商務應用文書寫作學習心得(精選多篇)

第一篇：商務應用文書寫作學習心得

商務應用文書寫作學習心得

文／蘇硯

本學期學習了《應用文寫作》這門課程，在“ 於老師”的精心指導與悉心身教下，使我對應用寫作有了一個初步的瞭解，提高了我的寫作能力，增進了我的寫作素養。受益匪淺，感受頗深。在此，衷心的感謝於老師對我的教導，將會對我終身受用。下面以自己對這學期“應用文寫作課”的一些感受、認識、心得，因我涉世未深、才疏學淺、才思不暢、筆力不濟，借微薄、蒼白文字流露一點真情實感，聊表心意。

一、羨煞於老師講課幽默的風趣又博學又有思想，以及不失親和力的風度。他實行獨特新穎、別具一格的授課方式。在每一堂課的執教過程中，他親切樸實、匠心獨特的教學風格，對公文寫作的精闢解析，獨到的見解和大量的旁徵博引，無不體現出他對教材深入透徹的理解，以及深厚的教學功底和高超地駕御課堂教學的能力。聽他課的那種舒暢之感，就像一塊乾涸已久的土地被一陣綿綿甘霖漫漫滋潤一樣。他常搞一些與應用文寫作有關方面的實踐活動，形成課堂互動。增加學生活動在課堂所佔的比重，把課堂交給學生，讓學生成為課堂的主人。不但不會浪費上課時間，反而極大地活躍了課堂氣氛。給予學生表現自我的機會，使學生的表現欲得到滿足，增進了學生之間的理解，促進師生之間情感的交流。同時，他又用具有感染力的語言和恰如其分的語調，把枯燥的變得生動些，把抽象的變得具體些，把紛雜的變得規律些，把被動的變得主動些。他的課堂裏總流淌着真誠，流露着真情、氤氲着智慧、充盈着幽默、瀰漫着詼諧、浸潤着理性、放飛着夢想、綻放着奇葩。這種奇異的、行之有效的教學方式、方法，讓我耳目一新，感到震撼，無比歎服。再多麼華麗的詞藻優美的語句也述不盡我對他的羨佩、崇敬、感激。真正的感受到當今的教育不僅是心上的對話，更是一種愛的享受！

二、體會到應用文寫作有別於文學寫作，是個容不得絲毫虛假的差事。記得上第一節課時，於老師就對我們説：“我們上的應用文寫作課不是所謂的語文課，請大家不要把兩者混為一潭要有所區分”。通過這學期學習，使我很有感觸。平時我們文學寫作往往是站在“自我”的角度，表達自己或者抒發自己的感想心緒，或者闡述自己的觀點，或者按照自己的理解去説明某一事理。可以有較大的發揮、想象空間，無論在形式還是內容上，都可以打破陳規、不斷創新。但應用文與文學寫作相比較就判若雲泥，而它具有自身獨特、獨立的文體體系和“約定俗成”的格式。不是任我們心緒、思緒到處亂飛，隨心所欲書寫的。是要實事求是，一切從實際出發；要遵守一定的規則、章程、邏輯、指令，按照目的、要領、要點、要求進行書寫。它不太需要辭藻的華麗，文風要樸實無華，基本上很少在詞句上粉飾雕琢。主題是單一、明確、獨立地，語言要簡明、扼要、規範、嚴謹、嚴密和通白明曉。所寫的內容要真實、具體、全面、連貫、通順、合情、合理，要求我們做到面面俱到，避免表述上的不準確與詞的不達意。不能誇大、篡改、捏造、遮掩事實。為將來撰寫應用類文章打下堅固、厚實的理論基礎。

三、感受到應用文書寫作，在人類社會生活中佔有舉足輕重的地位。在學習的過程中於老師經常列舉現實生活中、社會裏的一些具有典型性、重要性、突出性、實用性的案例、事件以及所牽涉到的應用文，旨在讓我們學好應用文寫作，掌握一些寫作的技巧，讓我們知曉應用文在人類社會生活中的重要地位，使我們對應用文寫作的重要性有了充分認識。如果不掌握寫作技能，會給自己的生活、學習、工作帶來很多不便。一學期學下來使我清楚地認識到學好應用文是社會發展的必需和必然，是人類交流和發展的需要。當今是社會市場經濟日益繁榮的社會，商務活動則是各種社會活動的基礎。人們在工作和生活中的交往越來越頻繁，事情也越來越複雜，因此應用文的功能也就越來越多、越來越重要了。為了辦事、解決問題，成為人們傳遞信息、處理事務、交流感情不可或缺的工具。有的應用文有時還用來作為憑證和依據，關係到人們的權利、利益。如果以後我們走上社會求職信寫不好，可能會影響自己的前途；合同條款不全，可能會使自己蒙受經濟損失等。倘若我們在應用文裏出現錯字別字、語句不通、紋理混亂、格式錯誤、文體變向等等一系列的錯誤，也許就會妨礙溝通交流，造成工作差錯，甚至產生不良影響釀成不利後果等問題的出現。它涉及層面廣、使用頻率高、使用價值大，是社會各個領域裏不可或缺的行事工具。

