正版軟件管理辦法

1. 目的

為落實XX集團有限公司（以下簡稱“集團公司”）計算機軟件管理工作主體責任，加強正版軟件管理，保障信息安全，提高使用效率，降低使用成本，推進軟件正版化工作規範化，標準化，制定本辦法。

2.適用範圍

2.1 適用的業務範圍：集團公司正版軟件（以下簡稱軟件）的登記、購買、使用等業務。2.2 適用的部門範圍：集團公司各總部（部、室、中心）、集團公司工會。集團公司下屬企業可參照執行。

3.規範性引用文件（包括編制依據）

4.管理原則

4.1堅持依據現行法律、法規、規章和政策政令的原則；4.2堅持規章系統性、科學性和實用性統一的原則；4.3遵循防範風險、降低成本、信息安全、統籌管理的原則。

5.術語和定義

5.1 計算機軟件，是指計算機程序及其有關文檔。

5.1.1計算機程序，是指為了得到某種結果而可以由計算機等具有信息處理能力的裝置執行的代碼化指令序列，或者可以被自動轉換成代碼化指令序列的符號化指令序列或者符號化語句序列。同一計算機程序的源程序和目標程序為同一作品。

5.1.2文檔，是指用來描述程序的內容、組成、設計、功能規格、開發情況、測試結果及使用方法的文字資料和圖表等，如程序設計説明書、流程圖、用户手冊等。

5.2 軟件產品分類主要分為應用類軟件、系統類軟件、支撐類軟件、其他類軟件等4種類別。

5.2.1 應用類軟件主要是指解決特定業務的軟件，包括通用應用軟件和行業應用軟件。例如以項目方式建設的業務、管理軟件或單獨購買/免費獲取的工具軟件。

5.2.2 系統類軟件主要是指能夠對硬件資源進行調度和管理、為應用軟件提供運行支撐的軟件。例如操作系統軟件、殺毒軟件、固件、系統控件、驅動程序等。

5.2.3 支撐類軟件主要是指支撐軟件開發、運行、維護、管理, 以及和網絡連接或組成相關的支撐類軟件。例如開發支撐軟件、中間件、虛擬化軟件、大數據處理軟件、人工智能軟件等。

5.2.4 其他類軟件主要是指不屬於以上類別軟件的其他軟件，例如嵌入式軟件、工業軟件、信息安全軟件等。

5.3 開源軟件是指源碼可以被公眾使用的軟件，並且其使用，修改和分發也不受許可證的限制的軟件。5.4 商業軟件是指在指計算機軟件中，被作為商品進行交易的軟件。5.5 OEM軟件是指原始設備製造商軟件。5.6 免費軟件是指可以自由而且免費的使用該軟件，並拷貝給別人，而且不必支付任何費用給程序的作者，使用上也不會出現任何日期的限制或是軟件使用上的限制。5.7 正版軟件是指由著作權人發佈，並獲得相應授權，能合法使用的軟件。5.8 盜版軟件是指未經版權所有人授權，非法制造、修改、破解、複製的軟件或有授權但超出授權使用範圍、期限進行多次安裝的軟件。盜版軟件一般沒有售後服務、無法升級，具有一定的信息安全風險。5.9 軟件使用許可是指軟件權利人與包括企業用户在內的使用者之間訂立的確立雙方權利義務的法律文書。按照許可證的不同形式、功能來劃分，常見的軟件使用許可有單人許可、單機許可、預裝許可、開放式許可、場地許可、網絡許可和租憑許可。5.10 軟件正版化是指按照相關法律法規，購買正版軟件，代替原來安裝的非法產品；或者是使用開源免費系統和開源免費軟件來代替盜版軟件。簡單講就是指合法使用正版軟件。從工作上講還包括相關工作機制、工作台賬、工作內容等。

