藥材公司信用管理制度(試行）

第一章　總則

第一條　目的

為加強和規範以客户賒銷為主要內容的信用管理工作，加快應收賬款週轉速度，控制企業經營風險，提高資金運營效益，特制定本制度。

第二條　信用管理控制環節主要包括：信用資料收集與管理、賒銷關係的確立、信用風險評估、信用額度和信用期限核定、客户信用執行監控、應收賬款賬齡分析、商賬追收、責任考核等。

第三條　釋義

本制度信用管理範圍包括應收賬款和發出商品業務。

應收賬款是指對外（包括關聯方）銷售產品、提供勞務或其他原因，應向購進貨物、接受勞務或其他單位收取的款項，包括應收銷售款和應收票據。

發出商品業務，指已辦理出庫單，貨已發出，但當月未開具正式發票的業務。

第四條　適用範圍

本制度適用於國藥集團承德藥材有限公司。

第二章　管理機制及工作職責

第五條　公司總經理對本單位信用管理制度的建立健全、有效實施和內部控制負責，業務分管領導和財務部經理協助信用管理工作。

公司信用管理工作由公司財務部牽頭，經營部門需參與配合工作。

第六條　財務部職責

財務部是公司信用管理的職能部門，基本職責是：

一、信用管理職責

（一）制定、修訂公司信用政策；

（二）蒐集、整理和分析客户信息，建立客户信用檔案；

（三）客户評級及授信管理；

（四）客户信用履行情況監控及分析；

（五）跟蹤催收措施的落實和銷售回款情況；

（六）協助經營部門，對違約賒銷客户採取法律手段追討賬款；

（七）提供信用管理工作的考核建議；

（八）為銷售人員及相關部門進行信用管理知識培訓等。

二、財務管理職責

（一）為計算客户的基礎授信額度提供前期的交易情況及回款記錄；

（二）負責公司整體應收賬款的登記、核實與統計；

（三）每月編制應收賬款賬齡分析表，並提供給信用管理人員；

（四）定期出具客户應收賬款對賬單，通過業務人員與客户核對。

第七條　經營部門職責

（一）收集客户基礎資料，填制、歸檔《客户資信檔案申請表》（附表1）；

（二）提出賒銷客户信用申請，填制《客户信用額度/信用期限核定表》（附表2）；

（三）定期更新客户信息資料，必要時申請修訂客户信用政策；

（四）定期與客户核對應收賬款並負責催收，將應收賬款差異和客户經營變更情況及時提供給信用管理人員，對其他異常情況及時告知有關人員。

第三章  管理規定

第八條　信用預算管理

針對不同客户類型、不同經營業態，在信用評估標準基礎上，結合公司經營預算和財務預算相關指標，實行信用風險總體額度管控。

每年年初，財務部結合預算指標，會同經營部門共同商定各經營部門本年度總體信用額度，並對非營利性醫療機構和其他賒銷客户分別確定信用額度總額，作為本年度信用政策核定和調整的參考基礎。

第九條　賒銷客户分類

賒銷客户依據客户類型分為醫療客户、商業客户、工業客户、零售客户、其他客户；

如有賒銷客户出現類別交叉認定的情況，需與實際業務經營情況結合確定客户分類及對應客户授信政策。

第十條  信用期限管理

信用期限，也稱信用天數，是指公司給予客户的最長賒銷期限。

賒銷客户信用期限依據客户類型和實際經營情況，結合客户所屬業態特點及公司下達經營部門的相關預算指標，綜合評定客户信用情況，確定客户的信用期限。

第十一條  信用額度管理

信用額度，也稱授信額度，是公司給予客户的最高賒銷限額。

（一）授予客户的信用額度總額應依據公司下達的應收賬款週轉天數、銷售收入、應收賬款餘額等的預算指標和具體情況確定。

（二）對商業客户信用額度的控制應嚴格參考客户的註冊資本、經營規模、協議執行情況及經營風險等情況制定。

（三）首次發生業務的客户（非營利性醫院除外），建議採取款到發貨形式。如需授予客户信用額度，需壓批（一批次）回款，且首次發貨額度不得大於50萬元。

對於首次發貨需大於50萬元的銷售業務，需經營部門在《客户信用額度/信用期限核定表》（附表2）備註中重點説明原因，通過財務部經理、總經理審批後，方可執行。

第十二條  公司信用管理涵蓋發出商品的跟蹤管理

發出商品發生之日起90天內應開具正式銷售發票。對於超過90天期限仍未開具正式發票的發出商品銷售業務，由經營部門提交《發出商品未按時開具發票説明表》（附表5）審核申請，説明未開具正式發票的原因及預計開具發票時間，並由財務部審核風險，如已超過客户信用期限，依據超信用審批流程處理。

第四章  管理流程

第十三條  客户信用檔案

收集客户信用資料進行客户管理是進行信用管理的工作基礎。客户信用資料檔案由三部分組成——客户基礎資料、客户授信資料和客户財務資料。客户信用資料檔案必須及時更新，實行動態管理。

