檔案管理制度(精選多篇)

第一篇：辦公室檔案管理制度

辦公室檔案管理制度

為加強辦公室檔案的科學管理，保證檔案的系統性與完整性，有效地為社團聯合會和各社團管理服務，結合實際情況，特制定本制度。

一、立卷、歸檔

第一條 各部門、各社團平時要做好文件的收集、整理，文件的整理、上繳工作是各部門、各社團的一項重要任務，必須認真做好。

第二條 各類文件材料由辦公室負責整理立卷、歸檔。辦公室對各部門、各社團文件立卷工作進行監督和指導，並做好應歸檔文件案卷的接收歸檔工作。

第三條 文件立卷歸檔範圍。凡是工作活動中形成的、辦理完畢、具有查考利用價值的各種文件（包括收、發文電，內部文件，各種會議文件，文件彙編，簿、冊、圖表，出版物原稿、磁盤等），均屬立卷歸檔範圍。

第四條 立卷的原則。遵循文件的自然形成規律，保持文件之間的歷史聯繫，區分文件的保存價值，便於保管和利用。

第五條 立卷方法。根據立卷原則、文件的分類，分年度、分級別、分問題、分保管期限的方法立卷。

1、分年度。將文件按其形成或針對的年度分開。

2、分級別。將文件按其重要性分成公文和一般文件。

3、分問題。將文件按其內容所反映的問題分開。

4、分期限。根據文件的不同保存價值，將文件按不同的保管期限分開。

5、保管期限分為永久、長期、短期三種。

（1）永久保存。凡是反映部門、社團主要職能活動和歷史面貌的（例如章程、申請批文、社團成立申請書等）有長遠利用價值的文件，劃為永久保存。

（2）長期保存。凡是在相當長時間內部門、社團需要查考的文件，劃為長期保存。長期保存為15年至50年。

（3）短期保存。凡是在較短時間內部門、社團需要查考的各種文件，劃為短

期保存。短期保存為15年以下。

第六條 文件的組合。組合的基本作法如下：

1、法規性文件，如制度、辦法、條例、規定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批覆、轉發件與原件，應組合在一起。

2、會議文件應單獨組合。

3、統計、報表、名冊等各類表格文件，應組合在一起。

4、工作計劃、總結等文件，一般可按部門或社團名稱組合。

5、特殊性文件材料，可根據具體情況進行組合。

第七條 檔案袋內文件的排列。檔案袋內文件應區分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在後；正件在前，附件在後；印件在前，定稿在後；案件材料中結論性材料在前，依據性材料在後。其它文件按文件的重要程度或形成時間先後排列。

第八條 文件歸檔份數。一般歸檔1份，重要的和經常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重份文件，需要辦理銷燬手續。

第九條 歸檔時間。部門或社團應於活動後一週內，將應立卷歸檔的文件整理立卷，向辦公室移交歸檔。

第十條 歸檔文件案卷的要求。部門或社團移交歸檔文件案卷，應符合下列要求：

1、歸檔文件齊全、完整。

2、每個案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號、頁號、案卷封面，填寫時用中性筆或鋼筆書寫，字跡工整、清晰。

3、檔案袋的名稱要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內文件的內容和成份。

第十一條 案卷文件一式兩份，一份作為紙製文檔保存，另一份電子文檔保存在辦公室。

二、檔案的管理和利用

第十二條 辦公室按照社團聯合會對檔案管理的要求，對存放的各類檔案進行分類整理，分類保管，編制各類檢索目錄，搞好檔案的借閲利用、統計等工作。 第十三條 經鑑定失去保存價值需要銷燬的檔案，應經分管主席審查批准後，按程序進行檔案銷燬。

第十四條 辦公室的管理貫徹“以防為主，防治結合”的原則。經常檢查防護設施和檔案保管狀況，對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計劃的進行修補、複製，保護檔案的安全與完整。

第十五條 檔案的利用。利用檔案人員，按規定辦理檔案利用審批手續與有關登記表，檔案用完後應及時歸還。

第十六條 借用檔案人員必須愛護檔案，要保證檔案的安全與保密。不得擅自塗改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉借。歸還檔案時，辦公室人員要仔細檢查，發現對檔案有損壞或泄密者，應及時向分管主席報告，按有關規定處理。

第十七條 檔案室工作人員，接待檔案利用人員要熱情，認真負責，按規定提供利用。填寫好查閲檔案登記表。

第十八條 平時彙集，按實際順序或內容分類、收集、整理，應保持文件、材料之間的來源、時間、內容方面的聯繫。若遇有上級漏發文件，應及時請求補發或取得複印件，以便存檔和查閲。

