檔案管理制度

檔案保管制度

第一條   設立專門的檔案庫房或檔案櫃對檔案進行存放、保管，並指派專人負責，做到“專人專櫃”的管理。檔案管理人員應嚴格保守檔案機密,任何人不得擅自進入檔案室,以保證維護檔案的完整性和安全性。  

第二條    檔案室配備檔案櫃或密集架，檔案上架排列應科學合理，便於查找。在排列上架時，應按照類別和保管單位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便於管理和查找。  

第三條     對照片、光盤、U盤等特殊載體的檔案須配置密封盒和專門的案卷盒，按編號盒存放在防磁櫃。  

第四條     檔案室要做好防火、防盜、防光、防高温、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等“八防”工作。  

第五條     檔案室在接收同級別人事檔案託管機構或企業移交的檔案後，應對移交檔案進行嚴格檢查，確保後續託管業務能順利開展。

第六條  確定接收的移交檔案要辦理託管協議，做好編目工作，並及時入庫並及時完成檔案彙總統計、登記電子檔工作。

第七條  各類外借檔案必須嚴格執行檔案借閲制度，在歸還時要核對是否有遺漏或損害，及時放回原處。

第八條     定期對庫房檔案進行清理、核對工作，做到帳物相符。對破損、載體變質的檔案要及時進行修補或複製。

                 檔案室管理實施細則 

一、必須設有專門庫房或專櫃對各類檔案進行保管。  

二、檔案庫房是機要重地，除管理人員外，其他人員不得隨意進入檔案庫房。 三、庫房要保持清潔和相對温濕度，以利檔案保管。同時做好“八防”（防火、防盜、防光、防蟲、防灰塵、防潮、防高温、防有害氣體等）工作。  

四、庫房內除密集架、檔案裝具和調卷所必須的用具外，不得擺放任何與檔案庫房無關的物品，檔案裝具排放，應做到整齊劃一，符合通風、防塵要求。  

五、根據檔案庫房情況需要，可配備換氣扇、滅火器等專用設備，並定期保養，使庫房環境處於良好狀態。温度基本保持在14-24℃，相對濕度40%-60%之間的規定要求。  

六、檔案室要防止陽光直射，庫房照明光源應用白熾燈；檔案室不應靠近易燃易爆和散發有污染腐蝕氣體的場所。  

七、檔案管理人員必須每季度對庫房內的檔案進行核對，做到帳物相符。

 八、檔案庫房及檔案櫃箱鑰匙必須由辦公室專人負責保管，不得丟失。 

    檔案借（查）閲管理實施細則 

為維護檔案的完整與安全性，更好地為後期各項工作服務，特制訂本細則。    

 一、檔案科所有工作人員都有保護檔案義務， 檔案屬於涉及託管人員隱私，未經許可不得外借、外傳。  

二、各類檔案的借（查）閲，必須填寫《檔案借（查）閲申請單》

三、個人檔案一律須託管人員本人、或委託書指定的委託人，經過相關審批流程後方可借閲。  

四、外單位來人借（查）本託管人檔案，需持單位《檔案借（查）閲申請單》並經科長簽字批准，方可查閲。

 五、閲檔必須在檔案室，不得攜帶外出，以確保檔案的安全性。借出檔案材料的時間不得超過一週，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經分管領導批准。 

六、外借的檔案借閲者必須妥善保管，借閲的檔案只限本人使用，未經許可不得擅自轉借、拆開、調換、污損文件或在文件上圈點、劃字等，要保持檔案的整潔、完整。  

七、外借檔案一旦發生遺失、損壞、銷燬等，應立即知會辦公室進行處置。 

 八、檔案室對外借逾期未歸還的檔案，要及時做好催還工作。  

九、借出和歸還檔案時，應做好清點手續，由檔案管理員與借閲者當面核對清楚。

 對歸檔文件的基本要求 

第一條  歸檔的文件材料必須完整、系統、準確，各項簽字手續完備。 

第二條    歸檔的文件必須字跡清楚、工整、紙張及文件格式負荷規範要求，書寫材料要適合長期保存，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水及熱敏紙。

第三條   歸檔文件應為原件。 

第四條   科技成果鑑定、基建工程驗收必須保存檔案的完整性。文件材料不完整、不繫統的不能通過鑑定、驗收。 

第五條    移交單位在正式移交前應對移交的文件材料進行組卷並編制移交目錄，雙方履行簽字手續