會議室管理制度【多篇】

會議室管理制度 篇一

1管控目的

規範會議室使用流程，明確管理職責及相關罰則，提高工作效率及服務水平

2管控範圍

公司內參會人員

3管控對象

一樓會議室、三樓會議室及四樓培訓室

4管控內容

4.1會議安排

4.1.1使用人需提前將會議時間、參會人員、參會人數、會議準備（是否需要多媒體及會議服務）等信息向辦公室報備，以便及時安排會議地點及相關事項準備。

4.1.2部門臨時召開的緊急會議需及時通知辦公室，以便及時掌握會議室使用情況，避免發生使用衝突。

4.1.3辦公室行政管理員接到預定通知後即時落實承辦情況，登記會議室使用記錄（後附）並反饋至預定人員。

4.1.4總公司重要領導參加的會議、接待重要客人來訪或總經理指明需要進行服務的由行政管理員即時落實。提前調試好會議室温度，視情況準備茶水、礦泉水、香煙、果盤等用品並於會議進行中及時跟進服務。

4.2會議紀要

4.2.1部門內部會議由部門根據需求自行安排人員作會議紀要。

4.2.2公司級會議或需報總經理閲知的，由辦公室行政管理員作會議紀要並於會議結束12小時內報總經理助理審批，審批通過後報總經理。

4.3部門職責

4.3.1辦公室負責一樓會議室、三樓會議室及四樓培訓室的管理工作，具體包括：各項

會議的安排、協調，現場衞生清理，附屬設備的調試、保養、維修。

4.3.2會議室使用人應自覺愛護桌椅並維護室內衞生，並於會議結束後及時通知辦公室。 5罰則

5.1未向辦公室提報會議室使用申請，私自安排會議的扣部門負責人當月考核1分/次。

5.2因會議室安排、協調不當或物品準備不到位影響會議正常進行的，每次扣罰行政管理員當月考核2分/次。

5.3會議室設備、物品損壞的，由當事人按購買價賠償現金，並扣除當月考核分2分/次；當事人不明確或相互推諉的由雙方共同賠償，並扣除當事人當月考核2分/次。

5.4因個人主觀原因造成會議紀要遲報的，每次考核當事人2分。

5.5衞生清理不及時、不徹底受到領導點評的，每次考核衞生清理員1分，情節特別嚴重的加倍考核。

6職責部門 辦公室

7監督管理 辦公室主任

8技術説明

8.1 本制度由辦公室制定並負責技術解釋，經總經理批准。修訂與終止亦同。

8.2制度自發布之日起執行。

會議管理制度 篇二

一、、適用範圍

區委、區人大、區政府、區政協組織召開的有關會議、培訓；轉播上級視頻會議；區直各部門組織的重要會議和培訓等。為節儉會議經費，提高會議效率，區級各黨政機關組織會議、培訓，凡適合以視頻會議方式召開的，應經過視頻會議方式實施。

二、會場分佈

1、設三個主會場，即區政中心一樓東會議室、二樓會議室、九樓會議室。

2、設38個分會場，每鄉鎮、園區2個。

三、日常管理

1、區政府辦公室是全區視頻會議系統的管理部門。

區政府辦公室信息技術中心負責視頻會議系統的技術支持，包括視頻會議系統網絡、主控設備等技術設施的日常管理維護；視頻會議期間主控室mcu等核心設備的操作；對全區各分場設備進行不定期檢查檢測。區機關事務管理局負責區視頻會議主會場設備操作，主會場設備、主席台、燈光、音像設備、桌椅、環境衞生等日常管理及會議會前、會中、會後的相關會務保障工作。

2、各鄉鎮（街道）、園區黨政辦公室負責分會場的日常維護管理。

要明確2名會議管理人員，其中1名為系統操作員，負責設備管理、系統聯調等工作；1名為會議職責人員（原則上為鄉鎮、街道及園區的辦公室主任），負責會議組織、會場安排、會議紀律等工作。該崗位管理人員必須固定。如有人員變動，要及時將管理人員姓名及聯繫方式報送區政府辦公室信息技術中心。

3、全區視頻會議

全區系統是利用全省政務專網進行傳輸，各鄉鎮（街道）、園區要嚴格遵守國家、省、市政府及保密部門對內網管理的技術規範和要求，定期檢查網絡線路，認真排查故障隱患，確保視頻會議系統安全穩定運行。

