檔案室管理規劃自查報告

第一篇：檔案室管理規劃自查報告

市檔案局：

我社於12月通過複查驗收為省一級規範化檔案室以來，進一步加強了對機關檔案工作的重視和領導。在工作中，嚴格按照省一級規範化檔案室的要求，組織機構健全，人員配置合理，有專人負責檔案管理工作，檔案室硬件設備齊全。起，開始採用“蘭光軟件”升級版著錄文件，提升了檔案信息化管理水平，制定了檔案工作的一系列規章制度，提高了檔案的利用率，推進了供銷社的檔案工作規範化、制度化、標準化的建設進程。現將自查情況報告如下：

一、加強機構建設和組織管理

加強檔案管理組織機構建設，對檔案實施有效的組織管理。一是將檔案工作列入目標管理內容之一。做到了檔案工作與其他業務工作同安排、同佈置、同檢查。二是檔案管理機構健全。成立了由市社主任羅永平同志任組長，副主任陳顯貴任副組長辦公室相關人員組成的檔案管理領導組，做到統一領導、統一機構、統一制度。三是檔案工作制度健全。在工作中嚴格執行檔案工作的相關制度和有關法律、法規，做到了按照制度和規範辦事。四是自覺接受市檔案局的監督和指導。在每年的檔案整理工作中，均請市檔案局業務指導科派員對我機關和直屬企業的檔案歸檔工作進行指導，使我社的檔案歸檔整理工作得以高質量的完成。五是對下屬的5個直屬企業的文書檔案加強監督，進行統一裝訂，確保了企業文書檔案的整理完整、準確。

二、切實搞好檔案制度建設

一是加強了市社機關檔案管理制度建設。制訂了《市供銷社文書檔案管理崗位責任制》、《市供銷社檔案工作人員崗位責任制》、《市供銷社檔案管理制度》、《市供銷社檔案保密制度》、《市供銷社文書檔案立卷歸檔制度》、《市供銷社檔案查借閲制度》等6個檔案管理制度。二是重新確定了《瀘州市供銷社文件材料歸檔範圍和檔案保管期限表》，並按照保管期限表規範整理文件資料。

三、重視檔案基礎設施建設

我社檔案室設施健全完整，專門設立了二間規範化檔案室，購置了16組能存放20年以上檔案資料的檔案櫃，建立了檔案查閲室，安裝了空調、除濕機、碎紙機、防磁櫃等設施，達到了省一級規範檔案室的標準。

四、強化檔案業務建設

在檔案工作業務建設中，我社對單位的重要文件嚴格把關，從文件起草、印發到文件的歸檔整理都嚴格按照要求。一是堅持在文件的書寫中，按照要求使用規定的書寫材料，以適應檔案的長期保存;二是單位的收發文實行兩套制保存;三是在檔案的整理、分類、排列過程中，按照《機關檔案工作業務建設規範》、《歸檔文件整理規則》的要求，全宗卷的整理符合規範。

五、繼續完善機關檔案管理

一是在檔案室內設有檔案資料存放示意圖，檔案櫃架排列規範整齊，櫃架上有明顯的指引標誌。二是經常使用除濕機進行除濕，保持了檔案的温濕度符合國家的規定。三是定期對檔案室進行檢查，並做好了檢查記錄。四是建立了各類統計台帳，真實而全面地反映了市社機關檔案的檔存情況，且數字準確，帳實相符。同時在工作中，能真實準確地填報各類數字報表。五是認真開展了檔案的鑑定銷燬工作，對歷年來需要銷燬的文件進行了清理，對帶有祕級且需要銷燬的文件進行了登統，並進行了妥善的保管。

