公司合同管理台賬【新版多篇】

合同台賬管理制度 篇一

一、公司對外簽訂的各類合同一律適用本制度。

二、簽約人在簽訂合同之前，必須認真瞭解對方當事人的情況，主要是信譽及資

三、合同內容應注意的主要問題是：

1、部首部分，要注意寫明雙方的全稱、簽約時間和簽約地點；

2、正文部分：建設合同的內容包括工程範圍、建設工期，中間交工工程的開工和竣工時間，工程質量、工程造價、技術資料交付期間、材料和設備供應責任，撥款和結算、竣工驗收、質量保修範圍和質量保證期、雙方相互協作等條款；產品合同應註明產品名稱、技術標準和質量、數量、包裝、運輸方式及運費負擔、交貨期限、地點及驗收方法、價格、違約責任等；

3、結尾部分：注意雙方都必須使用合同專用章，原則上不使用公章，嚴禁使用財務章或業務章，註明合同有效期限。

公司管理制度合同的審查批准

四、合同在正式簽訂前，必須按規定上報領導審查批准後，方能正式簽訂。公司管理制度合同的'履行

五、總經理、副總經理、財務部及有關部門負責人應隨時瞭解、掌握合同的履行情況，發現問題及時處理或彙報。否則，造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有關人員的責任。

七、對方當事人提出變更、解除合同的，應從維護本公司合法權益出發，從嚴控制。變更、解除合同，一律必需採用書面形式（包括當事人雙方的信件、函電、電傳等），口頭形式一律無效。

八、財務部門認真做好合同管理的基礎工作。具體如下：

1、建立合同檔案；

2、建立合同管理台帳；

3、填寫“合同情況月報表”；

4、及時督促業務員回收款項，年內回款率達到90%以上的，給予適當獎勵。

合同台賬管理制度 篇二

第一章總則

第一條目的為加強和細化合同台賬資料，規範企業各類合同台賬的管理，根據《宏信（鄭州）有限公司合同管理制度》和《宏信（鄭州）有限公司合同分類編號規則》，特制定本辦法。

第二條原則凡以公司名義簽訂的合同，均應由合同管理人員依照本辦法建立合同台賬，按照“一合同、兩表格、一編號”的原則進行整理。

第三條適用範圍本規則除特別指明外，適用於:一、宏信（鄭州）置業有限公司合同管理制度和《宏信（鄭州）有限公司合同分類編號規則》所涉管理業務範圍內的合同；二、公司或者公司指定主體作為一方當事人簽訂的所提交法務部審查的合同。

第四條定義各承辦部門所確定的管理人員負責的合同台賬的登記、資料的收集、保管等工作。

第五條組織和職責一、各承辦部門是本制度的主導部門，負責確定人員，負責合同文檔管理，負責文檔的形成、積累、整理、歸檔，確保文檔的完整性和有效利用性。

二、公司法務部門負責在該過程中，協助各承辦部門對合同登記台賬的管理工作，進行指導和檢查。

第二章具體實施

第六條登記模式合同台賬採用總分帳的表格式管理，所有合同建立總賬、各承辦人建立分賬，每份合同都要填寫建立檔案，填寫表格。

第七條總分台賬的具體登記主體一、合同總賬登記1、開發公司由本公司綜合部負責管理登記； 2、新星建築公司由本公司綜合部負責登記管理； 3、商都公司、滿園紅木、萬興珠寶由本公司辦公室負責登記管理； 4、物業公司由總經理助理負責登記管理； 5、財務中心由本中心工程服務部負責登記管理； 6、行政中心由本中心人力資源部負責登記管理。

二、部門、項目台賬管理1、開發公司分別由本公司各部門經理、總工程師登記管理； 2、新星建築公司分別由本公司各部門經理或項目經理登記管理； 3、商都公司、滿圓紅木、萬興珠寶由各部門經理登記管理； 4、物業公司由本公司總經理助理或項目主任負責登記管理； 5、財務中心由中心各部門經理負責登記管理； 6、行政中心由本中心各部門經理負責登記管理。

第八條合同台帳應包括以下內容:

（一）合同名稱；

（二）合同主體、簽約方名稱；

（三)合同實質內容(含標的、數量、價款或者酬金、履行期限、地點和方式、違約責任、解決爭議的方法及其他須註明的事項）；

（四)合同履行情況(有無違約、爭議、訴訟等情況及合同履行完畢的時間）；

（五）合同承辦部門、承辦人；

（六）合同簽訂時間；

（七）其他應當記載的重要內容。

第九條合同台帳應附以下資料:

1、合同正本或副本；

2、對方《企業法人營業執照》和資質等級證明等資料的複印件；

3、對方法定代表人身份證明和委託代理人授權委託書及代理人身份證明；

4、合同相對方報價單、補充合同、會議紀要、往來函電；

5、驗收單、驗收報告、分批分期履行情況記錄、合同履行結算單等。

6、有關的重要資料。

第十條登記時間各部門的登記管理人員應在合同簽訂生效後三日內建立合同台賬，並對重大合同進行備案審查。

合同檔案管理制度 篇三

合同檔案管理制度

為進一步加強合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐步實現公司合同管理工作的規範化、制度化、科學化，特制定本制度。

一、本合同檔案管理制度所指的合同檔案是公司在業務經營中形成的以工程、銷售項目為中心的資料總和，其構成包括招標文件、應標文件、技術方案、合同文本、二次設計方案、工程會議記要、竣工資料等。

二、合同檔案管理原則

1、合同檔案管理實行網絡管理體系，由公司辦公室集中統一管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。

2、辦公室負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有合同文檔，並負責監督指導各部門的合同管理工作。

3、辦公室應分別建立建全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，並確定一名網絡人員負責合同文檔管理。

三、合同檔案管理的移交

1、公司在正式簽署合同後須將合同正本原件移交辦公室存檔。

2、移交的合同文檔必須註明合同編號並保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規律。

3、合同文檔移交時，必須編制檔案移交清冊並當面清點。以雙方簽字認可後方為完成交接手續。

四、合同文檔管理辦法

1、合同文檔以年代結合項目性質進行分類編號。

2、保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，並追究相關人員責任。

3、辦公室要加強對合同檔案的統計工作，要以原始記錄為依據，編制合同統計清單。

4、辦公室應根據實際需要編制合同檔案檢索工具，以有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。

5、各部門員工可在主管領導同意的情況下，到辦公室查閲合同文檔，確因工作需要須借出查閲，須經部門主管領導、總經理簽字同意後，方可在辦公室辦理相關借閲手續，以影印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。

6、合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全

7、借閲人不得塗改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節予以處罰。

8、合同文檔的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者視情節予以處罰。

合同檔案管理制度 篇四

合同檔案管理制度

第一章 目的第一條 為更好地管理公司各類檔案資料，明確檔案管理部門的職責和工作流程，理清檔案流轉過程中的工作手續，規定檔案管理中的人員權限和調檔權限；同時規範公司員工在工作檔案的製作、成形、保存、轉檔、調用等方面的工作行為，協調檔案管理中的問題和矛盾；進一步培養公司員工的工作記錄和建檔管檔意識，特訂立本管理制度。

第二章 適用範圍

第二條 適用公司所有檔案管理與員工。

第三章 檔案管理基本規定

第三條 檔案分類和內容：

（一）技術檔案：包括以為代碼。

（二）銷售部檔案：包括以為代碼。

（三）行政人事檔案包括：包括以為代碼。

（四）財務檔案包括：包括以為代碼。

（五）公司電子檔案：包括以為代碼。

（六）機密檔案: 包括以為代碼

（七）其它檔案: 包括以為代碼

注： 類別 日期識別碼密級

第四條 檔案的編制和要求

（一）檔案編制方式：檔案要素包括檔案的類別、年限、屬性、密級和正文（如無法確認屬性要素的，由管理人員列入其他類檔案區別管理，），檔案轉入時，管理員有權要求成檔人員確認檔案現狀。檔案入庫，管理員應進行識別並列入目錄。

（二）如編制機密檔案，應識別密級和機要部分的屬性，以確定妥善的保管方式；機密檔案在取得的同時應註明相關作者和涉密人員的姓名，以及有權使用人員的名單、崗位和權限。

（四）檔案目錄是檔案查找的索引和工具，目錄由標題、編碼、頁碼、密級和保存年限組成，置於檔案首頁，以便查找。

（五）如需調閲相關檔案，必須事先聯繫並取得授權。

共4頁1

第五條 檔案的密級：

（一）公司機密檔案分成三級：祕密、機密和絕密，編碼分別由1、2、3代表，不加密為0，解密後在原密級後加0。經授權的員工可使用祕密級檔案；經總經理授權後的員工可調用機密級檔案；絕密級檔案由總經理親自使用或與授權人員一起使用，總經理不在場時須報總經理同意並進行實時監控。

（二）經公司解密後的檔案，納入一般檔案管理。

第六條 檔案存放管理交接原則

（一）檔案按照建立，每為一卷，統一的編碼在卷首標明，並在檔案封面上註明。

（二）凡交接檔案，要求：先交驗檔案目錄；再抽樣驗收檔案總量的50%，各類比例相當，查驗有否短缺、偽造、標註不明等；再抽取30%的檔案作為流動樣本，驗收是否符合工作流程（查流轉記錄或模擬流轉）。檔案接轉時，雙方應約定最後簽字交接的時間，一般為五個工作日（供接收方查對和交接方介紹的時間）。