四、認識到學習應用文書寫作，可以鍛鍊能力，促進我們今後的發展。我深刻的認識到我們在學習商務應用文寫作的階段，也是我們在執筆抒寫人生鍛鍊塑造自身的過程。在寫的時候有時會穿插一些事件、個人正確見解、法律知識、文學常識、政治時事，可以幫我們温故知新，回憶或記下生活中的點滴，逐步增加對社會的感知、認識，不斷對自己的認識、總結。通過不斷寫作、練習不同的應用文寫作可以使我們的寫作能力、語言表達能力得到提高，為今後發展打下良好的母語基礎而發揮作用。增強我們人生觀、世界觀、價值觀和自己的責任心，提升我們的人文素質，培養我們遇事冷靜處事果斷的習性，促進我們思想道德情操、修養與法律基礎，教會我們要用事實説話。學好應用文是個人禮儀和綜合素質的體現，它可以更好地表現自己、促進個人的發展。在社會生活中以求真務實的態度腳踏實地的辦好做好每一件事，做一個堂堂正正的人。

“路漫漫其修遠兮，吾將上下而求索。”在課堂上跟隨於老師的思維、洗耳恭聽。不斷領悟各種的人生道理與知曉各樣的典型事例。在開學時寫給於老師的信中，就向他坦白我的夙願——望您能夠成為我的良師益友，如今如願以償了。課後和他恬淡論文、真誠交流。他的言行舉止、淵博知識無時無刻地在激勵着、感染着我。使我蒙塵的心靈得到淨化，單淺的思維得到昇華，簡單的認識得到提高，自卑的心靈得到安撫。身為酷愛文學寫作的我，尤為喜好應用文寫作(請您繼續關注本站)。我會好好珍惜、把握在於老師“門下”學習的機會，爭取在他的不嗇賜教、精心指導、無形薰陶下，憑藉他默默無聞地擎舉着的那盞“永不滅之燈”，照亮我前行的道路。認真學習、開拓進取、不斷實踐，將自身寫作水平、能力、素養提高到新的台階，做到學以致用。更要以遵循應用文寫作規範中的合理要求、基本準則，涉透到做人的基本素養、道理中去，通過實踐來豐富自己、完善自己、提高自己，相信在今後的日子裏能夠寫出一篇篇“為用而寫，有用才寫”的出色商務應用文！