六、切實抓好檔案開發利用

一是機關有專人負責對機關大事記的撰寫。每年的大事記記錄均規範完整。二是編有各種門類和載體的案卷目錄、全引目錄、專題目錄等檢索工具。三是根據機關業務工作的需要，編有相關的參考資料和專題概要等編研資料。四是加強了機關檔案的利用工作，近三年來，機關查閲各類檔案資料人員比較多，主要是涉及企業改制解體、房改等有關民生方面的問題。五是對機關檔案借閲有專門的登記，並對檔案的利用工作開展情況編有專門的利用效果分析和定期分析材料，有效地提高檔案的利用效率。

總之，我社在檔案工作中，嚴格按照省一級規範化檔案室的管理要求和機關檔案目標管理的要求，切實地開展好各項工作，經自查，符合省一級規範化檔案室的標準。

第二篇：林業局關於檔案室標準化管理測評的自查報告

**市林業局

關於檔案室標準化管理測評的自查報告

一、**市林業局簡介

**市林業局於2014年3月，由事業單位轉入行政單位，納入政府序列。主要負責宣傳、貫徹執行黨和國家有關林業的法律、法規和方針、政策；研究制定地方性林業政策法規；並組織貫徹實施。負責我市集體林權林地範圍內的森林資源調查、管理工作。組織實施全市植樹造林、國土綠化和地方各類林業基地、工程項目建設；負責管理監督全市木材運輸、加工和經營。負責林業行政執法及監督檢查工作，嚴厲打擊破壞森林資源和野生動物資源的違法犯罪活動。指導監督和組織全市森林防火工作。領導職數局長*人，副局長*人。編制的直屬事業單位有******。內設有**、**科、**科、**科、**科、**科、**科。人員編制*人。

2014年是“十二五”發展規劃關鍵之年，也是我市作為***的重要之年。為推動我市的經濟發展，提高全市國民經濟總產值，今年，我局在完成日常工作任務的基礎上，着力推進幾大重點項目工程的建設，主要有*項目，*項目，*建設，*建設。同時，將組織加大森林防火工作力度，努力實現年度無重大森林火災的目標。還將根據

省林業廳林改配套改革總體部署，結合我市實際，研究相關配套改革措施，為林業發展提供政策支持。

二、機關檔案工作基本情況

為把檔案管理工作納入規範化、制度化、法制化和現代化的管理軌道，我局在檔案局的指導下深入貫徹落實《中華人民共和國檔案法》，全局上下共同努力，做到對檔案進行規範化，科學化，標準化管理。

目前，我局館藏檔案*個門類，共計*卷。其中，文書檔案*卷（永久*卷，長期*卷，短期*卷），會計檔案*卷。檔案上限至*年（*前形成的文書檔案已移交市檔案局）。

我局領導對檔案工作一直非常重視，將機關檔案管理列入年度工作計劃，並列入各科室年度工作考核。在各級領導的重視和檔案工作人員的共同努力下，切實解決了檔案工作中存在的實際問題，使我局檔案工作取得了長足發展，管理條件得到了極大改善，檔案門類及數量不斷增加，設施設備不斷更新，為查詢檔案提供了方便，為領導決策提供了依據。

二、檔案管理工作自檢評分情況

按照《關於開展全市機關檔案標準化管理測評的通知》要求，根據《吉林省機關檔案工作規範化管理測評細則》，我局對檔案管理工作開展了自檢自查。經過嚴格

地對照測評細則檢查，目前局機關檔案管理工作自檢評分*分，基本上達到了標準檔案室的要求。為能更好的順利通過全市機關檔案室標準化管理測評，我局做出了以下幾方面的努力。

（一）加強領導，健全組織體系建設

根據要求，我局成立了檔案管理工作領導小組，由局長任組長，主管副局長任副組長，其他各科室科長為成員。領導小組下設辦公室，主任由辦公室主任擔任，全面負責檔案管理測評工作，並安排有檔案知識的3名骨幹力量為成員協助開展工作。經多次召開檔案管理工作領導小組會、檔案員會研究部署，我局檔案管理工作、設備準備工作有序開展。

