商務文寫作形式技巧經驗指導(精選多篇)

第一篇：2014年商務文寫作形式技巧經驗指導

一、商務寫作的兩種形式

商務寫作的內容大體上可以分成中式商務寫作以及西式商務寫作。在很多國有企業或者政府機關裏，常用的是中式商務寫作，在很多外企公司，常用的是西式商務寫作。

二、兩種形式的區別

中式商務寫作和西式商務寫作的主要區別是：

1、格式不同。東方語言和西方語言在格式上有顯著的不同。

2、語言習慣不同。如：信件的結尾，中式的一般採用“此致敬禮”，或者“請領導批覆為盼”等禮貌用語，在西式信件的結尾經常寫“你忠實的某某”等。

三、商務寫作要表達的信息

商務寫作要表達的信息即商務寫作的目標，大致分為四類：

（）通知型的寫作包括通知、通告、通報，還包括日程安排、會議安排、課程時間安排等。

（）説服型的寫作包括項目提案、申請、廣告宣傳冊等，比如：購買一套光華管理培訓課程的光盤，需要先寫一個購買申請，説明購買原因以及重要性和必要性。給產品寫廣告宣傳冊，説服客户購買產品等等，都屬於説服性寫作。

（）指導型的寫作包括用户手冊、操作指南、業務流程等。

（）記錄型的寫作包括工作總結、個人總結、會議記錄、備忘錄等。

第二篇：商務文寫作

尋物啟事

本人於2014年9月11日下午5點左右，在222教室裏不慎把《大家的日本語》遺忘在第2排第2號座位上，第二天一早去找尋，已經沒有了。該書是我從學校圖書館借閲的，如果丟失需要賠償二十倍的錢款。我現在痛心不已。希望大家幫助我尋找，如果哪位善良的同學找到了，我給予重謝！有線索的也定當酬謝。

本校普日營10班曹羽沫2014年9月11日

求職信

尊敬的領導：

您好！

很榮幸您能在百忙之中翻閲我的求職信，謝謝！

我是一名即將畢業的計算機系本科生，屆時將獲得計算機學士學位。大學四年，奠定了紮實的專業理論基礎，良好的組織能力，團隊協作精神，務實的工作作風。★理論學習上

認真學習專業知識理論，閲讀了大量計算機書籍。同時對於法律、文學等方面的非專業知識我也有濃厚的興趣。在校期間，在專業考試中屢次獲得單科第一。獲得院貳等獎學金一次，院叁等獎學金五次。獲第三屆大學生科學技術創作競賽一等獎。獲學院2014屆優秀畢業設計。

★專業知識上

精通visual basic、sql server、asp。熟練使用linux、windows

9x/me/nt/2014/xp等操作系統。熟練使用office、wps辦公自動化軟件。自學html 、frontpage 、dreamweaver 、fireworks 、flash等網頁製作相關軟件。對於常用軟件都能熟練使用。

