企業應用文書寫作規範與實例

第一章應用文書寫作綜述

第一部分常識

1、應用文書的劃分：

按來源上分，可分為：對外文書、收來文書、內部文書

按作用上分，可分為：指揮性文書、規範性文書、報請性文書、知照性文書、記錄性文書

按行文關係或行文方向上分，可分為：上行文、下行文、平行文、泛行文

2、應用文書的特點：

①體式規範②較強的實用性③語言簡明、準確、通俗易懂④內容真實

3、公文的語言應做到：準確、簡潔、莊重、明晰

4、應用文書的表達方式常見的五種形式：記敍、描寫、抒情、説明、議論 5、《中國共產黨機關公文處理條例》（1996年5月3日印發）將公文分為14種；根據《國家行政機關公文處理辦法》（2000年8月24日發佈）規定，行政公文分為13種。

6、行政公文依其特點、作用，可分為幾小類：

⑴領導指導性公文。該類公文包括命令、意見、決定、通知、通報、批覆、會議紀要七種。以行文關係或行文方向為標準劃分，屬下行文。 ⑵呈報性公文。該類公文包括議案、報告、請示、意見四種。以行文關係或行文方向為標準劃分，屬上行文。

⑶公佈性公文。這類公文包括公告、通告兩種。以行文關係或行文方向為標準劃分，屬泛行文。

⑷商洽性公文。商洽性公文只有函一種。函多做平行文

第二部分格式

公文一般由發文機關、祕密等級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、

主送機關、正文、附件、成文日期、印章、附註、主題詞、抄報、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成。 ⒈ 聯合發文，應將主辦機關排列在前。

⒉ 祕密等級：祕密、機密、絕密。密級標誌通常印在文件首頁右上角。 ⒊ 緊急文件，應在公文右上角分別標明“急件”、“特急”。 ⒋ 發文文號由機關代字、發文年度和發文順序號三部分組成，位於文版頭的正下方。

⒌ 主送機關又叫“抬頭”、“受文機關”或“上款”，是指公文的主要受理機關。抄送機關指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他單位。 ⒍ 公文標題除法律法規性文件家書名號外，一般不加標點符號。 ⒎ 成文日期以領導人簽發日期為準；聯合發文以最後簽發機關領導人簽發的日期為準；會議通過的文件以通過日期為準，並在標題之下、正文之前用括號註明會議名稱和通過日期。法規性公文，以批准日期為準。或以專門規定的具體生效、開始執行的日期為準。

⒏ 主題詞其標引順序是先標類別詞，再標類屬詞。

第三部分行文規則

行文規則是指各級機關文件往來時應遵循的規矩、制度、要求和原則。

行文規則主要有以下幾個方面：

1、 行文必須貫徹精簡的原則，可發可不發的文件堅決不發。 2、 一般不能越級行文。

3、 請示應一文一事，一般只寫一個主送機關。

4、 “意見”文種出現後，報告中的意見類內容應不再列入。 5、 報告中不得夾帶請示事項。

6、 同級單位、合作伙伴可以聯合發文。

一般不得以機關名義向上級機關負責人報送請示、意見和報告。

第二章 行政公文寫作規範

一、命令

1、命令適用於依照有關法律公佈行政法規和規章；宣佈實施重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員。

2、特點：一是權威性和強制性；二是使用權限有嚴格的限制。 3、分類：公佈令、行政令、嘉獎令

二、公告

1、 公告適用於向國內外宣佈重要事項或者法定事項。

2、 特點：發文機關級別高；發佈範圍、對象的廣泛性；題材的重大性；

內容和傳播方式的新聞性。

3、 類型：一是宣佈重要事項，二時宣佈法定事項。

4、 公告一般不用公文的常規發文字號，而是在標題下文正中標示“第×

號”。

三、通告

1、通告適用於公佈社會各有關發麪應當遵守或者周知的事項。 2、特點：法規性、周知性、行業性 3、分類：法規性通告；知照性通告 ※ 通告與公告的不同：內容的重要程度不同；對發文機關的限制性有較大的不同；發佈範圍有所不同；發佈的方式不同。