（二）加大投入，做好基礎設施建設

*年，我局先後加大投入力度，對檔案室的硬件設備進行了升級改造。設置了專用檔案室，優化了辦公環境，同時還配備了專門的電腦、打印機、掃描儀，並且安裝了檔案管理系統軟件，提高了檔案管理工作效率。其次，檔案庫房添置了防盜門、防護欄、滅火器、乾燥劑、殺蟲劑等設備，已達到標準化管理的要求。

（三）依法治檔，規範檔案管理程序

深刻認識和理解相關法律、法規是做好檔案工作的重要依據和準則。我局每年在開展檔案管理工作的同時，

結合工作實際按時進行保密法律知識教育，讓檔案管理員明確自己既是檔案管理者，也是保密工作者，為把依法治檔落到實處。我們嚴格辦事程序，健全各項手續，多年來沒有出現任何失密、泄密和丟失檔案的責任事故。

（四）加強培訓，提高管理人員素質

實現檔案管理的規範化、標準化、制度化和現代化，需要一支高素質的檔案管理幹部隊伍。我局為確保檔案管理質量，始終把檔案管理隊伍建設放在重要位置上來抓，安排專職人員負責檔案管理工作，並且按時參加市裏舉辦的檔案管理業務知識培訓班。在遇有人員變動的情況時，嚴格按照規範要求，認真做好交接工作，從而形成了一支業務熟練、工作踏實的檔案管理隊伍。

檔案室標準化管理測評工作不僅是對我們檔案工作的一次考核，也是對檔案管理人員自身素質及單位軟實力的一次考核。經過此次測評準備工作，我們充分認識到，我市檔案局領導給予的指導和幫助是檔案升級工作順利完成的重要保證；我局領導的大力支持是我們做好檔案工作的前提；各科室的協調配合、檔案室成員的辛勤工作是確保檔案管理升級的關鍵所在。

我們將認真做好機關檔案管理工作，充分發揮檔案管理作用，不斷追求更高的目標，自覺接受上級部門的監督，使我局的檔案管理工作再上一個新台階。

**市林業局

二〇一四年三月十四日

第三篇：xx鄉創建“省二級”檔案室自查報告

xxxx鄉人民政府

關於檔案工作規範化管理創建“省二級”標準的

自 查 報 告

xx縣檔案局：

我鄉檔案工作在縣委、縣府的領導下，在縣檔案局的具體業務指導和關心支持下，按照年初縣下達的檔案工作規範化管理的目標任務要求，認真研究、制定方案、落實任務，到目前為止，此項工作已達到了“省二級”標準，現將我鄉檔案工作規範化管理自查情況報告如下，並請考評組給予審查驗收。

一、基本情況

我鄉有xx個村，xx個社，人口xxxx人。政府機關有xx個辦公室，xx箇中心，縣派駐我鄉的部門有xx個，學校xx間，其中村小xx間，政府機關檔案室有xx個，其中政府機關綜合檔案室x個，部門檔案室計生辦、財政所各x個。xxxx年以後形成的各種門類和不同載體的檔案、資料共xxxx卷、件、盒，其中2014年前文書檔案xx卷、盒（永久xx卷、盒；長期xx卷、盒；短期xx卷、盒），2014至2014年文書檔案xxxx件（永久xx件；長期xx件；短期xx件），會計檔案xx卷、盒（報表xx卷；帳薄xx盒；憑證xx盒），婚姻檔案xx件（結婚類xx件；補證類xx件）。

二、工作開展情況

（一）加強領導，明確責任，健全管理體制，強化檔案管理。 鄉黨委、政府成立了以鄉黨委副書記xx為組長，人大主席xx、副鄉長xx為副組長，各辦各中心主任為成員的檔案管理工