（一）客户基礎資料的收集和建檔

經營部門銷售人員負責收集銷售客户的基礎資料，並提交給財務部。客户基礎資料包括客户名稱、地址、電話、郵編、隸屬關係、法人代表、税號、開户行、賬號、證照情況、所有制性質、註冊資本、成立時間、付款方式等。

（二）客户授信資料的收集和建檔

財務部負責收集和管理客户的授信資料，客户授信資料包括客户信用額度、信用期限的申請和批准文件。

經營部門銷售人員負責提交銷售客户的授信資料申請。

（三）客户財務資料的收集和建檔

財務部應收賬款管理人員負責每月賬務處理客户的銷售金額、回款情況，並提供應收賬款賬齡、預收賬款、發出商品等數據。

財務部負責對超期應收賬款表單和相關文件資料進行分類歸集。

第十四條  客户信用核定

經營部門申請授信的客户，必須經過公司首營客户合法資格審核。

經營部門應據實填寫《客户資信檔案表》（附表1）和《客户信用額度/信用期限核定表》（附表2）全部信息，經部門經理、分管領導審核，財務部人員依據公司客户賒銷信用標準，結合公司整體信用額度指標、客户資質具體情況和銷售客户外部資料等，審核信用額度及信用期限，報送總經理審批。 

未經信用核定的客户，不允許發生賒銷業務。

第十五條  客户信用調整

信用管理實行動態管理，客户的信用額度、信用期限需根據實際銷售、貨款回籠情況和客户的最近財務資料定期進行回顧，每年至少集中調整一次。

經營部門可根據客户實際經營情況，隨時申請調整賒銷客户信用政策，但應在賒銷客户未出現超過信用的情況之前提出。經營部門據實填寫《客户信用額度/信用期限調整表》（附表4），經部門經理和分管領導審批，財務部結合評級結果及客户實際情況審核，經總經理審批後，方可調整執行。

當客户出現異常應收賬款、嚴重拖欠貨款等情況，則需隨時調整信用額度、信用期限。

第十六條  客户超信用審批

賒銷客户在信用額度和信用期限內可以銷售，對超過信用額度或信用期限且未辦理超信用審批手續的客户，經營部門要控制或停止發貨。

需申請客户超信用額度/信用期限審批的，由經營部門填寫《客户超信用額度/信用期限審批表》（附表3），闡明超限原因，經部門經理和分管領導審批，財務部根據該客户以往回款週期及信用政策相關規定，審核超信用理由，經總經理審批通過後，針對超信用部分給予臨時信用政策，由信用管理人員在業務系統中對該客户解鎖，方可繼續銷售。

業務人員對所負責的賒銷客户應逐筆跟蹤回款，對接近回款期限的銷售單據，應儘快催收，避免出現超信用情況。

如由於特殊原因對客户拖欠貨款未及時跟蹤，在業務系統中開具銷售小票當日出現超信用情況，將依據超信用審批流程執行，對於審批中涉及的相關領導無法審批的情況，財務部認可電話請示確認方式，審批通過後方可繼續銷售。

受藥材業務經營市場性質影響，對於藥材銷售中存在的驗收時間較長的問題，給予三個月緩衝考核期，銷售出庫未開具銷售發票的單據，三個月內不考核信用期限。經營部門應儘量縮短藥材驗收時間，避免產生應收風險。

在藥材業務總額控制範圍內，一批次發貨額度較大，且在回款週期內需多次發貨的情況，需提前提交《客户超信用額度/信用期限審批表》（附表3），在備註中説明特殊處理原因，並取得業務分管領導和總經理審批通過，方可執行。

第五章  風險控制

第十七條  信用執行監控

（一）信用日常監控

財務部根據客户的信用額度和信用期限，實時監控授信客户的合同簽訂和發貨，對於超過信用額度或信用期限的客户進行分析，通知業務人員；對違規行為及時提醒，必要時報告相關領導。

經營部門和財務部應設信用監控職能或專人負責客户的信用管理工作，於每月末就應收款項餘額進行對賬，並對應收賬款的具體情況進行分析。

對近信用期限或信用額度的用户，由經營部門依據賬齡分析表預計超信用情況，及時通知收款責任人採取有效措施進行催收，降低迴款風險。

（二）信用定期監控

財務部應牽頭組織各經營部門召開應收賬款清收會議，對逾期應收賬款逐客户落實清收措施和回收時間。

財務部每月月初出具上月賒銷客户信用執行情況表，供經營部門及時瞭解客户回款情況，關注並跟蹤異常回款，及時處理。每季度發佈公司賒銷客户信用執行情況及分析報告，對上一季度客户銷售回款情況、信用額度執行情況、超信用期限情況等進行分析，供經營部門全面掌握客户經營情況，並上報公司相關領導。

財務部應根據客户銷售量大小及回款情況等因素，有針對性地選擇部分重點客户每半年填制往來詢證函，交由經營部門發往客户進行函證，並負責限期催收回函。如有不符，財務部配合經營部門查明原因，及時處理。

