新時期怎樣加強幹部人事檔案管理工作

新時期怎樣加強幹部人事檔案管理工作

幹部人事檔案真實的反映和記載幹部個人經歷、政治思想、品德作風、任務能力等，是幹部個人自身歷史成長的真實記載，為組織、人事工作的決策提供了科學依據，為合理分配使用人力資源提供了可靠的信息參考。

近年來，人事檔案管理工作有了較大發展，逐步走向制度化、科學化、現代化的軌道。幹部人事檔案的管理工作在組織、幹部人事工作和人事決策方面起到了很好的助推作用，但我們也不可否認幹部人事檔案管理工作也存在一定的問題，這是改革帶給我們的考驗，我們需要以此次機構改革為契機，進一步深入探索規範化管理的新途徑、新舉措。

一、幹部人事檔案管理工作的現狀

目前市系統內部，檔案管理單位數共23家，管理檔案1892本。其中公務員和參公單位3家，比對國家級別副處級檔案23本，正科級檔案28本，副科級檔案11本，其他6本。事業單位20家，領導班子成員檔案84本，中層幹部檔案112本，其他人員檔案1628本。目前，幹部人事檔案管理工作總體情況是好的，主要表現在：

一、幹部人事檔案管理工作的現狀

 1、從領導機構上看，各管檔單位都成立了檔案工作領導小組，有一名分管領導和一名兼職管檔幹部，領導機構比較健全。

2、從年齡結構上看，40歲以下的檔案管理員佔了80%,符合現代檔案幹部年輕化的要求。

3、從文化程度上看，本科畢業佔比達到100%,管檔幹部的文化素質較高，勝任檔案管理工作的需要。

4、從培訓情況看，管檔人員都曾參加過組織的幹部檔案業務培訓，對做好乾部檔案管理工作有一定的基礎。

5、2015年，按照市委組織部信息科檔案室的要求，對1892本檔案進行了認定審核，並責令其中存在問題完成了檔案的整改工作。

6、在具體的幹部人事檔案管理工作方面，能積極爭取領導的支持，多方籌集資金，抓好檔案庫建設，較好地改善了檔案保管條件，維護了檔案的完整與安全，而且建立了相應的管理制度，並在工作中認真嚴格地實施，為利用幹部檔案提供了有效的服務。但不可否認的是，不管在硬環境還是在軟環境上，我們幹部檔案管理工作離領導和上級文件從高從嚴的要求，仍然存在一些不足。

二、幹部人事檔案管理工作存在的主要問題

1、幹部人事檔案管理工作的硬件比較落後。由於沒有檔案管理專項資金，檔案日常管理存在嚴重的資金缺口。常年累積導致管檔單位硬件設施難以滿足檔案管理需求，部分單位反映沒有專門的檔案室，缺少檔案卷櫃設備，多數單位反映設備老化或損壞，這些都嚴重地影響了幹部人事檔案管理工作的正常開展。以局機關檔案室為例，檔案室設施老舊，檔案卷櫃嚴重不足，有些檔案難以分類管理；檔案室電腦老化，在打印檔案目錄的過程中經常會出現死機狀態，嚴重降低了工作效率；電子掃描儀仍是2012年採購的，不能及時更新系統，導致檔案在進行電子掃描時會出現錯碼、亂碼現象，嚴重掣肘了我局檔案數字庫建立的進程，難以適應檔案數字化管理的需要。在整理檔案過程中，經常會出現檔案盒、檔案材料整理專用的固體膠、檔案盒背籤等基礎物品短缺。難以保障整理工作的順利進行。

2、幹部人事檔案管理工作隊伍素質不夠高。根據調查反饋，直屬管檔單位多數都是單位人事在兼職檔案管理工作，由於人事工作比較瑣碎，經常需要外出辦理人員工資變動審批、編制申請、人員調配、績效考核等工作，經常需要外出辦公，沒有整塊時間沉下心來管理檔案。而且在進行調研中發現，由於部分檔案管理人員兼職過多，文化水平參差不齊，有的工作調動又比較頻繁，因此造成業務不熟悉，短時間內難以勝任本職工作，這也間接阻礙了我局檔案管理專業化隊伍的建設進程。