第二篇：學習課程：商務文書寫作教程

學習課程：商務文書寫作教程 單選題
1.當今社會是市場經濟社會，各種社會活動的基礎： 回答：正確

1. a 2. b 3. c 4. d

投資活動 金融活動 商務活動 福利活動

2.“公文不一定要好文章，但必須寫得一清二楚、十分明確、字穩詞妥、通體通順，讓人家不折不扣的 瞭解説的內容是什麼” ，這個論述地提出者是： 回答：正確

1. a 2. b 3. c 4. d

魯迅 朱光潛 葉聖陶 鄭振鐸 回答：錯誤

3.以下屬於非正式的商務文書的是：

1. a 2. b 3. c 4. d

帶抬頭的信件 宣傳冊 政府公文 便籤 回答：正確

4.增加情感指數的方法不包括：

1. a 2. b 3. c

增加第二人稱代詞 增加第一人稱代詞 增加第三人稱的專有名詞

4. d

增加讀者的姓名 回答：正確

5.美國心理學家威廉·詹姆斯的研究結果表明，人類本質中最深遠的驅動力是：

1. a 2. b 3. c 4. d

希望被愛 希望具有重要性 希望具有隨意性 希望具有自由度

6.希望自己的所發出的商務文書在目標讀者那裏能夠被第一時間閲讀，從而使自己的溝通目的能夠儘快 達成。要做到這一點就必須： 回答：錯誤

1. a 2. b 3. c 4. d

增加商務文書的時間任意性 增加商務文書的時間緊迫性 增加商務文書的時間有效性 增加商務文書的時間漫長性 回答：正確

7.部分結構層次敍述的國家標準規範中, 第三層編號用：

1. a 2. b 3. c 4. d

一、二、 “三……來表示 （一）（二）（三）……來表示 、 、 用阿拉伯數字來表示 （1）（2）（3）……來表示 、 、 回答：正確

8.下列關於合同的説法正確的是：

1. a 2. b 3. c 4. d

文字與阿拉伯數字並用 儘量寫長句子，表達清楚 漢語和符號並用，能用簡略符號的就用符號，避免歧義 可以適當創造新的詞語

9.以內容以及用途作為劃分標準，商務文書可以分為：

回答：正確

1. a 2. b 3. c 4. d

固定格式的商務文書和非固定格式的商務文書 通用的商務文書和禮儀性的商務文書 通用的商務文書和非固定格式的商務文書 非固定格式的商務文書和禮儀性的商務文書 回答：正確

10.以下屬於禮儀性的商務文書的是：

1. a 2. b 3. c 4. d

備忘錄 請示、批覆 通知、會議紀要 賀信、賀電 回答：正確

11.商務文書首要特點是：

1. a 2. b 3. c 4. d

獨特 簡明 詳細 全面 回答：正確

12.在日常工作中，適用於分析問題式商業文書的是：

1. a 2. b 3. c 4. d

指示及命令 總結 事故調查報告 工程報告 回答：正確

13.商務文書寫作在材料方面，應遵循的原則不包括：

1. a 2. b 3. c 4. d

收集要多 運用要全 選擇要嚴 使用要巧 回答：正確

14.下列屬於結果性語言的是：

1. a 2. b 3. c 4. d

完成方案設計 進行方案設計 進行製作 製作中 回答：正確

15.部

分結構層次敍述的國家標準規範中, 第二層編號用：

1. a 2. b 3. c 4. d

一、二、 “三……來表示 （一）（二）（三）……來表示 、 、 用阿拉伯數字來表示 （1）（2）（3）……來表示 、 、

第三篇：學習課程：商務文書寫作教程

學習課程：商務文書寫作教程

單選題

1.當今社會是市場經濟社會，各種社會活動的基礎：回答：正確

1. a投資活動

2. b金融活動

3. c商務活動

4.

d福利活動

2.以下屬於非固定格式的商務文書的是：回答：正確

1. a商務合同

2. b邀請信

3. c通知

4.

d電子郵件

3.把握商業文書總體風格的依據是：回答：正確

1. a戴明環循環規則

2. b二八原則

3. c目標管理

4.

d遊説矩陣

4.增加情感指數的方法不包括：回答：正確

1. a增加第二人稱代詞

2. b增加第一人稱代詞

3. c增加第三人稱的專有名詞

4.

d增加讀者的姓名

5.美國心理學家威廉·詹姆斯的研究結果表明，人類本質中最深遠的驅動力是：回答：正確

1. a

2. b

3. c

4.

d希望被愛 希望具有重要性 希望具有隨意性 希望具有自由度

6.部分結構層次敍述的國家標準規範中, 第一層編號用：回答：正確

1. a

2. b

3. c

4.

d一、二、“三……來表示 （一）、（二）、（三）……來表示 用阿拉伯數字來表示 （1）、（2）、（3）……來表示

7.部分結構層次敍述的國家標準規範中, 第三層編號用：回答：正確

1. a

2. b

3. c

4.

d一、二、“三……來表示 （一）、（二）、（三）……來表示 用阿拉伯數字來表示 （1）、（2）、（3）……來表示

8.下列單位符合質量重量單位使用規範的是：回答：正確

1. a

2. b

3. c

4.

d毫克 斤 兩 錢

9.下列關於合同的説法正確的是：回答：正確

1. a

2. b文字與阿拉伯數字並用 儘量寫長句子，表達清楚

3. c

4.

d漢語和符號並用，能用簡略符號的就用符號，避免歧義 可以適當創造新的詞語

10.以內容以及用途作為劃分標準，商務文書可以分為：回答：正確

1. a

2. b

3. c

4.

