檔案信息管理制度精品多篇

檔案信息管理制度 篇一

為了使科研檔案的管理更加系統、規範和科學，提高科研的管理水平，制定以下制度：

一、科研檔案的建立規範

1、檔案實行一題一檔制度。

2、每個課題必不可少的材料（開題報告、論證書、立項書、批准書、中期成果鑑定、結題報告、驗收鑑定書等）。課題研究過程中全部紀實材料及主卷的佐證材料。（現象記錄、調查問卷、訪談記錄、教案、教學實錄等）

3、課題檔案材料要注意原始性、真實性。

4、每卷檔案都要有卷首頁，便於查找。

二、科研檔案內容：

（一）、課題檔案

課題檔案是在課題研究過程中形成的全部資料，它指文字資料、電子資料、音像資料等。

1、前期檔案：包括課題實施方案、開題報告、論證報告、課題立項、申報材料、立項批准書等。

2、中期檔案：中期檔案是課題的核心部分。包括課題實施過程的原始材料（實驗數據處理、組織培訓記錄、召開會議記錄、課題研究實錄等），中期研究成果（階段總結、論文、獲獎證書等），階段檢查記錄等。

3、後期檔案：包括課題研究總結、申請驗收報告、結題報告、最終科研成果、課題驗收鑑定書，成果應用等。

（二）、教學成果檔案：論文、創新、教具製作

（三）、試題：試卷檔案

（四）、綜合檔案

包括：

⑴各級教育行政和科研管理部門印發的有關科研工作的文件、法規、制度；

⑵科研規劃、計劃、科研工作總結；

⑶有關會議材料、領導講話；

⑷科研信息資料；

⑸教師培訓材料；

⑹科研工作檢查記錄；

⑺獲得的各種獎勵材料等。

三、科研檔案歸檔：

1、原則上每學期進行一次科研檔案的收集歸檔。根據工作性質，相關研究人員於期末將本學期資料交科研辦。

2、歸檔工作實行簽字制度。

3、對於個人有關資料，個人需要保留原件，應將複印件交檔案室留存。

4、課題檔案實行結題統一上交（或分階段上交）。

檔案信息管理制度 篇二

一、遵守保密規定，嚴格控制不應公開的檔案信息。

二、保存檔案數據信息的計算機不得與公共信息網絡聯接，確需聯接時，必須通過安全保密審查。

三、加強對檔案信息網絡傳輸的管理，確保網絡和使用過程的信息安全。

四、確定專人負責計算機系統的'管理工作，並設置計算機操作系統用户口令。

五、計算機系統必須安裝防病毒卡或反病毒軟件並及時更新版本，做好防病毒工作。

六、保存檔案數據的計算機外送修理時，應將有關數據的內容清空、刪除或將硬盤摘除，並做好計算機修理情況登記。

七、應採取有效措施，保證檔案數據庫和檔案數據安全。所有數據至少複製兩套，並異地保存。

八、信息載體（如硬盤等）損壞，必須拆除後放入待鑑定室專門保存。

九、磁性載體每滿2年、光盤每滿4年應進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低於10%，如發現問題應及時採取恢復措施。

十、具有永久保存價值的文本和圖形形式的電子文件，必須同時製成紙質文件或縮微品等拷貝件一併歸檔保存。

十一、應加強對歸檔電子文件鑑定銷燬的管理。對於屬於保密範圍的歸檔電子文件，連同存儲載體一起銷燬，並在網絡上徹底刪除；對於不屬於保密範圍的歸檔電子文件進行邏輯刪除。

十二、以上各條請本單位全體幹部職工互相監督，共同遵守。對違反本制度的，按國家有關規定處理。

檔案信息管理制度 篇三

1、項目部配置檔案信息員，由工程管理部技術員兼任，負責工程檔案、信息的收集和整理工作。

2、檔案信息員必須收集各部門需要歸檔的資料，按照檔案管理相關文件要求審查收集的資料是否符合文件要求，對不符合者退回整改處理。

3、檔案信息員對收集來的`資料按照檔案管理相關文件要求進行整理，收集整理工程竣工資料，在項目總工領導下完成竣工資料移交工作。

4、檔案信息員負責做好對內信息傳達工作，並將內部反饋意見及時上達。

5、檔案信息員負責做好對外信息發佈工作，對本單位及時報送《工程簡報》、《工程週報》、《質量月報》、《安全月報》等報表，對業主項目部、監理項目部及時報送《工程月報》、《日報》等報表。