★工作上

曾擔任院學生會成員、副班長等職，現任計算機系團總支組織部部長。多次組織系部、班級聯歡會、春遊等活動，受到老師、同學們的一致好評。

★思想修養上

品質優秀，思想進步，篤守誠、信、禮、智的做人原則。在校期間，光榮加入中國共產黨。

★社會實踐上

四年的大學生活，我對自己嚴格要求，注重能力的培養，尤其是實踐動手能力更是我的強項。

曾在蘇州新區的富士通公司、高達公司實習。在江蘇燕舞集團、江蘇省電信科學技術研究院參加工程項目。在校期間多次深入企業實習，進一步增強了社會實踐能力。

手捧菲薄求職之書，心懷自信誠摯之念，我期待着能為成為貴公司的一員！此致

敬禮！

求職者：王大為

辭職信

尊敬的公司領導：

您好！首先，我很感謝公司領導給我一個在天羽公司工作的機會，我也很重視在

天羽公司這一年的工作經歷，而且很榮幸自己能成為xx公司這個充滿活力的團

體的一員。在這一年的工作中，我學到了不少知識，雖然在公司裏基礎的業務知

識及專業知識已經基本掌握，但俗話説“學無止境”，有很多方面我還是需要不斷

地學習。我相信在天羽公司的這段工作經歷和經驗，將會對我以後的發展帶來非

常大的幫助。

但是，由於家庭住址更改的原因，所以我不得不辭職。

再次感謝公司領導在這一年的時間裏對我的幫助和教導，對於我的離職給公

司帶來的不便我表示抱歉。同時我也希望公司領導能夠體恤和理解我的個人實際

情況，對我的申請予以批准。

此致

敬禮

申請人 ：張偉龍

2014年10月20日

感謝信

xx公司xx總經理：

首先讓我們向您致以衷心的感謝。

日前，我們"中美貿易和投資洽談會"青島分團正着急為赴美選帶什麼禮品時，是

您總經理毅然伸出友誼的手，xx公司的姑娘們晝夜加班，趕製出一份豐厚獨特

的禮品，使我們深深感到，xx公司的花邊美，禮品更美：xx公司的姑娘們手

巧，心靈更美。

讓我們再次感謝總經理和xx公司姑娘們的支持和誠摯友情。

此致

敬禮

分團

x年x月x日

計劃

2014年銷售工作計劃

一、 切實落實崗位職責，認真履行本員工作。

作為交通行業銷售，自己的崗位職責是：

1、堅定信心，千方百計完成行業銷售目標；

2、努力完成銷售過程中客户的合理要求，爭取客户信任，提供完成可靠的解決

方案；

3、瞭解並嚴格執行銷售的流程和手續；

4、積極廣泛收集市場信息並及時整理上報，以供團隊分析決策；

5、隨時關注行業的最新動向、產品技術的發展趨勢，爭取在市場中取得主動和

先機，在行業市場中牢牢把握住產品優勢；

6、培養培訓營銷工作的方法及對市場研究能力，成為智慧能動的市場操作者

7、對工作具有較高的敬業精神和高度的主人翁責任感；

8、、嚴格遵守公司各項規章制度，完成領導交辦的工作，避免積壓和拖沓。

崗位職責是員工的工作要求，也是衡量員工工作好壞的標準，自己到崗至今已有

近半個月的時間，期間在公司的安排下參加了杭州總部組織的交通行業銷售培

訓，現以對公司產品有了一個雖不深入但整體完整的瞭解，對產品優勢和不足也

大家深入溝通過。為積極配合銷售，自己計劃設想努力學習。在管理上多學習，

在銷售上多研究。自己在搞好銷售的同時計劃設想認真學習業務知識、管理技能

及銷售實戰來完善自己的理論知識，力求不斷進步自己的綜合素質，為企業的再

發展奠定人力資源基礎。

總結

在錦繡項目部實習一年以來，本人在工程部一直擔任着施工現場的技術服務

工作。從2014年6月27日至今，一年裏，在集團公司、項目部、工程部各級

領導的關心下和同事們的幫助下，個人在思想認識上、技術水平上都有了很大的

提高。

從進公司的第一天起，我就告誡自己：“只有自己比別人更努力，才會比別

人收穫的更多。”事實證明，在這段時間中，我收穫很多，感悟很深。我對自己

能在這樣一個充滿生機與活力的企業裏工作而自豪。

一年裏，我生活在項目部如同生活在一個大家庭裏一樣。大家都是那麼的親

切，如同我的親人。公司的企業文化讓我感受到了家以外的親情。在這樣的工作

環境裏，身邊的同事如同我的兄弟姐妹，大家的相互關心讓我覺得我不是那麼的

孤單。很多時候，要幹好一份工作一個人是很難完成的，只有同事間的團結協作

才能把工作幹好。因為同事間的團隊精神和大家的相互關心，讓我覺得我在工作

中不是很孤單，也不覺得怎麼累。

一年裏，我注意把書本上學到的理論知識對照實際工作，用理論知識加深對

實際工作的認識，用實踐驗經驗證所學理論的正確性。在同事們的幫助和項目總