d固定格式的商務文書和非固定格式的商務文書 通用的商務文書和禮儀性的商務文書 通用的商務文書和非固定格式的商務文書 非固定格式的商務文書和禮儀性的商務文書

11.以下屬於禮儀性的商務文書的是：回答：正確

1. a

2. b

3. c

4.

d備忘錄 請示、批覆 通知、會議紀要 賀信、賀電

12.撰寫商務文書是一個：回答：正確

1. a

2. b

3. c

4.

d“八分想，四分寫”的過程 “六分想，二分寫”的過程 “三分想，七分寫”的過程 “七分想，三分寫”的過程

13.所謂的“讀者為尊”是：回答：正確

1. a

2. b

3. c

4.

d運用情感指數、提升對撰寫者的關注程度的觀念的一種延伸 運用正式指數、提升對讀者的關注程度的觀念的一種延伸 運用情感指數、提升對讀者的關注程度的觀念的一種延伸 運用正式指數、提升對撰寫者的關注程度的觀念的一種延伸

14.商務文書中，下列表述正確的是：回答：正確

1. a03年

2. b民國92年

3. c二○○六年

4.

d臘月15

15.部分結構層次敍述的國家標準規範中, 第二層編號用：

1. a一、二、“三……來表示

2. b（一）、（二）、（三）……來表示

3. c用阿拉伯數字來表示

4.

d（1）、（2）、（3）……來表示回答：正確

第四篇：商務文書寫作體會

商務文書寫作體會

洪下郵政所 柯林英

最近，局機關為促進工作質量和效率的進一步提升，增強崗位履職能力，我作為洪下郵政所所長，參加了公文寫作培訓班，通過培訓學習，我加深了對公文的理解，明白了寫作要求以及格式，下面是我對商務文書寫作的幾點心得體會，供大家參考。商務文書 按形式來劃分可以大致分為兩類：固定格式的商務文書（如商務合同、邀請信、通知、請示以及批覆）和非固定格式的商務文書（如電子郵件）；按內容用途來劃分也可以分為兩類：通用的商務文書（如通知、會議記要、請示、批覆、總結、備忘錄以及報告）和禮儀性的商務文書（如賀信、賀電、邀請書、請柬以及慰問信）。

商務文書的作用和最終目的是為了與別人進行某種形式的交流與溝通。而這種溝通並不僅僅是所傳遞出來的信息，而是被別人理解的信息。而怎麼樣才能讓別人真正理解你的意思而達成你的目標，就需要我們在撰寫商務文書時注重它的五大特點：簡單直白、準確、樸實、莊重、規範。其中在考量其莊重程度時，我們可以先問自己三個問題：1、你跟對方熟嗎？2、對方的職位比你高嗎？3、傳遞的是好消息嗎？如果否定的答案越多，莊重的程度就應越大。商務文書撰寫有四個要素：主動目標、素材、結構、語言。如果商務文書撰寫的僅僅是你的意願，那是被動目標；如果商務文書撰寫能得到別人的行動才是主動目標。

商務文書撰寫的六個步驟為：1、制定正確的行動目標；2、決定文章的正式程度（正式程度的表現：形式、稱謂、語氣）；3、設定文章的總體風格（我們可以把文章的總體風格分為四類，第一類是簡單型：資源充足且立場一致，我們撰寫時羅列事實，短文即可；第二類是説服型：資源充足但立場不一致，我們撰寫時需強調利益所在，並且要多次溝通；第三類是解決問題型：資源不充足但立場一致，我們撰寫時需有問必答，較長篇幅；第四類是艱難型：資源不充足立場也不一致，這類就不值得我們花費精力了。）4、選擇文章的層次結構（連貫式：重點在解釋事情的前因後果，造應於事故調查報告、工程進展報告、程序安裝等；並列式：重點在要便於讀者照其興趣或關注的重點分段閲讀，造應於報告、總結、建議書；分析問題式：重點在圍 繞問題直到最終解決的邏輯關係而展開，適應於公告、通知等；問答式：適應於企業內刊、內部通訊、操作程序等；行動結果式：適應於廣告宣傳等。）5、列出文章大綱；6、撰寫初稿。

商務文書的寫作技巧主要有六個方面：1、增加情感指數（就是增加對讀者的關注度，情感指數的計算方式為：用在商務文書中提到目標讀者的次數減去提到撰寫者的次數。增加情感指數的方法有：1、增加每二人稱代詞，如您、您們；2、增加第三人稱專有代詞，如消費者、納税人、員工、大家等；3、增加讀者的姓名；4、增加對讀者的暗指，如請坐、請放心等。）2、努力做到“讀者為尊”；3、進行有效反饋（如正面反饋、修正性反饋等）；

