常用事務文書寫法

第一節事務文書概述

一事務文書的概念

事務文書是黨政機關、社會團體、企事業單位處理日常事務，用來溝通信息、總結經驗、研究問題、指導工作、規範行為的實用性文書。儘管它們不是《辦法》中的法定文種，但卻是在日常工作中使用的最為普遍和廣泛的文書。

二事務文書的種類

類別有：計劃類文書、報告類文書、規章類文書、簡報類文書和會議類文書。

三事務文書的寫作要求

(一)以方針政策為指導，以法律規定為依據

事務文書的政策性很強，它是黨和國家的方針政策在有關實際工作中具體的體現。擬稿者須認真領會有關的政策，並運用政策原則去指導工作。同時，事務文書還必須以法律規定為依據，不能與現行政策和法規相牴觸。

(二)深入調查研究，獲取真實材料

撰寫事務文書要了解實際情況，進行深入細緻的調查研究，儘可能多地蒐集、積累材料，只有這樣才能明情況、知變化、定決策，才能發揮事務文書的指導性功能與務實的作用。

(三)實事求是，切實可行

事務文書，或擬訂計劃，或制定規範文書，或調研總結，或擬會議材料，都是為了解決工作中的實際問題，因此必須要實事求是，要解決的問題，具有科學的可行性。

(四)格式約定俗成，語言準確簡練

事務文書的格式雖然不像行政公文那樣程式化，但許多文種的格式也有約定俗成的共同特點。在結構方面，事務文書要求開門見山、突出重點、層次分明；在語言方面要求用語準確，尤其是規章類文書，更講究煉詞煉句，不能出現歧義，表述不能模糊。

第二節計劃、總結

一計劃

(一)計劃的概念和特點

1.計劃的概念

計劃是黨政機關、社會團體、企事業單位和個人，為了實現某項目標和完成某項任務而事先做的安排和打算。計劃是計劃類文書的統稱。因為計劃涉及內容和期限的不同，計劃文書還有不同的叫法。

規劃——是具有全局性的、較長時期的長遠設想。

方案——是從目的、要求、工作方式方法到工作步驟一一對專項工作作出全面部署與安排的計劃。

安排——是對短期內工作進行具體佈置的計劃。

設想——是初步的草案性的計劃。

打算——是短期內工作的要點式計劃。

要點——是列出工作主要目標的計劃。

2.計劃的特點

具有預見性、可行性、指導性。

(二)計劃的種類

計劃以不同標準可分為不同的種類。

(1)按性質分，有綜合性計劃和專題性計劃。

(2)按內容分，有工作計劃、生產計劃、學習計劃、科研計劃、軍事計劃等。其內容與各單位、各行業的業務工作有密切關係。

(3)按時間分，有長期規劃、短期計劃、年度計劃、季度計劃、月計劃等。

(4)按範圍分，有國家計劃、部門計劃、單位計劃、個人計劃等。

(5)按表達形式分，有條文式計劃、表格式計劃和文表結合式計劃。

(三)文種特徵

計劃是對未來一定時期內的全面工作或某項工作的提出指標、要求、措施、步驟、期限的文件。它是科學管理中的主要環節，是搞好管理工作的基礎，是宏觀控制的依據，是獲得最佳成效的途徑。決策部門的領導者可以憑此統籌全局，縱橫協調，綜合平衡，理順關係，減少盲目性，增強預見性，合理安排人力、財力、物力，以低消耗取得高效益，從而取得領導、指揮羣眾去實現計劃目標的主動權。

計劃的種類較多，可以從不同角度劃分。從內容上分，有生產計劃、工作計劃、科研計劃、接待計劃等；從範圍上分，有國家計劃、地區計劃、單位計劃、班組計劃；從時限上分，有長期計劃、年度計劃、季度計劃、月份計劃；從性質上分，有綜合性計劃、專題性計劃等；從效力上分，有指令性計劃、指導性計劃、一般性計劃等；從形式上分，有敍述式計劃、條文式計劃、圖表式計劃、大事記式計劃等；從名稱上分，有規劃、計劃、要點、安排、方案、綱要、設想等，故計劃是計劃類文件總稱。

規劃是計劃中的一種，是帶有全局性、長遠性和方向性中期（如三、五年）計劃，它是戰略研究、發展的藍圖，是跨進一個新里程的遠景，具有理想性、鼓舞性、指導

(四)計劃的寫法

1.表格式計劃

製作表格式計劃時，先要把各項內容劃分成幾個欄目，再把制定好的各項具體計劃內容填寫進欄目中，形成表格。這種方式適用於時間較短、範圍較小、方式變化不大、內容較單一的具體安排，如銷售計劃、月計劃等。

2.文表結合式計劃

即表格式和條文式相結合的計劃。一般是將各項目的內容填進表格後，再用簡短文字作解釋説明。

3.條文式計劃

由標題、正文、落款構成。

(1)標題。由四個要素組成：單位名稱、適用時限、計劃內容和計劃種類。

(2)正文。正文是計劃的主體部分，是具體內容，一般由前言、目標和任務、措施和步驟構成。

(3)落款。在正文右下方署上制訂計劃的單位名稱，在署名的下行寫上日期。

(五)計劃的寫作要求

要做到：(1)從實際出發，統籌兼顧；(2)突出重點，主次分明；(3)目標明確，步驟具體。

1．簡報

特點：內容廣泛；形式特殊；行文靈活；制發自由。

適用範圍：反映工作部署和進展情況；交流工作方法和經驗；報告工作中的新情況、新問題；介紹典型事例；傳達上級機關的佈置和意見。

簡報的分類。從簡報的內容分，有工作簡報和會議簡報，其中工作簡報可分為經常性的業務簡報、中心工作簡報和問題簡報，會議簡報可分為關於會議的連續報道、關於會議的一次性集中報道；從簡報的形式分，有綜合性簡報和專題性簡報；從簡報的保密程度分，有限制範圍的內參性簡報和一般性簡報；按出刊日期分，有定期簡報、不定期簡報；按發行時間分，有長期簡報和短期簡報。

寫作格式：報頭、標題、按語、正文、報尾。報頭分五個小部分：密級、簡報名稱、期號、編髮單位、發行日期。正文包括開頭、主體、結尾三部分。

按語的寫作要求：不要重複簡報中已敍述清楚的基本事實；觀點要深刻精闢，富於指導性，發人深省；文字簡潔，措詞嚴謹，意盡文止。

注意事項：反映要快；選材要精；內容須真；風格要實。

2．調查報告

特點：目的明確，有針對性；事實確鑿，講準確性；敍議結合，重敍述性。

適用範圍：總結經驗；反映情況，為上級管理部門制定政策提供依據；反映新生事物；揭露問題；還歷史本來面目。

調查報告的分類。按調查的內容，分為五種：總結經驗性的調查報告；反映基本情況，為上級管理部門制定政策提供依據的調查報告；反映新生事物的調查報告；揭露問題的調查報告；還歷史本來面目的調查報告。按調查的方法分，有綜合調查報告和專題調查報告兩種。

寫作格式：標題、開頭、正文、結尾。

調查報告開頭的結構形式可以有三種：內容提要式、介紹提問式、論斷式。

正文的結構有四種：縱式結構、橫式結構、縱橫式結構、對比式結構。

注意事項：明確調查的目的、對象、範圍；學會調查研究，全面深入地調查，充分詳細地佔有第一手材料；在掌握第一手材料的基礎上，認真分析研究材料；注意表達方式，言簡意賅，克服繁瑣累贅。