4、區政府辦公室對視頻會議有關情景實行通報制度。

對以下行為，區政府辦公室將以適當形式予以通報:

1、不按通知要求參加二次系統聯調，不按規程操作致使設備損壞或音視頻信號出現問題的；

2、分會場參會人員不全、座次不齊、紀律渙散的；

3、因不按技術規範操作或組織管理問題影響分會場收聽收看效果的。

四、會場要求

1、各分會場應在明顯位置設置本鄉鎮（街道）、園區的名稱（尺寸大小以能在視頻窗口中明顯顯示且不影響會場人員為宜），要設置參會負責人桌籤，重要會議還應在會場懸掛會標（會標根據會議通知要求製作），標牌、桌籤及會標應保證圖像效果清晰。

2、會場內的視頻設備要放在固定位置，不要隨意拆裝，要有安全可靠的電源和網絡接口，並做好設備防塵工作。

3、會場要具備良好的照明條件，堅持清潔，桌椅等設施擺放整齊。

4、會場所在單位要加強會場安全管理工作。

5、會場內禁止吸煙，禁止食用水果、零食等。

五、會議通知

1、會議通知資料包括召開會議時間、地點、參加人員、系統聯調時間及會議議程、會議要求等。

2、轉播上級召開的視頻會議和區委、區政府召開的視頻會議通知，由區委辦公室、區政府辦公室負責。

3、區直各部門召開的視頻會議，應由會議發起單位提前1個工作日與區政府辦公室進行聯繫統對接。得到確認後，發起單位要提前下發通知，並負責與區政府辦公室信息技術中心聯繫，同時指定一名工作人員協助做好設備聯調等相關會務工作。

六、會前準備

1、區政府辦公室信息技術中心要在各分會場開始準備前，應檢查和調整會議室燈光、音響狀態，進入值機狀態。

2、各分會場接到會議通知後，應根據會議通知中的聯調時間及時安排，準時參加聯調（第一次聯調時間一般為會議前一天午時3點；第二次聯調時間為會議開始前1小時）。聯調時，各系統管理員應按照視頻會議系統操作規範中的相關要求，逐級檢查系統狀況，如發現本單位在設備正常開啟下，不能連接主會場的，要立即與區政府辦公室信息技術中心聯繫，以便組織搶修。聯調時要做到三個查看:一是查看主會場傳送到分會場的音、視頻號是否清晰；二是查看所在分會場音視頻信號傳送到主會場是否清晰；三是開會期間要查看會議秩序，確保會場紀律。

3、會議開始前1小時，各分會場的系統管理員應到達工作崗位開始值機。要按照會議通知要求提前開機、試機，按操作流程開啟設備，並進行調試，確保會議正常召開。設備開啟後，根據參會人員座位佈置情景調整攝像機鏡頭，設置預定位。完成設置後，調整攝像機鏡頭為小範圍取景，確保會場畫面整潔。會議開始時，要將視頻會議系統切換到主會場畫面。

4、視頻會議系統連接完成後，由會議主辦單位採用如下方式點名:“我是主會場，此刻進行會議點名，會場聽到點名後請回答”。各分會場應答時應採取如下方式:“我是分會場，主會場點名已聽到，設備一切正常，完畢。”

5、如網絡或設備出現問題，導致分會場無法連通主會場，分會場向會議主辦單位彙報後，與會人員到就近分會場參加會議。

6、各分會場要與供電部門協調，確保會議期間供電。

七、會議召開

1、在視頻會議召開前1小時，各分會場要檢查系統視頻、音頻傳輸情景，如有問題立刻與區政府辦公室及會議主辦單位進行聯繫。

2、與會人員應提前10分鐘入場，不能參加會議的需提前向主辦單位請假。

3、在會議召開過程中，主會場系統管理人員應根據會議需要及時切換會場畫面。

4、各會場管理人員應時刻監控設備運行情景，確保隨時與主會場聯繫，根據現場情景及時調整鏡頭和麥克風。要隨時關注攝像頭位置，防止偏轉、移動，甚至出現不應有的畫面；當設備或網絡出現故障時，分會場應立即向主會場彙報，儘快予以排除，在此期間，分會場參加會議人員不得擅離會場；如果故障短時間內無法排除，在得到主會場的許可後方可撤離會場，到就近分會場繼續參加會議。