4、增加商務文書的時間緊迫性（時間的規範、準確、通用）；5、增加可性度；6、做到行文簡潔（有五種方式：採用電報文體、另加附件、詞句力求簡單、多用主動語式、適當運用縮略詞。）

以上就是我這次學習的一點體會，不到之處請同行們批評指正。

2014.05.22

第五篇：商務文書寫作(一)

第一講商務文書寫作的概念

當今社會是市場經濟社會，商務活動則是各種社會活動的基礎。伴隨着經濟改革的深入發展，商務文書寫作已成為當前應用寫作的一個熱點。企業內部的大部分溝通也是以商務文書的形式進行。這就需要結合企業的業務，為企業員工安排商務文書的培訓學習。

本課程的內容涵蓋了商務文書寫作的基本技巧和範例，希望可以幫助學員掌握商務文書寫作的步驟和方法；與此同時，總結了商務文書寫作中常見的病例，突出強調了公文寫作的規範性，以幫助學院在寫作中能夠有意識地避免這些錯誤。

一、商務文書寫作概述

為了更有效地學習並運用有關商務文書寫作的方法和技巧，讓我們首先了解一下商務文書寫作的基本內容。

（一）商務文書的分類

在實際工作中，大家可能會遇到形形色色、各種各樣的商務文書，根據其形式和內容用途可以大致將其劃分為以下的類型：

1.按形式來劃分

以形式作為劃分標準，商務文書可以大致分為以下兩類：

? 固定格式的商務文書

常見的固定格式的商務文書主要有：商務合同、邀請信、通知、請示以及批覆。相比較而言，這類商務文書的格式是有比較規範的要求的。

? 非固定格式的商務文書

而所謂非固定格式的商務文書，在日常工作中則往往應用得更為廣泛，其中最為大家所熟悉的就是隨着計算機和網絡一起興起的電子郵件。

2.按內容用途來劃分

以內容以及用途作為劃分標準，商務文書則又可以分為以下兩類：

? 通用的商務文書

常見德通用商務文書主要有：通知、會議紀要、請示、批覆、總結、備忘錄以及報告等。由於相對於禮儀性商務文書而言，這些文體使用得更為頻繁，所以在課程後面的內容中將對它們的寫作方法進行專門的討論。

? 禮儀性的商務文書

而所謂禮儀性的商務文書，則主要是指賀信、賀電、邀請書、請柬以及慰問信。

（二）商務文書寫作的作用

正如前文所提到的，商務文書寫作是很多人工作的一部分；而每個人工作首先都是有私心的，即工作首先是為了生存而不是為了做出貢獻，然後再將私心通過公心來實現——公司或單位好，個人才可以好。因此，商務文書寫作對於更好地完成大家的工作是非常重要的。 《福布斯》雜誌的創始人——馬爾克姆·福布斯曾經説“一封好的商務信函，可以讓你得到一次面試的機會，幫助你擺脱困境，或者為你帶來財富”，也就是説，寫好商務文書在一定程度上能夠給大家帶來很大的經濟利益。

從另一個角度來看，商務文書寫作與其它任何文本的撰寫一樣，其作用和最終目的都是為了與別人進行某種形式的交流與溝通。而需要強調的一點是，溝通並不僅僅是所傳遞出來的信息，而是被別人理解的信息。如果理解了這一點，那麼我們就可以認識到，在日常工作及生活中大家所普遍談及的所謂“溝通的障礙”其實就都是來自於簡單傳遞的單向溝通。 因此，在商務文書寫作方面最為重要的一點就是要避免陷入單向溝通的誤區，時刻站在讀者的角度來思考問題並形成最後的文字表現，讓文書接收方能夠理解自己的意圖，這樣才能發揮出寫作商務文書的溝通作用。

【案例1】

單向溝通的表現

日常工作生活中有很多陷入單向溝通的例子，比如説短信。在一般情況下，無論對方是否想接收短信，只要手機開着他就會收到，並且往往根據他自己當時的心情去詮釋短信的內容。而發送人的心情則通常難以得到傳遞，由此而引發不必要的誤會和誤解。