6、及時聯繫各物資供貨單位，按規定要求審查各單位提供物資質量保證文件，對不合格文件及時退回，並要求提供合格文件。

檔案信息管理制度 篇四

1為規範檔案管理，充分發揮檔案作用，更好地為公司各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》《企業檔案管理規定》和國家檔案局頒發的有關規定，結合公司實際情況，特制定本制度。

1.2本制度適用於公司系統各單位，公司下屬單位可結合實際，制定本單位的檔案管理制度。

1.3公司檔案工作實行統一管理、分級負責的原則。公司檔案室負責集中管理全公司各種類和載體的檔案，各部門負責本部門資料的歸檔和管理工作，人事部負責人事檔案的管理工作。

1.4公司檔案工作應納入公司管理程序及各部門有關人員崗位責任制。各部門及有關人員按照其崗位職責，負責本崗位在工作中產生的各類載體材料的歸檔工作。

1.5部門文書負責對本部門形成的各載體材料進行收集、整理，填寫檔案移交清單後按要求向公司檔案室移交。

1.6公司全體幹部員工都有保護檔案的義務和維護檔案完整安全的職責，任何人不得拒絕歸檔，對私自損毀檔案和不按要求歸檔的，應當追究有關部門和責任人的責任。

2文件材料的歸檔

2.1歸檔範圍

凡公司在各項工作活動（包括籌備、成立、經營、管理及產權變動等）中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種載體材料應列入歸檔範圍，包括但不限於以下內容：

2.1.1發文、收文（上下級單位和外單位的來文）。

2.1.2會議材料：由公司及各部門負責組織召開的各種重要的綜合、專業、專題會議材料，包括會議指南、會議講話、報告、會議交流或討論材料、會議記錄、錄音、錄像和照片等，以及外出參加會議帶回的與本單位有關的文件材料。

