檔案管理員的職責崗位職責多篇

檔案管理工作計劃 篇一

20xx年在公司領導的關心和省檔案館專家指導下，公司上下全體同事齊努力，共同整理、歸檔了公司20xx-20xx年的檔案。在實踐過程中，進一步領會和掌握了檔案工作的理論知識和實踐經驗，對檔案工作有了更多的理解，公司檔案工作取得了實質性進步和階段性成果。現彙報如下：

一、工作開展及主要指標完成情況

（一）領導高度重視，統籌安排

1、成立領導機構、加強領導、配備專人負責

2、制定計劃，穩步開展

考慮到立卷數量大，任務重的情況，必須集中精力，統籌安排。檔案整理工作分五個階段進行。

第一階段（1月1日至1月20日）制訂工作方案及實施細則；

第二階段（1月21日至2月28日）全面收集文件、合同、圖片等資料；

第三階段（3月1日至4月10日）整理、分類、編號、編目錄；

第四階段（4月10日至5月19日）裝訂歸檔，製作電子檔；

第五階段（5月20日至30日）審核、驗收。

3、加強檢查督促

公司領導對此次檔案整理工作十分重視，先後多次在會議上對檔案工作進行批示，並由綜合部牽頭負責在檔案整理過程中進行督查，及時發現問題，及時給予指導，切實採取措施，解決各部門在檔案管理工作中存在的困惑和疑慮。

4、改善硬件設施，保證經費支出

公司共預算專項檔案整理費用4000餘元，購置DVD刻錄機1台，碟片100張；檔案盒140盒；檔案專用不鏽鋼釘，防黴劑，棉線。

（二）注重檔案宣傳工作，深化全員檔案意識

一是組織認真學習《企業檔案工作規範》、《歸檔文件整理操作指南》、《文書檔案文件目錄數據庫結構與著錄細則輔導手冊》、《機關文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定問題解答》。

二是組織檔案小組部分成員前往中糧集團檔案室實地學習，向專業人員請教，並拍攝一些照片留作學習的參考。

（三）出台具體整理辦法，落實檔案基礎工作，確保案卷質量

為了使檔案工作規範化、標準化，綜合部參照《企業檔案工作規範》、《歸檔文件整理規則》的要求，先後向各部門下達具體整理辦法。包括《關於做好20xx年度文件資料立卷歸檔的通知》、《檔案管理辦法（暫行）、《企業文件歸檔基本範圍與保管期限參考表》、《安徽帝元公司文件等資料立卷歸檔工作實施方案》、《檔案跟我學》、《電子文檔歸檔整理方法》等規定。

具體整理辦法，簡單介紹如下：

1、歸檔文件的價值鑑定。

第一階段，鑑定文件是否能夠轉化給歸檔文件，剔除沒有價值的文件，並請各部門負責人把關。第二階段，參照《企業文件歸檔基本範圍與保管期限參考表》，劃分文件的保管期限。

2、文件整理與裝訂

文書檔案採用按件整理，科技檔案按照成卷整理，職工檔案按照人整理。

文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與複製件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文覆文為一件。同時，剔除文件上的金屬物，採用不鏽鋼釘釘。

3、分類

參照《企業文件歸檔基本範圍與保管期限參考表》，將所有歸檔文件劃分為十大類別：經營管理、生產管理、行政管理、黨羣管理、產品生產、科研開發、項目建設、設備儀器、會計業務、職工管理。

採用類目（問題）－年度－保管期限三級分類方法。將歸檔文件按類目分類，每個機構下按年度分類，再在年度下面按保管期限分類。

4、編號

5、編目

編制《歸檔文件目錄》、《卷內文件目錄》、《歸檔文件目錄冊》、《卷內文件目錄冊》。

6、裝盒。

（四）檔案信息化建設

根據檔案規範要求，我們在收集紙質檔案的同時，對電子也進行了全面收集，並對無電子文件的資料，用掃描儀掃描後，註明出處來源，存檔位置，統一由綜合部歸檔。基本上做到了每一份紙質檔案都有相應的電子文檔。

