辦公室文件管理制度（精品多篇）

辦公室文件管理制度 篇一

第一條管理要點

1、為使文件管理工作制度化、規範化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用。

2、文件管理的範圍包括：上級下發文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。

3、制度類文件按照公司文檔統一格式進行編寫，統一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質；正文部分寫明題目、時間、發文部門、內容等信息；措辭規範，表達無歧義。

4、根據文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閲。

第二條制度規範

1、文件的起草、收發、打印、歸檔整理、借閲銷燬等由辦公室人員負責執行。

2、公司上報下發正式文件的。權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

3、公司對內公開文件由行政人事部負責起草和審核，總經理簽發；各部門需要向下或對外發文的文件由各部門負責起草，行政人事部負責審核，審核無誤後行政辦公室打印，打印後送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經理蓋章，簽發。

4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收並做好相應記錄。

5、機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理並製作相關報表提交給部門主管。

6、各部門因工作需要可借閲一般性文件，需嚴格履行借閲手續，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經理批准後方可借閲。

7、辦公室管理人員對文件借閲情況進行登記，做好借閲記錄並限期清退。

8、按時間、內容、部門、名稱等內容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。

9、根據存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷燬，需上報行政人事主管簽字批准，按照文件管理制度進行處理。

第三條文件管理流程設計

1、內部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批、簽發→打印文件→下發文件→文件存檔

2、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷燬

3、借閲流程：提出申請，辦理手續→批准→借閲→清退→文件存檔→文件銷燬

辦公室文件管理制度 篇二

機要文件是傳遞黨中央、國務院和省委、省政府密級較高的文件，機要文件的管理要做到及時、準確、安全、保密。

一、辦理程序

(一)機要文件由機要人員簽收、啟封、核對、登記後，送辦公室主任提出擬辦意見報主要領導或主持工作的領導籤批，文件應於當日處理，電報、急件隨到隨處理。

(二)按領導籤批的範圍進行傳閲。

(三)需辦理的，按局領導指示及時傳閲有關科室辦理。

(四)歸檔，交上級部門。

二、傳閲

(一)傳閲文件要嚴格履行登記手續，按照文件閲讀範圍進行傳閲。

(二)機要人員要隨時掌握文件行蹤和傳閲進度，避免中途積壓、漏傳、橫傳。

(三)對局領導閲後所作的批示，要及時通知有關科室辦理，並做好機要文件管理，防止文件丟失。

三、保密

(一)機要人員要忠於職守，認真負責，嚴守保密規定，做到不該説的。不説。

(二)對於機要文件，要單獨存放，嚴加保管。

(三)借閲機密、祕密級文件，需經辦公室主任批准；絕密級文件一般不外借，確需借閲，需經分管領導批准。

(四)各級領導要嚴格執行領導保密規定，不得將涉密文件留在辦公室過夜或帶回宿舍閲讀。

(五)涉密文件，不得複製或摘抄。

四、歸檔

(一)傳閲和辦理完畢的文件，應及時清理收回，分類整理，堅持整潔、清潔。

(二)凡參加會議帶回或其他途徑簽收到的涉密文件，應及時送交機要室登記歸檔。

(三)幹部出差、調動工作或離退休時必須將自我使用或傳閲的機要文件全部退回機要室。

(四)機要人員按上級要求及時將機要文件收回。

辦公室文件管理制度 篇三

一、總則

第一條、為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，根據有關規定，結合企業實際情況，特制訂本制度。

第二條、文件管理內容主要包括：上級函、電、來文、同級函、電、來文、企業上報下發的各種文件、資料。

二、收文的管理

第三條、公文的簽收

1、凡接收公文均由祕書登記簽收後分別轉交相關部門，在簽收和拆封時，祕書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。

2、對政府部門發來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告有關部門，並登記差錯文件的。文號。

第四條、公文的閲批與分轉

1、凡正式文件均需由祕書根據文件內容和性質閲籤後分送承辦部門閲辦，重要文件應呈送總經理親自閲批後分送承辦部門閲辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閲簽完，緊急文件要即閲即辦。

2、一般函、電單據等，由祕書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦部門聯繫後再分轉處理。

3、為加速文件運轉，祕書應在當天或第二天將文件送到總經理辦公室，如關係到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閲，最遲不得超過兩天。

第五條、文件的傳閲與催辦

1、傳閲文件應嚴格遵守傳閲範圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借給其他人閲看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

2、閲讀文件應抓緊時間，當天閲讀完後應在下班前將文件交祕書處，閲批文件一般不得超過兩天，閲後簽名以示負責。如有總經理“批示”、“擬辦意見”，祕書應責成有關部門和人員按文件所提要求和總經理批示辦理有關事宜。

3、閲文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確係工作需要，要辦理借閲手續，以防止丟失泄密。

4、文件閲完後應送交祕書，切忌橫傳。

5、行政祕書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放或分散，如需備查，應按照有關保密規定，並徵得祕書同意予以複印或摘抄，原件應及時週轉歸檔。

三、文件借閲和清退

第六條、各部門有關人員因工作需要借閲一般文件，需經本部門主管簽寫便條，對有密級的文件須祕書同意後方可借閲。

第七條、借閲文件應嚴格履行借閲登記手續，就地閲看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等。

第八條、各部門應具體指定責任心強的主管負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

四、文件的立卷與歸檔

第九條、文件的歸檔範圍

凡下列文件統一由行政祕書歸檔：

1、企業領導發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和經營工作的各類計劃、統計、季度、年度報表等。

2、各種專業例會記錄。

3、企業召開重要會議所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等。

4、有保存價值的客户資料及處理結果。

5、企業日誌和大事記。

第十條、立卷要求

1、文件的立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

2、立卷時，要求把文件的批覆、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

五、文件的銷燬

第十一條、對於多餘、重複、過時和無保存價值的文件，祕書應定期清理造冊並按行政有關規定，辦理申請銷燬手續。

六、附則

第十二條、本制度解釋權歸行政部。

第十三條、本制度自公佈之日起執行。