2.1.3各類統計報表、統計資料，生產經營簡報、月(周)報。

2.1.4公司規劃、經營分析、財務分析等專題材料。

2.1.5合同協議文本包括合同協議（正本）、合同審批（會籤）表、授權委託書、招投標文件、履行情況記載、糾紛或爭議的處理情況記載及有關材料。

2.1.6調度運行材料包括調度運行報告、圖表等文件材料。

2.1.7科研課題材料包括調研、申報立項研究、試驗總結、鑑定報獎、推廣應用等材料。

2.1.8基建項目材料包括公司基本建設項目前期材料、設計、施工、監理、竣工和驗收文件圖紙等材料，以及使用、維修、改建、擴建等材料。

2.1.9會計檔案包括公司總部財務報表、賬簿、憑證、財務移交清單等。

2.1.10上級視察、對外交流、工作組調研、黨政工團等各項業務管理與活動中產生的文件（交流）材料、報告、錄音錄像及照片等。

2.1.11上級或其它單位頒發、贈與的獎狀、獎盃、獎牌、證書、錦旗，以及上級領導或名人的題詞、書畫、簽名留念冊等。

2.1.12公司及各部門負責印製的對外宣傳材料、印刷品、音像製品等。

2.1.13依靠傳播媒體展現的、有保存價值的，以特殊載體或電子形式存在的有保存價值的網站文件、電子郵件、多媒體文件、程序文件、結構性文件等。

2.1.14電力營銷過程中形成的具有保存價值的各種資料和記錄。

2.2歸檔文件材料來源

2.2.1公司內部形成的文件材料。

2.2.2公司所屬單位和派出機構（包括境外機構）應報公司的文件材料。

2.2.3公司引進項目、外購設備等帶來的文件材料。

2.2.4公司投資的全資、控股、參股企業應向公司提交的文件材料。

2.2.5公司參與的合作項目，合作單位按要求應向公司提交的文件材料

2.2.6公司執行、辦理、接收的外來文件材料及各種載體材料。

2.2.7公司在營銷工作中產生的各種與客户有關的材料等。

2.3歸檔文件材料載體

歸檔的文件材料載體主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。

2.4歸檔時間

2.4.1管理性文件材料一般應在辦理完畢後的第二年上半年歸檔。

2.4.2科研課題、基建項目、信息化項目文件材料在其項目鑑定、竣工後或財務決算後三個月內歸檔，週期長的'可分階段、單項歸檔。

2.4.3外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收後即時登記，安裝調試後歸檔。

2.4.4公司職工外出參加公務活動形成的文件材料應在活動結束後及時歸檔。

2.4.5會計文件材料在會計年度終了後由會計部門整理歸檔，保管一年後向檔案室移交。

2.4.6審計（紀檢）檔案由審計和紀檢部門負責收集整理，在工作結束後的次年6月前向檔案室移交歸檔。

2.4.7合同（招投標）文件在合同辦理完畢後三個月內向檔案室移交歸檔。

2.4.8磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結束後及時歸檔。

2.4.9電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔與紙質文件歸檔時間一致。

2.4.10下列文件材料應隨時歸檔

變更、修改、補充的文件材料。

公司內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料。

公司產權變動過程中形成的文件材料。

其他臨時活動中形成的文件材料。

2.5歸檔要求

2.5.1 整理歸檔的文件材料應遵循文件材料形成規律，保持其有機聯繫，並符合有關標準、規範要求。

2.5.2歸檔的文件材料應為原件，因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料，文件材料歸檔後不得更改。

2.5.3非紙質文件材料應與其文字説明一併歸檔。外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一併歸檔，無譯文的要譯出標題後歸檔。

2.5.4具有永久、長期保存價值的電子文件，必須形成一份紙質文件歸檔。

2.5.5歸檔文件材料的載體和字跡應符合耐久性要求。

2.5.6歸檔的文件材料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數。反映同一內容而形式不同的文件材料應保持其一致性。

2.5.7公司與其他單位合作完成的項目，公司作為主辦單位的保存全套文件材料，公司作為協辦單位的保存與承擔任務相關的正本文件。有合同、協議規定的，按其要求執行。

2.5.8各部門文書人員應檢查本部門歸檔文件材料的齊全、完整與準確情況，整理完畢並編制移交清冊，由部門或項目負責人簽字核准後向檔案室移交。重要項目的文件材料移交時應編寫歸檔説明。檔案室接收時應全面檢查歸檔文件材料的質量。

2.5.9交接雙方應認真核對移交清冊，並履行簽字手續，移交清冊各留一份以備查考。

3歸檔文件的分類和定義

公司檔案分為：A文書檔案、B生產運行檔案、C會計檔案、D工程建設項目檔案、F審計檔案、G照片檔案、H合同檔案、K科研檔案、R榮譽、實物檔案、S傳媒電子檔案、X信息化項目檔案、Y營銷客户檔案、Z招投標檔案。

3.1文書檔案

文書檔案是指企業在各項生產、經營、管理活動中直接形成的有保存價值的各種形式的歷史記錄。

3.2生產運行檔案

生產運行檔案是指企業在電力生產、調度運行中形成的有保存價值的歷史記錄。

3.3會計檔案

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。

3.4工程建設項目檔案

工程建設項目檔案是指從建設準備階段到項目竣工驗收以及運行維護技術改造過程中形成的、具有保存價值的歷史記錄。

3.5審計檔案

審計檔案是指在各類審計活動中直接形成的，具有保存價值的以紙質、磁質、光盤和其它形式存在的歷史記錄。

3.6照片檔案

照片檔案是指企業在社會活動中直接形成的以靜態圖像為主的有保存價值的歷史記錄。

3.7合同檔案

合同檔案是指企業在各類活動中與自然人、法人或其它組織就設立、變更、終止民事權利義務關係而形成的合同、協議、意向書及其過程紀錄。

3.8科研檔案

科研檔案是指在科學技術研究與管理、知識產權管理活動中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表及聲像等各種形式的歷史記錄。