二、存在的問題

本次檔案整理工作力求做到收集齊全完整，分類科學合理準確、整理歸檔規範化，但由於歷史原因和其它客觀條件的限制，仍存在一些問題，還需改進。

1、檔案資料利用率有待提高。

2、科技類檔案處於未結題階段，此次檔案歸檔工作，後期還需要完善。

3、檔案人員的業務素質有待進步、提高。

三、下年工作打算

1、保持同各部門檔案整理人員的聯繫，督促平時工作中文件資料的及時收集，登記，重要文件及時歸檔。

2、加強紙質檔案與電子檔案的配套管理工作。提倡各部門紙質材料和電子版材料的保存。減少後期掃描檔案的工作量。

3、檔案人員加強自身學習，提高業務能力。

4、落實歸檔文檔的電子管理，提高檔案查詢和利用水平。

5、做好檔案的保管工作，嚴格執行檔案借閲制度，做到無泄密及損害企業利益事件發生。

檔案管理工作計劃 篇二

一、指導思想

圍繞學校中心工作，配合迎評創建工作，促進檔案事業，進一步提高學校檔案管理水平，使學校檔案工作更好地為教學、科研、管理等各項工作服務。

二、主要工作目標

（一）加強學校檔案部門自身建設。加強綜合檔案室基本建設，提高管理人員業務素質，推進檔案管理的制度化、規範化和科學化。

（二）進一步推進我校檔案工作的二級管理模式。落實《系（部）檔案管理暫行辦法》，重點抓好系（部）檔案建設。

（三）加強對各部門、處室、系（部）檔案工作的管理。依據高校檔案管理辦法，切實抓好各單位檔案管理的督查工作。

（四）加強我校檔案資源建設。完善工作機制，積累檔案資源，充實檔案資源庫。

（五）加強學校檔案信息化建設。落實學校電子檔案管理辦法，推進紙質檔案與電子檔案管理的雙軌制。

（六）提高檔案使用效益。創新方式方法，改進檔案服務工作，努力做到檔案工作為學校教育教學各個崗位服務。

三、主要措施

（一）三月份

1．完成年度檔案工作計劃。

2．完成全市事業單位登記管理20xx年年度報告工作。

3．舉辦年度

2．更換學校組織機構代碼證。

（四）六月份

1．收集、整理校級檔案材料，完成20xx年度檔案歸檔工作。

2、整理XX年度的中國小辦學水平評估檔案，分類歸入常規檔案，裝盒入庫，以便利用。

3、清理積壓檔案，按要求完成鑑定、立卷、歸檔工作。分理出沒有使用價值的資料，經領導批准後銷燬。

4、做好檔案的借閲工作。實行檔案借閲登記制度，按照各部門檔案借閲管理標準辦理借閲手續。

5、按照“以迎查促工作”的思路，開展內部檢查、評估、評比工作，為迎接督導評估做好檔案工作方面的準備。

6、開發利用檔案信息資源，廣開服務渠道。

7、配合學校的各項管理工作，以積極主動熱情的服務態度做好檔案提供利用工作，樹立良好的窗口服務形象。

四、其他工作

1、開展檔案編輯工作。努力編纂好學校檔案工作中的大事雞、組織機構嚴格餓、文件彙編等常規性編演材料的同時，運用現代科技手段，使檔案信息輸入、檢索、利用等自動化。

2、向兄弟學校學習先進經驗，積極業務培訓、不斷提高檔案業務管理水平。

3、加強對庫房規範化管理，嚴格實現“十防”制度（防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高温、防強光、防泄密）工作，為檔案的保管和安全創造良好的環境。

4、做好保密、安全工作

5、加快檔案管理的現代化建設。實現檔案管理思想現代化、管理手段現代化、管理人員現代化。

6、建立檔案管理工作崗位制度。學校分管檔案工作領導、檔案管理員、處室管理員、處室分管檔案工作領導、兼職檔案人員等，各司其職，共同搞好學校的檔案管理工作。

檔案管理工作計劃 篇三

企業檔案管理是企業管理的一項重要基礎工作，是企業行政管理、經營管理、生產技術管理等必不可少的組成部分，搞好檔案工作對企業的發展有很重要的作用，下面就所見現狀和檔案管理工作如何開展進行淺談。

一、面臨問題：

（一）檔案管理在公司實屬空白。

1、檔案不集中，分散在各部門手裏，無法保證其整體性、安全性、延續性和可追溯性。

2、無正式下發的管理辦法、細則，難以界定管理者的權限、責任和義務，以至於即使檔案丟失也無人知曉，無法問則。

（二）不受重視。檔案屬企業的隱形資產，見利不直接，因此容易被忽視，甚至在企業改革中出現被擠脱現象。

（三）固有模式業已形成，難以改變。

二、解決辦法：

（一）建立健全檔案管理制度，切實做好執行工作。

1、界定檔案範圍。公司檔案是公司在各項活動中形成的全部檔案的總和。（詳見附《各專業檔案分類及管理要求》）

2、建立與檔案管理相適應的組織結構和管理制度。使檔案管理有章可循，落實責任人和責任，界定檔案管理權限。

（二）高管重視及各部門密切配合。

將檔案管理工作同企業現代化發展同步考慮，列入企業發展和年

度工作計劃，納入領導議事日程。增強各部門助理、祕書責任感，促進文件資料、會議紀要等進行收集、整理、送交行政部存檔。

（三）抓住時機，實現雙軌雙套。在OA正式啟用之時，將檔案管理納入OA系統中， 使檔案管理工作實現數字化、網絡化、檔案信息共享，達到方便檢索和利用的目的，進一步提高檔案管理現代化水平。

