當前醫院檔案管理工作問題思考

當前醫院檔案管理工作問題思考

摘 要：本文着重剖析了當前醫院檔案管理工作中存在的問題，結合近年來縣級醫院在規範醫院檔案管理方面的實際，試圖探求醫院檔案管理的新思路、新方法、新途徑，以便更好地服務於醫院的發展和建設。

關鍵詞：醫院 檔案管理 創新

醫院檔案是記錄醫院各個時期發生變化的真實載體。醫院檔案主要包括黨政工羣管理、行政業務管理、醫療護理質量管理、科研教學、預防保健、醫療設備、項目工程、會計統計等各項規範工作。它是領導決策制定工作標準，是年終考核的科學依據。科學規範地管理醫院檔案是現代醫院管理工作的重要組成部分，也是醫院全面科學發展的一項基礎性工作。近年來，醫院檔案的工作發展有了長足進步，但依然存在不足和不盡人意的地方，還待進一步改進和完善，針對醫院存在的問題需要採取以下對策與措施。

一、當前醫院檔案管理存在的問題

（一）領導重視程度不夠，給檔案收集管理工作造成困難

由於領導只重視醫院經濟效益的發展，對檔案管理的認識程度不夠，他們只是簡單地認為檔案管理工作就是對日常工作的文件資料、數據報表的收集保管，片面認為檔案管理工作不能夠為單位帶來明顯的經濟效益，所以不把檔案管理工作放在重要地位，一些重要的文件資料隨手存放，也不會主動將需要歸檔的文件資料交至檔案管理部門管理，等到用時查找很困難，給檔案收集管理工作造成難度，嚴重製約了當前醫院檔案管理工作的發展。

（二）硬件設施比較落後

目前各級各類醫院發展迅猛，大型醫療設備的增添、更新，患者就醫環境的不斷改善，使人們的就醫條件越來越舒適，理俱人性化。但是對檔案管理硬件設施的資金投入相對較少，甚至是不投，檔案室的設置形同虛設，使歸檔案卷長期處於狹小、雜亂、黴變、蟲蛀的惡劣環境中，極大程度上影響到檔案質量的管理，使檔案信息的不完整，導致檔案管理及檔案利用受到極大影響。

（三）檔案管理人員素質相對較低

由於單位領導對檔案管理的不夠重視，直接影響到檔案管理人員對此項工作的工作態度就是管理意識淡薄，有些長期從事此項檔案管理工作的人員年齡偏大或者多有選舉權為檔案兼職人員，未參加過檔案專業的業務技能培訓，使得這支檔案管理隊伍存在着知識老化，信息量少，學術素養不夠的缺陷，沒有受過系統的專業訓練，參加學術活動的機會相對較少，難以接受新的學術影響，形成平庸、懶散的習氣，影響了積極進取之心，也難以適應檔案管理現代化的發展。

（四）檔案管理不夠規範

目前各醫院在上述各原因的影響下，在進行檔案管理過程中普遍存在着不規範的問題。主要是：案卷標題不規範，雖然注有標題但不能正確反映主題內容，或者是標題缺少基本要素，組卷混亂現象廣泛存在，有的按時間年限組卷，既有按部門職能業務範圍組卷的，也有按文種組卷的。有的仍採用傳統的合理模式，沒有先進的管理技術和管理手段。數字化檔案盒電子文件更是少見，嚴重製約了檔案管理的發展。使得這支檔案管理隊伍存在着知識老化，信息少量，學術素養不夠的缺陷。學歷低，沒有受過系統的專業訓練，參加學術活動的機會相對較少，難以接受新的學術影響，形成平庸，懶散的習氣，影響了積極進取之心，也難以適應檔案管理現代化的發展。

二、加強醫院檔案管理工作的對策

（一）明確職責，充分發揮檔案室管理的作用

加強檔案管理要必須首先明確檔案室的管理職責。醫院領導要把檔案管理工作納入醫院院長辦公會議的議事日程。高度重視檔案管理工作的重要性，明確檔案室的工作職責與流程。對檔案管理工作中存在的問題，要及時研究，及時解決。院領導以身作則，成為檔案管理工作的典範。領導的形象無形中影響着中層及員工對檔案管理工作的認識和態度。所以形成一套完整的管理考核制度，建立一個完整的管理體系，確保各項檔案管理工作順利開展。

（二）加大投入，大力推進醫院檔案管理的信息化建設

完善檔案管理的設施是加強檔案管理的發黑條件。要想實現醫院檔案管理的現代化，單位應結合自身的需要，配備有複印機、電腦、防火、防盜、防潮等檔案保管所需的基礎設施及充足的檔案庫房外，還應對保管檔案進行定期的清點和檢查，確保檔案信息的完整、檔案的安全性。先進的檔案管理軟件是實現檔案現代化管理必不可少的工具之一，實現檔案信息的網上檢索和電子文件信息共享，這樣不但使檔案管理工作進一步規範化，也為檔案利用者提供了方便服務。

（三）加強檔案管理人員的素質培養

加強檔案管理人員政治素養和業務學術訓練，端正工作態度，來提高檔案工作人員的政治態度，理論水平和職業道德修養能力，加強理論知識的培訓，讓檔案管理人員學習相關的檔案管理理論知識，參加檔案管理崗位業務知識培訓與檔案管理的點校、整理史料着手，為專家學者的研究做一些輔助性、基礎性的實際工作，擴充其知識面，自覺培養掌握現代化設備的操作能力，能夠熟練運用先進的技術處理檔案管理過程中的問題，來提高檔案管理工作的效率和水平。

（四）加強醫院檔案管理工作的規範化

各項規章制度的建立是檔案規範化管理的根本。醫院應根據《檔案法》及《河南省檔案管理條例》，結合醫院實際，制訂各項工作制度，完善管理工作流程，明確檔案實行集中統一管理的《醫院檔案管理實施細則》，確定了《檔案管理部門的職責》，完善了檔案管理的歸檔、保管、利用、鑑定、銷燬、保密、庫房管理制度，才能使檔案管理工作做到有法可依、有章可循，促使檔案人員管理檔案更加規範，開發檔案信息資源更加有效。