6.管理機構及職責

6.1信息管理中心

信息管理中心為集團公司軟件正版化的歸口管理部門，具體職責如下：

a）負責集團公司軟件正版化工作的歸口管理；

b）負責集團公司計算機軟件工作計劃、工作措施、宣傳培訓、工作總結等；

c）負責指導並督促集團各單位軟件正版化工作責任部門貫徹落實軟件正版化工作；

d）負責集團公司正版軟件的分類指導；

e）負責開展集團公司軟件管理監督檢查；

f）負責納入集團公司統一管理軟件的預算編制、需求收集、安裝維護管理；

g）負責集團公司計算機軟件著作權的管理，計算機軟件著作權申報指導、備案歸集管理等；

h）負責集團公司軟件正版化管理的其他工作。

6.2法律合約部

法律合約部作為正版軟件法律風險管理部門，主要職責：

a）負責集團公司軟件產權法律諮詢指導。

b）參與集團公司軟件產權糾紛處理，負責知識產權訴訟、仲裁。

c）負責集團公司軟件正版化法律風險管理的其他工作。

6.3 財務管理部

財務管理部為集團公司軟件採購資金管理部門，具體職責如下：

a） 根據納入集團公司集中統一採購軟件的確定需求，負責相關預算管理。

b） 負責集團公司軟件正版化軟件財務管理的其他工作。

6.4 資源服務中心

資源服務中心為納入集團公司集中統一購買軟件的採購管理部門，具體職責如下：

a）根據集團公司集中統一採購收集的確定需求，負責相關正版軟件採購；

b）負責組織集團公司集中統一採購的相應合同簽訂、支付等工作。

6.5 集團公司二級單位

集團公司各二級單位為各使用正版軟件的責任主體部門，具體職責如下：

a）負責本單位軟件正版化管理工作，督促指導下屬部門貫徹落實軟件正版化工作；

b）負責本單位專業類等軟件的採購和納入集團集中統一採購軟件本單位用户需求的提報；

c）負責本單位的正版軟件日常管理工作；

d）負責開展本單位正版軟件檢查工作，負責落實集團公司正版軟件管理要求；

e）負責本單位建立並維護正版軟件使用管理台賬、資產配置管理；

f）負責本單位正版軟件安全管理、風險管理、軟件知識產權登記、軟件著作權備案等；

g）配合集團公司正版軟件管理歸口管理部門開展軟件管理其他工作。

7.管理要求

7.1軟件正版化工作責任制度

7.1.1集團公司各二級單位成立軟件正版化工作領導小組，編制本單位《軟件正版化工作領導小組成員信息表》（附件1），單位分管領導是本單位軟件正版化工作的第一責任人，負責統籌協調推進本單位軟件正版化工作，督促員工嚴格遵守軟件正版管理規章制度。

7.1.2集團公司各類軟件必須使用正版軟件，集團公司員工簽署使用正版軟件承諾書（附件2），嚴格遵守軟件正版化工作相關規定，不得隨意私自在工作計算機上安裝盜版軟件或卸載工作軟件。

7.2 計算機軟件著作權管理

7.2.1 集團公司計算機軟件著作權的管理按照《XX集團有限公司知識產權管理辦法》中7.6條款執行。

7.2.2 軟件著作權登記。根據業務需要，符合《計算機軟件保護條例》和《計算機軟件著作權登記辦法》規定的集團公司研發的軟件（以第一完成人），在軟件開發完成後由軟件業務主管部門申請軟件著作權登記。集團公司範圍內的軟件著作權人可在中國版權保護中心或登錄中國版權登記門户網查看指南辦理登記。

7.2.3 軟件著作權備案。集團公司範圍內的軟件著作權人在取得《軟件著作權登記證書》後的1個月內應向信息管理中心備案。

7.3 軟件購買管理

7.3. 1 集團公司各單位要按照控制成本、確保我司信息安全的原則，充分考慮實際工作需要和軟件性價比，科學合理制定軟件採購方案。正版軟件採購費用應當納入本單位年度預算。

7.3. 2集團公司採購的各類軟件均要求為正版軟件，主要是採購軟件使用許可權，各軟件採購單位需準確核實擬採購軟件的知識產權狀況，應當明確需採購軟件的兼容性、授權方式、信息安全、使用年限、技術支持與軟件升級等售後服務要求，防止侵權盜版軟件產品進入採購渠道，避免集團公司構成侵權和帶來法律糾紛。

