英文書信格式及範文

英文書信格式及範文

一、 英文書信的結構

二、 書信作文的出題形式和寫作要領

三、 書信作文練習及其參考範文

書信是重要的交際工具。英文書信分為兩大類：公務信件和私人信件。公務信件是單位與單位或單位與個人之間來往的書信，可能是推薦信、求職信、入學申請書、邀請信，或詢問、答覆、反映意見（如投訴信）等的信件。私人信件是指親戚朋友之間的通信。這兩類書信各有自己的格式。一般説來，私人信件不拘形式，信文多用手寫，也可打印；公務信件要求比較嚴格，必須遵循一定的格式，信文一定要打印。

第一節 英文書信的結構

英文書信一般由以下六部分組成：信頭、信內地址、稱呼、正文、結尾、簽名。

1. 信頭（Heading）

信頭是指寫信人的地址和寫信日期， 一般寫在或打在第一面信紙的右上角，先寫地址再寫日期，地址的寫法是從小到大，先寫門牌號、路號，再寫區名、市名、省名，最後寫國名。時間的寫法對英國人和美國人而言是不同的。英國人習慣按日、月、年的順序寫，

而美國人習慣按月、日、年的順序寫。例如：

英式：1st October，1999

美式：October 1，1999

在英式時，月和年之間的逗號可用可不用，但是在美式中，必需要使用逗號。

1. 信頭的寫法有縮進式(Indented Form)和齊頭式(Block Form)

縮進式每行開頭向右縮進一兩個字母；齊頭式左邊對齊排列，如下所示：縮進式

Wang Ming

Dept. of Chemical Engineering

Dalian University of Technology

Dalian 116023

Liaoning Province

P. R. China

齊頭式

Wang Ming

Dept. of Chemical Engineering

Dalian University of Technology

Dalian 116023

Liaoning Province

P. R. China

2. 信內地址 （Inside Address）

信內地址要寫出收信人的姓名和地址。一般給比較生疏的親友的信和公事信件要寫出信內地址，而熟悉朋友可以省去這一步驟。信內地址寫出在日期下一兩行的左上

角，第一行寫收信人的稱呼姓名，然後寫出地址。地質也是從小到大寫出，分縮進式和齊頭式兩種。例如：

縮進式

The President

Oxford University

England

齊頭式

Jiang Bin

64Heping Road

a

5.1.3 稱呼（Salutation）

稱呼是對收信人的稱謂，應與左邊線對齊，寫在收信人姓名、地址下面1-2行處。在稱呼後，英國人常用逗號，美國人則常用冒號。在私人信件中可直呼收信人的名字，但公務信件中一定要寫收信人的姓。大部分信件在稱呼前加“Dear”。如：

Dear Professor/Prof. Bergen:

Dear Dr. Johnson,

對不相識的人可按性別稱呼：

Dear Sir: 或Dear Madam: Dear Ladies。

如果不知收信人的性別則可用Dear Sir or Madam:

5.1.4 正文（Body of Letter）

正文是書信的主體。與中文信件不同的是，英文書信的正文的開頭不是先寫一些問候語，再闡明寫信的目的，而是直接説明寫信人的身份及寫信的目的，然後提出寫信人的情況、想法或要求，並加以必要的解釋或説明。英文書信陳述目的時，應該直截了當，意思明確，層次清楚，言簡意賅。

書信正文的第一句話或第一段，通常被稱為起首語。一般説來，人們習慣用一些客套的寫法作為書信正文的起始，即先將對方來信的日期、主題加以簡單描述，以便使對方一看便知該信是回答哪一封信的。如果是第一次給別人寫信，也可用開頭語作必要的自我介紹，並表明自己寫信的主要目的。

5.1.5 結尾禮詞（Complimentary Close）

公務信件的結尾禮詞包含兩部分：發信人的結尾套語與署名。結尾套語寫在簽名上面一行，第一個字母要大寫，套語結尾後面要加逗號。在公務信件中，發信人常用的結尾套語有：

Yours truly, Yours sincerely, Respectfully yours, Cordially yours, Yours cordially等。

私人信件中，發信人常用的結尾套語有：

Sincerely yours, Lovely yours, Your lovely, Your loving son/daughter等。

5.1.6 簽名（Signature）

寫信人的簽名常位於結尾禮詞正下方一二行。除非是給很熟悉的人寫信，簽名一般須寫出全名。簽名常常較潦草，不易辨認，因此在簽名的正下方須打印出全名。

?

?

?書信寫作的五點要求：

1、開門見山説意圖

2、諮詢/ 建議1、2、3、

3、不同內容可分段

4、感謝客氣不可少

5、期待回信成老套

英文信函的信封有兩種寫法：

第一種是將寫信人的姓名及地址和收信人的姓名和地址均寫在信封的正面。

第二種寫法是將收信人的姓名和地址寫在信封的正面， 而將發信人的姓名和地址寫在信封的背面。

第一種寫法多用於正式信函，第二種寫法多用於私人信件，即與家庭成員、親朋好友之間的信件。商業信件和求職信等都屬於正式信函，因此採用第一種寫法。

例文：

? 1. 表達自己對晚交論文一事的歉意。

?2. 説明未能按時交論文的原因。

? 3. 表示自己將盡快把論文補交上並表示以後將按時交作業。 ? ●審題概述●

? 這是一封道歉信，寫的時候要遵循道歉信的一般模式：開篇直奔主題，然後説明原因，最後提出可能的補救措施。第一段，對晚交論文及對此造成的後果表示歉意；第二段，説明理由（可信的理由，而不是隨便應付老師的藉口）；第三段，表示儘快完成論文。

? A Letter of Apology

?24th Oct. , 2008

? Dear Mr. Wang,

?①I am writing to apologize for my late homework. The paper which you ②assigned to us last Monday was ③due this Friday, but to my regret, I haven’t even started it yet. I feel really sorry for not handing in the paper on time and ④for the inconvenience it would bring to you.

?I caught a serious cold last week and the doctor asked me to stay in bed for a week since I was very weak and the weather was very cold these days. Therefore, I couldn’t go to the library to get the

necessary ①referential information which was needed for my paper. As a result of this, I have not started writing the paper yet and could not hand it in on time.

?Fortunately I have finally fully recovered. I will finish the paper as soon as I can and ①try my best to hand in homework on time in the future.

?

?

Sincerely yours,

?

Li Ming