會計檔案管理制度（多篇）

會計檔案管理規章制度 篇一

1、目的

2、範圍

3、會計檔案的定義和分類

3.1會計檔案是指會計憑證、會計帳薄和會計報表等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。會計檔案分為以下幾類：

3.1.1會計憑證：包括外來的和自制的各種原始憑證、記賬憑證、彙總憑證，其他會計憑證，涉及對外對私改造資料，銀行存款（借款）對賬單及餘額調節表等。

3.1.2會計賬簿：包括總賬、明細賬、日記賬、各種輔助登記簿等。

3.1.3財務報告：月、季、年度會計報表，報表附註及財務情況説明書。上級主管部門對報告的批覆及社會審計的審計報告。

3.1.4發票：增值税專用發票和普通發票，收款收據。

3.1.5其他會計資料：銀行存款餘額調節表，銀行對帳單，物資盤存表，領料單，其他應當保存的會計核算專業資料，補助項目申報資料，工商年檢資料等。

4、會計檔案的整理

4.1會計憑證：

（1）每月完成會計結帳後，於次月下旬將會計憑證裝訂成冊，根據憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀，每本憑證2.0cm厚左右。

（2）會計憑證裝訂封面的所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、憑證起止號、憑證冊數、裝訂人簽章等。

4.2會計賬簿：各種會計賬簿辦理完年度結賬後，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。

（1）會計賬簿在辦理完年度結賬後，於次年3-4月份打印，分類裝訂存放檔案室。

（2）會計賬簿的裝訂順序：會計賬簿裝訂封面-按本賬簿頁數順序裝訂賬頁-會計賬簿裝訂封底。

（3）裝訂後的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角，掉頁現象。

（4）會計賬簿裝訂封面的所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、賬簿名稱、加蓋裝訂人印章等。

4.3會計報表：

（1）會計報表編制完成並按時報送後，按月留存報表，會計報表、税務報表申報完成後於次年2月前按年裝訂成冊，統一歸檔保管。統計報表申報完成後於次年3月按年裝訂成冊，統一歸檔保管。

（2）裝訂封面的`所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、報表名稱、加蓋裝訂人印章等。

4.4財務報告：收到報告後，統一編號入檔，編號為簽發單位第一位字母縮寫(XX)—年度(XXXX)-月(XX)-流水號(XX)，項目審計報告按補助項目申報資料整理。

4.5發票：

（1）出口發票存根聯：每本開完後加封面裝訂成冊，封面內容填寫齊全：單位名稱、發票起止號、

開票起止日、開票人、裝訂人簽章。

（2）增值税發票抵税聯：按發票認證月份，於次月25日前每100份裝訂一冊，統一歸檔保管。按開票日期先後順序裝訂，裝訂順序：封面—認證結果通知——認證清單——發票——封底，封面內容填寫齊全：單位名稱、發票認證所屬年月、份數、彙總金額（按同類税率分類彙總）、冊數、裝訂人簽章。

（3）收款收據、作廢、紅衝發票：按年整理，於次年2月裝訂成冊，統一歸檔保管。按開票日期先後順序裝訂，裝訂順序：封面—目錄—發票（收據）—封底，封面內容填寫齊全：單位名稱、年份、份數、裝訂人簽章。

4.6其它會計資料：

（1）銀行存款餘額調節表、銀行對帳單：按年整理，年度對帳結束後，按月順序整理裝訂成冊歸檔保管，裝訂順序：封面—銀行存款餘額調節表、銀行對帳單—封底，封面內容填寫齊全：單位名稱、年、資料名稱、裝訂人簽章。

（2）出口備案資料：正式申報後，按憑證多少裝訂成冊，每本憑證3cm厚左右，統一歸檔保管。裝訂順序：封面—目錄—備案資料—封底，封面內容填寫齊全：單位名稱、年月、資料名稱、裝訂人簽章。

（3）物資盤點表：按月裝訂整理，封面內容填寫齊全：單位名稱、年月、資料名稱、裝訂人簽章。

（4）領料單：每月封箱存放檔案室。

（5）補助項目申報資料：按項目分類整理歸檔保管。

（6）工商年檢資料：按年整理歸檔保管。

4.7會計年度終了後，應將裝訂成冊的會計檔案進行整理。

5、會計檔案的歸檔保管

5.1財務部設專人保管會計檔案，出納人員不得兼管會計檔案。會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、保管、調閲、銷燬等一系列工作。