7.3.3 集團公司正版軟件按照購買方式主要分為通用辦公類軟件、專業類軟件、其他類軟件等3種類別。原則上桌面通用辦公類軟件納入集團公司統一集中採購（例如OFFICE、PDF桌面常用辦公軟件等）；專業類軟件及其他業務軟件應由各業務使用部門負責自行採購；並做好正版軟件使用台賬維護，由集團公司二級單位在每年度統一向集團公司信息管理中心報備正版軟件使用台賬及許可證明（合同等法律文件或授權許可證）。（專業類軟件主要是軟件使用部門為滿足業務需要的計算機專業軟件，例如Photoshop、CorelDraw、AutoCAD，Adobe等系列圖像、影音製作、數據分析等軟件。其他類軟件是除前兩類軟件的其他軟件。）

7.3.4 納入集團公司統一集中採購正版軟件的工作流程如下：

a) 由信息管理中心統籌收集各使用單位的需求，軟件使用單位負責編制本單位的軟件使用需求（附件3），軟件採購需求要明確軟件名稱、版本、使用理由、許可數量、備註授權方式等內容。費用分攤原則按照“誰使用誰付費”的原則，集團公司各軟件使用單位根據實際使用軟件數量、規模承擔各自相應費用。

b) 信息管理中心對軟件使用單位報送的軟件使用需求進行審核，核減缺乏合理性的需求。

c) 信息管理中心充分考慮實際工作需要和軟件成本等因素，開展軟件市場調研，開展相關項目立項，組織調整實際採購軟件規模數量。

d) 信息管理中將收集到的採購需求（附件4）提報資源服務中心，由資源服務中心統一集中採購、簽訂合同和支付，軟件廠商或經銷商等與集團公司、各軟件使用單位簽訂相關合同。

7.4 日常管理規定

7.4.1軟件日常使用管理工作主要包括：制定年度工作計劃、編制預算與採購、軟件維護管理、督促檢查、宣傳培訓、總結報告等工作。

7.4.2 制定年度工作計劃。信息管理中心負責牽頭制定集團公司年度軟件正版化工作計劃。軟件正版化工作計劃要明確目標任務、推進措施、進度安排、檢查方案等主要內容。

7.4.3編制預算與採購。軟件使用單位每年根據實際需要，填報《軟件使用需求申請表》（附件3）。統計彙總軟件使用部門報送的軟件使用需求，編制年度《軟件採購計劃表》（附件4）。

7.4.4安裝維護管理

管理權限。納入集團統一管理的軟件由信息管理中心組織安裝和維護工作，參考附件9、10、11。其他自行採購軟件由軟件使用單位負責組織安裝維護，並做好相關安裝維護台賬管理。

軟件升級。工作人員不得私自升級計算機上已安裝的商業軟件。工作人員因個人工作需要，要求升級計算機上已安裝的商業軟件，需經所在部門信息歸口管理部門許可方可實施，參考附件9、10、11。

使用規範。員工在實際工作中不得有下列行為：

a）擅自複製和銷售計算機軟件產品的複製品。

b）在採購計算機等設備時，通過其他途徑要求銷售商安裝非正版軟件。

c）超越授權使用許可合同的要求擴大安裝範圍。

d）未經授權將計算機軟件放在網上供他人下載使用或將授權賬號給他人使用。

e）明知是未經授權的計算機軟件而從網上下載使用。

f）故意規避或者破壞軟件著作權人為保護其著作權而採取的技術措施。

g）故意刪除或者改變計算機軟件權利管理信息。

h）在計算機維修過程中，軟件使用人要求維修人員安裝非正版軟件。

i）其他引起法律風險的軟件使用行為。

7.4.6 監督檢查

由集團公司信息管理中心每年組織開展集團公司正版軟件使用情況檢查工作，制定檢查內容，重點檢查軟件正版化管理工作責任落實、軟件使用許可證管理、台賬管理等內容，對檢查發現的問題，督促相關單位落實整改。