第七條 檔案的存、撤、銷、並、分規定和流程

（一）檔案封存，由管理員接收時確定封存檔案的價值和屬性，進而編碼、編目，納入檔案庫；

（二）檔案撤銷，由管理員向相關部門聯繫並取得撤檔批示，在目錄上標註撤檔時間，記入撤檔子目，封存六個月後自動銷燬；

（三）檔案銷燬，由管理員備案後，按時銷燬，銷燬時有兩人以上在場實時監控；

（四）檔案合併，由管理員根據檔案的相關性和同類性進行合併，合併後在原目錄和檔案庫裏註明合併後的檔案編碼、類別、子目及案卷；

（五）檔案分立，根據檔案的不同屬性和互異性分立，分立後在原目錄和檔案庫裏註明分立後的檔案編碼、類別、子目及案卷。

（六） 檔案被其他人員借用或調閲後，管理員應及時索取並按原途徑歸檔，除按規定記錄使用情況外，還應對檔案的完整性、真實性作檢查，並按事實記錄。

（七） 如檔案不符合封存要求或借用前後有異，管理員應陳述理由並查明原因，及時提出要求或採取工作措施，以確保檔案完整、安全。

（八） 檔案調閲，由要求調閲人將相關人員授權證明或本崗位工作需要的證明交給管理員，由管理員要根據所需調閲的檔案的密級程度配合調閲。調閲不同於借用，如需借用，借用人需按規定填寫檔案資料借用單，同時對所借用的資

料的安全性和完整性負責。調閲必須於當天交還，借用可約定日期，超過約定日期需重新檢驗檔案的真實完整性。

（九） 檔案使用後回收，是檔案管理的一個重要環節。管理員要及時驗證檔案的使用後狀態，並對此作好記錄。如發現異常情況，向使用人詢問並作好相關的措施，以保護檔案的安全。

（十）如加密的檔案使用後未及時交還，使用人要給出書面的説明，如有共同使用人，應給出證明。如有泄露，權限審批人負同等責任。

（十一） 檔案限密原則：由檔案製作部門和人員根據檔案的屬性來進行限密，也可由公司領導對檔案進行臨時限密，管理員也可根據檔案的性質進行限密，所有已限密的檔案都必須有相關密級的標識，同時採取相應的保密措施。

（十二） 檔案保存失去其價值，由管理員根據銷燬檔案的程序，報批後銷燬。銷燬時要有兩人以上在場，互相做出證明並在檔案卡上簽名，未解密的檔案一般不銷燬，如有必要，則由相關權限的人員自行銷燬。

第四章 公司機密檔案管理的要則和流程

第一條機密檔案的定義和內容按有關規定執行。管理要求特別嚴格，有明確的涉密規定、權限和手續，嚴格執行機密檔案管理規定。

第二條檔案編制要求定期存盤，定期檢驗，定期彙總並移交封存。交接時要求有兩人以上監交。對有限密規定和技術含量的必須有一人以上具有相關技術能力的員工或專家進行技術鑑定。

第三條檔案管理中，定期進行彙總和會審。會審時嚴格執行限密規定，無權限人員不能全部閲讀資料，局部閲讀人員要求在解職後履行兩年以上的保密和不競爭義務。

第四條機密檔案和卷宗在封存保管理期間由管理員負責保密和管理，其他無關或無相關權限的人員不能對其實行任何意義上的閲借檔案要求。

第五條檔案解密和銷燬時必須有兩人以上在場，並互相給出證明。

第六條流程：機密檔案成形封存→檔案加密並規定相關權限和限密規定→定期檢查封存檔案的安全→如需使用，驗看相關手續和人員的權限規定→機密檔案限制使用並確保兩人以上在場，公司內使用必須在檔案管理員的要求地點使用，同時在規定時間內歸還，最遲不超過下班時間→借用並外出使用，具備相關權限方可行使借用權，同時有主管領導的書面授權→外借必須按時歸還，超時使用按違規、泄密處理→對不尊重管理人員行使職權和不遵守公司有關規定的，可予以制度處分→平時檔案定期檢驗和彙總會要審時，相關人員必須具備涉密權限→檔

案解密或銷燬時必須有兩人以上在場→作好相關記錄→記入檔案台帳

合同台賬登記管理辦法 篇五

合同台賬登記管理辦法

第一章 總 則

第一條目的為加強和細化合同台賬資料，規範企業各類合同台賬的管理，根據《宏信（鄭州）有限公司合同管理制度》和《宏信（鄭州）有限公司合同分類編號規則》，特制定本辦法。