5.2當年的會計檔案在會計年度終了後，由財務部按照歸檔要求，負責裝訂成冊，編制《檔案管理台帳》，移交至財務部會計檔案管理人員。

5.3保存期限15年以上的檔案。會計年度終了後，3年內存放在檔案櫃（標識：年份、起止月份、檔案名稱），3年滿後放入紙箱封存保管，封箱標識：年份、起止月份、檔案名稱。

5.4會計檔案管理人員調動時，應辦理交接手續，由原管理人員編制《文件（記錄）移交銷燬申請單》，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。

6、各種會計檔案的保管期限

6.1會計檔案保管期限：參見附表《會計檔案保管期限表》。

6.2會計檔案的保管期限，從會計年度終了後的第一天算起。

6.3會計檔案的具體名稱如有同本制度附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似的保管期限辦理。

7、會計檔案的借閲使用

7.1會計檔案不允許隨意借閲、複製，不得自行借出、複製，需經財務部經理批准後方可借閲，填寫《文件借閲、複製記錄》，且借閲資料不可轉借。

7.2涉及司法案件需查閲、複印會計資料時，應事前由公司財務總監批准。

7.3借閲會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，如有特殊需要，經財務總監批准。

7.4借閲會計檔案人員，不得在檔案中標畫，不得拆卸，更不得抽換，歸還時保證檔案資料完整無損。

7.5歸還檔案時需經會計檔案管理人員審核無誤後才可入檔，並填寫歸還時間，保留備查。

8、會計檔案的銷燬

8.1每年9月份，會計檔案保管人員對保管期滿會計檔案進行整理，提出提出《文件（記錄）移交銷燬申請單》報經財務總監批准後，方可銷燬。對其中未了結的債權、債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立檔，由檔案保管部門保管到結清債權、債務時為止。正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷燬。

8.2監銷人在銷燬會計檔案前，應當按照《文件（記錄）移交銷燬申請單》所列內容清點核對所要銷燬的會計檔案。

8.3銷燬會計檔案時，應當由行政部和財務部共同派員監銷。銷燬後，應當在《文件（記錄）移交銷燬申請單》簽名蓋章，《文件（記錄）移交銷燬申請單》永久保存。

9、附則

9.1本制度自2013年11月1日起執行。以前制度與本制度相牴觸的，以本制度為準。

9.2本制度未盡事宜，按公司有關制度執行。

9.3本制度由公司財務部負責解釋和修改。

10、相關記錄

10.1《檔案管理台帳》

10.2《文件借閲、複製記錄》

10.3《文件（記錄）移交銷燬申請單》

會計檔案管理制度 篇二

1、產生目的

為保證公司文件的完整，便於查找利用，做好收集、立卷、保管、借閲、統計等工作，特制定本制度。

2、適用範圍

適用於公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。

3、正文

3.1 文件資料的收集

3.1.1 收集範圍

凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、電報、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體包括以下各項：

上級來文

（1） 上級機關召開的需要貫徹執行的會議的主要文件材料及上級機關頒發的要求公司執行的文件；

（2） 上級領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料。

公司文件材料

（1） 會議文件，包括本公司重要會議形成的文件和領導的講話稿等；

（2） 公司發佈（包括轉發）的各種正式文件的簽發稿、印製稿、重要文件的修改稿；

（3） 公司的請示與上級批覆文件，下級單位的請示與公司的批覆文件；

（4） 公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告；

（5） 反映公司業務活動和科學技術管理的專業文件材料；

（6） 公司檢查下級單位工作，調查研究形成的重要文件材料；

（7） 公司的統計報表、統計分析材料（包括計算機盤片等）、財務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料；

（8） 公司黨、團和內部組織機構在工作中形成的重要文件材料；

（9） 公司領導人在公務活動中形成的重要信件、電報、電話記錄；從外單位帶回公司有關的未經文書處理登記的文件材料；

（10）公司基本建設工程施工竣工、購置大中型設備的文件材料，公司直接管理的科研、建設項目的科技文件材料；

（11）公司成立、合併、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織簡則、人員編制等文件材料；

（12）公司的歷史沿革、大事記、年鑑、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；

（13）公司制定的工作條例、章程、制度等文件材料；

（14）公司幹部任免（包括備案）、調配、培訓、專業技術職務評定、聘任、黨員、團員、幹部、員工名冊、報表以及職工的錄用轉正、定級、調資、退職、退休等工作及幹部獎懲等文件材料；