 3、幹部人事檔案的材料收集歸檔不及時，致使有些幹部檔案材料不齊全。有些單位仍把多年形成的應歸檔材料積壓在領導辦公室或單位的庫房裏，未及時報送局管檔部門，造成應歸檔的材料如工資變動審批表、年度考核登記表、幹部培訓等材料不能及時上交局檔案室，使幹部檔案的信息資源難以得到及時的更新和利用。值得注意的是2015年，我們按照上級要求，對教育局系統的檔案進行了專項審核，但在調研中發現，全國幹部人事檔案專項審核工作專用的幹部任免審批表很多單位沒有按照要求放入檔案第五類中。

4、幹部檔人事檔案整理裝訂的質量較差。有的管檔人員對整理裝訂工作的標準要求不高、執行不嚴、工作不細，有的單位幹部檔案室至今仍無整理裝訂必備的工具，且裝訂的工具式樣也不同。

5、幹部人事檔案管理制度落實程度不夠。有些單位雖然建立了幹部人事檔案管理制度，但真正執行的時候卻並不落實。如干部檔案未編目造冊，編制檢索工具，查閲借用、轉遞手續不夠完備；有的單位幹部檔案室裏堆放雜物，“六防”措施不落實；還有的單位幹部檔案裏的檔案甚至出現黴壞變質的狀況。

三、幹部人事檔案管理工作的建議

針對這些問題，為了進一步加強幹部人事檔案管理工作，促進其規範化管理，科學化應用，使幹部檔案更好地為黨的幹部工作和經濟建設服務，近幾年，市教育局黨務辦圍繞幹部檔案工作如何提高規範化管理，科學化應用進行了大量的調查研究，並認為應做好以下幾點:

 1、加強領導，增加投入是搞好乾部檔案管理工作的重要基礎。要改變幹部檔案管理較為落後的狀況，首先應加強對各單位幹部檔案工作的領導，把做好乾部檔案工作列入本單位工作的議事日程。其次是加大資金投入。要加大資金投入的力度，劃撥專項資金用於支撐日常的檔案管理工作，有條件的單位應配全檔案所需的設備設施，提高檔案信息資源開發利用的速度。定期檢驗維修庫房內必要設備設施，努力改善幹部檔案管理的保管保護條件。建議為局檔案室採購一台掃描儀，以便於更好的推進我局幹部人事檔案管理數字化進程。

2、提高幹部人事檔案管理隊伍人員的素質。檔案管理的好與壞，直接關係到幹部的升降去留，因此必須把好用人關。首先，各單位和部門應選調那些政治可靠，作風正派，責任心強，具有大專以上學歷的共產黨員和優秀幹部來從事幹部人事檔案管理工作。作為檔案管理人員，要立足本職，用主要的時間和精力做好檔案工作。其次，檔案管理人員應保持相對穩定，避免頻繁的崗位變動，這樣才能有利於管檔人員沉下身子，在檔案工作崗位上有一定的業績。第三，要定期加強檔案管理人員的業務培訓，組織他們參加各級舉辦的業務培訓班、進修班、檔案知識講座、經驗交流會等，提高檔案管理人員的業務水平和工作能力。第四，檔案管理人員自身也要加強學習，堅持與時俱進，開拓創新，樹立正確的人生觀、世界觀、價值觀及全心全意為人民服務的思想，幹一行、愛一行、專一行，愛崗敬業，樂於奉獻，為檔案事業的發展做出自己應有的努力。