經營部門每月應與賒銷客户核對應收賬款餘額，如發生應收賬款餘額不符應及時查明原因，並通知財務部，連同有關部門及時處理差異。

第十八條  風險預警

經營部門應及時收集客户信息，向財務部快速反饋，並與財務部共同對客户實行跟蹤管理，識別風險客户。如果出現不利因素，應立即開展調查，採取相應的防範措施，防止不良後果的出現。

風險客户定義：

公司內部收集到的信息反映：共有客户同時出現拖欠狀況；無正常理由突然大量要貨；客户應收賬款嚴重超期，貨款回籠不正常等。

公司外部收集到的信息反映：客户管理層重要崗位的領導者或員工集中離職；客户持續或集中大批量解僱員工；外部負面報道或客户內部的業務人員對客户的負面評價增多；與客户企業往來的最重要客户產生重大訴訟或法律糾紛；客户的合夥人或股東之間產生極大的矛盾或爭議；客户的主要經營者出現負面信息（如經濟或健康出現較大問題）等。

第十九條  合同風險控制

經營部門對客户的信用管理要求應在合同中體現，根據客户信用狀況，擬訂合同條款，合理確定銷售價格、回款期限、回款獎懲和支付方式；發貨時，應儘快取得客户確認，採用送貨銷售的業務應取得客户簽收的收貨回執，並妥善保管，必要時作為催收貨款或法律訴訟依據。

第二十條  人員交接風險控制

出現銷售人員調離情況時，銷售人員應對客户信息、應收賬款對賬情況、已銷售藥品客户庫存情況等信息全面交接，經營部門需及時書面通知財務部和財務部調整催收責任人，並將新銷售人員對應客户情況提供財務部更新系統信息。

銷售人員離職需首先填制《銷售人員離職交接表》（附表6），供經營部門歸檔備查，然後依據人力資源部相關制度及《員工離職交接單》內容辦理其他離職手續。

銷售人員離職交接內容：

（一）銷售人員離職時，除要配合接任者熟悉、開展工作外，必須將其經管客户聯繫資料、應收賬款、已銷售品種客户庫存情況與接任者交接清楚，簽署《銷售人員離職交接表》（附表6），方可辦理其他離職手續。《銷售人員離職交接表》（附表6）由交接雙方、部門經理、分管領導和財務人員參與確認。

（二）經營部門經理會同離職業務人員和接手業務人員拜訪客户，將應收賬款（含發出商品）確認函和更換業務人員的通知交予客户，及時更新收賬信息。如通過對賬發現客户應付我公司金額與我公司應收金額不符，或由於單據問題等原因造成應收款不能核銷等情況時，離職人員、接手人和部門經理應會同財務人員核查原因，明確差異原因後，需確認差異解決辦法及責任人，並書面報告業務分管領導，經分管領導和財務部複核確認。

（三）經營部門經理提交客户和業務人員對應關係調整情況，包含客户名稱、原業務人員名稱及所屬部門、現業務人員名稱及所屬部門，書面通知財務部調整客户人員對應關係，同時通知財務部根據對應管理調整情況及時調整應收賬款責任人員。

（四）離職人員將所負責客户的應收賬款確認函全部收回，並出具已銷售品種客户庫存明細後，離職人員填制、簽署《銷售人員離職交接表》（附表6），經財務部複核，接收業務人員簽字確認，經部門經理監交，分管領導簽字，《銷售人員離職交接表》和所附單據一式三份，離職人和接手人各一份，另一份經營部門歸檔備查。

第二十一條  遠期應收賬款控制

（一）對延遲付款的客户，財務部應對可能導致客户違約的各種因素進行調查分析，應視情節輕重給予信用等級的降級處理；對惡意拖欠貨款的客户授信額度調整至零，對其採用即時清結的方式或列入黑名單，必要時委託第三方追款或運用法律手段討回欠款。

（二）對於銷售量下降的客户和回款期延長的客户，經營部門應及時縮緊信用政策，以免過多佔用本部門資金額度。

（三）對於確實無法收回的款項，經營部門應提供書面報告，按規定程序報公司領導審批，財務部做相應賬務處理後，繼續保留追索權，並視具體情況，追究有關人員的責任。

（四）經營部門連同財務部對於拖欠時間較長的應收賬款（包括髮出商品），應取得書面催收函證，並保存記錄，避免超出訴訟時效期限；對難以催收的賬款，應及時連同法務管理部門採取法律手段解決，減少經濟損失。

第六章  責任考核

第二十二條  實行銷售收款責任制。經營部門經理對貨款催收有管理責任，銷售人員為貨款催收的直接責任人。

第二十三條  應收賬款相關考核依據公司各經營部門績效考核辦法執行；經營部門、財務部的工作流程時限及收集、填寫客户信息的準確性及完整性納入績效考核體系。

第七章  附則

第二十四條  本制度由公司財務部負責解釋。

第二十五條  本制度自發布之日起執行。