（四）加強硬件建設。設立專門檔案保存區域，添置檔案櫃等相關設備，並且具備良好的衞生環境和防盜、防火、防塵、防蟲等安全措施。

三、執行檔案管理工作的計劃：

（一） 做好檔案收集工作。（詳見附《檔案管理目錄體系》）

1、為防止文件傳閲過程中遺失，當文件送達承辦人時，承辦人須簽字，共同承擔文件及時、完整歸檔的責任。

2、定期收集各部門檔案，部門助理、祕書，負責收集部門檔案。對一些重要文件採取先複印，再把複印件送交承辦人的方法。

3、在交接過程中全面清理資料，對散落在個人手頭上的資料，由各部門檔案責任人負責，追繳資料，確保檔案收集即齊全又完整，避免資料遺失。

（二）制定合理的分類方案。

1、將檔案分為文書檔案、音像檔案、實物檔案等類型。

2、將文書檔案按年度—類目—級別—保管期限進行分類。

3、音像、實物檔案以不同期限按行政事務類、經營項目類、技術研發類等排列，根據分類方案和保管期限類，切實做好平時的立卷工作。

（三）認真做好日常檔案管理。

各類檔案、資料按類別存放在不同檔案箱內。按要求建立健全宗卷、檔案交接登記簿、檔案利用效果登記簿、銷燬登記簿、資料定期檢查登記簿、檔案移交統計等多種台帳。（詳見附《檔案管理台賬表》）

（四）加強檔案管理工作的學習。

恪守檔案管理員職業道德，做好保密工作，平時工作要有計劃、有措施、有成效，熟練自身業務。保證檔案完整，提高檔案利用效率。

檔案管理員的職責 篇四

1、負責公司全部檔案資料的收集、整理、歸納和管理，負責數字檔案系統的維護；

2、負責檔案資料工作，並嚴格職守資料檔案的保密制度。製作、彙總並更新檔案月報表與週報表；

3、負責各類印章的制發、更換、領取、廢止、銷燬工作及安全保管；

4、負責受理各類文件、合同的用印、證照申請並提供相應服務，同時做好監管工作；

5、完成部分行政其他模塊工作及上級交代的其他工作。

檔案管理工作計劃 篇五

送走忙忙碌碌的`20xx年，迎來了滿懷希望的20xx年。回顧我的20xx年，有耕耘有收穫，去年的9月我非常榮幸地成為FY地產的一員，在此首先感謝各級領導對我的關心和信任，同時感謝各位同事在這段時間給予的幫助。“凡事預則立，不預則廢”，要想做好一件事情，就必須先做好計劃，計劃是邁向成功的第一步，面對嶄新的20xx年，我非常有信心把本職工作做好，現在此將建設單位的檔案管理工作重點和20xx年的工作計劃做下構想。

工程檔案資料是工程建設中不可缺少的重要組成部分。如果把工程現場施工管理比作是一個項目的硬件部分，那麼工程檔案管理就是它的軟件部分，是評定一個工程合格與否的重要依據。對於一個工程，無論是在施工前、還是在施工中直至竣工和以後的保修等任何階段，工程檔案資料管理都必須貫穿始終。作為建設單位的檔案員工作重點就是做好每個階段的工程資料的檢查和收集整理工作，並根據不同施工階段，按照時效性、真實型、完整性等原則需要對工程檔案進行檢查與複核，保證工程檔案資料與工程實際形象進度同步，從而保證工程順利展開。

一、前期檔案管理工作重點

1、對於工程相關手續的管理：

在工程開工前就有很多重要的工作需要完成，包括前期方案策劃、施工單位及監理單位的招投標及合同簽訂、工程質量監督手續、安全監督手續等相關手續的辦理。在這個階段，我建議公司在各類手續辦好後，原件統一由轉行政部存檔，然後在第一時間內將各類相關手續的複印件轉交工程部，以備上級檢查時用（避免由於手續未及時移交工程部內業工程師，導致相關行政主管部門來檢查時提供不出來，給工程正常施工進度造成不必要的影響）。同時由行政部門通知其它相關部門。

2、對施工單位的管理：

要求各參建施工單位的項目經理部各類專業人員必須持證上崗，證人合一，同時要檢查施工單位的施工現場質量檢查記錄、圖紙會審、地基承載力複查記錄，施工組織設計、專項施工方案及專家論證意見、施工技術交底、建築物定位測量記錄、樁基檢驗報告、驗收證明、驗槽記錄等資料是否齊全、真實、有效。

二、施工中期檔案管理工作重點

1、施工過程中對施工單位的管理：

在施工過程中，對施工單位的檔案編制人員嚴格要求，通過檢查發現做的比較好的，可以將其作為學習的榜樣，向其他施工單位推薦學習，建立檔案樣板制度，嚴格按照樣板制度檢查整個階段的檔案管理工作。。

對需要做A、B兩套檔案的特殊工程，建立檔案編制制度，並對相關的監理單位、施工單位做好交底工作，使其檔案在施工過程中能夠形成完整真實的記錄，以保證的竣工檔案資料的順利交檔。