第十九條 確保文件、材料的安全，做好保密工作。

為進一步提高我辦檔案管理工作水平，根據《中華人民共和國檔案法》和省、市檔案主管部門的相關規定，結合實際，制定本制度：

歸檔範圍

一、市信息辦機關及各處室在公務活動中反映本機關職能活動、有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料，由綜合處負責收集、整理和歸檔。

二、各處室公文辦完後，應及時將公文定稿、正本和有關材料向綜合處移交。

三、財會、統計和固定資產登記等檔案，在會計、統計年度終了後，編造清冊，交由綜合處歸檔。

四、市信息化建設項目全過程檔案。

檔案保管

五、所存檔案應當分門別類、系統科學、內容完整。

六、辦理完畢的文書檔案資料,一般應(來源本站：)以年為單位，在次年六月底前按規範格式立卷歸檔。

七、檔案管理員應當做好以下工作：

1、維護好檔案的安全,做好防盜、防火、防光、防塵、防潮、防鼠、防高温工作,對損壞、黴變、散失的檔案,及時採取修補、複製、收集等補救措施。

2、每季度對檔案進行檢查,發現問題及時向領導彙報,確保檔案安全與完整。

3、嚴格按規定辦事，對進出檔案室的檔案做到“五清”，即:登記清、清點清、檢查清、核對清、檔號清。

4、保持文檔室內清潔衞生，適時通風透光，保持適宜的温、濕度。

八、檔案管理員工作調整時，應履行交接手續。

檔案查閲

九、查閲檔案應當嚴格履行批准登記手續。

1、機關各處室、二級機構因工作需要查閲檔案資料，需經綜合處審核，分管領導批准;

2、外單位查閲檔案的，應持公函,並出示查詢人員有效證件,經綜合處審核，報分管領導批准後，方可查詢。

十、查閲檔案應在文檔室內進行，檔案材料不外借。

十一、查閲檔案的單位和個人不得擅自複印和拍照,因工作需要,經分管領導批准，方可複印、拍照。

十二、凡查閲檔案,不準在檔案資料上塗改、污損、抽拆、勾畫,不準在檔案材料上標註任何符號。歸還檔案時，檔案員必須進行檢查，如發現有損壞檔案的現象，應當追究查閲者的責任。

檔案保密

十三、認真貫徹實施 《保密法》，嚴格執行黨和國家的保密制度，維護檔案的完整與安全。

十四、未經許可，非檔案工作人員不得進入文檔室,不得翻閲檔案案卷。

十五、查閲涉密文件資料時，應報分管領導批准後方可查閲，不允許複印、拍照等任何形式的複製。確需複製的，須報單位主要負責同志審批，並嚴格按照《保密法》的相關規定執行。

十六、歸檔檔案不允許帶出文檔室以外。查閲檔案時,不得翻閲其它無關檔案。

十七、文檔室和檔案櫃應當隨時加鎖，確保檔案的安全。

十八、未經批准, 文檔管理員不得擅自提供、抄錄、拍照、公佈檔案內容。

檔案登記統計

十九、建立檔案統計台帳，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行登記和統計，做到及時準確無誤。

二十、按照有關規定，按時向檔案行政管理部門和專業主管部門的檔案管理部門報送檔案統計年報。

二十一、按時完成上級檔案行政管理部門部署的登記和統計任務。

檔案鑑定與銷燬

二十二、按照國家檔案局下發的檔案鑑定標準對本單位的所有行文進行鑑定。

二十三、檔案鑑定後，對沒有保存價值的文件 (即不歸檔的文件)和保存期滿的檔案才能進行銷燬。

二十四、凡需銷燬的檔案,應編制銷燬清冊,由辦領導批准後,方可在有保密資質的造紙廠銷燬。

二十五、批准銷燬的檔案,必須由兩人以上監銷，監銷人應在銷燬清冊上簽字，並註明銷燬方式和日期。特殊情況可暫緩銷燬。

二十六、因檔案管理人員責任心不強造成不良後果的，視情節給予處分。

市信息化項目檔案管理

二十七、市信息化項目檔案管理遵循《科學技術檔案案卷構成一般要求》（gb/t11822-2014）和《歸檔文件整理規則》（da/t22-2014）相關規範。

二十八、綜合處統一受理項目建設單位的文檔報送和檔案管理，建設單位不得拒報、瞞報。對不按規定提交項目建設檔案的，市信息辦有權暫停該信息化建設項目後續工作，所有後果由項目建設單位負責。

