公司公文規定格式

公司公文規定格式

1、公文一律採用A4或B5型號的紙張打印，頁面邊距按標準版面。

2、公文的字體採用“宋體”形式。

3、公文的文頭位於首頁最上端，採用“加粗一號宋體”字體，為公司名稱（凱諾晟商貿有限公司），文頭第二行，採用公文“加粗小初號宋體”寫“文件”兩字；發文字號位於文頭第二行之下，由發文部門代字、發文年度和發文順序號組成；以上並居中。下劃一道4.5磅的雙實線（細線在上，粗線在下）。

4、所有正式的對外文件要求統一排序，各部門代字如下： 總經辦粵晟總字

行政部粵晟行字

財務部粵晟財字公司粵晟字

5、公文的標題要簡潔、明確，採用“加粗一號黑體”字體。

6、公文的正文要做到一文一事；正文超過一頁的要加頁碼；正文采用“四號”字體。

7、公文的附件位於正文之下，成文日期之上，前面書寫“附”字樣，其後分別標出附件序號（只有一件時不標）、附件標題和份數（只有一份時不標）。

8、公文稍偏右排寫“特此通知”，另起一行偏左排寫“請遵照執行！”並空兩個空格，採用“三號”字體。

9、公文的審批人位於文件底部左側，是代表公司或部門最後核查並批准向外發出公文的簽名，目的在於表明公司或部門發文的具體責任者，另起一行寫明審批人職位及姓名，採用“三號”字體。

10、公文的呈送部門位於審批人職位及姓名以下，寫明呈送部門，採用“三

號”字體，所佔區域用一條與圖文區等寬的平行實線作為界線。

11、公文的抄報、抄送部位於末頁下端，採用“三號”字體所佔區域用一條與圖文區等寬的平行實線作為界線，形成“抄報、抄送”欄。頂格靠左書寫“抄報：”、“抄送：”字樣，其後依次標有各抄報、抄送部門，其間用標點隔開。

12、成文公司名稱（頂格寫，其餘隨後）、校對員名字、日期位於正文的末頁最下端，要求用漢字表明完整的年、月、日，並在日期前頂格寫上公司名稱，採用“三號”字體，所佔區域用一條與圖文區等寬的平行實線作為界線。

13、主送、抄報、存檔文件均使用原件，抄送文件使用複印件。

14、公文中出現的所有數字與日期，全部用阿拉伯數字書寫，法律文件中的數字用漢字書寫。

15、各部門在撰制發放範圍為公司內部的公文時，如文中需重複使用公司名稱，則可使用規範化簡稱（法律文件一律使用全稱）。各公司名稱的規範化簡稱統一如下：XX公司簡稱為“XX”， XX公司簡稱為“XX”。

樣本格式如下：

佛山市凱諾晟商貿有限公司

文件

粵晟字【2012】092802號 關於XX

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附：1.*********

2.*********

特此通知

請遵照執行！

審批人：

XX/XX

呈送：董事會抄送：公司總部各部門各分公司凱諾晟商貿有限公司校對員：XX年X月X日印發

公司公文一般格式

參閲幾份有關公司公文格式的資料，其所擬的格式各有千秋，莫衷一是。甚感茫然。汲取他們的長處，初擬本公司公文格式，以便本公司今後在製作文件時有一個統一的格式。

一 、公文用紙及版面規格

採用A4紙。頁邊距離：上3.7cm, 下3.5cm，左2.8cm，右2.6cm,每頁22行，每行28字。

二、祕密等級和保密期限（或緊急程度）

用3號宋黑體字，頂格標識在版心右上角第一行，祕密等級和保密期限之間用“★”隔開。

三、文頭字體（離版頭宋體三號空兩行）

大號黑體字、黑變體字或標準體、宋體字套色（一般為紅色，文件紙已印刷）

四、發文字號，

發文字號由發文機關代字、年份、序號三部分組成。

代字：發文機關名稱極度簡縮；

年份（年度），用阿拉伯數字寫全，外加六角括號“﹝ ﹞”

序號，不加“第”字，也不加“0”。

用3號仿宋體，居中，離文件頭宋體字兩行。

五、簽發人

“簽發人”3字後標全角冒號，用3號仿宋體，簽發人姓名用3號楷體居右空1字標識，與發文字號在同一行（這時發文字號應移到左邊）。

六、公文標題

用小二號黑宋體。離發文字號下空2行，居中排布。

七、主送機關

在標題下空1行，用3號仿宋體，左側頂格標識，後標全角冒號。

八、正文

在主送機關之下左空2字，用3號仿宋體標識，回行頂格。

九、附件

用3號仿宋體字，離正文空一行；左空2字標識，“附件”後標全角冒號；若有序號，用3號阿拉伯數字標識，序號與附件名稱之間用圓點隔開；附件名稱後不加標點符號。

十、成文時間和印章

單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文時間。

成文時間離附件空3行，右空4字，為仿宋3號字，成文時間用漢字，“零”應寫為“〇”；

加蓋印章應“上不壓正文，下壓日期”，即上弧距正文2mm～4mm，端正、居中，下壓成文時間，印章用紅色。

當印章下弧無文字時，採用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上； 當印章下弧有文字時，採用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。

若要署發文機關名稱的，則離附件空2行，在成文日期之上。若名稱比成文日期短，則居日期中間；若比日期長，則首字比成文日期左移2字。 十一、附註

公文如有附註，在成文時間下空一行，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識

十二、主題詞 “主題詞”用3號黑宋體字，居左頂格標識，後標全角冒號，詞目用3號宋體字；詞目之間空1字，不加標點符號。（主題詞編寫有規定，另編） 十三、抄送機關

如有抄送機關，一般用3號仿宋體字。在主題詞之下，居左空1字；“抄送”二字後加全角冒號，抄送機關較多，回行時與上一行的抄送機關對齊，抄送機關間要用逗號隔開，最後一個抄送機關後標句號，可以防止私加抄送機關或變造公文。

既有主送機關又有抄送機關時，應當將主送機關置於抄送機關之上一行，之間不加分隔線。編排方法同抄送機關。

十四、印發機關和印發時間

印發機關和印發日期標註在抄送機關之下(無抄送機關在主題詞之下)佔1行位置。印發機關左空1字，印發日期右空1字。印發機關如果字數太多，可以自行簡化。印發日期要用阿拉伯數碼標識。

十五、版記

版記應置於公文最後一頁，版記的最後一個要素置於最後一行

版記中各要素之下均加一條分隔線，分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0. 35 mm），中間的分隔線用細線（推薦高度為0. 25 mm）。首條分隔線位於版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最後一面的版心下邊緣重合。

十六、頁碼

用4號半角白體阿拉伯數碼標識，置於版心下邊緣之下一行，數碼左右各放一條4號一字線，一字線距離版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。空白頁和空白頁以後的頁不標識頁碼。