3.9榮譽、實物檔案

榮譽、實物檔案是指企業在工作活動中形成的具有保存價值的榮譽、紀念品、印信類等實物形式存在的檔案。

3.10傳媒電子檔案

傳媒電子檔案是指企業或者個人在社會活動中形成的、依靠傳播媒體展現的、具有保存價值的，以特殊載體或電子形式存在的歷史記錄。

3.11信息化項目檔案

信息化項目檔案是指電力企業信息化項目建設過程中形成的具有保存價值的資料和文件。

3.12營銷客户檔案

營銷客户檔案是指在電力營銷過程中形成的具有保存價值的歷史記錄。

3.13招投標檔案

招投標檔案是指在企業招投標活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、數字、符號、圖表、聲像等各種不同載體的歷史記錄。

4歸檔文件整理

公司各種類檔案根據公司分類表進行分類，按照公司檔案基礎業務作業指導書進行整理。

4.1文書檔案的整理

文書檔案由公司總文書和部門文書在每年的第一季度將次年的文件材料向檔案室移交。檔案室彙總後按照公司文書檔案分類規定進行分類，再按照《歸檔文件整理規則》DAT/22-20xx的相關規定，以件為單位進行規範整理。

4.2生產運行、工程建設、科研、信息化項目檔案的整理生產運行、工程建設、科研、信息化項目檔案由各職能部門負責收集，保證齊全完整準確後向檔案室移交。生產運行、工程建設、科研、信息化項目檔案按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》和《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規範》的有關規定進行整理。

4.3合同、招投標檔案的整理

合同、招投標檔案由合同、招投標主管部門負責收集彙總後移交檔案室。合同、招投標檔案可歸入工程的，按照科技檔案進行整理。單獨歸檔的按照《歸檔文件整理規則》DAT/22-20xx相關規定，以件為單位進行整理。

4.4會計檔案的整理

會計檔案由財務部門按照財政部《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）的規定整理，保管一年後，連同會計檔案移交清冊一併向檔案室移交。

4.5照片檔案的整理

照片檔案由各形成的職能部門（包括新聞中心）彙總後向檔案室移交，照片檔案參照《照片檔案管理規範》的相關規定進行整理。

4.6榮譽、實物檔案的整理

榮譽、實物檔案由有關部門或個人在接收到榮譽、實物檔案後向檔案室移交。榮譽、實物檔案按件為單位整理保管。

4.7審計（紀檢）檔案由審計和紀檢部門負責收集彙總，在工作結束後的次年6月前向檔案室移交，審計（紀檢）檔案按《歸檔文件整理規則》和《紀檢監察機關案件管理辦法》的相關規定整理。

4.8傳媒電子檔案由形成部門或個人彙總後統一向檔案室移交，按照分類不同分別編號進行整理。

4.9營銷客户檔案由形成的單位收集、整理、保管。

5檔案的保管及利用

5.1公司設立專門的檔案庫房作為檔案的保管場所，檔案庫房應符合有關規定，達到“八防”要求和温濕度標準，並有專門人員管理，定期檢查。

5.2檔案庫房建立統一的台賬，做到賬物相符。檔案人員應熟悉庫藏檔案情況，根據利用者需要，通過各種手段積極開發檔案信息資源，開展如文件彙編、大事記、組織沿革、深層次編研等各種信息服務工作。

5.3凡本公司的職工，均可在檔案室或公司網絡上查閲與本部門業務有關的檔案信息資料。

5.4查閲機要檔案、重要檔案、重要會議記錄必須經部門領導批准，專人負責查閲。會計檔案需經財務部門領導批准由財務人員查閲。

5.5公司各種類檔案原則上只能在檔案室查閲使用，不得外借，如確因工作需要，需經部門領導批准。借出的檔案不準擅自複印，經批准同意借出或複印的檔案，不準轉借他人和擅自拆卷、私自摘抄，不得帶出公司外，更不得劃道、填字，塗改、損壞檔案。

5.6外單位人員查閲檔案，一律憑單位介紹信，經部門領導批准方可查閲。

5.7利用檔案的人員要填寫《檔案利用效果登記表》，主動提供檔案利用效果，及時反饋檔案利用信息。

5.8檔案管理納入辦公自動化系統，利用信息化系統和各種現代化手段，做好檔案信息資源的開發利用工作，努力實現檔案信息資源的共享，為公司各項工作提供高效與便捷的服務。