二十九、根據《合肥市信息化項目管理實施細則》規定，信息化項目建設檔案包括：

1、項目申報材料：財政預算“一上”截止前，向市信息辦申報下一年度信息化專項資金的建設計劃和項目預算；申請立項報告及項目建設方案。

2、項目論證材料：項目建設方案。

3、項目立項材料：項目建設內容及預算簡表；項目正式批覆。

4、項目實施材料：項目建設合同；《合肥市信息化建設項目執行情況表》

5、項目驗收材料：技術報告、開發工作報告、測試報告、監理報告、用户報告、經費使用報告及建設合同要求提供的有關資料；項目驗收意見書。

6、經費支付材料：工程款支付情況

7、績效評估材料：自我評估和第三方績效評估報告

三十、信息化項目建設單位在報送項目紙質材料時，應一併提供電子版以供存檔。

三十一、為保證檔案質量，項目建設單位應按照以下統一標準，整理標準文檔。

1、文檔的編制應遵循科技文件材料的形成規律，按照產生的時間順序，並按照案卷內科技文件材料的有機聯繫進行整理，各類材料應完整、準確，如實反映項目審批、建設、完善、驗收、運行的全過程。

2、文檔使用紙張規格統一為a4紙張（黨委系統文件使用16k標準用紙除外），紙張規

格不可超過310mm×220mm（長×寬），整卷厚度不得超過40mm。

3、整卷文檔應執行完整的頁碼標識（空白頁不標識頁碼），並在文檔首頁前編制目錄索引。

4、文檔不可使用金屬及塑料材料進行裝訂。

三十二、本制度由綜合處負責解釋

三十三、本制度自公佈之日起施行

第二篇：檔案管理制度

為加強機關檔案的科學管理，保證檔案的完整、準確、系統、安全，提高機關檔案工作效率和工作質量，特制訂以下管理制度。

(一)檔案安全保密制度

1、檔案管理人員必須遵守保密守則，要嚴守祕密，嚴防泄密、失密。

2、檔案管理人員要嚴格執行檔案的查借閲手續，借出的檔案要及時歸檔、核實。

3、檔案管理人員要增強保密觀念，經常檢查設施安全保密情況；離開檔案室時，必須鎖好文件資料櫃，關好門窗。

4、銷燬檔案要登記造冊，經分管副局長簽字批准後方能進行，銷燬時要有監銷人，並履行簽字手續。

5、檔案室內嚴禁吸煙，以防火災。

(二)檔案保管制度

1、檔案室屬機要重地，外人不得隨便進入。

2、保持室內衞生整潔，檔案分類排放、排列整齊。

3、切實做好防盜、防火、防潮、防塵、防高温、防強光等工作，室內禁止存放易燃易爆等危險物品。

4、檔案管理人員要熟悉庫藏情況，對庫藏檔案和資料的保管情況定期進行檢查核對，做到帳物相符。

5、未經批准，任何人不準將檔案帶出庫房，更不準私自摘抄、外傳。

(三)檔案利用制度

1、檔案管理人員應熟悉所藏檔案的情況，完善檔案檢索工具，及時準

確地提供檔案利用服務。

2、市水利局本單位工作人員因工作需要，可查閲本部門形成的檔案。查（借）閲局會議記錄，必須經局辦公室主任批准後方可查閲。查（借）閲局黨務資料，須經局黨總支書記或局機關支部書記批准後方可查閲。

3、查閲檔案須填寫《檔案借閲登記表》，未履行登記手續，檔案管理員可拒絕查閲。

4、外單位查閲本機關檔案，必須持有單位介紹信，並經分管辦公室的局領導批准後方可借閲。

5、查閲檔案時，嚴禁塗改、圈劃、抽換、批點、污損、拆卷或增刪檔案內容，不得吸煙。

6、歸還檔案時，檔案管理員要認真檢查清點檔案的完好狀況，及時記載檔案的利用情況。

(四)立卷歸檔制度

1、凡是水利局機關從事各項業務工作，所形成的具有參考利用價值的各種內容、形式和載體的文書材料，均屬立卷歸檔範圍。任何科室和個人都無權扣壓和銷燬必須歸檔的文件材料。

2、歸檔時間。文書檔案一般在每年年底全部收集完整，次年三月底前完成全部整理、立卷歸檔工作。會計檔案一般在會計年度終了一年後移交給財務管理站保管。工程技術檔案一般在工程項目竣工驗收後，由水利科負責收集、整理後移交檔案室，集中管理。各科室聲像檔案要注意隨時歸檔備份，每年12月提供局檔案室存檔。

3、立卷歸檔的要求。歸檔的文件材料要保持它們之間的歷史聯繫，區分保存價值，分類整理立卷，案卷標題簡明扼要，目錄頁號編制準確，便於保管和利用。凡局機關形成的各類文件材料，歸檔應為原件，且要求做到完整、準確、系統，存檔時由檔案管理人員審查核定。