工的指導下，我學到了很多知識，具備了很多處理現場的能力。但是作為一名現

場技術員有較強的專業技術知識還不夠，還應該具備良好的交際能力。一種產品

很多時候是由於技術上的錯誤和在施工過程中跟作業隊伍溝通交流不夠，以至於

作業隊操作不當才出現了問題。所以這個時候就需要我們找出癥結所在，很好的

跟作業隊伍溝通，規範操作，規避錯誤，確保產品質量，從而避免客户對產品的

不信任乃至對企業形象的損害。

一年裏，作為一名工程技術人員，我時常在想我能為企業的建設做點什麼？

思來想去，還是覺得是腳踏實地做好自己本職工作才是最關鍵的。秉承這一認識，

自己的工作就有方向了。一年的工作學習和磨練，讓我的思想認識也得到了一定

的提高。我認為不管從事什麼工作，樹立全局意識是首要的問題，現場技術服務

也不例外。我認現場技術服務工作的全局就是，“樹立企業形象，使客户對公司

產品的滿意度和忠誠度最大化。”最大限度的保護客户的利益，是提高我們公司

產品的核心競爭力的一個重要組成部分。做現場服務工作，同時也是對公司產品

的宣傳，以及對公司產品性能的情報收集，以便作出及時改進，使產品更好的滿

足現場的使用要求。

一年裏，我一直擔任着駝峯街跨線橋的技術服務工作。工作中，我採用了看、

問、學等方式，對橋樑的各個施工程序每都有了有了進一步的瞭解。每天我都堅

守在工地，我希望我能在工地通過實踐經驗能學到更多的東西，同時避免一些技

術上的錯誤和排除工地上的一些不安全隱患。我希望我們澆築的橋樑能夠創出公

司的品牌，構築精品，造福社會。

簡短的實習生活，既緊張，又新奇，收穫很多，感悟很深。通過一年的實習，

使我對日常管理工作有了深層次的感性和理性的認識。在以後的工作中，我將會

更加努力的學習，更好的為公司服務。

彙報人：xxx

x年x月x日

決定

關於嚴懲嚴重危害 社會治安的犯罪分子的決定

（1983年9月3日六屆全國人大常委會二次會議通過）

為了維護社會治安，保護人民生命、財產的安全，保障社會主義建設的順利

進行，對嚴重危害社會治安的犯罪分子必須予以嚴懲。為此決定：

一、對下列嚴重危害社會治安的犯罪分子，可以在刑法規定的最高刑以上處

刑，直至判處死刑：

1．流氓犯罪集團的首要分子或者攜帶凶器進行流氓犯罪活動，情節嚴重的，

或者進行流氓犯罪活動危害特別嚴重的；

2．故意傷害他人身體，致人重傷或者死亡，情節惡劣的，或者對檢舉、揭

發、拘捕犯罪分子和制止犯罪行為的國家工作人員和公民行兇傷害的；

3．拐賣人口集團的首要分子，或者拐賣人口情節特別嚴重的；

4．非法制造、買賣、運輸或者盜竊、搶奪槍支、彈藥、爆炸物，情節特別

嚴重的，或者造成嚴重後果的；

5．組織反動會道門，利用封建迷信，進行反革命活動，嚴重危害社會治安

的；

6．引誘、容留、強迫婦女賣淫，情節特別嚴重的。

二、傳授犯罪方法，情節較輕的，處五年以下有期徒刑；情節嚴重的，處五

年以上有期徒刑；情節特別嚴重的，處無期徒刑或者死刑。

三、本決定公佈後審判上述犯罪案件，適用本決定。

全國人民代表大會

會議紀要

部門負責人會議紀要

時間：2014年10月10日

地點：本公司會議室

主持人：李大龍

參加人員：楊二，張三，李四，王五，趙六

會議通報了工作進展情況，明確了部門職能分工與協作，下達了下步工作任務，提出了具體要求。各組負責人就如何落實進行了討論研究。會議達到了責任更明確，任務更清楚，決心更堅定的目的。

會議進一步明確了各部門工作職能，人員分配，區域或專業方面負責人，提出了下步用人計劃，招聘條件。會議特別強調要加強人員管理和組織紀律性。李總指揮要求，管理人員是幹活大將，更應該是管理大將。各部門負責人要起表率作用，起帶頭作用，平時引導大家，有利於團結的話多説，有利於團結的事多做，控制好自己的言行，形成一種高尚的，團結協作的團隊精神，所有員工人人爭做勞動模範，團結協作模範。

會議着重安排了與施工單位溝通、協調事宜，工程進度，組織計劃網絡圖，資料要齊全，對材料、人員、數量，每天都要有記錄，把工作做細。按口工程要有證據，要有説服力。工程進展、變化，要形成書面材料，有圖，有負責人簽字，技術資料要進檔案。

會議確定，考勤由各部門負責，按月考勤，月底組長簽名，辦公室收回，作為發放工資考核的依據。區域或專業負責人以上的人員請假，由正副總指揮批准，員工請假由組長批准。工程和財務共同起草工程資金管理制度。

