怎樣撰寫會議記錄

只有忠實於事實，才能忠實於真理。

——周恩來

怎樣撰寫會議記錄

(一)文種特徵

會議記錄是在開會時由記錄人當場如實記寫會議議題、議定事項和主要精神的一種事務公文文種。會議記錄屬於機關內部使用的公文，它是會議情況的真實反映，具有重要的保存、利用價值。

會議記錄與會議紀要不同。會議記錄是會議情況的實錄，即“有實必錄”，不允許記錄者融人任何主觀意願，是一種原始的信息記載；而會議紀要雖然也要忠實原意，但它更多的是要對會議的議定事項和主要精神作出理性的提煉和概括，以利於會議內容的貫徹落實。

(二)結構模式

1．標題

一般由會議全稱或者規範化簡稱加文種兩要素構成，如《x×市人民政府辦公室第二次工作會議記錄》。

2．正文

這部分是會議記錄的主體和核心，必須着力寫好。一般分為以下兩部分來寫：

(1)會議的基本組織情況。包括會議名稱、時間、地點、出席人、主持人、缺席人、記錄人等，並列頂格排出，一般應在會議主持人宣佈開會之前就緒。

(2)會議進程。這部分是會議記錄的主體，包括議題、發言、議決事項三項內容。 其中議題由主持人在開會時宣佈；發言內容的記錄應儘可能記錄發言人的原話，不能添加任何記錄人的主觀意願。同時，記錄內容要全面，不能斷章取義；議決事項，多由主持人在會議行將結束時作歸納概括，分條列出。與會人對議決事項如無異議，則須寫明“一致同意”；如舉手表決，則須寫明“一致通過”。

在記寫方法上，大體分兩種：一是摘要記錄。即作綱目式的記錄，重點記錄會議的主要議題、決定、議項、通過文件、會議的結論等等。對於發言人的發言內容，也應選擇其要點，不必一字不漏地記錄；特別是對於會議的不同觀點或爭議更應作重點記錄。這種記錄的優點是簡潔精練，重點突出。二是詳細記錄。即詳細、具體地記載會議的組織、進展情況，要將發言人的發言內容完整無遺地記錄下來。諸如大型會議上報告人的報告、會議期間首長或領導講話和插話以及會議結束時的總結髮言，都要作詳細記錄。

3．結尾

會議記錄的結尾應由會議主持人、記錄人簽名，並寫明年、月、日，以示負責。

(三)寫作要求

1．要寫得清楚、正確

即指會議記錄內容一定要忠實原意，如實記錄會議的基本情況、會議進程、發言人的發言以及議項等，不能違背發言人的意圖，甚至曲解其觀點。否則，將會給工作造成損失。

2．注意力要集中、責任心要強

作會議記錄時，一定要聚精會神，一絲不苟；要有高度的政治責任感和強烈的事業心，抓住發言要點，扼要地記錄下來。

3．條理清晰，詳細分明

會議記錄雖然要忠實原意，但並非有言必錄，而要在真實、準確的前提下抓住重點，如會議主持者與主要領導人發言的中心思想，議決結果等等。與主題關係不大的話可以概括記錄甚至不記。

4．要講求技巧，提高效率

要做到這一點，需在記錄過程中使用簡稱、縮寫及簡化符號，其中速記起着非常重要的作用。對於較長的專用名詞，可以使用通用的或約定俗成的簡稱，如中國共產黨第十五屆中央委員會第六次全體會議可簡稱為“中共十五屆六中全會”；對於常用詞語，可記其中主要詞素，如“整頓黨風”可寫為“整黨”，對生僻的字詞或一時想不起的字詞，可用漢語拼音字母標註，會後補上；對於一些成語、俗語等，可省略一部分，如“路遙知馬力，??”(日久見人心)等；對於發言人使用引語時，可只用引語的首句和末旬，中間用省略號，但須標明引語的出處、版次、卷次、頁數等，會後及時查對補上。

對於數字的書寫，可用阿拉伯數字，既醒目又方便，如百分之五十八點七可寫成為“58．7％”，二十二平方米寫成“22m2”等。對於某些專用或特殊詞語，可用外語符號記錄，如“人民解放軍”可寫成“PLA”；“辦公自動化”可寫成“0A”，“世界貿易組織”可寫為“wro”，“亞太經合組織”可寫為“APEC”等。

(四)範例

×× 黨委第×次政工會議記錄

時間：××年×月×日上午八時

地點：三樓會議室

出席人：張××(黨委書記)、趙××(宣傳部長)、李××(組織部長)、黃××(團委書記)、吳××(黨委辦公室祕書)、各車間、科室支部書記。

缺席人：錢××、孫××(外出開會)

主持人：張××(黨委書記)

記錄人：吳××(黨委辦公室祕書)

(一)報告：

趙××傳達市委宣傳部長高××關於《宣傳工作和思想政治工作要“轉軌”、“變 型”》的講話。(略)

(二)討論：

我廠如何按照講話精神，抓好宣傳工作和思想政治工作，保證全廠各項生產任務的完成。

張××：我先説幾句。高部長的講話，為我們進一步做好全廠宣傳工作和思想政治工作指明瞭方向。就我廠而言，過去我們對這項工作不能説不重視，但程度不夠，

方法不活，顯得沉悶、呆板。今後工作中，我們應當採取有效措施，把宣傳工作和思想

政治工作有機地結合進來，適應“轉軌”、“變型”的形勢需要，搞得活躍一些，使之更好

地為我廠的生產和建設服務。關於措施，大家再議議。

黃××：為了落實講話精神，廠團委準備在年內召開三次討論會，適時掌握團員

職工的思想動態，引導他們沿着正確道路發展；還準備舉行兩次文藝會演，以宣傳工

作和思想政治工作為核心內容，進一步深化大家的觀念意識。此外，還準備在年終搞

一次總結評比活動，表彰一批思想先進、工作成績顯著的同志。通過這些途徑，調動

大家的積極性，以便把我廠的生產搞得更好。

李××：??(略)

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焦××：(第一車間主任)：??(略)

(三)決議：

1．本週內利用兩個半天時間，組織有關人員集中傳達學習講話精神，提高認識， 統一思想。

2．各車問科室支部書記在認真學習的基礎上，結合本部門實際情況，總結前一 段的政治工作，制定下一步工作計劃。

3．第三季度未召開政工會議，交流有關宣傳政治工作“轉軌”、“變型”的經驗。以上議項，大家一致通過。

主持人：(簽名)

記錄人：(簽名)