訂貨會流程安排【新版多篇】

企劃部準備工作 篇一

企劃部在訂貨會召開前需將樣品室整體保潔一次，對地面、展架、層板、櫥窗玻璃等，由於工作量大，可通過保潔公司進行保潔。保潔公司電話：021—57633819。

企劃部主管在訂貨會召開前需將樣品室的設備檢查一遍。檢查是否有層板、櫃體開裂，燈具損壞不亮等現象，如發現需及時進行維修。同

時根據不同的季節設計層板上的宣傳POP，形象板的貼畫及東邊燈箱的燈箱片，大門口的X展架貼畫，電梯內外整體牆面的貼畫，三樓通向車間大門的大型掛畫。設計好後經總經理審核，交廠商製作，並要在訂貨會召開前一天全部張貼到位。同時檢查樣品室的'音響設備是否正常使用，並根據季節的不同準備不同的背景音樂（CD片）。在樣品室門口放置警示牌，標註“請勿拍攝”字樣（詳見樣品室管理規定）。

商品部將樣品發至上海後，企劃員接收清點，在樣品出樣前，企劃員要將接收的樣品全部拍攝成圖片保存下來。圖片拍攝的要求為：一是分型體顏色單獨拍攝，二是同一型體不同顏色組合在一起拍攝。拍攝時背景為白色，不得有其他雜色。拍攝時注意鞋子擺放的角度，在美觀的同時，要能從圖片中看到鞋子的楦型、幫面、跟型、大致高度等。在拍攝時，所有圖片要使用同一象素，同時要記錄下每個圖片的代碼以及每個圖片對應實物的貨號、工廠代號、面料等信息，以便於整理圖片時，標註其貨號等信息。

辦公室準備工作 篇二

辦公室在訂貨會召開前，要準備好抵滬客户的車輛接送、食宿、茶水接待等工作。

在車輛準備工作上，辦公室要根據每天來客的大約人數及時間分佈判斷公司自有車輛能否滿足使用需要。如不能則需向泰基或總公司借用車輛，或再向社會包租車輛。在訂貨會期間，車輛由辦公室主管統一調度，任何部門、個人需用車必須經過辦公室主管審批（具體見車輛管理規定）。

訂貨會期間，客户的中餐、晚餐正常安排在永旭中餐廳。在訂貨會時間確定後，需提前3-5天以公司的名義打申請報告，申請安排客户在中餐廳就餐，並將報告交永旭辦公室審批。永旭辦公室審批同意後，將報告複印一份交中餐廳主管，並與其溝通交流中餐、晚餐的就餐方式，是自助餐還是酒席的形式。如是酒席的形式，中餐不提供酒水，晚餐提供酒水。同時需與中餐廳主管明確中、晚餐就餐的具體時間。

在住宿安排上，根據客服部提供的信息，提前向賓館預訂房間。通常安排在泗涇鎮吉緣賓館（訂房電話：021-57620910）。

在茶水接待上要根據客服部提供的客户人數確定合理的物資庫存。

訂貨會工作段事務 篇三

一、訂貨會的時間安排

訂貨會召開的時間一般為：下季春鞋在本年10月18日——10月26日之間的某一天開始；下季夏鞋在本年12月18日——12月26之間的某一天開始（或正月二十左右）；秋鞋在本年5月12日——5月18日之間的某一天開始；冬鞋在本年6月26日——7月2日之間的某一天開始。訂貨會一般為6天（代理客户4天，公司主體2天），特殊情況時間可適當延長。

訂貨會具體召開的時間，由客服部根據大多數客户便於到達的時間（參考其他品牌訂貨會召開的時間，因許多客户代理很多品牌，還要參加其他品牌的訂貨會）、以及商品部貨品的組織情況共同商定，一般要提前20天確定。訂貨會時間確定後，由客服部通知商品部、企劃部、物流信息部、市場部、辦公室做好訂貨會的準備工作。

物流信息部準備工作 篇四

物流信息部在訂貨會召開前統計去年當季產品及訂貨會展示樣品上一季產品的銷售排名，並交予企劃部企劃員，由企劃員將樣品挑選出來，在樣品室內陳列，供新客户選樣下單。每季訂貨會，企劃部都可選擇一些春秋單鞋一起展示，供客户選擇。