一切為企業負責，一切為生產負責，是我們的核心。

團結力量大公司

2014年10月10日

《天才寶貝》觀後感

看了《天才寶貝》這部韓國電影，不僅僅是視覺的衝擊，更是對主角韓俊秀感到惟心的敬重，雖然是部喜劇片，但是從裏面的一些東西會讓我們莫名的震撼，

韓國人的電影向來被冠以肥皂劇之類的頭銜，當我們以慣性的思維去排斥外來電影文化的時候，好的東西才不會被挖掘。

也許現在的高中學生對於現在這樣的社會似乎已經見怪不怪了，似乎沒有什麼可以談笑風生的，也只是再茶餘飯後的一些聊天的一些故事而已，但是看過很多故事或者説本來現實中真正發生的事情，往往是做錯事的男方把對方拋棄，最後成為一個女人的戰役，也可以説成是一個女孩子的戰役。

儘管韓俊秀後來找到了宇蘭的父親，但是在韓和小孩子在一起的日子裏，從討厭這個小孩子到願為這個小孩子負責，從中的轉變可以説是經典的一點。

電影中亮點那個小孩子，很可愛，但更加精彩的卻是韓的勇氣。父母永遠是自己的後盾，親情永遠縈繞在自己身邊。

電影以喜劇開始，卻在劇情的不斷髮展中讓你慢慢地感動，設身處地感受着父母的辛酸，這就是韓國人的高明之處，劇情幽默卻又讓你慢慢體會其中深意，早已習慣了國人電視劇的俗套情節，也只能在韓國幽默式的處理方法上重新感受新劇情新電影的精彩。