四、議案

1、議案適用於各級人民政府按照法律程序想同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。

2、特點：製作主體的法定性；內容的特定性；適時性；必要和可行性。 3、類型；立法性議案、重大事項決策性議案、任免性議案、建議性議案

五、通知

1、 發佈規章制度，上級機關想下級機關傳達指示、轉發上級機關、同級

機關和不相隸屬機關的公文，批轉下級機關單位的公文，佈置工作，要求下級機關（單位）辦理和需要周知或共同執行的事項，任免和聘用工作人員，用“通知”。

2、 特點：功能的多樣性；運用的廣泛性；一定的指導性；較強的時效性。 3、 分類：發佈指示的通知；頒佈規章的通知；批轉、轉發文件的通知；

曉諭性通知；任免通知；會議通知。

六、通報

1、通報是黨政機關公文體系共有的一種主要文種。表彰先進、批評錯誤，

傳達重要精神和情況，用“通報”。

2、特點：題材的典型性、文體上的告知性；思想的指導性、教育性；制發的時效性；內容的政策性。

3、分類：表彰性通報；批評性通報；情況性通報

※ 通報與通知的區別：內容範圍不同；目的要求不同；表現方法不同

七、決議（理解）

八、決定

1、決定適用於對重要事項或者重大行到做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。 2、特點：權威性、指揮性、全局性

3、決定按其內容和作用劃分，大體可分為四類：法規政策性決定、重要事項和重大行動的決定、獎懲性決定、變更或撤銷下級機關不適當的決定事項。

※ 決定和決議的不同：內容有所不同；形成程序有所不同；表達方式有所不同

九、批覆

1、批覆是答覆下級機關請示事項的下行公文。

2、特點：行文具有被動性；內容具有針對性；集中性和明確性；政策性、十三、意見

1、 適用於答覆對方、下級機關征求對某項工作的意見、請示，對某項工

作提出改進措施和建設性意見，也適用於對重要問題提出見解和處理依據性和效用的權威性。

3、分類：肯定性批覆；否定性批覆

十、會議紀要

1、記載和傳達會議情況和議定事項，要求與會單位共同遵守和執行的用“會議紀要”。

2、特點：內容的紀實性；概括性；稱謂的特殊性；指導性 3、類型：決策型紀要；交流型會議紀要；研討型會議紀要 4、會議紀要的常見寫法：條紋式、綜述式、摘記式

十一、請示

1、 向上級機關請求指示、批准，要求給予答覆、審核批准時用“請示”。 2、 特點：期復性；單一性；針對性；時效性。

3、 分類：根據內容、性質、行文目的的不同，可分為請求指示的請示和

請求批准的指示

4、 “請示”與“報告”的異同：相同之處，行文方向一致。不同之處，

行文目的、作用、行文時間不同。行文的內容和結構不同。收文單位不同。文章的重點不同。受文機關處理方式不同。寫作側重點不同。

十二、報告

報告適用於向上級機關彙報工作、反映情況、提出意見、答覆上級機關的詢問或交辦事項以及報送材料等。

特點：單向性；表達的概括性、陳述性；事後性

類型：彙報工作的報告。專題報告。彙報情況的報告。提出意見的報告。答覆問題的報告。報送材料的報告。

方法。

2、 特點：指導性、規範性。針對性。原則性。行文的多項性。

3、 分類：規劃性、指導性意見。實施意見。具體工作意見。評估性意見

十四、函

1、 不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答覆問題，向有關主管部門

請求批准和答覆審批事項等，用“函”。

2、 特點：平等性和溝通性；靈活性和廣泛性；單一性和實用性 3、 分類：公函和便函；發函和覆函；商洽函、詢問函和請批函

＊ 按內容和目的的分類，函可以分為多種類型，主要是商洽函、詢問函

和答覆函、請批函。

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