-1-

作領導組，領導組下設辦公室，辦公室由xx、xx二同志負責具體業務工作。

黨委政府年初將檔案工作列入黨委、政府議事日程，專題開會解決檔案工作中的具體問題。

檔案管理工作全鄉實行五統一，即統一領導、統一管理、統一機構、統一標準、統一制度。

檔案管理人員嚴格按照上級要求配備文化素質過硬，責任心強，有敬業精神的同志負責。

目前檔案具體管理人員x名是xx文化程度，初步形成較為完善的管理網絡。

（二）嚴格管理措施。建立健全管理制度，規範檔案管理。 鄉黨委、政府按照要求，建立健全了檔案借閲查閲制度、檔案保密制度、檔案管理制度、檔案鑑定制度、檔案統計制度、資料收集制度。明確了檔案人員職責，並將各項制度公示上牆，嚴格檔案進出關。對檔案的查閲、複印資料等實行規範化管理。

三、加強硬件設施建設

（一）按照標準設置庫房，現有檔案專用檔案室x間，共計xx平方米，能容納xx年的檔案資料。檔案室設在3樓，無其他易燃物和雜物，便於保管、保密和安全。

（二）設備完善、確保檔案管理規範、安全。檔案室防火、防潮、防蟲和防光設備齊全，便於科學管理檔案室，現有檔案櫃xx個，除現有檔案外，還可以容納xx年的檔案。

四、加強業務建設，不斷提高管理水平

（一）收集整理，立卷歸檔

我鄉嚴格按照檔案局的相關規定，結合我鄉實際制定了各類檔案分類大綱和歸檔範圍及檔案保管期限表，並印發各辦公室學習，做到了嚴格要求，嚴格管理，並對檔案中存在的問題進行通報並要求限期整改，嚴把質量關。各人保管的資料務必按要求的時間移交檔案室，嚴禁拒交、散交、損毀等不良現象發生。

我鄉組織力量在縣檔案局的指導下，從xx月開始將現有全部檔案進行徹底清理，按類別、年度、編號順序重新登記造冊。從1977年1月起至2014年12月止，共形成文書檔案xx卷、件、盒，其中2014年前文書檔案xx卷、盒（永久xx卷、盒；長期xx卷、盒；短期xx卷、盒），2014至2014年文書檔案xx件（永久xx件；長期xx件；短期xx件），會計檔案xx卷、盒（報表xx卷；帳薄xx盒；憑證xx盒），婚姻檔案xx件（結婚類xx件；補證類xx件）。

（二）精心保管，加強保護

鄉黨委、政府對檔案保護工作高度重視，檔案室按要求安裝了温濕度計、除濕機、避光窗簾、防蟲藥等設施，管理人員每天巡視，堅持每日測記，隨時掌握情況，採取相應措施並向領導報告。建立各種檔案台帳，做到了賬實相符。

五、加強檔案開發利用，充分發揮檔案在經濟和社會事業發展以及社會穩定中的作用。

檔案管理的目的在於檔案的利用，在於充分發揮檔案的功能，變死檔案為活檔案，我鄉檔案管理人員在檔案利用工作上做到了熱情服務，及時有效。不僅滿足了本機關工作的需要，還為社會各界各部門提供服務，有效解決了不少矛盾糾紛，特別是婚

姻登記等方面的。為了更加快捷方便地查閲檔案，檔案管理人員分別編制了各類檔案檢索工具，即文書檔案永久目錄，長期目錄，短期目錄、歸檔文件目錄，會計憑證目錄，報表目錄，賬簿目錄，並裝訂成冊。

編研工作是檔案管理工作的重要組成部分，也是一項主要任務，為使檔案更好地為領導科學決策各項工作服務。xx年以來，我鄉編製成了“xxxx鄉機關大事記”、“xxxx鄉組織機構沿革”、“xx縣xxxx鄉檔案全宗介紹”等資料。