第三篇：商務文寫作試題

1:以下屬於非固定格式的商務文書的是： (3分) 標準答案：d

1. a:商務合同

2. b:邀請信

3. c:通知

4. d:電子郵件

2:也可以被稱為“天鵝下蛋式”的是： (3分) 標準答案：d

1. a:連貫式的層次結構

2. b:分析問題式的層次結構

3. c:問答式的層次結構

4. d:並列式的層次結構

3:美國心理學家威廉·詹姆斯的研究結果表明，人類本質中最深遠的驅動力是： (3分) 標準答案：b

1. a: 希望被愛

2. b: 希望具有重要性

3. c: 希望具有隨意性

4. d: 希望具有自由度

4:希望自己的所發出的商務文書在目標讀者那裏能夠被第一時間閲讀，從而使自己的溝通目的能夠儘快達成。要做到這一點就必須： (3分) 標準答案：b

1. a:增加商務文書的時間任意性

2. b:增加商務文書的時間緊迫性

3. c:增加商務文書的時間有效性

4. d: 增加商務文書的時間漫長性

5:部分結構層次敍述的國家標準規範中, 第一層編號用： (3分) 標準答案：a

1. a:一、二、“三……來表示

2. b:（一）、（二）、（三）……來表示

3. c: 用阿拉伯數字來表示

4. d:（1）、（2）、（3）……來表示

6:部分結構層次敍述的國家標準規範中, 第三層編號用： (3分) 標準答案：c

1. a:一、二、“三……來表示

2. b:（一）、（二）、（三）……來表示

3. c: 用阿拉伯數字來表示

4. d:（1）、（2）、（3）……來表示

7:報告的結尾應該是： (3分) 標準答案：b

1. a:以上如認為可行，請批准有關單位執行

2. b:以上報告請審閲

3. c:妥否，請批示

4. d:經研究答覆如下

8:以內容以及用途作為劃分標準，商務文書可以分為： (3分) 標準答案：b

1. a:固定格式的商務文書和非固定格式的商務文書

2. b:通用的商務文書和禮儀性的商務文書

3. c:通用的商務文書和非固定格式的商務文書

4. d:非固定格式的商務文書和禮儀性的商務文書

9:以下屬於禮儀性的商務文書的是： (3分) 標準答案：d

1. a:備忘錄

2. b:請示、批覆

3. c:通知、會議紀要

4. d: 賀信、賀電

10:商務文書首要特點是： (3分) 標準答案：b

1. a: 獨特

2. b:簡明

3. c:詳細

4. d: 全面

11:在日常工作中，適用於分析問題式商業文書的是： (3分) 標準答案：a

1. a:指示及命令

2. b:總結

3. c:事故調查報告

4. d:工程報告

12:撰寫商務文書是一個： (3分) 標準答案：d

1. a:“八分想，四分寫”的過程

2. b:“六分想，二分寫”的過程

3. c:“三分想，七分寫”的過程

4. d:“七分想，三分寫”的過程

13:提出相應問題及其建議的同時，最大限度地給與目標讀者體貼温暖的感覺的是：

1. a:正面反饋

2. b:修正性反饋

3. c:負面反饋

4. d:沒有反饋

14:下列屬於結果性語言的是： (3分) 標準答案：a

1. a:完成方案設計

2. b:進行方案設計

3. c:進行製作

4. d: 製作中

(3分) 標準答案：b

15:下列屬於句內點號的是： (3分) 標準答案：a

1. a: 分號

2. b: 句號

3. c: 問號

4. d: 歎號

16:當今社會是市場經濟社會，各種社會活動的基礎： (3分) 標準答案：c

1. a:投資活動

2. b:金融活動

3. c:商務活動

4. d:福利活動

17:“公文不一定要好文章，但必須寫得一清二楚、十分明確、字穩詞妥、通體通順，讓人家不折不扣的瞭解説的內容是什麼”，這個論述地提出者是： (3分) 標準答案：c

1. a:魯迅

2. b:朱光潛

3. c:葉聖陶

4. d:鄭振鐸

18:商務文書寫作在主旨方面，應遵循的原則不包括： (3分) 標準答案：a

1. a: 簡單

2. b:正確

3. c:集中

4. d: 鮮明

19:下列關於合同的説法正確的是： (3分) 標準答案：a

1. a:文字與阿拉伯數字並用

2. b:儘量寫長句子，表達清楚

3. c:漢語和符號並用，能用簡略符號的就用符號，避免歧義

4. d:可以適當創造新的詞語

20:商務文書中，下列表述正確的是： (3分) 標準答案：c

1. a: 03年

2. b:民國92年

3. c:二○○六年

4. d:臘月15

21:以下屬於非正式的商務文書的是： (3分) 標準答案：d

1. a: 帶抬頭的信件

2. b:宣傳冊

3. c:政府公文

4. d:便籤

22:把握商業文書總體風格的依據是： (3分) 標準答案：d

1. a: 戴明環循環規則

2. b: 二八原則

3. c: 目標管理

4. d:遊説矩陣

23:增加情感指數的方法不包括： (3分) 標準答案：b

1. a: 增加第二人稱代詞

2. b: 增加第一人稱代詞

3. c: 增加第三人稱的專有名詞

4. d: 增加讀者的姓名

24:下列單位符合質量重量單位使用規範的是： (3分) 標準答案：a

1. a: 毫克

2. b: 斤

3. c: 兩

4. d: 錢

25:所謂的“讀者為尊”是： (3分) 標準答案：c

1. a: 運用情感指數、提升對撰寫者的關注程度的觀念的一種延伸

2. b:運用正式指數、提升對讀者的關注程度的觀念的一種延伸

3. c:運用情感指數、提升對讀者的關注程度的觀念的一種延伸

4. d: 運用正式指數、提升對撰寫者的關注程度的觀念的一種延伸

26:部分結構層次敍述的國家標準規範中, 第二層編號用： (3分) 標準答案：b

1. a:一、二、“三……來表示

2. b:（一）、（二）、（三）……來表示

3. c: 用阿拉伯數字來表示

4. d:（1）、（2）、（3）……來表示

27:下列單位符合長度單位使用規範的是： (3分) 標準答案：b

1. a: 尺

2. b:分米

3. c:公分

4. d: 寸

28： 商務文書寫作在材料方面，應遵循的原則不包括： (3分) 標準答案：b

1. a: 收集要多

2. b: 運用要全

3. c: 選擇要嚴

4. d: 使用要巧

第四篇：商務寫作技巧

商務英語寫作的過程與基本要求

準備——深思熟慮

準備工作可以採用多種形式。具體講，一般需要對以下幾方面有明確的認識：

1．作者的角色

一般來説，首先要判定交際雙方的等級關係和親疏關係，然後即可確定交際走向是否應為上行文、下行文或平行文。劃分出這個界限，才能做到語言準確得體。

2．讀者的角色

讀者信息包括：

-身份（決定語氣）

-專業水平（決定用詞）

-人數

-主次

3．預期的目的

效率是第一位的，因此最好開門見山，切中主題；文字應簡潔明瞭。

起稿——條理分明

在寫的過程中，我們需要完成如下幾項任務：

1．確定篇幅

一般分為開頭、主體、結尾三部分。

讀者視角：迅速捕捉頭尾信息。

2．組織布局

商務文章注重邏輯性，結構嚴謹，環環相扣。

由近至遠，由淺至深，由輕至重。

3．區分類別

在給自己的文章定位時，以下幾點值得我們注意。

ⅰ 記敍與非記敍

ⅱ 互動性與單向性

ⅲ 抽象信息與具體信息

ⅳ 客觀描述與主觀判斷

定稿——精雕細琢

定稿的標準尺度：

佈局合理，層次分明

信息合理，內容完整

語氣恰當，適合讀者

語句連貫，一氣呵成

句型豐富，短句為主

措辭到位，表達準確

商務寫作的基本要求：

在寫作過程中都必須遵循的六大原則，即準確（correctness）、清楚（clarity）、簡明（conciseness）、具體（concreteness）、完整（completeness）、和禮貌（courtesy），也叫做商務寫作的6c原則。