第二條原則

凡以公司名義簽訂的合同，均應由合同管理人員依照本辦法建立合同台賬，按照“一合同、兩表格、一編號”的原則進行整理。

第三條 適用範圍

本規則除特別指明外，適用於：

一、宏信（鄭州）置業有限公司合同管理制度和《宏信（鄭州）有限公司合同分類編號規則》所涉管理業務範圍內的合同；

二、公司或者公司指定主體作為一方當事人簽訂的所提交法務部審查的合同。

第四條定義

各承辦部門所確定的管理人員負責的合同台賬的登記、資料的收集、保管等工作。

第五條 組織和職責

一、各承辦部門是本制度的主導部門，負責確定人員，負責合同文檔管理，負責文檔的形成、積累、整理、歸檔，確保文檔的完整性和有效利用性。

二、公司法務部門負責在該過程中，協助各承辦部門對合同登記台賬的管理工作，進行指導和檢查。

第二章具體實施

第六條登記模式

合同台賬採用總分帳的表格式管理，所有合同建立總賬、各承辦人建立分賬，每份合同都要填寫建立檔案，填寫表格。

第七條總分台賬的具體登記主體

一、合同總賬登記

1、開發公司由本公司綜合部負責管理登記；

2、新星建築公司由本公司綜合部負責登記管理；

3、商都公司、滿園紅木、萬興珠寶由本公司辦公室負責登記管理；

4、物業公司由總經理助理負責登記管理；

5、財務中心由本中心工程服務部負責登記管理；

6、行政中心由本中心人力資源部負責登記管理。

二、部門、項目台賬管理

1、開發公司分別由本公司各部門經理、總工程師登記管理；

2、新星建築公司分別由本公司各部門經理或項目經理登記管理；

3、商都公司、滿圓紅木、萬興珠寶由各部門經理登記管理；

4、物業公司由本公司總經理助理或項目主任負責登記管理；

5、財務中心由中心各部門經理負責登記管理；

6、行政中心由本中心各部門經理負責登記管理。

第八條合同台帳應包括以下內容：

（一）合同名稱；

（二）合同主體、簽約方名稱；

（三）合同實質內容（含標的、數量、價款或者酬金、履行期限、地點和方式、違約責任、解決爭議的方法及其他須註明的事項）；

（四）合同履行情況（有無違約、爭議、訴訟等情況及合同履行完畢的時間）；

（五）合同承辦部門、承辦人；

（六）合同簽訂時間；

（七）其他應當記載的重要內容。

第九條合同台帳應附以下資料：

1、合同正本或副本；

2、對方《企業法人營業執照》和資質等級證明等資料的複印件；

3、對方法定代表人身份證明和委託代理人授權委託書及代理人身份證明；

4、合同相對方報價單、補充合同、會議紀要、往來函電；

5、驗收單、驗收報告、分批分期履行情況記錄、合同履行結算單等。

6、有關的重要資料。

第十條登記時間

各部門的登記管理人員應在合同簽訂生效後三日內建立合同台賬，並對重大合同進行備案審查。

第十一條資料補充

各承辦部門的合同台帳管理人員，有權對合同及所附資料進行審查，發現程序不符、內容有誤或資料不全等問題時，應及時要求合同簽訂人員採取措施予以糾正或補充資料。

第十二條合同登記編號規則和移交

本辦法所涉及的合同文檔以《宏信（鄭州）有限公司合同分類編號規則》所規定的辦法進行分類編號。

移交的合同文檔必須註明合同編號並保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規律。倘若合同發生變更，則合同編號不予改變。

合同文檔移交時，必須編制合同移交清單並當面清點。以雙方簽字認可後方可完成交接手續。

第十三條本規則作為《宏信（鄭州）有限公司合同管理制度》和《宏信（鄭州）有限公司合同分類編號規則》的支持文件。

第十四條本辦法發佈後提交審查的合同一律適用本辦法。

第十五條各公司可根據經營管理需要，增加有關表格和完善內容，如不適用，請將管理辦法報公司備案。

第十六條 支持文件：《宏信（鄭州）置業有限公司合同管理制度》和《宏信（鄭州）有限公司合同分類編號規則》。

第四章附則

第十七條實施細則

本制度的未盡事宜，由各部門補充，提請董事長、總經理批准後實施。

第十八條解釋 修改 廢除

本制度的解釋權屬法務部，修改、廢除權屬公司董事長辦公會。第十九條實施時間：本制度實施時間為2013年4月10日。