六、存在的問題及今後工作目標

我鄉檔案管理工作雖然取得了一定成績，但也存在硬件設施不夠完善，人員業務水平有待提高，許多資料還需繼續挖掘、收集、整理、歸檔，村級檔案加強規範管理等問題，因此，鄉黨委、政府將進一步努力在縣檔案局的指導下，在硬件設施建設、軟件資料規範上下工夫，力爭晉升省一級目標。

xxxxx年xx月xx日

第四篇：建設五星級綜合檔案室工作自檢自查報告

建設五星級綜合檔案室工作自檢自查報告

各位領導、各位評審員：

檔案工作在社區各項事務中的突出作用越來越顯重要，我社區歷來重視此項工作，九十年代初就在全市的社區中率先建起了社區級檔案室（當時的辦事處檔案室）。

此次市新農辦、市檔案局和街道辦事處又把我社區作為全市“五星級”檔案室創建的試點，更進一步促進了我居委會的檔案工作。在本次創建中，我社區按要求又配置了電腦、標準檔案櫃等硬件設施，完善了檔案目標管理的要求和條件，建立了工作班子，並在市檔案局的大力支持、指導和直接參與下，通過近三個月的共同努力，最終完成了我社區“五星級”檔案室創建的各項工作任務，現就整個創建情況向各位領導和評審員作如下自檢彙報：

一、管理體制

（一）組織領導

為了提高對檔案工作重要性和必要性的認識，組織居委會全體人員學習了《檔案法》和《家庭建檔實用手冊》等學習材料以及相關檔案工作的法律法規及政策，並把五星級綜合檔案室建設納入年度工作計劃組織實施。同時，要求全體人員支持配合好本次檔案創建工作，積極參與文件資料的收集、整理、立卷歸檔、微機錄入等各項工作，明確了工作職責和具體任務，建立居委會檔案管理體制，並制定了工作職責及各項檔案管理措施，做到了職責落實、分工明確。為保證我社區建設五星級綜合檔案室達標工作順利進行，在經費方面積極爭取並得到了市新農辦及街道辦事處的大力支持，從而保證了各項工作的正常有序進行。

（二）機構人員

為保證本次創建工作的正常開展，居委會明確了具有一定檔案管理經驗的副主任一名專職負責此項工作，同時抽調了電腦操作熟練和責任心較強的兩名同志協助本次的創建

工作。為圓滿完成創建任務奠定了堅實的基礎。

（三）制度措施

在市檔案局的指導下，我社區在本次的創建過程中，先後制定和完善了《檔案主管領導工作職責》、《檔案工作人員崗位職責》、《公文處理制度》、《立卷歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案查、借閲制度》、《檔案鑑定銷燬制度》和《電子文件、電子檔案管理辦法》等九個檔案管理的基本規章制度，並將其納入了我社區全體工作人員的崗位目標責任制。

此項標準分35分，自檢35分。

二、基礎設施

（一）檔案保管做到了完整和安全

本次經收集、整理後所形成的檔案分別有文書、會計、科技、聲像、實物、電子和圖書等七大類，涵蓋了我居委會各個領域的每一項工作，應該説檔案資料基本達到了齊全和完整。

（二）經費保障

本次創建過程中，綜合檔案室購置電腦、打印機、檔案櫃及支付外聘人員誤工合計近50000元，除草鋪街道辦和檔案局扶持的20140元外，不足部分均是居委會自行承擔。

（三）檔案室設置

在原來基礎上，我們又按照上級要求在檔案室加裝了防盜欄，並將與檔案無關的物品全部搬走。

此項標準分20分，自檢分為20分。

三、業務建設

（一）設施設備

綜合檔案室配備了電腦、打印機、照相機和一台，鐵質檔案櫃6組、温濕度計、滅火器、電風扇等檔案整理所需的各類工具，符合防火、防盜、防光、防潮、防高温、防塵、防黴、防蟲、防鼠等要求，各類檔案卷殼和檔案用品均符合相關標準。實現了檔案的微機管理。