6檔案的鑑定和銷燬

6.1根據國家有關部門的規定，公司的各類檔案可分為永久、長期、短期三種。會計檔案分為3年、5年、10年、15年、20年、25年等。

6.2文件材料一經立卷歸檔後，未經批准和辦理正式手續，任何人不得擅自銷燬。

6.3對到期檔案的鑑定工作，應在公司分管檔案負責人的領導下，由檔案部門和有關業務部門的人員共同組成鑑定小組，對檔案進行鑑定，提出鑑定意見。

6.4經鑑定需要銷燬的檔案必須填寫《銷燬檔案清冊》，由公司領導審查批准後到指定場所由兩人以上進行監銷簽字。銷燬會計檔案，公司負責人要在《會計檔案銷燬清冊》上籤署意見。

7監督指導

7.1制定公司檔案管理標準、制度和規定等。

7.2對公司各部門文件材料的歸檔整理移交工作，進行業務指導。

7.3對公司所屬各單位的檔案管理工作進行業務指導和監督檢查，組織開展業務協作、交流活動。

7.4組織公司所屬各單位的評估工作，促進公司系統檔案工作管理水平的提高。

8附則

8.1本制度由公司行政部（辦公廳）負責解釋。

8.2本制度自頒佈之日起施行。

檔案信息管理制度 篇五

第一條為了規範合同的簽訂和管理，維護公司及用户合法權益，保障用户資料及檔案信息的安全，制定本制度。

第二條本制度適用於天然氣安裝合同、供氣合同及大型用户的照付不議合同。

第三條用户合同具體包括:天然氣用户工程安裝合同、燃氣報警器安裝合同、城市燃氣居民用户供氣合同、城市燃氣商業用户供氣合同及大用户照付不議合同，可根據業務調整情況增減合同類別。

第四條符合正常業務流程的零散居民用户安裝合同由業務人員與用户簽訂即可，對於商業用户安裝合同、集體用户安裝合同應由市場部經理審核簽字，分批付款的安裝合同由經營副總簽字審批；供氣合同由業務人員直接辦理，未結清安裝費用需要送氣的由總經理審批簽字；照付不議合同由經營副總草擬，總經理審核簽訂。

第五條合同內容要按規定填寫，主要條款必須清晰完整，權責要明確。集體用户必須有聯繫人姓名和電話，有工期要求的要經過規劃建設部測算後予以明確；分批付款合同一定要明確交款期限和工程安裝內容步驟，大型用户涉及產權歸屬爭議的由經營副總審核確定。

第六條天然氣安裝合同要嚴格按照物價部門確定的標準及預算部門測定的金額進行收費，業務人員不得違反公司規定擅自調整收費標準，不得多收或少收任何款項，嚴禁任何有損公司利益和聲譽的行為。

第七條業務人員要嚴格按照規劃建設管理部提供的《天然氣用户送氣通知單》和安裝驗收圖紙辦理開户手續，簽訂供氣合同。

第八條用户開户後，要及時完善表務信息、地址信息、燃氣具信息等，並打印用户信息。

第九條照付不議合同適用於上游天然氣供應商和年用氣規模在300萬立方米或日用氣規模在1萬立方米以上（含）的工業用户、大型商業用户（集中採暖鍋爐、大型中央空調）等，照付不議合同由市場部、財務部提供相關信息和數據，由經營副總經理草擬，總經理審核、簽訂。

第十條業務人員應定期將履行完畢或不再履行的合同及有關資料（包括有關的信函、圖表、批件、預算及通知單等）按編號整理，交檔案管理人員存檔，用户檔案的建立要全面、及時、準確，不得將用户檔案和信息隨意處置、銷燬、遺失。

