行政管理部備用金管理制度

集團行政管理部備用金管理制度

為了加強行政管理部備用金的管理，提高資金利用效率，有效控制資金佔用，特制定本制度。

第一條、備用金定義

備用金是行政部工作人員用作集團總裁辦公室費用、日常辦公用品開支、外聯費用、文件印製費、車輛管理費用、快遞費和領導批准的其他費用等用途的資金。

第二條、備用金分類

1、 行政管理日常備用金；

2、 行政管理外聯備用金；

3、 車輛管理備用金；

第二條、備用金的管理要求：

1.行政管理日常備用金帳户由專人（即：備用金管理員）負責，實行專帳管理。行政部各工作人員需將備用金使用情況報備用金管理員備案。

2.車輛管理備用金由車管人員統一負責管理和賬務處理；

3.備用金帳户的收支記錄應於每月25日報行政管理部總經理和總經理助理審核。

第三條、備用金的支出範圍：

1.日常辦公用品開支；

2.外聯費用；

3.文件印製費；

4.車輛年檢費用；

5.快遞費；

6.餐費，不超出15元/餐；

7.晚10:00至早7:00的交通費；

8.因公務出車產生的過路費、過橋費和停車費；

9.其他得到批准的支出；

第四條、備用金的使用程序：

1.行政管理部工作人員（即借款人）需預支備用金時，應填寫“借支單”，按規定的格式內容填寫借款日期、借款人、借款用途和借款金額等事項，經行政管理部總經理和總經理助理審核並簽字同意後，方可借支備用金。

2.借款人完成業務後應在三日內到備用金專管員處，填寫好“報銷單”的各項規定內容，依財務部要求的規範格式粘貼票據，並經行政管理部經理助理和總經理審批後，再將“報銷單”返回備用金專管員處，專管員審核無誤後，辦理報銷手續。

3.借款人辦理報銷手續時，備用金專管員應查閲“備用金”台賬，查明報銷人員原借款金額，對報銷的超支款項應及時付現退還本人，對報銷後低於備用金金額款項的，應讓其退回餘額以結清原借款單所借賬款。

4.備用金專管員設立備用金登記簿，記錄支出情況，每月25日應彙總清理備用金帳户，並將備用金帳户的收支情況報行政管理部領導備查。

5.借用備用金的人員應於借款後一週內衝賬，對無故拖延者，備用金專管員發出催辦通知後還不辦理，備用金專管員可通知人力資源部和財務部將從下月起直接從借款人獎金中抵扣，不再另行通知。

6.因公務出行的車輛在行駛過程中，因不可抗力需更換汽車零配件和加油時，駕駛員需得到行政管理部負責人的批准後，方可執行。

第五條、備用金的報銷程序

1.備用金實行實報實銷的管理方式。

2.備用金專管員整理好相關的收據、發票以及各種報銷憑證至前台處，由行政前台文員統一到財務部報銷。

第六條、本制度實施過程中出現疑義的，由行政管理部領導負責解釋修訂並監督實施，本制度從頒佈之日起正式實施。