在施工過程中，作為內業工程師必須要了解工程的實際進度，按照實際形象進度對檔案進行定期檢查，這樣才能保證施工單位的資料能夠滿足同步要求。除了對檔案進度的檢查，還要對檔案內容進行定期不定期的抽查，使其內容做到全面、準確、及時。舉個例子：現在有好多施工單位都認為室外工程（景觀、道路、管網、擋土牆等附屬工程）不重要，不需要寫資料，可是往往就是我們的疏忽為後來的工作增加了麻煩，檔案資料雖然對他們來説可有可無，但對一個建設單位來説的確十分重要，就拿地下管線這塊來説，好多單位施工時沒有按照實際發生的做資料，導致後期維修、檢修時找不到正確的位置甚至導致挖錯線路，造成不必要的損失。我認為無論是地下還是地上，不論是單體工程還是室外管網，都要認真做好資料，方便後人，有據可查。

配合專業工程師做好施工過程中的隱蔽檢查工作，隱蔽工程在隱蔽前必須做好隱蔽記錄，檢查合格後方可在記錄中籤字，簽字後才能進行下道工序的施工，同時要求施工單位及監理單位按照行政主管部門的相關要求同步進行影像資料的記錄及收集工作，杜絕後補資料的現象。

2、施工過程中與公司各部門之間的協作：

對施工過程中公司各個部門下發的文件、圖紙、變更等和本工程有關的資料，都要做到及時進行編碼記錄並做好存檔；需要下發的，及時下發到相關部門的手中，並做好籤字記錄。認真仔細閲讀各類合同，對付款要求這項做到心中有數，配合好工程部長做好工程請款工作，並將每次請款記錄登記清楚。

3、施工過程中與外部各部門的溝通協調：

保持與檔案館、質檢站和實驗室等政府相關職能部門之間的溝通，及時瞭解一些新的建設標準及規定，以便不影響以後的施工進度及竣工備案工作。對竣工檔案編制要求中要求必須存放的試驗資料做到心中有數，在施工過程中監督及督促施工單位按規定做好各類試驗，保證無遺漏。

在施工過程中，充分發揮工程監理單位的作用，使監理單位能夠真正的為我們建設單位服務，嚴格要求他們按照遼寧省地方標準的規定對工程檔案進行全面詳細的檢查，在簽署檔案的過程中要做到認真仔細的核查，我要對監理簽署完的檔案進行定期不定期的抽查，避免出現漏籤和錯籤等不負責任的行為。

三、竣工及保修期檔案管理工作重點

工程收尾時，主要工作內容是以檔案移交、竣工驗收備案資料準備為主，提前與相關部門進行溝通，瞭解哪些資料需要準備原件，哪些資料需要準備複印件，需要提供哪些檢測報告等，編制相應的竣工交檔制度，嚴格按照制度約束各參建單位。凡事提前做好準備，對下一步工作的開展有很大的幫助。

鑑於以往工程的經驗，這裏建議公司將每個工程的一套完整檔案資料移交給物業保管，以方便其在工程保修過程中參考使用。

不論是向哪個部門進行資料的移交，一定做好籤字手續，方便日後查找，有證可尋。

以上就是我對20xx年的工作計劃，若有不足之處，請領導批評指教。我會在今後的工作中積極發現工作中的不足，吸取經驗，不斷完善內業管理工作。

四、工作展望

20xx年是充滿希望的一年，是具有挑戰性的一年，更是創造新輝煌的一年，在順利完成本職工作的同時，我將努力提高自己的專業技術水平，努力爭做一名優秀的管理者、合格的公司員工。同時積極配合好公司各位同事的相關工作。我相信在我們大家共同的努力下，我們一定會交給公司、交給業主一個滿意的工程，讓我們一起為公司的發展壯大而做出更大的努力吧！