（二）檔案收集與整理

按照檔案管理的要求，我社區在市檔案局的領導和指導

幫助下，對各類檔案資料進行了認真收集、清理，共整理文書、會計、設備、實物、電子等各門類、載體的檔案資料344盒（卷），檔案案卷封面全部用微機打印，案卷裝訂整齊美觀，分類準確，排放有序，方法統一，質量符合檔案管理的要求，對重複和不需要立卷歸檔的文件材料逐件登記造冊，並嚴格按照規定進行封存或銷燬，現無積存零散文件，完成了檔案微機錄入的各項編目工作，編有案卷目錄、卷內文件目錄（一式三套），建立了全宗卷。

（三）檔案保管與安全保密

科學管理歸檔入櫃的檔案資料，箱內配有防蟲、防黴藥片，堅持定期對庫房進行温濕度測控，確保了檔案無黴變、無褪色、無塵污、無破損及無蟲蛀鼠咬的現象，保證了檔案的安全、整潔、衞生和完好。我社區還按要求成立了檔案保密工作領導小組，建立了相應的檔案保密制度，開展經常性的保密教育和檢查，並嚴格實行檔案管理專用電腦制度，有效地防止了檔案遺失和泄密現象的發生。

（四）檔案鑑定、移交和統計

根據國家有關規定，對歸檔入櫃的檔案嚴格劃分保管期限，做到保管期限劃分準確合理，完善檔案銷燬手續，建立了檔案資料的統計台帳。

此項標準分70分，自檢分為68分；由於時間跨度大等原因，黨總支的部份工作資料未能收齊，再就是各社區小組一般性的會議記錄收集、保存還也不全面，為此，我們自檢扣2分。

四、開發利用

（一）檔案信息化

根據工作實際需要，檔案室已配備了微機和打印機，建立了檔案管理應用系統，初步實現了檔案從收集、整理、編目到統計、借閲和利用等功能。

（二）檔案編目和檢索

編制了各門類檔案案卷目錄，編有專題索引等檢索工具，並已完成對室藏全部文書檔案錄入微機進行管理，能方便、快捷、準確的查閲各類檔案、資料。

（三）檔案利用服務

檔案人員熟悉檔案工作，認真負責、積極主動、熱情耐心接待查閲檔案人員，主動提供檔案信息資料，堅持做好檔案查、借閲登記，為本社區及相關部門做好各項業務工作提供了有效快捷的服務，並收到良好的效果。

此項標準分15分，自檢15分。

五、家庭檔案建設

家庭檔案建設是檔案管理工作中的一項新的工作和內容，為積極開展好我居委會家庭檔案建檔工作，我們組織居委會全體人員學習了《家庭檔案手冊》，要求從書記到普通工作人員都要嚴格按照家庭檔案建檔方法，結合自己家庭的情況建立家庭檔案。由於措施到位，使居委會6名幹部全部建立起了家庭檔案，建檔率達100%。

此項標準分10分，自檢分10分。

以上五項標準分150分，經我社區創建領導小組認真對照檢查，自檢分148分，已達到了“雲南省居委會五星級綜合檔案室”建設標準，對於工作中的不足還請檢查驗收的領導及各位評委給我們提出批評和建議，以便我們在今後的工作中加以克服和避免，共同促進我們社區級檔案工作的健康有序發展。

此致

麒麟社區居委會

二○一一年八月二十五日

第五篇：檔案室管理制度

檔案室管理制度

為了加強本校檔案工作的業務建設，逐步實現檔案工作規範化，全面提高檔案管理水平，有效地為教育事業和各項工作服務，為國家積累檔案史料，根據《中華人民共和國檔案法》、《國家行政機關公文處理辦法》、國家檔案局《機關檔案工作業務建設規範》的有關規定，結合本校的具體情況，特制定本制度。

