商務宴請前準備的禮儀常識

商務宴請前準備的禮儀常識

1.確定宴請對象、範圍、規格

宴請的目的一般很明確，如節慶日聚會、貴賓來訪、工作交流、結婚祝壽等。根據不同目的來決定宴請的對象和範圍，即請哪些人，請多少人，並列出客人名單。在確定邀請對象時應考慮到客人之間的關係，以免出現不快和尷尬的局面。宴請規格的確定一般應考慮出席者的最高身份、人數、目的、主賓情況等因素。規格過低，會顯得失禮、不尊重;規格過高，則造成浪費。

2.確定宴請的時間、地點

宴請的時間和地點，應根據宴請的目的和主賓的情況而定，一般來説，宴請的時間安排應對主賓雙方都較為合適為宜，最好事先徵求一下主賓的意見，儘量為客人方便着想，避免與工作、生活安排發生衝突，通常安排在晚上6～8點。在時間的選擇上還不宜安排在對方的重大節日、重要活動之際或有禁忌的日子和時間，例如，歐美人忌諱“13”，日本人忌諱“4”、“9”，宴請時間儘量避開以上數字的時日。宴請的地點也應視交通、宴會規格和主賓的情況而定，如是官方隆重的宴請活動，一般安排在政府議會大廈或客人下榻的賓館酒店內舉行;企事業單位的宴請，有條件的可在本單位的飯店或附近的酒店進行。

3.邀請

邀請的形式有兩種，一是口頭的，一是書面的。口頭邀請就是當面或者通過電話把活動的目的、名義以及邀請的範圍、時間、地點等等告訴對方，然後等待對方答覆，對方同意後再作活動安排。書面邀請也有兩種方式，一種是比較普遍的發“請帖”;還有一種就是寫“便函”，這種方式目前使用較少。書面邀請應注意以下禮儀：

(1)掌握好發送時間。國內邀請按被邀請人的遠近，一般以提前3～7天為宜。過早，客人可能會因日期長久而遺忘;太遲，使客人措手不及，難以如期應邀。

(2)發請柬的方法。請帖上面應寫明宴請的目的、名義、時間地點等，然後發送給客人。請帖發出後，應及時落實出席情況，作好記錄，以安排並調整席位，即使是不安排席位的活動，也應對出席率有所估計。

請柬行文要注意以下幾個要點：

一是寫清目的。明確目的就是要説明“為什麼宴請”這件事情，一般的寫法是，謹定於某年某月某日，在什麼地方舉行一個什麼樣的活動，然後敬請對方光臨。

二是沒有標點符號。一般的中文請柬行文不用標點符號。如果為國賓舉行宴會，請柬上應印有國徽。較複雜的行文也可使用標點符號。

三是行文格式。行文格式如圖5—1所示。當然，有一些小型的宴會或者是很熟的朋友聚會，就不一定要嚴格按此格式，可以簡單寫上，謹定於某年某月某日，舉行一個宴會(招待會或家宴)，即可。

四是文字措辭。請柬上的文字務必要簡潔、清晰、準確，對時間、地點和人名等要反覆核對，做到正確無誤，萬無一失。措辭要典雅、親切、得體。例如不能把“敬備茶點”寫成“有茶點招待”，不能把“壽終正寢”寫成“死亡”，不能把“敬請光臨”寫成“準時出席”，不能把“謹此奉告”寫成“特此通知”等等。另外不要把人家還沒有結婚的寫成了“夫婦”，或者人家喪偶的，也寫上“夫婦”，引起對方觸字傷懷，這就失禮了。

以上四個方面，任何一個環節都不可失禮，否則必將給個人或組織形象帶來嚴重損失。總之，邀請無論以何種形式發出，均應真心實意，熱情真摯。邀請發出後，要及時與被邀者取得聯繫，以便做好客人赴宴的準備工作。

商務宴請前準備的注意事項

一、確定宴請的目的、名義、對象、範圍、形式

1.宴請的目的通常是各不相同的,既可以是為某一件事而舉行,也可以是為某個客人而舉行,還有是為某一展覽會開幕式或閉幕式,或者某一工程的開工或竣工而舉行等。

2.宴請要確定以誰的名義邀請和被邀請對象。確定邀請者與被邀請者的主要依據,是主賓雙方的身份應當對等。身份低會使對方感到冷淡、不禮貌。我國大型正式活動通常是以一個人的名義發出邀請,日常交往的小型宴請可以根據具體情況以個人名義或以夫婦的名義發出邀請。

3.邀請範圍是指宴請需邀請哪些方面的人士、什麼級別、請多少人、主方請多少人作陪等。這些都需要事先從宴請的性質、主賓身份、國際慣例、雙方關係以及當前的政治氣候、經濟形勢等方面加以考慮。

4.邀請的範圍確定以後,接下來就是擬定邀請名單。注意名單上要寫明被邀請者的姓名、性別、職務等,並適時按擬定名單提前向對方發出邀請通知。

5.確定宴請的形式按照通常的慣例,正式的、高級別的、小範圍的以舉行宴會為宜,人多時則可採用冷餐酒會或茶會等形式。