謝謝大家！

實用的企業檔案管理制度 篇六

1、目的

規範全公司的檔案管理。

2、適用範圍

本制度適用於公司及所屬各部門檔案管理。

3、管理原則

分類分部門管理，行政部統一監管。

4、職責與權限

4.1各部門必須設兼職的檔案管理員，規範部門檔案管理。

4.2行政部不定期對各部門檔案管理工作進行監督和檢查（每月至少抽查一次），對違反本制度的部門有權進行處罰。

5、檔案的分類

（1）證照類：如營業執照及各類證照。

（2）文件類：分外來文件和內部文件。

（3）制度類。

（4）合同類。

（5）計劃總結和會議紀要類。

（6）財務類。

（7）圖紙類：工藝文件、圖紙、説明書等。

（8）人事管理類：人事檔案、培訓記錄、健康檔案、安全、消防等等。

6、檔案的歸口存放部門

（1）公司級檔案存放在行政部。

（2）其它檔案由歸口部門負責存放。

7、檔案建檔要求

建立檔案時要有檔案編號和檔案目錄。

8、檔案裝訂

檔案須裝訂成冊保存，某些特殊珍貴的手稿、照片等，採用卷盒、相冊等保管。

9、保存年限

原則上公司重要檔案永久保存，進行檔案銷燬時經公司領導批准。

10 檔案日常管理

10.1 借閲

10.1.1 借閲手續

（1）各部門經辦人員因業務需要借閲檔案時，應出示經公司領導批准的《檔案資料借閲登記表》，經辦人在公司借閲登記表上簽字後方可借閲。

（2）檔案歸還時，檔案管理員填寫歸還日期。

10.1.2 檔案借閲審批權限

（1）證照類：由公司總經理或者其授權人審批。

（2）文件類：由行政部審批，財務、技術類等重要文件借閲須由總經理或者其授權人批准。

（3）制度類：由行政部審批。

（4）合同類：由公司總經理或者其授權人審批。

（5）計劃總結和會議紀要類：由行政部審批。

（6）財務類：由總經理或者其授權人審批。

（7）圖紙類：由總經理或者其授權人審批。。

（8）人事管理類：人力資源部審批。

10.1.3 借閲人不得轉借、拆卸、調換、損壞、複印所借檔案。

10.1.4 借閲人必須在規定期限內歸還所借檔案資料。借用檔案原則上當日必須歸還，特殊情況不得超過七天。

10.1.5 若人為丟失或損壞檔案，給公司造成經濟損失的，行政部對相關責任人進行內部行政或經濟處罰。

10.2 銷燬

10.2.1 公司任何個人或部門非經公司批准，不得銷燬公司檔案。

10.2.2 銷燬前按照清冊清點，銷燬時由行政部監督銷燬，銷燬後相關人員在清冊上簽名，並將監銷情況存檔。《檔案銷燬審批表》由行政部永久保存。

10.3 移交

10.3.1 需要進行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報公司負責人審核批准並指定其監交人後，方可進行移交。

10.3.2 移交前，按照清冊清點；移交後，在清冊上簽字，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份並永久保管。

11、如有違反本制度規定的，公司對其進行行政、經濟處罰，嚴重時移交司法機關。

12、附則

本制度解釋權歸人力資源部，經總經理審批後執行。

檔案管理制度 篇七

第四章 管理要求

第一節 一般規定

第二十三條 機關檔案包括：

（一)文書、科技(科研、基建、設備）、人事、會計檔案；

（二）機關履行行業特有職責形成的專業檔案；

（三）照片、錄音、錄像等音像檔案；

（四）業務數據、公務電子郵件、網頁信息、社交媒體檔案；

（五）印章、題詞、獎牌、獎章、證書、公務禮品等實物檔案；

（六)其他檔案。前款（一）（二）(三）項包含傳統載體檔案和電子檔案兩種形式。電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力。

第二十四條 機關全部檔案構成一個全宗。機關隸屬關係、名稱發生變化但工作性質和主要業務範圍未變化的，維持原全宗不變。機關應當建立並定期完善全宗卷。全宗卷應當包含全宗背景、檔案狀況、工作制度、管理記錄等內容，編制要求按照《全宗卷規範》(DA/T12)執行。

第二十五條 機關檔案管理應當做到收集齊全完整，整理規範有序，保管安全可靠，鑑定準確及時，利用簡捷方便，開發實用有效。涉及國家祕密檔案的管理應當符合保密管理的相關規定。

第二節 形成與收集

第二十六條 機關履行職責過程中應當按照有關程序和要求形成歸檔文件材料。機關辦公自動化和其他業務系統應當支持形成符合要求的歸檔文件材料。文件材料形成時，應當採用耐久、可靠、滿足長期保存需求的記錄載體和記錄方式。歸檔文件材料應當真實、準確、系統，文件材料組件齊全、內容完整。

第二十七條 機關文書或業務部門應當及時收集形成的歸檔文件材料，交本部門指定人員保管。下列文件材料應當納入收集範圍。機關在日常公務活動中形成的歸檔文件材料；機關設立臨時機構處理專項工作、處置突發事件、舉辦重要活動等形成的歸檔文件材料；機關承擔重大建設項目、重大科研課題等形成的歸檔文件材料；機關所屬機構撤銷形成的歸檔文件材料；機關向社會和個人徵集的、與機關有關文件材料等。

第二十八條 機關應當編制本單位文件材料歸檔範圍和檔案保管期限表，經同級檔案行政管理部門審查同意後施行。機關內部機構或工作職能發生變化時應當及時修訂，經重新審查同意後施行。文件材料歸檔範圍和檔案保管期限表應當全面、系統反映機關主要職能活動和基本歷史面貌。人事、會計文件材料的歸檔範圍和檔案保管期限從其專門規定。機關所屬機構文件材料歸檔範圍和檔案保管期限表報機關審查同意後施行。

第二十九條 文書檔案的收集範圍按照《機關文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》制定執行。會計、科研、基建檔案收集範圍應當分別符合《會計檔案管理辦法》、《科學技術研究課題檔案管理規範》(DA/T2)、《建設項目檔案管理規範》(DA/T28)及《國家電子政務工程建設項目檔案管理暫行辦法》規定。照片檔案的收集範圍應當符合《照片檔案管理規範》(GB/T11821)和《數碼照片歸檔與管理規範》(DA/T50)規定。其他門類檔案收集範圍按照國家相關規定執行。

第三十條 電子文件應當連同元數據一併收集。收集的元數據應當符合《數字檔案室建設指南》、《電子文件歸檔與電子檔案管理規範》(GB/T18894)、《文書類電子文件元數據方案》(DA/T46)、《照片類電子檔案元數據方案》(DA/T54)、《錄音錄像類電子檔案元數據方案》(DA/T63)等規定。