第十一條各類用户資料的查詢要履行必要的手續，嚴禁泄漏公司和用户信息，具體規定由部門制定。

第十二條計算機上的用户信息由業務人員填寫備份，後台管理由綜合管理部網絡管理員負責，要嚴格設置分級管理和查詢使用權限，保障信息安全，保全公司利益。

第十三條本制度從20xx十月一日起執行。

檔案信息管理制度 篇六

第一章

第一條總則為加強公司文書檔案、聲像檔案資料的管理工作，保證文書檔案、聲像檔案的及時歸檔和妥善保管，特製度本規定。

第二條行政助理負責檔案的歸檔監督和日常管理工作。對檔案資料必須按年度立卷，各系統和部門在工作活動中形成的各種有保存價值的檔案資料，都要按本制度規定分別立卷歸檔。

第三條堅持部門收集保管、定期、及時歸檔制度。各系統和部門負責人均應制定專人負責收集保管本系統或本部門的檔案資料並監督其及時歸檔。名單報總經理辦公室檔案室備案，如需變動應及時通知檔案管理人員。因工作變動或離職時應將經辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷燬。

第四條利用好計算機記錄和管理，實現房地產檔案信息收集、整理、查詢、利用管理現代化，提高檔案的管理水平和利用質量。利用已建立起來的房地產檔案信息庫，來進行檔案的編目、標引，建立自動檢索系統，由計算機輔助進行檔案的接收、整理、鑑定、庫房管理、借閲利用、統計等。編制完善的檢索工具和提高系統的安全防範，做好防病毒工作，抓好用户權限管理。對電子檔案要定期進行備份，防止數據損失。

第二章

第一節

第一條文書檔案立卷歸檔法文件資料的收集管理凡公司繕印的公文一律由總經理辦公室統一收集保管。

第二條一項工作由幾個部門參與辦理在工作活動中形成的文件資料，由主辦部門收集保管。會議文件由會議召集部門收集整理後交總經理辦公室統一收集保管。

第三條公司員工外出培訓、學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動在核報差旅費時，必須將有歸檔價值的文件資料向本部門檔案人員辦理交接手續，檔案員簽字認可後會計部才可交予核報差旅費。

第四條各系統部門檔案員的職責：

（一）瞭解本部門的工作業務，掌握本部門的文件資料的`歸檔範圍，收集保管本部門的文件資料。

（二）認真執行定期歸檔制度。對本部門承辦的文件資料平時收集歸卷，每月的10日前應將歸檔文件資料歸檔完畢，並向總經理辦公室檔案員辦好交接簽收手續。

（三）承辦人員借用文件資料時，應積極地做好服務工作，並辦理臨時借用文件資料登記手續。

第二節歸檔範圍

第五條重要會議資料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄、會議紀要、人事檔案、工程圖紙、技術資料、固定資產清單。

第六條上級機關來的與公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件資料。

第七條第八條公司對外的正式發文與有關單位來往文書。公司的請示與上級機關的批覆；公司反映主要工作活動的報告、總結。

第九條公司內部的各種工作計劃、總結、報告、請示、批覆、統計報表、重要工作記錄（表單）及工作簡報。

第十條來人來訪及信訪工作資料。

第十一條公司於有關單位簽訂的合同、協議書等文件資料。

第十二條公司管理人員任免的文件資料以及關於員工獎勵、處分的文件資料。

第十三條公司的各種規章制度、實施細則、程序文件。

第十四條公司的歷史沿革、大事記及反應公司重要活動簡報、照片、錄音、錄像等。

第十五條公司保密制度中規定的保密範圍材料。

第三節

第十六條平時歸卷各個部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件資料，由檔案管理員集中統一保管。

第十七條各個部門應根據本部門的業務範圍及當年工作任務，編制平時文件資料歸卷使用的“案卷類目”“案卷類目”的。條款必須簡明確切，並標上條款號。

第十八條公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件資料，收集齊全，加以整理，送本部門檔案員歸檔。

第十九條總經理辦公室檔案員應及時將歸檔的文件資料，按照“案卷類目”，存放平時保存。文件卷內“對號入座”，並在文件處理登記薄上。

第四節

第二十條立卷工作由相關部門檔案員配合，總經理辦公室檔案員負責組卷、編目。

第二十一條案卷質量總的要求是：遵循文件形成的規律和特點，保持文件之間的有機聯繫，區別不同的價值，便於保管和利用。

第二十二條齊全完整。

第二十三條在歸檔文件資料中，應將每份文件的正件與附件、歸檔的文件種數、份數以及每份文件的頁數均應草稿與定稿、請示與批覆、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開。文電應合一立卷；絕密文件單獨立卷，少數普通文電如果與絕密文件有關密切聯繫，也可隨同絕密文電立卷。