（三）學習商務文書寫作的關鍵

商務文書寫作的核心內容包括以下幾個部分，這些內容也就是本課程的主要構成： ? 商務文書的寫作步驟以及相應的重點；

? 商務文書的寫作技巧；

? 商務文書寫作的注意事項；

? 商務文書寫作應掌握的範例。

（四）商務文書寫作的特點與要素

商務文書的寫作與小説、網絡上的博客以及出行的遊記有着顯著的不同，其特點與要素主要包括：

1.商務文書寫作的特點

葉聖陶老先生曾經説：“公文不一定要好文章，但必須寫得一清二楚、十分明確、字穩詞妥、通體通順，讓人家不折不扣的瞭解説的內容是什麼”，這個論述其實就提到了商務文書與標準公文（例如人民日報的社論、黨八股等）相一致的規範性特徵。

另外，唐宋八大家之一的白居易在某種意義上也是一個商務文書寫作的典範，之所以這樣評價，是因為白居易寫文章何詩歌非常的直白和通俗易懂，少有引經據典，並不通過辭藻的堆砌來追求華麗的文風。

通過以上的比較，可以提煉出商務文書以下的特點：

? 簡明

正所謂“句中無餘字，篇內無贅語”，“簡明”是商務文書首要特點。

? 準確

而所謂“準確”，就是要求商務文書要做到“一字入公文，九牛拔不出”，不要像“關門閉户掩柴飛”這樣的表達一樣將同樣一個意思重複三次。在意思清楚的前提下，商務文書寫作應追求儘量用一段話、一句話甚至是一個詞將核心意思表達出來。

? 樸實

所謂“樸實”，就是指在商務文書寫作中不要去刻意地堆砌辭藻，一代文豪白居易尚且不這樣做，我們就更不必在這個方面顯示自己的實力和水平了。

? 莊重

所謂“莊重”，是指在商務文書中對整體風格的把握不要過於詼諧幽默，太多的玩笑會極大地影響文書的嚴肅性。

? 規範

商務文書寫作在很多方面還具有規範性強的特點，其中標點符號的規範性就尤為重要但是卻往往被大家所忽視。

2.商務文書寫作的要素

商務文書寫作有以下四個要素：

? 主旨

所謂“主旨”，就是指商務文書的中心思想，即作者所要表達的意思。商務文書的寫作並不是為了寫而寫，而應該具有一個明確的目的；換而言之，就是應該對方看到該商務文書後產生作者所希望的感受和行動。

在主旨方面，應該遵循“正確，務實，集中，鮮明”的原則。

? 材料

好的商務文書不是可以一蹴而就的，需要圍繞作者的主旨來收集很多相關方面的素材。

例如在政府機關中撰寫政策性的通知，就需要查閲很多以前類似的、與之相關的批文、章程等資料，以確保前後建立起必要的聯繫和呼應。

在材料方面，應該遵循“收集要多，選擇要嚴，使用要巧”的原則。

? 結構

另外，好的商務文書還應該具有良好的結構，否則會導致在不應該浪費筆墨的地方花費很多不必要的時間，而需要去強調的內容則被相應的弱化。

在結構方面，可以選擇“篇段合一式、分層表達式、分條列項式”等方式。

? 語言

如果説主旨、材料以及結構構成了商務文書的骨骼，那麼在其中行文的語言就是對其進行填充和豐富的血肉。

在語言方面，應該做到“風格平直樸實莊重，表達規範準確簡練”，最低要求也必須進行拼寫檢查以保證用詞的準確。

第二講如何寫出好文章（上）

在瞭解了商務文書寫作的概述內容之後，我們來看看商務文書寫作的以下六個步驟：

（一）步驟一：制定正確的行動目標

在撰寫某一個商務文書之前，我們應該首先回到一個問題，即我們希望該文書的對象在收到文書之後採取怎樣的行動；這個問題的答案也就是我們撰寫商務文書的行動目標。

1.主動目標與被動目標

需要強調的是，這個行動的主體是收取商務文書的對方。因此，我們撰寫商務文書説表達出來的意願只能是一個“被動目標”，而對方的實際行動才是所謂的“主動目標”。

2.將被動目標轉化為主動目標

正如前文中提到的單向溝通一樣，大多數人在撰寫商務文書時往往陷入到一個誤區當中，即將自己的被動目標當成了主動目標——只關注自己的主觀想法或者需要完成的工作任務，而忽略了接收文書的對方的感受。