第三節 整理與歸檔

第三十一條 機關應當按照本規定第二十三條制定統一的檔案分類方案。不同門類、載體或形式的檔案的分類方法應當協調呼應，便於檔案的統一管理和利用。分類方案一經確定，應當保持一致，不得隨意變動。機關檔案分類方案一般採用年度、機構（問題）、保管期限等分類項進行復式分類，有專門規定的，從其規定。

第三十二條 機關檔案整理應當遵循文件材料的形成規律，保持文件材料之間的有機聯繫，區分不同價值，便於保管和利用，逐步推進卷件融合管理。文書檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實物檔案一般以件(張)等為單位進行整理。科技檔案、人事檔案、會計檔案一般以卷為單位進行整理。其他門類檔案根據需要以卷或件為單位進行整理。整理方法分別按照相應要求執行。

第三十三條 機關檔案應當逐卷或逐件編制檔號。檔號應當指代單一，體現檔案來源、檔案門類、整理分類體系和排列順序等檔案基本屬性。檔號結構應當符合《檔號編制規則》(DA/T13)、《歸檔文件整理規則》(DA/T22)和《數字檔案室建設指南》要求，不同載體或形式的檔號編制方法應當協調呼應。機關檔案門類宜按照文書(WS)、科技(KJ)、人事(RS)、會計(KU)、專業(ZY)、照片(ZP)、錄音(LY)、錄像(LX)、業務數據(SJ)、公務電子郵件(YJ)、網頁信息(WY)、社交媒體(MT)、實物檔案(SW)設置一級門類代碼，按照科研(KJ·KY)、基建(KJ·JJ)、設備(KJ·SB)設置科技檔案二級門類代碼。專業檔案按照相關規定設置二級門類代碼。

第三十四條 機關檔案應當編制檢索工具，滿足手工檢索和計算機檢索需要。機關檔案應當按照《檔案著錄規則》(DA/T18)進行著錄。傳統載體照片、錄音、錄像檔案和實物檔案應當詳細著錄背景、人物、來源等信息。檔案著錄應當與目錄編制、元數據收集等工作和要求協調對應。

第三十五條 機關檔案經文書或業務部門整理完畢後，應當在第二年6月底前向機關檔案部門歸檔；採用辦公自動化或其他業務系統的，應當隨辦隨歸。歸檔時間有特殊規定的，從其規定。歸檔時交接雙方根據歸檔目錄清點核對，並履行交接手續。機關檔案實現隨辦隨歸的，還應當按規定履行登記手續，記錄電子文件歸檔過程元數據。任何部門和人員不得將應歸檔文件材料據為己有或拒絕歸檔。

第三十六條 歸檔文件材料應當為原件。電子文件需要轉換為紙質文件歸檔的，若電子文件已經具備電子簽名、電子印章，且電子印章按照規定轉換為印章圖形的，紙質文件不需再行實體簽名、實體蓋章。滿足本規定第五章規定且不具有永久保存價值或其他重要價值的電子文件，以及無法轉換為紙質文件或縮微膠片的電子文件可以僅以電子形式進行歸檔。

第四節 保管與保護

第三十七條 機關應當根據檔案載體的不同要求對檔案進行存儲和保管。檔案存儲和保管應當確保實體安全和信息安全。機關應當制定檔案管理應急預案並定期組織演練，以應對突發事件和自然災害。檔案管理應急預案應當納入機關總體應急預案。

第三十八條 機關應當做好檔案防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高温、防污染等防護工作。庫房温濕度應當符合《檔案館建築設計規範》(JGJ25)規定。檔案庫房不得存放與檔案保管、保護無關的物品。

第三十九條 檔案工作人員應當監測和記錄庫房温濕度，根據需要採取措施調節；定期檢查維護檔案庫房設施設備，確保正常運轉；定期清掃除塵，保持庫房清潔；定期採取措施，防治鼠蟲黴等。

第四十條 機關檔案部門應當定期組織人員對檔案數量進行清點、對保管狀況進行檢查，定期對電子檔案的保管情況、讀取狀況等進行檢查，發現問題應當及時處理，並建立檢查和處理情況台賬。

第四十一條 檔案工作人員應當及時對受損、易損檔案進行修復、複製或作其他技術處理。檔案修復應當保持檔案內容的完整，儘量維持檔案的原貌。檔案修復前應當做好登記和檢查工作，必要時進行復製備份，做出修復説明。

第四十二條 機關應當為檔案工作人員配備勞動保護用品，避免檔案管理過程中有毒有害物質損害健康。

第五節 鑑定與銷燬

第四十三條 機關應當定期對已達到保管期限的檔案進行鑑定處置。鑑定工作應當在檔案工作協調機制下進行，由辦公廳(室)負責人主持，檔案部門會同相關業務部門有關人員組成鑑定小組共同開展，必要時可邀請相關領域專家參與。鑑定結束後，應當形成鑑定工作報告。對仍需繼續保存的檔案，應當重新劃定保管期限並做出標註；對確無保存價值的檔案，應當按規定予以銷燬。