檔案工作管理體制

1、檔案工作實行統一領導，分級管理的原則。本校在公務活動中形成的具有保存價值的全部檔案均由本校綜合檔案室集中統一管理。

2、加強對檔案工作的領導，明確分管校長，並列入議事日程。辦公室由主任具體分工主管檔案工作。

3、建立健全檔案管理網絡，由各部門配備專職檔案人員，業務上受檔案室指導並配合檢查。

4、本校綜合檔案室同時接受上級主管部門和地方檔案行政管理部門的業務指導、監督和檢查。

檔案工作基本任務

1、集中統一管理本校在工作活動中形成的、除人事檔案外的各種門類載體的全部檔案，積極提供利用，為本校各項工作服務。

2、指導、檢查、督促文件的形成、積累、整理、歸檔工作。

3、制訂檔案工作計劃和管理規定。

4、辦理領導交辦的其他有關檔案業務工作。

檔案收集制度

應當歸檔的文件材料，必須由各部門兼職檔案員收集齊全，分類整理，編制移交清單，按規定時間移交學校綜合檔案室集中管理，任何個人或部門都不得據為己有或拒絕移交。

1、日常工作中形成的應歸檔的文件材料，各部門一律在次年的第一季度內整理完畢，向檔案室移交。文書檔案應在第二年的六月底以前完成歸檔工作；教學檔案應在第二學年的九月底以前完成歸檔工作。