5、會議召開期間，除視頻會議系統管理人員之外，無關人員不得進入設備操作區，不得操作與視頻會議有關的設備。

八、會議結束

1、會議結束後，由主會場統一中斷會議連接。各分會場在主會場中斷會議後，才可按操作流程關掉視頻設備。

2、會議結束後，各分會場要及時把人員參會情景及會議過程中出現的問題向會議主辦單位反饋，並將出現的技術問題告知區政府辦公室信息技術中心處理。

會議管理制度 篇三

第一章總則

第一條本制度中會議指的是，在公司經營管理過程中因縱向、橫向協調溝通的需要，或者是針對公司運作過程中所出現的問題而召開的各種會議。

第二條本制度適用於公司及各部門的工作會議和專項會議，如公司領導工作例會、總經理辦公會、公司產銷計劃會、部門例會、各種專項會議等。

第三條制訂本制度的目的是指導和規範公司經營管理會議的運作，目的在於改進公司會風，提高會議質量，減少會議數量、縮短會議時間。

公司決策層如董事會和決策委員會等的會議按照公司章程和單項有關制度或條例執行。

第二章召開會議應遵循的基本原則

第四條會議的召開須遵循下面幾個基本原則：

1、一致性原則。公司的經營管理會議討論的原則或議題須同公司現行制度保持一致性，遵循制度所規定的準則或者同制度構成一個完整的體系。其它制度包括：公司章程、公司的考評制度、公司的報酬制度、公司的業務運作流程、公司的工作報告制度等以及其它制度和規章。

2、流程化原則。對於特定的會議類型，制定相應的運作流程，按照一定的模式進行，做好必要的準備工作，以便總經理對所有公司內部所召開的經營管理會議進行有效的指導和控制。

3、有效性原則。每一次所召開的公司經營管理會議都應該達到的預定的效果，絕對不能“會而不議，議而不果”。在召集會議前，應通知與會者有關會議的議題、是否要求其發言等。每次會議只通知與會議議題有關的人員出席。

4、節約性原則。會議的召開應該遵循節約性原則，時間要安排得恰當有效。會議的主持人根據會議的內容以及重要程度將有關事項在會議召開之前界定好。主持人和發言人的時間也應有所限定。

5、求同存異原則。會議上應該允許不同意見的出現，要讓持有不同意見的人暢所欲言。關於一般的問題，可以採納少數服從多數的原則，但對於事關重大或比較嚴肅的議題，則應採納智者的意見。

6、民主集中原則。會議討論議題，應本着集思廣益的原則，鼓勵與會者充分參與討論，由會議主持人將集體的意見集中在一起，形成會議共識。

7、會議備檔原則。對於會議過程中所出現的所有重要事情，特別是經營管理的一些原則問題的討論，都應該記錄下來，以備查閲，作為公司日後工作的參考資料。

第三章會前準備

第五條公司召開的公司級會議會務服務統一歸口辦公室負責。各部門召開會議需用公司會議室的，應向辦公室書面提出，由辦公室統籌安排。

第六條會議召集人在會議召開5日前將會議的主題、地點、時間和對與會者的要求等下發或通知所有與會者。

第七條會議主持人和與會人員都應在會議召開3日前做好有關準備工作，包括擬好會議提案、彙報總結提綱、發言要點、工作計劃草案、決議決定草案等。記錄人根據會議通知和與會者的會前準備資料在會議召開2日前擬定《會議議程》交會議召集人審核。

第八條所有與會者都應該遵守公司的會議制度，不遲到，不早退，不無故缺席。因為特殊原因不能完整地參加會議的與會者，應提前向會議召集人説明情況，並且將自己的觀點儘量用書面的形式轉達給會議召集人，由會議召集人代為表達。

第九條會議的基本人員應該包括：召集人，與會者，記錄員。會議原則上應由召集人主持，也可由召集人指定他人代為主持。

第四章會議組織及要求

第十條會議組織遵照“誰主辦，誰組織”的原則。

第十一條會議主持人須遵守以下規定：

1、主持人應不遲於會前5分鐘到達會場，檢查會務落實情況，做好會前準備。

2、主持人一般應於會議開始後，將會議的議題、議程、須解決的問題及目標、議程推進中應注意的問題等，進行必要的説明。

3、會議進行中，主持人應根據會議進行中的實際情況，對議程進行適時、必要的控制，並有權限定發言時間和中止與議題無關的發言，以確保議程順利推進及會議效率。

4、屬討論、決策性議題的會議，主持人應引導會議作出結論。對須集體議決的事項應加以歸納和複述，適時提交與會人表明意見；對未議決事項亦應加以歸納並引導會議就其後續安排統一意見。