3、提高幹部人事檔案管理工作的質量。檔案材料是否齊全完整，很大程度上是衡量檔案管理質量的重要標誌。因此，要做好乾部檔案材料的及時收集、歸檔工作。在收集歸檔材料工作中，應堅持“三勤”字，即嘴勤、腿勤、手勤。只有收集齊全乾部檔案材料，才能不斷充實幹部檔案內容，全面反映幹部德、能、勤、績、廉等工作全貌，為領導決策提供可靠的原始依據，避免用人失誤，造福於子孫後代。為了及時做好乾部檔案材料的轉遞工作，根據工作實際，我們下發通知明確要求各單位局管幹部檔案材料上交的截止日期定在每年的4月份，並要求要詳細列出上交檔案材料明細，材料審批時間，一式兩份，簽字留存。對於不定期形成的正式材料，規定在一個月內送交檔案管理部門立卷歸檔。堅持“標準化”整理裝訂幹部檔案，按照《幹部檔案工作條例》的規定，幹部人事檔案正本由十類材料構成。根據市委組織部檔案室的最新要求，四類和九類材料還要分成四小類。為此我們於2018年5月16日組織召開了檔案管理專題會，要求管檔單位務必嚴格按照市委組織部檔案室的最新要求，於2019年6月底完成檔案材料重新分類整理工作。整理過程中要抓好材料鑑別歸類上求準、材料加工上求精、材料切訂上求好、驗收入庫上求嚴“四個環節”。反對各行其是，更不能隨意變通，確保幹部檔案規範化管理工作落到實處。

4、建立健全乾部人事檔案管理制度。首先要建立幹部人事檔案管理的各項制度，確保檔案的安全。其次要堅持執行各項制度，用制度約束和規範幹部的行為。對幹部人事檔案有無建立名冊，查閲借用有無履行登記，轉遞手續是否完備，庫容室貌是否整潔等工作加強檢查，並應作為幹部檔案管理的重要內容，使其真正落到實處。為此，局檔案室克服資金緊張的困難，給每家管檔單位訂購了《查借閲幹部檔案審批表》《幹部人事檔案材料轉遞單》，進一步規範了檔案查借閲審批手續。同時為了更好的加強幹部人事檔案管理，堅決整治幹部人事檔案造假問題，維護幹部人事檔案的真實性、嚴肅性，發揮幹部人事檔案在服務選人用人中的重要作用。我們先後轉發了《中共遼寧省委組織部轉發＜中共中央組織部關於楊棟樑等5起幹部人事檔案造假典型案例的通報＞的通知》《中共鞍山市委組織部轉發〈中共遼寧省委組織部關於完善幹部人事檔案材料的通知〉的通知》（鞍組通字〔2017〕61號）。

5、在深化黨和國家機構改革中做好乾部人事檔案管理工作。當前，全市各部門正在認真貫徹落實黨中央關於深化黨和國家機構改革的各項部署。根據有關工作要求，為及時做好乾部人事檔案服務工作，保證機構改革涉及的單位幹部人事工作檔案材料移交、接收等工作穩妥有序推進。我們要求管檔單位特別是兩個參公單位要做好以下三個方面工作：首先要嚴格規範做好乾部人事檔案和材料移交、接收工作。改革相關部門要按照機構改革幹部管理權限的調整變化及時做好乾部人事檔案移交工作，針對撤銷合併、職能劃轉、職責調整等涉及部分人員劃出的單位要有針對性的做好檔案和材料的清點、轉遞工作。其次，嚴肅幹部人事檔案工作紀律。各管檔單位要堅持原則，嚴格按照規章制度辦事，要嚴格執行安全保密有關規定，要嚴肅工作紀律，堅決防止利用機構改革之際對幹部人事檔案弄虛作假。第三，加強組織領導，壓實落細工作責任。各管檔單位要嚴格按照本單位機構改革實施步驟和時間節點，同步完成幹部人事檔案和材料移交、接收等工作。工作中遇到的新情況新問題應當及時報告。