第一條原則：準確(correctness)

從廣義上講，商務英語寫作的準確性原則包括四層意義：

閲讀人能理解、接受的英語水平

使用精確措詞，傳達準確信息

正確地使用語法和標點符號

拼寫正確

(1)恰當的語言風格

我們在撰寫正式的商務英語寫作時，應儘量使用正規的語言；而當起草非正式的商務便條、商務便函及商務書信時，可使用較通俗的口語。請比較下面兩組例詞：

formal

informal

approximately

inquire

ascertain

obtain

assist

participate

construct

purchase

contribute

sufficient

difficult

utilize

about

ask

find out

receive

help

share

build

buy

give

enough

hard

use

(2)準確的措詞和信息

商務寫作離不開商務術語，一般常用的商業術語用字簡潔。商務英語寫作應該特別注意措詞和信息的正確性。

(3)正確的語法和標點符號

常見的標點符號錯誤主要出現在逗號、冒號、省字號等。

常見的語法錯誤一般出現在以下幾個方面：

①主謂之間的一致關係

②代詞與先行詞之間的一致關係

③懸垂句

④修飾語與被修飾語之間的一致關係

⑤狀語的位置

(4)正確的拼寫

第二條原則：清楚(clarity)

寫作中要合理安排要點，運用正確的句型句法，突出重點，層次分明。

(1)邏輯佈局(logical organization)

常用的邏輯佈局方法包括：

①因果關係(cause & effect)

②時間順序(chronological development)

③序列順序(sequential development)

④比較(comparison)

⑤一般到特殊(from general to specific)

⑥特殊到一般(from specific to general)

(2)合理構架句羣與段落(well-written sentences & paragraphs)

在商務英語寫作中，應該合理安排句子和段落的結構與長度，把各種長句、短句、簡句、複雜句等最佳組合成長度恰當的段落。請看例句：

marshall corporation was founded forty years ago, and it now has branch offices in four states, and it employs nearly 400 individuals. ( poor )

marshall corporation was founded forty years ago. with branch offices in four states, it now employs nearly 400 individuals. ( revised )

(3)統一性與一致性(unity and coherence)

一篇商務寫作的每一個段落都要圍繞一個論點從不同方面進行論證，而在每一個段落中又都有一個主題句(topic sentence)，一般安排在段首或段尾，而其它的句子則圍繞着它進行論證，全文就這樣一步進一步，一環扣一環地統一在主題思想上。而且，句子與句子之間，段落與段落之間都要前後呼應，首尾連貫。

(4)強調(emphasis)

在商務英語寫作中，有時需要強調某些單詞、詞組、句子，突出它們的作用，可以採用一些技巧手段，如下加橫線，大寫，或不同的字體、顏色等。

(5)避免採用模糊的語句(ambiguous sentence)

注意將句中關係緊密的詞儘量靠近

第三條原則：簡潔(conciseness)

簡潔是現代商務英語寫作的發展趨勢，是在保證內容完整無損的前提下用盡可能少的詞句來闡明主題。商務英語寫作要求既筒短扼要，又不失完整與清楚明白，還要包括必要的禮貌。

(1)用簡潔的語言(use simple language)

儘量使用避免使用

pleasewill you be good enough to

preferexpress a preference for

becausefor the reason that

askrequest

buypurchase

needrequest

doaccomplish

lettercommunication

(2)少用陳詞濫調(omit trite expressions)

下表列出的是一些常見的陳詞濫調：

in the near future

it has come to my attention

at your earliest possible convenience

avail yourself of this opportunity

don' t hesitate

take the liberty to

due to the fact that

thanking you in advance

enclosed herein

with kindest regards

(3)避免宂長的表達方式和不必要的重複(avoid wordy expressions &

unnecessary repetition)

請看下錶中的兩組例子，比較一下修改前與修改後的差別。

wordy

concise

we would like to

a long period of time

i expected it to be

during the year of 1995

for the development of

square in shape

during the time that

please

a long time

expected

during 1995

for developing

square

while

(4)刪改無關緊要的成份(remove unneeded facts)