5、主持人應將會議議決事項付諸實施的程序、實施部門、達成標準和完成時限等會後跟進安排向與會人員明確。

第十二條參會人員須遵守以下規定：

1、應準時到會，並在《會議簽到表》上籤到；

2、準確、充分地表達自己的立場，會議發言應言簡意賅，緊扣議題；

3、會議討論過程中，與會者應注意文明用語。

4、遵循會議主持人對議程控制的要求；

5、屬工作部署性質的會議，原則上不在會上進行討論性發言；

6、遵守會議紀律，與會期間應將手機調到振動或將手機呼叫轉移至部門另一未與會人處，原則上不允許接聽電話，如須接聽，請離開會場；

7、做好本人的會議紀錄。

第五章會議記錄

第十三條公司各類會議均應設專用記錄本進行會議記錄並由會議召集人確定專人負責記錄。會議記錄應遵守以下規定：

1、以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，根據需要整理會議紀要；

2、會議記錄應堅持實事求是的原則，儘量採用實錄風格，確保記錄的原始性，記錄員應署名；

3、對會議已議決事項，應在原始記錄中括號註明“議決”字樣；

4、會議原始記錄應於會議當日、會議紀要最遲不遲於會議後2個工作日呈報會議主持人審核簽名；

5、負責會議考勤記錄，並報會議主持人核准；

6、做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時將經主持人核准的《會議簽到表》的考勤記錄報考勤人員。

第十四條會議紀要和會議記錄的發放、傳閲、歸檔：

1、公司級會議紀要的發放或傳閲範圍由會議主持人確定，並由辦公室存檔備查，按年度移交公司檔案室。

2、各部門的會議記錄，由本部門常設會議記錄員負責日常歸檔、保管；

3、會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄，其調閲應嚴格按照公司文檔管理制度和保密制度的有關規定執行。

第六章會議精神的督辦及執行

第十五條會議跟進

1、會議決議、決策事項需要會後跟進落實的，按照部門職責分工由主辦部門跟進落實，會議主持人另有指定的，從主持人指定；

2、會議跟進的依據以會議決議、紀要及會議原始記錄為準；

3、辦公室負責會議議定事項的督辦和催辦，定期檢查會議決議、紀要及會議記錄及落實情況，並將督辦和催辦情況報告會議主持人，並將作為考核當事人工作的依據；

4、部門會議的跟進落實、督促檢查工作由各部門自行安排。

第七章會議紀律和要求

第十六條公司級會議的保密

1、與會人員要嚴格遵守保密紀律，不得將會議內容、討論的有關情況向外泄露。

2、會議議決事項，應嚴格保密，除按規定履行職責需要外，與會人員不得外傳會議討論和議決情況。

3、故意泄漏、傳播會議有關情況的，視負面影響的大小作出相應處罰。

第十七條管理權責和處罰

1、辦公室負責公司會議的統籌協調及本制度的執行監督。

2、會議主辦部門負責會議的組織工作，並有權對違反本制度的行為提出處罰。

3、遲到、早退、缺席

（1）遲到：參會人員在會議規定召開時間後5分鐘內未到的，計為遲到；

（2）早退：凡參加會議人員，如未經主持人同意在會議結束前5分鐘提前離開會場的，計為早退；

（3）缺席：凡必須參加會議人員未經請假擅自不參加會議或請假未批准而不參加會議的，計為缺席。

第十八條處罰

1、無正當理由遲到、早退每次處10元的罰款；

2、無正當理由缺席每次處以20元的罰款；

3、凡因通知原因造成應參加會議人員遲到或缺席的，以上處罰由傳達人承擔。

4、以上處罰由會議記錄人將召集人簽字確認的會議記錄出勤記錄交人力資源部從工資扣除。

第八章附則

第十九條本制度自下發之日起執行。

第二十條本制度由辦公室負責解釋。

會議室管理制度 篇四

1、會議室由辦公室指定專人負責統一管理，內容包括開門、保管室內配備的各種設施用具，打掃衞生，操作有關設備（如空調、電燈）等。

2、會議室桌椅必須擺放整齊。開水瓶、茶杯、煙缸放置有序。

3、啟用會議室後，為保持室內乾淨、衞生、安靜、舒適，嚴禁擅自動用室內電器、桌椅、隨地吐痰、大聲喧譁、丟果皮、紙屑，未經許可小孩不得進入室內追逐吵鬧。

4、會議室常備茶葉、開水，逢節日和重要會議，經領導同意適當擺設水果。對外來人員參加會議由管理人員負責接待，服務要求做到熱情、周到，態度和藹，有禮貌，會議時負責供水、續水工作。