（15）公司員工轉移工資、行政、黨、團組織介紹信及存根；

（16）公司財產、物資、檔案等的交接憑證、清冊；

（17）公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本；

（18）公司簽訂的各種合同、協議等材料；

（19）公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等；

（20）各種普查工作中形成的文件材料。

3.1.2 收集中應注意的問題

公務電報要同其他文件材料一起收集立卷。

正文和附件要同時收集。

一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存檔，但特別重要的文件例外。

作者、時間、數字模糊不清和簽發手續不全、張頁殘缺的文件，一經發現要補充完整後再立卷歸檔。

有領導重要批示意見的文件處理單，應隨文件一起存檔。

有請示無批覆的文件，應當查明原因，採取補救措施補齊，沒有書面文件的，應註明情況，並加蓋公章。

用鉛筆、圓珠筆或複寫的文件底稿，應退回文件撰稿單位複製。

經多方查找，證明確實已丟失的文件，應用公用信箋寫上文件名稱，註明丟失原因，加蓋公章，替代所丟文件歸檔。

3.2 立卷歸檔

3.2.1 公文立卷應根據其相互聯繫、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便於保管和利用。

3.2.2 文件材料的分類

應先按文件材料的重要性，在收藏時間上分為永久、長期、短期三種，然後依據事先編好的立卷類目，從文件材料的聯繫中採取相應的措施進行分門別類。

3.2.3 立卷分工

各單位形成的文件，自行立卷；

下級單位報來的重要的、批辦了的文件，由承辦單位立卷；

上級單位頒發的專業性文件，由承辦單位立卷；非專業性文件，由辦公室立卷。

3.2.4 歸檔

各單位於4月底前將上年度文件材料立卷完畢，交檔案室統一存檔（人事檔案、財務檔案、科技檔案等有特殊要求的，由其職能部門負責管理）。

各種文件、資料，按一定的特徵進行排列和系統化，必須層次分明、編寫頁碼、填寫卷內文件目錄。

不同價值、不同性質的文件資料應當區別管理，單獨立卷。

卷必須整齊，底圖一律按要求存放，以便保管、查閲。

3.3 檔案保管

3.3.1 檔案必須入框上架，科學排列，便於查找，避免暴露或捆紮堆放。

3.3.2 膠片、照片、磁帶要專櫃密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。

3.3.3 底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。

3.3.4 庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發現破損變質及時修補或複製。

3.4 檔案借閲

3.4.1 借閲檔案必須當面查點清楚，並辦理借閲手續。借閲的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、塗改，要如期歸還。

3.4.2 借出的`檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關人員翻閲。

3.4.3 借閲時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要説明情況，辦理續借手續。

3.4.4 歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，並在借閲登記簿上及時註銷。

3.4.5 凡需借閲、抄錄絕密級重要數據資料，必須經公司領導批准，否則一律不準借閲、抄錄、複印。

3.4.6 底圖一般不予外借。

3.5 檔案銷燬

對於過期並失去保存價值的文件材料，經公司領導批准，可以定期銷燬。

3.6 檔案統計

3.6.1 銷燬祕密公文，應進行登記，有2人監督，保證不丟失、不漏銷。

3.6.2 要及時對檔案數量、鑑定情況、利用情況進行統計。

3.6.3 除按上級主管部門的要求及時填報統計資料外，還應做好檔案統計的基礎工作。

3.6.4 統計數字要準確真實。

3.6.5 對永久、長期、短期保存的文件資料分別進行統計，以便反映檔案的不同價值和庫存發展趨勢。

3.7 檔案保密

3.7.1 檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。

3.7.2 不得傳播、議論有關機密問題。

3.7.3 檔案資料不準帶到公共場所。

會計檔案管理制度 篇三

一、為規範公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。

二、歸檔範圍

公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委託書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

三、公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。

四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

五、資料的收集與整理

1、公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2、在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。

3、凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。

4、各部門專用的收、發文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

5、檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

六、資料的分類與歸檔

1、公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。

2、公司檔案資料的歸檔每年一次，屬於平時立卷歸檔的不在此規定範圍內。

七、檔案的借閲

1、總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閲非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閲手續。

2、因工作需要，公司的其他人員需借閲非密級檔案時，由部門經理辦理《借閲檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。

3、公司檔案密級分為絕密、機密、祕密三個級別，絕密級檔案禁止調閲，機密級檔案只能在檔案室閲覽，不準外借；祕密級檔案經審批可以借閲，但借閲時不得帶出公司。