第四十四條 經鑑定可以銷燬的檔案，應當按照以下程序銷燬。

（一)機關檔案部門編制檔案銷燬清冊，列明擬銷燬檔案的檔號、文號、責任者、題名、形成時間、應保管期限、已保管時間和銷燬時間等內容，按檔案工作協調機制報請審核批准；（二）機關分管檔案工作的單位負責人、辦公廳（室）負責人、檔案部門負責人、相關業務部門負責人、檔案部門經辦人、相關業務部門經辦人在檔案銷燬清冊上籤署意見；(三）機關檔案部門組織檔案銷燬工作，並與相關業務部門共同派員監銷。監銷人在檔案銷燬前，應當按照檔案銷燬清冊所列內容進行清點核對；在檔案銷燬後，應當在檔案銷燬清冊上簽名或蓋章。銷燬清冊應當永久保存。

第四十五條 檔案銷燬應當在指定場所進行。電子檔案和檔案數字複製件需要銷燬的，除在指定場所銷燬離線存儲介質外，還應當確保電子檔案和檔案數字複製件從系統中徹底刪除。銷燬時應當留存電子檔案和檔案數字複製件元數據，並在管理過程元數據、審計日誌中自動記錄銷燬活動。涉密檔案的銷燬應當符合《國家祕密載體銷燬管理規定》。

第六節 利用與開發

第四十六條 機關應當積極開展檔案利用工作，建立健全檔案利用制度，根據檔案的密級、內容和利用方式，規定不同的利用權限、範圍和審批手續。機關保管的檔案對外提供利用的，需經本單位負責人批准。利用檔案應當履行查閲手續，進行檔案查閲登記和利用效果反饋記錄。檔案工作人員應當對利用活動及時跟蹤和監督。

第四十七條 機關應當按照《中華人民共和國政府信息公開條例》等有關規定，及時向同級國家綜合檔案館提供主動公開的政府信息文件資料。

第四十八條 機關應當積極推進檔案信息開發工作，採取編制全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎數字彙編、專題文件彙集，以及舉辦陳列展覽、拍攝專題片等多種形式，發揮檔案價值。全宗介紹、組織沿革等應當納入全宗卷管理。

第四十九條 機關應當積極採用數據分析、文本挖掘等新方法，擴展檔案開發的力度和深度。

第七節 統計與移交

第五十條 機關應當建立完善統計工作，對所保管檔案情況、檔案年度出入庫情況、檔案設施設備情況、檔案利用情況、檔案移交進館情況、檔案鑑定銷燬情況、檔案信息化情況、檔案工作人員情況、檔案業務社會化服務等情況定期統計並建立完備的台賬。統計結果應當真實、準確、完整，支持以可視化方式顯示，便於統計分析。

第五十一條 機關應當編制檔案工作情況統計年報，彙總分析當年檔案工作情況形成年度報告，報送同級檔案行政管理部門、上級檔案部門。機關應當加強對檔案工作變化情況的分析，為決策提供參考。

第五十二條 機關應當按照國家規定定期向同級國家綜合檔案館移交檔案。移交檔案時，應當同時移交檢索工具、編研成果。傳統載體檔案的數字複製件應當與檔案原件一併移交。機關向國家綜合檔案館移交前，應當按照相關規定做好移交檔案的密級變更或解除工作，並提出劃控與開放意見。

第五十三條 電子檔案一般自形成之日起5年內向國家綜合檔案館移交，也可按本規定第五十二條與相應的紙質文件或縮微膠片同步移交。電子檔案移交可以採用在線移交或離線移交。在線移交應當通過檔案行政管理部門指定的電子檔案接收系統和專用網絡，不得通過未設置安全可靠措施的互聯網移交。電子檔案移交後，機關繼續留存的，應當按照檔案管理的要求進行管理。

第五十四條 機關撤銷或合併的，檔案移交按照下列辦法進行。

（一）撤銷機關的檔案，應當由有關主管機關代管或按照規定向同級國家綜合檔案館移交；

（二）撤銷機關的業務分別劃歸幾個機關的，其檔案不得分散，可由其中一個機關代管或向同級國家綜合檔案館移交；

（三）一個機關併入另一個機關或幾個機關合併為一個新的機關，其檔案應當移交給合併後的機關代管或向同級國家綜合檔案館移交；

（四）機關所屬機構撤銷的，其檔案由主管機關代管，屬於國家綜合檔案館接收範圍的可按照規定向同級國家綜合檔案館移交。

第五章 信息化建設

第五十五條 機關應當加強檔案信息化工作，將機關檔案信息化工作納入機關電子政務和信息化總體規劃。機關檔案信息化工作應當與機關信息化建設、檔案館信息化建設協調配合，實現系統互聯互通，資源共享共用。

第五十六條 機關應當開展數字檔案室建設，統籌傳統載體檔案數字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作。數字檔案室建設按照《數字檔案室建設指南》執行。