品牌公司訂貨會流程及注意點 篇五

開訂貨會的目的是獲得高業績，有些公司的訂貨會能達到預期目的，有些公司卻達不到。先列舉不成功訂貨會一些表現：某公司召開全國訂貨會，在飲食上卻沒有注意南北口味，讓去長沙開會的其他地方客户吃湘菜和大米飯，結果北方客户成羣結隊到超市買方便麪或到飯店吃麪食；客户竟然將展廳樣品玩具悄悄帶走，甚至出現哄搶現象，搞得廠家不得不出具通知要求客户歸還樣品等；還有因廠商矛盾沒有解決出現圍攻和謾罵工作人員和公司領導的情況……有的公司召開訂貨會，吃住行都報銷，有的僅僅負責幾餐飯。一般北京、上海、廣州市內的公司召開訂貨會的時候很少有接站的，負責食宿的很少，有的要收取一定會務費。本人結合以前從事工作，歸納整理出訂貨會三大階段，細分為十步驟。十步驟涉及企業各個部門，體現企業團隊作戰能力和精神面貌，反映企業文化，最終為業績服務。玩具、文具、書包、鞋、服裝、牀上用品、圖書等商品訂貨會都可以參照十大步驟，下面以服裝為例進行闡述。服裝公司除了剛成立時舉行的第一次訂貨會外，其他訂貨會都是承接上次，上次訂貨會訂單開始生產，公司派人跟單後的同時即進入下一季服裝的設計、打版、樣衣生產階段。春夏訂貨會一般在8-9月份，秋冬訂貨會一般在4-5月份。

一、訂貨會前期準備

1、公司對渠道銷量、競爭對手、庫存等分析後，開始設計下季產品、核算成本後確定價格。

2、出台訂貨會政策：對上季服裝進貨情況進行分析，總結相關政策優劣：哪些政策執行不理想，哪些政策已不合時宜，特別是那些沒有帶動銷售額或沒達到預期的要進行調整。調整後政策要利於訂貨額的提高，訂貨會結果會有明顯的政策導向，比如規定訂購50萬享受優惠，那就會出現許多50萬的訂單，45萬以上的訂單會很少。政策要鎖定渠道招商目標，希望尋找資金實力100萬的還是10萬的；政策最好是套餐式的，明確如何讓客户獲得贈品、廣告衫或營業員工作服等。

3、最關(www.haoword.com)鍵的還是參加訂貨會的客户要有一定的數量，老客户一個不能少，新客户多多益善。這裏關鍵要通過廣告或其他形式尋找更多新客户參加訂貨會。一些小型公司召開訂貨會，客户不足百人，訂貨會沒有氣勢。訂貨會最吸引人的地方就是產品要好，其次是政策，其次是服務，當然這些還是要講系統組合的。

4、提前一個月定好開會日期，並通知相關部門和老客户，公司要通過分支機構先進行大致通知或對客户進行書面邀請。

二、訂貨會中期準備：

1、公司行政部門負責後勤工作，負責賓館、酒店、參會代表牌製作、車隊租賃等工作，一般都有協議單位。公司要提前半月正式通知老客户，邀請新客户，要求客户填寫參會回執，回執上要求客户提報準確人數、性別、擬乘坐車次、航班等情況。初步確定參會客户數量後，據人數確定賓館和飯店客房數和就餐桌數，一般都是訂幾備幾和自備酒水。接着要給酒店、賓館交納訂金。如果有走秀活動，還要邀請模特表演隊。

2，其他各種費用的預算上報和申請，促銷品的準備，會議資料、打印訂單並檢查有無失誤。

3、公司參會人員進行會議政策研究、制定和學習，業務人員要預估所負責客户的最高或最低起訂量。負責人進行訂貨會前期動員，給每個業務人員下達訂貨任務。

三、訂貨會後期準備

1、訂貨會展廳佈置：展廳一般要分系列出樣或據一定故事進行陳列，由陳列師進行統一指揮和協調，除正季服裝外，還要有特賣區，展廳佈置好後，還要進行調整。陳列要不斷髮現問題，挑剔毛病，沒有最好，只有更好！展廳佈置完畢後垃圾要及時清理，並安排好相應人員保持整潔。

2、訂貨會要進行T台走秀的，要搭好T型台，模特隊要訓練到位。

3、迎來送往：公司要安排好汽車站、火車站、機場接站車輛和接站負責人，打印接站人員名單、需要接站客户名單，名單要留好聯繫方式。負責人要安排好接站班次，分接早晨和中午，接下午和晚上的兩組；兩組要交接好。接站負責人最好安排相應人員給客户提前電話聯繫，約好接站地點，告知接站牌及接站車牌號碼。

4、安排好訂單數據錄入人員和收取現金的財務人員，安排好訂貨會新聞發言人或唱單人、現場秩序維持人、商品保管人、音響管理人、督促客户就餐人、督促客户參加會議人；設置客户休息區等，做報告人員要提前進行彩排。

