦公性質會議紀要。

主要是指經營管理層圍繞企業發展目標和各項具體工作任務，對所涉及的生產經營、安全管理、行政黨務等事項，進行安排部署召開會議形成的紀要，多傾向於事務性會議。

（2）決議性質會議紀要。

是指經營管理層研究決定企業發展規劃、政策制定、人事任免、體制機制建設、利益分配、獎懲等涉及公司管理重大事項召開會議形成的紀要。

（3）專項性質會議紀要。

是指企業內部各業務部門（單位）舉辦的各類技術評審、交流、座談、研討等專題性會議所形成的紀要。

二、客觀認識企業會議紀要整理過程中存在的問題

在企業會議紀要整理中往往存在着以下問題：一是文祕工作人員對會議召開的背景，議定事項的意義、作用等會議精神認識不深，領會不準，對會議議定事項要點掌握不透徹，對主要領導的意圖、意見表述不到位；或是認為會議紀要多是關係企業內部事項的文種，沒有

請示、報告等上行文重要，對會議紀要重視不夠等。二是文祕工作人員在整理會議紀要時，對會議記錄與會議紀要的區別界定不清，這裏的界定不是文體和具體標準上，而是在整理紀要時經常依照會議記錄照搬抄寫，對會議形成的意見缺乏分析歸納、總結提煉，致使會議紀要在簽發過程中要反覆修改，不能過關。三是語言和文風存在一些問題。主要表現為：結構佈局、格式欠規範嚴謹，表述邏輯不夠嚴密、條理不夠清晰、層次不夠分明，語言宂長，修飾語多，長句、複句多，文字不夠凝練簡潔。

三、寫好企業會議紀要要注意的幾個問題

1.加強會議紀要管理，強化文祕人員專業知識的學習、業務技能的培訓和綜合素質的提升。

根據對企業公文實際應用統計，會議紀要多涉及企業內部管理，應用廣泛，作用突出，更具有“企業內法（條例）”色彩，注重議定事項落實結果，是一項企業管理過程中很重要的管理措施和方法。寫好企業會議紀要需要做到以下幾點:一是要重視起來，結合企業實際，對企業會議類別作出明確劃分，梳理制定並形成一套可參考實用性強的會議紀要標準規範和明晰格式。同時，文祕人員要做有心人，養成“本不離身，筆不離手，多聽多寫，多看多集”的良好工作習慣。平日注重收集積累與企業生產經營、行業管理、專業技術等相關的國家、區域宏觀政策、法規等動態信息和企業內各部門（單位）生產、銷售、安全、技術、管理等微觀要素信息，對企業形成立體式瞭解和全方位認識，寫起東西就會得心應手。二是強化文祕人員知識學習和素質提

升。一方面要對文祕崗位人員加強專業知識學習培訓，鼓勵其參加專業培訓班，系統學習應用寫作知識，提升應用文寫作水平。另一方面要鼓勵倡導文祕人員“學工結合，相互促進”。在工作同時，自覺地涉獵如語言學、文字學、邏輯學、歷史學、哲學等領域的知識，增強文化底藴，提升綜合素質。

2.充分了解會議召開的背景信息，全面掌握會議有關材料，完整表達會議思想和要求。

負責會議紀要工作的文祕人員，一是要樹立走進事內、站在事外的工作思想和工作方法。所謂走進事內是指在會議召開前，對收集的上會議題要通讀，掌握會議材料，對重點事項要心中有數；在會議召開整個過程中，要認真傾聽，詳細記錄，確保會議記錄完整性和客觀性；會後要趁熱打鐵，儘快整理紀要。站在事外是指要站在局外人的角度，讓那些沒有參加會議甚至是不瞭解情況的人一看紀要就明白要幹什麼，怎麼幹，確保紀要指導性和可操作性。二是要充分了解會議召開的背景、意義、作用，掌握具體要求、標準、規範。不同的背景下召開的會議，其意義、作用、要求、標準、規範不同，相應的寫法也有區別。三是要統籌考慮，兼顧各方。有時會議議定的一些涉及企業多個部門（單位）比較複雜的事項，就需要我們統籌考慮，兼顧各方，確保信息表述的一致，責任主次分明，否則影響紀要的執行效果，事倍功半。

3.要準確記錄會議信息，分類、分層、分序地分析歸納、總結提煉，確保會議紀要的紀實性和指導性。

文祕人員要嚴格按會議的實際進程，詳細記錄開會的情況和每位發言人的發言，保證會議記錄的完整客觀。同時要在記錄會議信息上下工夫，提高書寫速度、準確度，或是藉助現代錄音設施，會後整理記錄，確保會議原始材料完整、客觀、全面、準確。這是整理好紀要的首要條件。二是在會議記錄基礎上，圍繞會議議定事項，逐一分類、分層、分序地加以分析歸納，總結提煉。所謂分類就是按照企業生產要素不同，對會議議定事項分出相應的類別，按照此類別的規範、標準、要求來描述；分層是指對同一事項描述要分清輕重、主次、大小關係；分序是指對不同但具有一定聯繫的事項要分清先後，對同類但有明確次序關係的事項要按次序描述。分析歸納，總結提煉是指對紀要初稿做修訂時，要遵循“理解領導意圖，把握領導風格”和“來源於記錄但高於記錄，服從但不完全聽從主要領導發言意見”的指導思想來做最後的昇華。有些意見儘管是會議上定的，但要從整個會議的主題、議定事項的內涵、事情的變化和紀要產生的影響的角度來綜合分析認識，適當調整，總結提升。

4.語言要精確洗練，簡明扼要，敍述要條理清楚，層次分明，格式要統一規範。

一是句式要簡潔，要多用形體短，結構簡單的短句、簡單句和將專有詞語精簡壓縮概括的縮略句；二是要使用好動賓結構的句子和“把”字句、“以”字句。如“以……為指導，以……為目標”，“把……做好”以及特指特定的無主語句，少用結構複雜，聯合成分多，修飾語多的複句、長句。三是用語上要突出“精、簡、實、準”特點。文字要簡明

扼要，每段間、每句間、每層間的邏輯關係、關聯程度要緊密。做到章中無宂句，句中無宂字。