第五十七條 機關應當建立檔案數字化常態機制，有序開展檔案數字化工作。檔案數字化應當符合真實性管理要求，數字化過程的元數據應當收集齊全，數字複製件應當保持原貌並納入電子檔案管理系統統一管理。

第五十八條 紙質檔案數字化按照《紙質檔案數字化規範》(DA/T31)執行，錄音錄像檔案數字化按照《錄音錄像檔案數字化規範》(DA/T62)執行。其他傳統載體檔案數字化參照有關規定執行。機關應當積極實施紙質檔案數字複製件的全文識別，將現有圖像數據轉化為文本信息，便於檢索和開發利用。

第五十九條 機關應當開展室藏傳統載體檔案目錄數據庫建設，數據庫質量符合《檔案著錄規則》(DA/T18)等標準規範要求。各門類傳統載體檔案目錄數據應當與相應數字化元數據、電子檔案管理系統相應元數據庫融合管理。

第六十條 機關應當建立電子文件歸檔與電子檔案管理制度，按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規範》(GB/T18894)確定的職責與分工開展電子文件歸檔與電子檔案管理工作。

第六十一條 機關配備的網絡基礎設施、系統硬件、基礎軟件、安全保障系統、終端及輔助設備應當滿足檔案信息化的管理需要並適當宂餘、方便擴展。機關檔案部門應當配置獨立的專業服務器和專用存儲設備。服務器和存儲設備應當滿足高效、可用、可擴展等要求。機關在電子政務雲或自建私有云上建設電子檔案管理系統的，其計算資源、存儲資源和安全防範等應當滿足電子文件和電子檔案管理要求。不得使用電子政務雲之外的其他公有云存儲管理電子文件、電子檔案。

第六十二條 機關辦公自動化系統和其他業務系統應當嵌入電子文件分類方案、歸檔範圍與保管期限表和整理要求，在電子文件形成時自動或半自動開展鑑定、整理工作，實施預歸檔。電子檔案管理系統應當功能完善、適度前瞻，滿足電子檔案真實性、可靠性、完整性、可用性管理要求。電子檔案管理系統基本功能和可選功能應當參照《數字檔案室建設指南》、《數字檔案室建設評價辦法》、《電子文件管理系統通用功能要求》(GB/T29194)以及同級國家綜合檔案館的相關要求執行。電子檔案管理系統等級保護不得低於二級標準，分級保護等級應當與電子檔案最高密級相適應。使用電子政務雲服務的，應當與電子政務雲管理機構明確安全管理責任。

第六十三條 電子檔案的文件格式和質量應當符合標準要求，元數據應當齊全完整，滿足長期保存和同級國家綜合檔案館進館要求。

第六十四條 機關應當為電子檔案安全存儲配置在線存儲系統。在線存儲系統應當實施容錯技術方案，定期掃描、診斷存儲設備。

第六十五條 機關應當制定電子檔案備份方案和策略，採用磁帶、一次性刻錄光盤、硬磁盤等離線存儲介質對電子檔案實行離線備份。具備條件的，應當對電子檔案進行近線備份和容災備份。機關應當根據需要制定電子檔案轉換與遷移方案和策略，轉換與遷移活動應當記入電子檔案管理過程元數據。

第六十六條 機關應當統籌開展傳統載體檔案數字化、電子文件歸檔與電子檔案管理的安全保密工作，採取有效措施嚴防信息篡改、丟失、外泄。涉密檔案進行數字化、涉密電子文件歸檔與電子檔案管理應當嚴格遵守保密規定。

第六章 獎勵與處罰

第六十七條 有下列情形之一的，由縣級以上檔案行政管理部門單獨或聯合有關部門，或由本單位給予表彰獎勵。

（一）檔案收集、整理、移交做出顯著成績的；

（二）檔案保管、保護和現代化管理做出顯著成績的；

（三）檔案利用、開發取得突出效果的；

（四）檔案學理論研究、檔案科研做出重要貢獻的；

（五）同違反檔案法律、法規的行為作鬥爭，表現突出的；

（六)從事專(兼）職檔案工作滿15年的。

第六十八條 有下列行為之一的，由縣級以上檔案行政管理部門責令限期改正；情節嚴重的，由有關主管部門對機關直接負責的主管人員和直接責任人員依法給予處分；構成犯罪的，依法追究刑事責任。

（一）機關未統一管理機關檔案或未按規定形成、收集檔案的；

（二)機關未按規定設置檔案工作機構或未指定檔案工作負責部門，未按要求配備專(兼）職檔案工作人員的；

（三）將機關應當歸檔的文件材料據為己有，拒絕移交機關檔案部門的；

（四）檔案管理不符合檔案安全保護要求的；

（五）拒不按照國家規定向國家綜合檔案館移交檔案的；

（六）明知所保存的檔案面臨危險而不採取措施，造成檔案損失的；檔案工作人員、對檔案工作負有領導責任的人員玩忽職守，造成檔案損失的。

第七章 附則

第六十九條 本規定由國家檔案局負責解釋。事業單位、《社會團體登記管理條例》界定的社會團體可參照執行。

第七十條 本規定自20__年1月1日起施行。