5、參加訂貨會工作人員要召開最後一次碰頭會，把所有流程再過一遍，發現問題隨時解決。

四、訂貨會開始

1、會議接待人員要提前入住住宿酒店，並在酒店明顯位置標好指示牌和掛好相關條幅；安排好客户的早、午、晚餐。

2、為未能趕上公司餐飯的客户和接站人員準備一些食物；

3、客户報到應能領取會議相關議程、參會牌、會議贈品、廣告衫、訂單、鉛筆、筆記本、餐券等；會議接待人員同時要做好客户就餐地點的通知、訂票和返程時刻的登記工作。

4、客户入住一段時候後，業務人員要去其下榻房間和客户進行簡單溝通，並提出相關要求或建議訂貨量。聽取客户意見，做好反饋。

五、會議開始：

1、主持人宣佈會議開始，並宣讀會議程序；公司領導致歡迎詞；總經理或業務部做彙報：包括取得的業績、發現的問題，彙報內容要做成ppt，有圖片、有視頻；公佈代理商業績排行榜，對優秀者點名表揚，講解本次會議政策，對某些方面進行強調；商品部或生產部對本次服裝款式、面料、做工等特點進行講解；邀請成功代理商做經驗交流；對業績優異者頒獎。主持人還可宣佈訂貨金額達到一定額度的可參加抽獎等。

2、模特走秀：模特在音樂聲中走秀，展示新款式、新賣點，這一舉措往往能促進展示款式的訂貨量。

3、訂貨會關鍵時刻：客户訂貨時每個展台要有相應部門工作人員進行解説，設計師要帶好耳麥和話筒給客户進行講解，新客户要有專人給予專門指導。必要時，可向全體客户就某些反映強烈的問題進行説明或培訓。

4、客户訂貨完畢後，將訂貨單交給接單人，由接單人把訂單交給相應區域打單人進行訂單輸入和統計；訂貨會新聞發言人喊話，通知客户訂單結果，並由財務人員收取訂金；由業務人員現場簽訂合同等。新聞發言人及時對一些大額訂單和好消息進行播報，以刺激訂量提升。

5、統計人員及時將訂貨量彙總給相應負責人，以採取應急措施。有時可據現場情況臨時出台相關激勵政策。

6、訂貨會晚宴：1)、主持人宣佈晚宴開始，公司領導致祝酒詞，相關部門領導人公佈訂貨額、客户訂貨排名，對訂貨額第一名進行獎勵，舉行頒獎儀式、獲獎客户和領導合影留念。此時宴會出現第一個高潮，下面開始觥籌交錯。2)進行抽獎，出現的一等獎會將現場氣氛帶到第二個高潮。3)公司領導和相關部門負責人開始給客户敬酒；同時上演精彩節目或由公司和客户進行才藝表演，有些節目也會活躍現場氣氛。

六、返程

1、第二天零散客户繼續訂貨，其他客户由公司安排送站。

2、安排好零散客户的早餐、午餐。

七、經驗總結：

1、對訂單進行分析，是超額完成還是離目標差一段距離；公佈各業務人員訂貨排行榜，總結成功經驗，吸取失敗教訓。繼續跟蹤一些客户，確定需特批的客户。

2、再次促單：訂貨會後有些客户的訂單還要出現波動，業務人員可結合公司政策進行再次促單。

八、彙總各款服裝訂量，刪掉不足生產量的款式，設計部總結產品訂貨情況，對相應設計師進行獎罰。

九、公司和生產廠家談妥價格後下單生產，同時要求客户打款，商品到庫後給客户根據訂單發貨、通知客户到貨信息等。接下來，客户開始新裝銷售。

十、準備下次訂貨會訂貨會十大步驟，必然幫企業訂出高業績！

客户部準備工作 篇六

客服部根據現有客户和市場拓展部提供的新開拓的客户的名單，製作邀請函，邀請客户參加訂貨會。邀請函製作好後，要根據路途遠近的不同，信件到達時間長短，決定郵寄的時間，以使邀請函在訂貨會召開前3天到達客户手中。在邀請函寄出的同時，客服部人員以電話的方式與客户進行聯繫，告之訂貨會召開的具體時間，進一步邀請其參加。客

户明確答覆參加訂貨會，客服部人員需與客户確定其抵滬的具體時間、具體地點（何日何時到達何車站或飛機場，要明確具體的到達地點，特別是火車站和機場要註明是上海站還是上海西站，是浦東機場還是虹橋機場），便於車輛接待。同時要將客户抵滬的時間、地點、到達人數、預計逗留天數、住宿所需房間數製作成表格（見訂貨會客户統計表），提前一天報至辦公室。在訂貨會召開前，客服部需複印好《訂單表》（見《訂單表》格式），並裝訂成冊，準備好寫訂單用的圓珠筆或鉛筆（將鉛筆用鉛筆刀刨好）。《訂單表》上註明下單的配碼，引導客户按標準配碼下單。

配碼比例分為A、B、C、D、E、F共6類，在女鞋34-39碼，男鞋38-43碼的情況下，各類配碼比例為：

A類配碼為，1：2：2：2：1：0；

B類配碼為，0：1：2：2：2：1；

C類配碼為，1：1：2：2：1：1；

D類配碼為，1：2：3：3：2：1；

E類配碼為，0：2：2：2：1：1；

F類配碼為，1：1：2：2：2：0。

客服部要領取能反映企業文化、企業規模的宣傳畫冊備用。

在客户抵達前，財務科向客服部提供客户往來明細帳目，便於客服部與客户對帳。