集團各單位每年組織開展部門內軟件使用情況檢查工作，制定檢查內容，重點檢查軟件正版化管理工作責任落實、軟件使用許可證管理、台賬管理等內容。

7.4.7宣傳培訓、工作總結

各單位負責本單位軟件正版化宣傳培訓工作，提高工作人員的版權意識，通過專題會議或培訓、單位網站、知識競賽、宣傳手冊、海報、視頻等方式宣傳軟件正版化工作意義和成果。

各單位總結年度軟件正版化工作，重點是軟件正版化工作責任落實、軟件採購、軟件使用管理、督促檢查等情況，填寫《軟件正版化工作信息統計表》（附件5）。

7.5 建立台賬制度規定

7.5.1軟件使用單位負責建立本單位規範的軟件安裝使用管理台賬，對各類正版軟件進行管理，台賬主要內容包括：軟件名稱、版本、授權許可證書編號、使用部門、許可期限、安裝時間等，有關的軟件介質、説明書、使用許可證（或合同）等；由專人建立、更新和維護台賬、妥善保存相關資料，以備檢查。軟件台賬建立參考《可使用免費軟件清單》（附件6）、《軟件使用情況彙總表》（附件7）、《軟件使用情況明細表》（附件8）和《軟件安裝維護情況明細表》（附件9）。

7.6 軟件資產配置

7.6.1 嚴格執行相關法律法規和集團公司相關制度規定處置資產，遵循合法授權、從嚴控制、合理配置、避免浪費的原則。

7.6.2 軟件選型前，軟件使用單位需對相關軟件進行統一測試和試用，綜合考慮軟件的價格、兼容性、安全性和售後服務等因素，確定軟件選型，明確軟件名稱和版本。根據規模，優先採用場地授權（許可）方式配置軟件。

7.7 軟件安全管理

7.7.1 集團公司各使用單位在使用正版軟件時應遵守信息安全的原則，防範軟件安全風險，不得隨意使用存在安全漏洞的軟件。

7.7.2 集團公司各單位在項目建設過程中集成到各項系統的插件及採購的各類軟件（含第三方開發工具）應由合同甲方嚴格核實乙方單位使用的各類軟件（含第三方開發工具）知識產權情況，在合同中應規定有關責任承擔和處罰條款，不得使用盜版軟件，避免構成侵權和帶來法律糾紛；使用開源軟件應識別、檢查開源軟件附帶的許可證約定義務（附加版權聲明），避免使用開源軟件引發潛在的法律糾紛。

7.7.3 堅持“國產優先”原則。集團公司逐步開展軟件國產化研究，鼓勵集團公司各單位積極推廣使用自主安全可控的優秀國產軟件。

7.8罰則

7.8.1 對非不可抗力等客觀原因造成集團公司軟件侵權損失的，將追究當事人及其部門負責人的相關責任，實行經濟損失責任人賠償制度。若違反法律法規的，按國家相關法律法規處理。

7.8.2 各單位落實責任追究制度，對於相關部門沒有落實軟件正版化工作規定，存在工作人員使用盜版軟件的，一經發現，信息管理中心將在計算機終端使用情況檢查結果中予以通報。

7.8.3 工作人員違反軟件正版化工作相關規定，私自在工作計算機上安裝盜版軟件或卸載重要工作軟件造成相關損失的，各單位可視情況制定處罰規定予以處罰。

8.支持文件

9.文檔歷史

10.附則

本管理辦法由信息管理中心負責解釋。

附件：

1. 軟件正版化領導小組成員信息表

2. 使用正版軟件承諾書

3. 軟件使用需求申請表

4. 軟件採購計劃表

5. 軟件正版化工作信息統計表

6. 可使用免費軟件清單

7. 軟件使用情況彙總表

8. 軟件使用情況明細表

9. 軟件安裝維護情況明細表

10. 軟件安裝維護申請表

11. 軟件安裝維護確認單