第二十四條不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批覆，放在覆文年立卷；沒有覆文的，放在請示年立卷；跨年度的規劃放在針對的第一年立卷；跨難度的總結放在針對的最後一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其他文件的立卷，按照有關規定執行。

第二十五條卷內文件應區別不同情況進行排列，密不可分的文件資料應依順序排列在一起，即批覆在前，請示在後；正件在前，附件在後；草稿在前，定稿在後；其他文件資料以其形成規律與特點，應保持文件之間的密切聯繫並進行系統的排列。

第二十六條永久、長期或短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字跡要工整。卷內目錄放在卷首。

第三章

第一節

第一條檔案查閲、借閲及批准權限本公司內部人員借閲檔案。本公司內部人員借閲檔案。經部門領導批准後，可直接到檔案室借閲，檔案保管人員應及時提供。第二條內部各公司、各部門因工作需要查閲檔案時，必須經本公司或部門領導批准證明，負責人批准，方能查閲。

第二節第一條外單位人員因公需要查閲檔案。外單位人員應持有單位介紹信、查閲人身份證件，經負責人批准，報經理批准，方能由檔案管理人員接待查閲。同時，檔案管理人員應詳細登記查閲人的工作單位、查閲時間、檔案名稱及查閲理由。

第二條檔案一般不得帶出室外。如有特殊情況，需要帶出室外複製或借出本公司的檔案，必須辦理借出手續，經負責人批准，同時在《檔案借閲登記簿》上進行登記，註明借閲用途、歸還時間。

第四章特定政策

第二條逾期未歸還檔案者按違紀處理。借閲者要愛護檔案，不準在檔案上塗改、圈劃、摺疊等。

第三條檔案利用者必須嚴守黨和國家的機密，借閲檔案不準轉借，不得丟失，不得將檔案內容向無關人員泄露。借閲和歸還檔案時，雙方要當面點清。如發現損壞、遺失等情況，除積極追查補救外，應及時向領導報告，並視情節輕重進行處罰。

注：由立卷人填寫卷內文件數及文件頁數等情況，案卷立好後發生或發現的問題由有關檔案管理人員填寫並簽名標註時間。

立卷人：由組成本卷的負責者簽名。

檢查人：由對案卷質量進行審核的責任者簽名。歸檔時交送《卷內備考表》紙質版一份，同時交送電子版。

檔案信息管理制度 篇七

第一條 為加強檔案信息管理，充分發揮檔案信息的作用，有效保存和應用檔案信息，制定本制度。

第二條 本制度所稱檔案信息是指工程建設活動中形成的各種技術的、商務的、綜合的具有保存價值的文件、批件、標書、紀要、圖紙、照片圖片、測繪數據、視頻、簽證、信函、通知、報表等，包括紙質資料、電子版資料和多媒體資料等。

第三條 公司規劃建設管理部負責工程類檔案信息的收集、整理、報送、存檔、應用及管理工作。

第四條 調度員、測繪員、施工管理員、監理工程師、招標單位、設計單位、施工單位和公司運行管理部門是檔案信息資料的來源，負責相關資料的繪製、記錄、編輯、修改、整理、裝訂、審核與報送工作。

第五條 各種檔案信息資料應按要求分類編碼保存，要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持適當的通風。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。

第六條 工程竣工圖紙及相關資料應在歸檔的同時向生產運行相關部門及時提供。

第七條 舊管網改造時，由規劃建設管理部進行現場測繪，及時繪製改造後的圖紙並向相關部門提供。涉及調度地理信息系統數據更新的，應同步更新。

第八條 檔案資料的借閲執行綜合檔案相關條款。

第九條 檔案信息需要同時向綜合管理部歸檔的，應按要求歸檔。

第十條 保存三年以上的工程類檔案資料應移交綜合管理部檔案室統一保存，需要留存備用的可留複印件。

第十一條 未盡事宜執行綜合管理部檔案管理辦法。

第十二條 本制度從二OXX年一月一日起執行。