4、各業務科室向局檔案室移交的文檔要有清單，歸檔時，必須履行交接手續，交接雙方及監交負責人應分別在清單上簽字，以備查考。

第三篇：人事檔案管理制度

六、人事檔案管理制度

第一章

第1條 總則 為了人事檔案管理的制度化、規範化，完善人事檔案收集、整理、查

閲的流程和手續，維護其完整性，特制定本制度。

第2條 人事檔案是員工的過去背景和現在情況的記錄資料，所有員工均應建

立人事檔案。

第二章

第3條

第4條 原則 規範化：使人事檔案管理有章可循。 完整性：人事檔案管理人員應對員工檔案的真實性、完整性負責，作

好檔案資料的收集、歸檔工作。

第5條 保密性：人力資源行政部有責任對員工檔案中的資料信息保密。檔案

櫃應隨時保持關閉狀態，無權限人員不得隨意查閲。

第三章

第6條 歸檔內容 人力資源行政部應在新員工入職後5個工作日內為其建立人事檔案。

需歸檔資料：

1） 應聘人員登記表；

2） 員工登記表

3） 員工面試綜合評價表；

4） 聘任書；

5） 本人身份證、户口本複印件；

6） 學歷學位證、職稱證件複印件；

7） 保證書、擔保書；

8） 擔保人身份證、户口本複印件；

9） 體檢表；

10） 最近3個月內免冠1寸照片4張。

第7條 員工人事檔案中有下列事項變更：地址和電話、婚姻狀況、生育狀況、

緊急聯繫人變更、進修狀況，當事人須三天內通知人力資源行政部。

第8條 員工工作期間發生任何變動事項，人力資源行政部應及時收集變動資

料，為其更新、完善人事檔案。需歸檔資料：

1） 勞動合同（含與員工同時生效的其它協議）；

2） 任免決議（複印件）；

3） 考核記錄；

4） 獎懲記錄；

5） 培訓記錄；

6） 職位與薪資變動記錄；

7） 辭職申請表；

8） 離職手續清單；

9） 辭職員工意見與建議調查表。

第四章

第9條

第10條

第11條

第12條 檔案查閲管理 總裁/總經理可查閲全體人員檔案。 主管副總、部門經理可查閲所屬部門全體員工檔案。 人力資源行政部總監、經理、人事檔案管理人員可查詢全體員工檔案。 查閲員工檔案必須在人力資源行政部查閲，未經批准，不得將檔案借

出或私自摘抄記錄。

第13條

第14條

第五章

第15條

第16條

查閲人事檔案的人員，對檔案內容應嚴加保密。 不準在材料上圈劃、塗改、銷燬、撤消、拍照、複印等。 附則 本制度由人力資源行政部制定，解釋權歸人力資源行政部。 本制度由總裁/總經理簽發，自發布之日起施行。

第四篇：司法所檔案管理制度

司法所檔案管理制度

一、司法所檔案管理工作由指定人員負責，包括接收、收集、整理、保管。

二、各類檔案的組卷要準確。卷內目錄、案卷封面填寫完整準確、字跡清晰美觀，裝訂案卷規範、統一、牢固。

三、檔案整理。按規定製定統一的檔案分類編號方案。案卷的排列、編號符合規定要求。

四、文件的整理。鑑別沒有存檔利用價值的公文，可報主管領導批准，可定期清退和銷燬。對縣（區、市）司法局的文件、簡報等資料，要做好歸檔工作，無須存檔要統一銷燬。

五、檔案箱、資料櫃和檔案資料放置的設備要整齊，做到不同規格分類排列。

六、庫房管理。庫房保持清潔衞生，落實防盜、防火、防光、防高温、防潮、防塵、防鼠等安全措施。

七、檔案管理人員要有良好的司法檔案人員職業道德規範、嚴格遵守崗位紀律，嚴格執行檔案保密制度，嚴守國家機密

第五篇：養殖檔案管理制度

養殖檔案管理制度

1. 養殖場應當依法向縣畜牧獸醫局備案，取得畜禽養殖代碼，作為養殖檔案編號。

2. 養殖場養殖免疫檔案，需完善以下內容：免疫記錄、診療記錄、生產流水日報表、病死畜禽無害化處理表、飼料添加劑使用記錄、獸藥使用記錄、獸藥疫苗採購記錄、藥物添加劑及限用添加劑使用記錄、生產銷售記錄、飼料採購記錄、標識使用記錄等。

3. 養殖場需妥善保管養殖免疫檔案，每年一月底前將上年度動物防疫條件情況和防疫制度執行情況向發證機關報告，養殖檔案保存時間不得低於2年。

4. 養殖場所停業後，於停業後30日內將《動物防疫條件》交回發證機關注銷。

5. 《動物防疫條件合格證》丟失的，於15日內向發證機關申請補發。