2、基建工程、設備儀器在項目完成後或告一段落時，經辦部門應將歸檔材料組成保管單位，經負責人審定後向檔案室移交。

3、一次專題會議、一次活動結束後，應及時將歸檔文件材料向檔案室移交。

4、因公外出參觀、學習、考察和參加各種會議，獲得的文件材料在一個月內向檔案室移交。

5、會計文件材料，一般次年的第一季度由財會人員完成整理立卷，在財務部門保存一年後向檔案室移交。

6、聲像材料要用文字標出攝像、錄音、攝影的對象、時間、地點、內容和作者，應及時向檔案室移交。

檔案整理制度

檔案室在接收到各部門檔案材料後，要按照本校《學校檔案分類方案》和《學校檔案檔號編制方法》的有關要求，分類整理，並編制歸檔文件目錄、案卷目錄等。

1、文書檔案實行以件為單位進行整理歸檔，應當按照《歸檔文件整理規則》的有關要求整理編目。

2、教學檔案實行以卷為單位進行整理歸檔，應當按照《機關檔案工作業務建設規範》的有關要求整理編目。

3、會計檔案按照《會計檔案管理辦法》、《會計檔案案卷格式》的有關要求整理編目。

4、基建、設備、科研檔案按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》的有關要求整理編目。

5、照片檔案按照《照片檔案管理規範》的有關要求整理編目。

6、錄音、錄像檔案按照《磁性載體檔案管理與保護規範》的有關要求整理編目。

7、計算計光盤、激光視盤和激光唱盤等檔案應按《電子文件歸檔管理規範》的有關要求整理編目。

8、實物檔案包括各種榮譽獎品的、宣傳紀念品等不同載體和不同物質形態的實物原件，應當按件編寫説明和編制目錄。

檔案保管制度

1、檔案員每季度要對庫房檔案管理狀況進行一次全面檢查，發現問題要及時向分管主任彙報，並採取有效措施，保證檔案的安全。

2、庫房做到防盜、防光、防火、防潮、防蟲、防鼠、防高温，室內嚴禁存放易燃、易爆、易腐蝕的物品，杜絕有害氣體和物理污染竄入室內。

3、做好庫房温、濕度記錄，定期進行，發現超過規定的温、濕度時，要及時採取降温、降濕措施。

4、對膠片、照片、錄音帶、錄像帶等採取特製的裝具進行保管。

5、定期打掃庫房衞生，做到窗明地淨，箱櫃無灰塵，，室內無蛛網，櫥櫃架排列有序。

6、下班前認真檢查門窗，切斷庫房電源，保證檔案的安全。

檔案保密制度

1、加強保密教育，認真學習貫徹《保密法》，充分認識檔案工作的重要性、機要性，自覺保守黨和國家的機密。

2、健全保密制度，嚴格遵守接待、保管、安全、保衞等有關保密規定，杜絕工作差錯。

3、開展保密檢查，定期對室藏檔案資料進行檢查，發現泄密事件及時追查，並報告領導及有關部門。

4、嚴格調閲制度，健全借閲手續。凡外地、外來單位來查閲檔案者，須持單位介紹信，嚴禁將檔案帶出閲檔室。

5、不得讓無關人員隨意進入檔案庫房。

6、無保存價值的檔案資料及文件材料，嚴格辦理銷燬審批手續，統一送市保密回收站銷燬。

7、凡違反保密規定造成損失的，根據情節輕重給予相應處罰，構成犯罪的依法追究刑事責任。

檔案利用制度

1、檔案人員熟悉室藏檔案情況和主動了解學校各項工作對利用檔案的需要，積極主動地做好提供利用工作。

2、檔案室必須編制《歸檔文件目錄》、《案卷目錄》、《全引目錄》，並根據利用工作的需要編制專題文件目錄（卡片）等檢索工具。

3、建立計算機文件級目錄數據庫，實現計算機管理和檢索檔案，做到調卷迅速、準確。

4、檔案室利用檔案資源，開展檔案的編研工作，編寫全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎數字彙編、發文彙集、專題文件彙集等彙編資料。

5、外單位來檔案室借閲檔案，應按規定辦理借閲手續，在檔案室閲覽室或指定地點閲檔，不得外借。查閲檔案時，不允許在案卷上圈劃、批註、污損、塗改、剪裁、撕頁、折卷。

6、本校工作人員或基層單位因工作需要查閲檔案時，一般應在檔案室內閲看，不得外借，如特殊情況需外借時，須經分管領導批准，辦理登記批准手續，約定歸還日期。借閲者不得將案卷轉借他人。

7、祕密級檔案須經領導批准後方可查閲，閲者對所借檔案負有保密和安全責任，並須在檔案室閲辦，閲後及時歸還，不得擅自轉借、損壞、拍照或複印。

8、凡經批准查閲的檔案，如需摘抄、複製（印），須經檔案專管幹部審核，確認無誤後加蓋證明章才能生效。

9、檔案利用反饋工作，由利用者或檔案人員填寫《檔案利用效果登記簿》。

檔案統計制度

1、檔案統計工作的主要內容包括：檔案室人員、經費、設備、面積情況；室藏檔案資料的種類和數量情況；檔案的收集、整理、鑑定、保管、檢索、利用、編研情況，以表、冊等形式提示它們的過程、現狀和變化。

2、統計數據必須準確可靠，不得馬虎草率和弄虛作假。

3、定期、不定期地進行帳物核對，做到帳物相符。

4、建立統計台帳，及時做好平時原始數據的登記工作，注意積累統計資料。

5、統計報表應註明填報單位、時間、填表人、審核人。填寫時一律用阿拉伯數字書寫，字跡工整清晰。

檔案鑑定制度

1、根據國家檔案局1987年12月4日頒發的《關於機關檔案保管期限的規定》、《文字檔案保管期限表》，結合本校的具體情況，制定本校檔案保管期限表，定期對檔案進行鑑定，準確地判定檔案的存毀。

2、為了保證鑑定工作有組織、有監督地進行，必須建立檔案鑑定工作小組，由校分管檔案的領導、檔案人員和有關業務部門的代表組成。

3、鑑定應採取直接鑑定法，按照檔案的實際情況以案卷為單位，逐件逐張地審查，直接判定其價值。對一時難以判定價值的檔案，應採取保存從寬，銷燬從嚴；孤本從嚴，複本從寬的處理方法。

4、對鑑定後需要銷燬的檔案，必須確認已無價值，經分管領導審批，並報區文教局、檔案局後再行銷燬。

5、銷燬失去保存價值的檔案須由鑑定小組提出意見，登記造冊，經校分管領導批准後，由二人在指定地點監銷，監銷人要在銷燬清冊上註明“已銷燬”字樣和銷燬日期、地點，並由監銷人簽字。

6、檔案銷燬清冊應歸入全宗卷，以留存查。