日本的商務電話禮儀

日本的商務電話禮儀：接電話

1.電話響了，立刻拿出筆記本放到手邊

2.響3次鈴後才接電話的話要説“久等了”「お待たせいたしました。」

在商務場合要做到迅速接聽電話。如果電話鈴響了3次之後才接的情況下，要記得説“久等了”。

3.不能説“喂喂”

接聽電話後一般模式是説“謝謝您的電話，這裏是●●股份有限公司。”「お電話ありがとうございます。株式會社●●でございます。」

「はい、株式會社▲▲でございます。」“是的，●●股份有限公司”

4.即使是接聽電話也要保持笑容和良好的儀態

一定要將自己的態度傳達給對方。姿勢要保持像是對方就在眼前一樣，有意識的用好的姿勢來説話吧。

5.即使是不認識的人也要説“一直承蒙您關照”「いつもお世話になっております。」

即使是頭一回見面的人，不是自己認識的人，也請不要忘了説這句話。這是商務場合不可欠缺的客套話。

6.對方沒有報上姓名，必須要確認清楚

因為有急事就忘了自報姓名，直接問“○○先生/女士，在嗎?”，對於這樣的人，應當去詢問確認對方的公司名以及姓名，説“不好意思，能問一下您貴姓。”或“打擾了，能問一些您的姓名嗎?”

「失禮ですが、お名前をうかがってもよろしいでしょうか。」「恐縮ですが、お名前をお聞かせいただけますか。」

7.聽不清楚的情況説“電話信號好像不太好。”「お電話が遠いようなのですが。」

即使不是信號不好的問題，或者是僅僅是對方的聲音太小了聽不清楚的情況下，都請説電話信號不好。説“聽不清。”(責怪對方聲音問題)是失禮的表現，所以就把錯推到機器身上就好了。

8.如果自己聽不清的原因，要誠實的説“對不起。”申し訳ございません

剛剛説到如果是對方機器、聲音大小的問題導致聽不清，那麼就説電話信號不好。如果遇到是自己聽不清的情況下，就要老實道歉並請求對方再重複一遍。(“非常抱歉，能否請您再重複一遍貴公司的名字。”)

「申し訳ございませんが、もう一度御社名をお願いいたします。

9.負責人不在的情況下，要向對方確認怎樣聯繫。

對方想找的負責人不在的時候，要告訴對方負責人不在，同時詢問對方之後要怎麼聯繫，根據對方的意向來認真確認聯繫方法。

10.負責人不在的情況下，不要把多餘的信息傳達出去

不要告訴外人負責人具體的走向，住所，手機號碼。

11.筆記要遵循5W2H原則，簡潔、明確

5W2H：When、Who、Where、What、Why(How much)(How many)但是沒必要全部都記下來。這樣只會給自己造成負擔，只要有意識的把必要的記下來就好了。

12.最後要記得重複一遍筆記內容

13.電話要安靜切斷

電話結束後，屏氣，安靜的放下話筒。不要“噶強"一聲把話筒蓋上讓對方聽到，首先用手指緩慢壓下電話的卡頭，然後電話切斷後再小心放下話筒。

日本商務電話禮儀：掛電話

「それでは失禮いたします」お客さまとの會話が終わり、電話を切ろうとしたときのことです。殘念なことに、電話を切るときにマナーを忘れる人がいるのです。

「それでは失禮いたします」表示和客人的會話結束，是要掛斷電話的時候，遺憾的是會有人在掛電話的時候忘記了禮儀。

電話を出て、話をするところまではていねいでも、話を終わったときに気を抜いてしまいます。

接電話講話時都可以很有禮貌，但講話結束的時候容易鬆懈。

私も電話を切る際に、相手が激しく受話器を置いて切ったために「がちゃん!」という大きな音が受話器で鳴り響き、耳がつんときたことがあります。

我有一次掛斷電話的時候，由於對方很激烈地放話筒，話筒裏響起很大的咣噹一聲，耳朵受到了刺激。

相手は怒って電話を切ったのかと、勘違いしてしまうほどです。せっかくよいお話ができたと思ったのに、あと味の悪い切り方です。もったいないことをしているのです。

那聲音大得讓我以為對方是不是因生氣而掛斷了電話。我覺得好不容易完成了很好的談話，可最後的掛斷方式感覺很不好，這是很可惜的事情。

「受話器を置くまでが電話対応」です。電話を切り終わる、最後の瞬間まで電話対応は続いています。受話器をゆっくりと置くくせをつけましょう。

電話對應是要到聽筒放下，一直到掛斷電話的最後一瞬間都要繼續着電話對應，要養成輕輕放下聽筒的習慣。

日本的商務電話基本禮儀

客套話

在獲悉對方是誰後，平日要進行方便的客套。在公司接另外公司的人打來的電話時，最多見的客套話即是「いつもお世話になっております」(總是承蒙您的照顧)，「どうも」(您好)。假設和對方有段時間未見了，則要説「ごぶさたしております」(好久不見)。而在夜晚或早晨打電話時，打電話的人平日都要説句「夜分遅く(朝早く)おそれいります。」(抱歉夜晚(清晨)打電話給您)等等。

通話

通電話時，沒辦法以實物，手勢，神采等來幫助説明你的話，所以用日語通話時，要注重講得清楚，切勿急躁。何況，中途要向前進展，以便對方進行反映或記錄。日本人平日不直接詢問對方是否聽懂了。因而，切忌説「わかりましたか」(領會了嗎?)

聽電話

聽電話時，假設你聽領會了對方講的意思，那麼就要在對方講話停立時答覆一聲「はい」，以泄漏表現我正在聽您講話何況聽懂了，請您繼續往下説。除答覆「はい」之外，有時還要頻頻對方所講的意思，或不有聽清楚時，要説「すみませんが、もう一度おっしゃってください」(對不起，請再説一遍)。