如果句中的某些成份被刪除後不影響句子的原意，那麼就應該毫不猶豫地把它們刪改掉。如下面句子中的劃線部分被刪去後並不影響句子的原義：

it should be noted that this is the best we can do。

(5)多使用主動語態的句子結構以明確表達意思

請比較下面兩個句子:

payment of their accounts will be made by johnsons next week．

johnsons will pay their accounts next week．

第四條原則：具體(concreteness)

商務英語寫作要求內容書寫得具體和明確，因此，儘量使用確定、具體的語言，直接了當地傳遞信息，説明問題，切忌籠統模糊。

(1)儘可能地提供明確、具體的信息。

(2)使用具體詞彙 避免使用抽象的詞彙，因為抽象的詞彙往往令人感覺模糊籠統。

第五條原則：完整(completeness)

商務英語寫作的內容務必完整週密，任何要點的遺漏都可能導致重大損失。

第六條原則：禮貌(courtesy)

商務英語寫作中的禮貌原則，並不是指採用一些客套的句式，而是指一種貫徹於全文的尊重、理解和體諒對方的態度

以下是幾條有助於禮貌的寫作方法：

使用禮貌友好的詞彙

體諒對方的寫作態度(you-attitude)

措辭得體(appropriate wording)

避免使用有性別歧視之嫌的詞語

及時答覆(timely response)

第五篇：商務寫作的步驟 技巧

商務寫作

商務寫作步驟

一、規劃寫作任務的步驟

1.明確寫作目的。

仔細想一想，您希望讀者做出怎樣的迴應。您的寫作目的是什麼？您可能想：

説明通知影響傳達要求

您可以考慮通過在上述幾個動詞後面添加具體信息使您的寫作目的更加明確。

內容編輯的步驟

確保您的信息以受眾為中心。

檢查文件是否清楚明瞭。

有技巧地為信息排序。

2.分析受眾。

思考以下有關您的受眾的問題：

我的讀者對我的建議是會接受、漠視還是牴觸？

我的讀者已經對主題有了怎樣的瞭解？

我的讀者瞭解多少技術信息？

我的讀者的風格是怎樣的，我如何與其相匹配？

對我的讀者來説，這當中包含了什麼？

3.分析和提煉您的基本要點。

基本要點是您希望讀者記住的一個關鍵信息。您能越早用一兩句話提煉出關鍵信息，您就越容易寫作您的文章。如果您發現有兩個不相關的關鍵信息，則應撰寫兩份文件。每份文件只表述一個主題，這樣才能從讀者那裏得到最理想的結果。

4.制定您的寫作策略。

在思考寫作策略時，您應自問以下問題：

我是否是傳達這一信息的合適人選？

我是否需要在文件中包含一封單獨的附信？

我應該使用怎樣的傳遞方式？電子郵件？快遞？

時間的選擇是否太早？或者發送該信息是否已經太晚？

務必回答“為什麼？” 不要跳過這個問題，這是確立您的可信性的關鍵所在。確保文件以讀者能夠理解的方式確切説明了您的關鍵信息為什麼重要。

風格編輯的步驟

1.設計視覺效果。

花些時間創建一個能夠吸引讀者的視覺構架。恰當地運用視覺效果能使您要傳達的要點從讓讀者眼花繚亂的大量信息中脱穎而出。

通過運用標題、欄目、表格、粗體、斜體、帶圓點和序號的條目，以及保留足夠空白等方式幫助您的讀者理解您的文件。

2.讓語氣貼近受眾。

寫作的語氣會影響讀者對內容的看法。隨意的語氣可能適合您所熟悉的同事，但不適合客户或上級。 此外，您的措辭方式會對讀者的理解產生影響。選擇能闡明信息的詞語，而不是使之模糊的詞語。

3.檢查文件是否簡明扼要。簡潔但完整地陳述您的信息。

4.使用主動語態。

只要有可能，應儘量使用主動語態，使陳述更加有力，從而促使對方採取行動。主動句與被動句的主要差別在於主動句表示施動者主動執行某動作。例如，您應該寫“首席工程師設計了該軟件”而不是“該軟件是由首席工程師設計的”。