認識到這樣一個誤區，將被動目標轉變為主動目標，就需要在明確之前的第一個問題的基礎上，再獲取以下這個問題的答案：作為商務文書的撰寫者的我們在乎什麼？換而言之，我們從成功撰寫商務文書、正確傳遞信息並獲得對方實際行動的響應中，能夠收穫到什麼成果。只有將我們在乎的內容與希望對方採取的行動形成一致，那麼才能有效地把被動目標轉化為主動目標。

【案例2】

有關總經理組織召開公司全體祕書會議的郵件

在某公司中，總經理讓其祕書組織全公司的祕書開會，要求她在確定時間和地點之後發一個郵件告知所有的祕書。

這個郵件實際上就是一個商務文書，相當於一個通知。在撰寫這個郵件的過程中，我們可以分析得到：總經理祕書的行動目標是“讓所有的祕書都得去開會”而不是簡單地“通知每個祕書會議的時間和地點”。因此，郵件中僅僅明確了會議的時間和地點還不夠，因為這樣並不能確保所有祕書都按照要求來參會；而是應該進一步在郵件中要求所有祕書在會議前一個星期都對是否參加會議進行確認。

要寫好這個商務文書，總經理祕書需要將其被動目標轉化為主動目標：自己之所以在乎“所有祕書都按時參會”這個事情，是因為總經理交代自己組織這個會議，如果與會的祕書沒有到齊，那麼就意味着自己組織工作的失敗；換而言之，自己希望在總經理面前有一個良好的表現，就需要確保會議順利組織成功，而組織成功的標誌之一就是人員來得比較齊，所以需要他們給自己一個能否與會的確認。

【自檢1-1】

請判斷出圍繞以下事件而起草的商務文書的行動目標：

（1）某公司的一位銷售人員以郵件形式向部門經理彙報上個月的銷售任務完成情況；

（2）某公司人事部門的一位員工為收集所有員工升位之後的身份證號碼而給所有公司員工羣發郵件；

（3）某公司副總經理收到一封投訴客服部門張麗的投訴信，批評其惡劣的服務態度；為收集與該事件相關的信息，該副總經理着手給張麗發郵件，並抄送給其部門經理。

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見參考答案1－1

（二）步驟二：決定文章的正式程度

在這個步驟中需要把握以下的內容：

1.正式程度的判斷依據：正式指數

判斷在某一個商務文書中所應該採用的正式程度，可以應用“正式指數”來操作。所謂的“正式指數”主要根據以下三個問題所涉及的內容來確定：

? 商務文書的撰寫者本身是否很瞭解目標讀者；

? 目標讀者的地位比商務文書的撰寫者低嗎；

? 商務文書的內容是好消息嗎。

商務文書的撰寫者應就這三個問題的實際情況在“1－10”之間來分別予以打分：如果特別瞭解目標讀者就是10分，比較瞭解就是7、8分，而不瞭解甚至很不瞭解就是1－3分；如果是給自己的下屬寫則為10分，平級則為5分，給自己的上級寫則為1分；如果內容為好消息則為10分，壞消息則為1分。

這三個問題的得分之和越低，則相應的商務文書應該越正式。

2.正式程度的表現

在瞭解了正式指數的內容之後，我們接着來討論商務文書正式程度所表現的方面： ? 形式

這裏所謂的“形式”，是指商務文書所採用的媒介的形式，例如發電子郵件、寄書信或者留便籤等。不同的媒介形式，決定了商務文書的體裁、格式以及稱謂等具體內容。

按照正式程度來劃分，宣傳冊、政府公文、帶抬頭的信件、請柬以及行文正式的電子郵件附件都是正式的商務文書，通常會給目標讀者以受到重視的感覺；而一般的電子郵件、便籤等則屬於非正式的商務文書。

? 稱謂

“稱謂”就是對目標讀者的稱呼。

? 語氣

而“語氣”，就指是在撰寫商務文書的過程中採取相對輕鬆愉快的口吻還是比較凝重嚴肅的口氣的選擇。

【自檢2-1】

請分析並得出圍繞以下主題而撰寫的商務文書的正式指數：

（1）某公司總經理要組織各部門祕書共進午餐，要求其祕書代表自己給他們發送的通知郵件；

（2）某公司的一個普通員工發現經常有員工違反禁止在會議室裏吃中餐的規定，於是決定寫給行政部經理的一封投訴信。

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見參考答案2－1