5、任何部門需動用會議室開會，必須預先到辦公室登記，然後由辦公室統一安排。未經同意不得啟用會議室。

6、會後應及時清理、打掃衞生，發現遺忘的茶杯、筆記、書本等物，須及時交還失主或送交辦公室。

邯鄲市興泰xxxx有限公司馬池口安置房項目部

會議室管理制度 篇五

一、制訂目的：

為合理安排會議時間，調配會議(客)室之使用，保障會議室的正常使用狀態，同時方便前台正確引領客户至會議室，縮短客户等待時間，維護公司形象，特訂立本規定。

二、適用範圍：

本制度僅適用於公司寫字樓各共用的會議室的管理與使用。

三、權 責：

1、行政部前台複印室文員：全面負責會議室的日常管理。 1會議室使用接收及相關協調工作； ○

2會後會議室整理、清潔檢查和維護。

2、行政部寫字樓清潔工：負責會議室日常5S工作。

3、各部門：負責會議室的申請並遵循本規定規範使用會議室。 1會議室的及時申請； ○

2會議中會議室內所有器材設備的準備、保管與維護； ○

3會後“5S”工作。

四、具體流程：

1、申請：各部門或者個人使用會議室，需預先填寫《會議室使用申請表》（附件1）後交至前台文員處。

1申請時間：

A.正常情況下均需提前4小時申請；

B.特殊情況、緊急會議可電話與前台協商處理；

C.每週固定的例會時間、例行使用固定會議室，可不必重複申請，但需在前台處登記備案。

1、申請會議室規格：可以優先申請條件較好的會議室，但遇有衝突時，可按下述原則進行協○調。

2、前台複印室文員收到《會議室使用申請表》後，及時登記在《會議室使用登記表上》，遇有衝突時，應及時與相關會議室使用者聯繫並相互協調。

3、若申請使用的會議室在預定時間不能按時使用（提前、推後或取消）時，申請人應及時通知到前台文員處。

4、使用完畢，申請使用者應負責關閉會議室的燈、空調、投影儀（並收起投影幕）等設備，並將白板上的字跡清理乾淨、擺放好桌椅、通知前台複印文員後，方可離開。

5、前台複印文員負責檢查會議室衞生和硬件是否完好，並依據使用部門/個人會後整理情況對其提出改進意見。部門/個人整理不徹底或完全未整理達2次及其以上者，將提報至行政人事課進行相應的處罰。

五、注意事項：

1、會議室使用人員須愛護會議室的設施和物品，若屬人為損壞經查證屬實者，須照價賠償；

2、會議室使用需遵循客户優先，先登記先使用、先緊急後一般、先全局後部門的原則；

3、投影儀等設備有專門人員調試，未經允許，不得隨意變動，如出現故障，影響會議進行，可通知電腦部相關人員進行調測。

4、前台複印文員需定期檢查會議室白板筆是否能書寫，打印紙是否還能使用，電燈/桌椅是否正常，如有損壞馬上知會相關人員維修。

5、會議室只做開會面或接待客人使用，任何人不得在會議室做其它事務（如聊天/打電話/上網/休息等）。

6、接待客人或洽談業務，僅限在會議室進行，未獲準，職員不得將客人帶到辦公室洽談。

7、會議室禁止吃零食或口香糖，不準在會議室隨地吐痰、亂扔紙屑、雜物，不準將未飲用完畢的茶水、礦泉水隨地傾灑，如出現上述情況，使用部門/個人有權勸止，嚴重者將追

究當事人責任。

六、相關表單

會議室使用申請表

填表日期/時間：

説明：請正確填寫使用目的，特別是涉及到接待客户的會議時，最好填寫清楚客户名稱，以便前台正確引領客户至會議室。