5.精確度修改。仔細校對，確保語法、標點和拼寫沒有錯誤

內容編輯的步驟

1. 確保您的信息以受眾為中心。

最常見的錯誤之一是撰文者僅關注於自己的日程而沒能滿足讀者的需求。仔細檢查文件，確保所寫的內容包含了讀者的需要。

2. 檢查文件是否清楚明瞭。

使您的寫作目的（尤其是與讀者有關的行動步驟或最終期限）易於發現和理解。同時確保您的寫作內容準確，範圍適中。

3. 有技巧地為信息排序。

對於樂於接受的讀者，您可以在文章的開頭部分就表明基本要點或關鍵信息。如果您認為您的讀者不太容易接受您的想法，則需要有技巧地安排關鍵信息的位置，將其放在讀者最容易讀到和最有可能加以考慮的地方。您會發現在引出關鍵信息前做一些鋪墊會更有效果。

4. 務必回答“為什麼？” 不要跳過這個問題，這是確立您的可信性的關鍵所在。確保文件以讀者能夠理解的方式確切説明了您的關鍵信息為什麼重要。

商務寫作技巧

運用重要性排序法的技巧

當您的寫作對象為兩名或多名讀者時，應考慮最重要的讀者可能會有的反應，通常情況下最重要的讀者是決策者。相應地組織文件的內容。

對於易於接受的讀者，關鍵信息應放在開頭。

對於不易接受的或有牴觸情緒的讀者，在陳述關鍵信息前，您需要提供更多的鋪墊和背景信息。利用文章的開頭部分使讀者相信您的建議是值得信賴的。

運用比較和對比法的技巧

在比較兩項事物時，應從讀者較為熟悉的一項開始。

運用圖形或表格來比較技術信息。

不要在同一部分同時陳述優勢與劣勢，這樣容易產生混淆。

在使用一些關鍵短語進行比較時應注意前後一致，如：“一方面”和“另一方面”，“前者”和“後者”，以及“與此相同”和“與此相反”。

電子郵件的寫作技巧

把關鍵信息放在您的標題行中，以確保讀者不會刪除您的信息。

保持信息的簡潔。儘量使收件人打開郵件後不用滾動屏幕即可看到所有相關信息。

每封電子郵件僅涵蓋一個主題。

先對郵件信息進行編輯和拼寫檢查，然後再發送電子郵件。

切勿在怒火中燒時發送電子郵件。一個很好的測試方法是：問一問自己您是否會當着對方的面説這樣的話。如果答案是否定的，請不要發送這封電子郵件。

在轉發電子郵件時，請先查看原始標題行。轉發對象是否能理解這個主題？如果答案是否定的，請做必要的修改。

加入結束語。對於外部讀者，應使用一些簡單結束語，如“真誠的”或“向您問候”。對於內部讀者，請遵循您公司的準則。

到點擊“發送”之前的那一刻再鍵入收件人的地址。這會降低您發送未完成電子郵件或錯發電子郵件的可能性。

僅把電子郵件發送給需要接收它們的人。

商務備忘錄寫作的技巧

每份備忘錄僅涵蓋一個主題。

寫一個具體的標題行。

運用明確具體的標題突出截止日期及行動要求。

按想法的相關性進行分(推薦打開本站：)類。

為您的備忘錄設計視覺效果。

儘量使用主動語態。

如果您熟悉您的讀者，則您的語氣可以更加親密，不用像商務信件那樣正式。

撰寫業務信件的技巧

從個人招呼語開始。

第一句話就要包含關鍵信息，以引起讀者的注意。

每句話的長度應保持在 20 個字左右。

要留出一些空白，以方便讀者快速瀏覽。將每段的長度保持在 5 至 6 行左右。

儘量使用主動而非被動語態。

使用正面的措辭。例如，應使用您的投資 而不是費用 或者成本。

為您的信件設計視覺效果。

在文件最後，總結要點或向您的讀者建議接下來應採取的步驟。

不要一開篇就提及附件。如果信函帶有附件，可稍後在正文中指出。

避免使用過於正式的文體。

如果合適，可在結尾處簡短添加表達友好的話或表達個人感情的話。

提案寫作的技巧

在開始之前，應要求同收件人召開一次提案規劃會議，以更多地瞭解公司的需要

以客户為中心撰寫您的提案。告訴讀者您的產品或服務將如何滿足他們的需求。您無需羅列您的產品或服務的所有特點，您要做的是把您產品的優勢同顧客的需求結合起來，闡明您的產品將對他們的業務產生何種影響。

回答“為什麼”這一問題。

做到具體明確。您的信息越具體，您的解決方案就會顯得越實際、越可行。

為您的提案設計視覺效果。