公文寫作要領

公文寫作要領

1、決定

（1）功能

適用於重要事項或者重大行動作出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。

（2）分類

A.法規政策性決定。

如《關於懲治虛開、偽造和非法出售增值税專用發票犯罪的決定》

B.重要事項的決定。

如《中共中央關於加強同人民羣眾聯繫的決定》

C.獎懲決定。

如《國務院關於處理“渤海二號”事故的決定》

2．通告

（1）功能

適用於公佈社會有關方面應當遵守或者周知的事項

（3）分類

a. 法規性通告

b. 知照性通告

c. 通告不寫抬頭，無主送單位。

d. 通告與公告的區別

a. 內容重要性不同

b. 對發文機關限制性有較大不同

c. 發佈範圍有所不同

3．通知

（1）功能

適用於批轉下級機關公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項。

（2）分類

a.發佈指示的通知

b.頒發規章的通知因在行政公文文種中沒有條例、規定、辦法、細則、方案等文種，所以在發佈這類規章性文件時，都要用通知，也就是加一個文件頭。

如人事部關於印發《人事爭議處理辦案規則》和《人事爭議仲裁員管理辦法》的通知被髮布規章全文附在通知後，但不作附件處理。

c.批轉、轉發文件的通知

d.曉諭性通知

e.任免通知（人事任免用決定和通知的區別）

4．通報

（1）功能

適用於表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

（2）分類

表彰通報：介紹先進事蹟＋先進事蹟意義＋表彰決定＋希望號召

批評通報：錯誤事實＋錯誤性質分析＋懲罰措施＋提出希望要求

情況通報：緣由目的＋情況信息＋希望要求

5．意見

（1）功能

適用於對重要問題提出見解和處理辦法。

（2）分類

規劃性意見

實施意見

具體工作意見

6.批覆

（1）功能

適用於答覆下級機關的請示事項

與其他文種不同的是，往往在標題主要內容中明確表示對請示事件的意見如《國務院關於同意陝西省撤消榆林地區設立地級榆林市的批覆》

主送機關一個，即發出請示的下級機關

以上6種為下行文。

7．報告

（1）功能

適用於向上級機關彙報工作，反映情況，答覆上級機關詢問。

（2）類型

a、工作報告

b、情況報告

c、建議報告

d、答覆報告

e、報送報告

8、請示

（1）功能

運用於向上級機關請求指示、批准

（2）應用範圍

a、遇到問題無法解決，需要上級指示

b、處理較為重要的事件和問題，要上報批准

c、遇到問題，雖有解決方法，但沒有權力或能力實施，需要上級幫助

d、對有關方針、政策和上級發佈指示有疑問，要上級解答

e、下級機關之間在重要問題上出現意見分岐，要上級仲裁

f、請上級領導參加活動，指導工作

（3）分類

a、請求指示的請示

b、請求批准的請示

主送機關只能有一個，如需同時送其他機關，應當用抄送的形式只能主送上級機關，不能送領導者本人不得越級

請示，必須由主要負責人簽發，要留下聯繫人聯繫電話

常用結語（當否，請批示，妥否，請批覆，以上請示，請予審批，特此請示，請予批覆等）

以上兩種為上行文

9.函

（1）功能

適用於不相隸屬機關之間商洽合作，詢問和答覆問題，請求批准和答覆審批事項。

（2）分類

a.公函和便函b.發函和覆函

函是平行文，寫法特別要注意用語分寸。

10．會議紀要

（1）功能

適用記載、傳達會議情況和議定事項。

（2）分類

a.決策型

b. 交流型

c.研討型

三、公文的格式

1．公文格式的組成

公文格式的組成要素包括：

（1）發文機關標識（版頭、紅頭） （2）公文份數序號

（3）密級（4）發文字號

（5）簽發人（主要用於請示） （6）標題

（7）主送機關（內發可省略） （8）正文

（9）附件（10）發文機關署名

（11）成文日期（12）印章

（13）附註（此件發至 XX級） （14）主題詞

（15）抄送單位（16）印刷機關和印刷時間

印刷用紙和技術要求：用A4型紙（297X210），正文用3號仿宋體，每頁22行，每行28個字。

2．發文字號

編寫發文字號原則：包括機關代字、年份、序號。

注意：年份不能省略，兩邊用六角括號；序號不編虛位，不加第。

3．公文標題

標準式：發文機關+發文事由+文種

凡是有紅色版頭的文件，因已表明發文機關， 故發文機關名稱可省略。 特殊形式：

（1）發文機關+文種。如《中華人民共和國主席令》

（2）發文機關+轉發文件名+文種，也稱轉文式標題，用於轉發文件。

4．成文日期

成文日期確定原則：

（1）會議通過的決定、決議以會議通過日期為準。

（2）領導簽發的，以簽發日期為準。

（3）聯合行文，以最後簽發機關的領導簽發日期為準。

（4）法規性文件以文件批准日期為準。

（5）一般信函、電文以實際發出日期為準。

成文日期必須寫年月日，且要用漢字。

5．主題詞

《條例》和《方法》都明確規定：上報的文件應當按照上級的要求和《公文主題詞表》標註主題詞。

《上海市人民政府公文主題詞表》使用説明中規定：

（1）一份公文標引的主題詞，除類別詞外，最多不超過五個。

標引主題詞的順序為先標類別詞，再標類屬詞。在標類屬詞時，先標反映公文內容的詞，最後標反映公文形式的詞。如《上海市人民政府關於做好本市農村扶貧工作的通知》，先標類別詞“農業”，再標反映公文內容的類屬詞“扶貧”，最後標反映公文形式的類屬詞“通知”。

（2）一份公文有兩個以上主題內容時，先集中對第一個主題內容標註，再對第二個主題內容進行標註，最後標文種。

（3）根據需要，可將不同類主題詞進行組配標引。

（4）在《公文主題詞表》中找不到準確反映公文內容的類屬詞時，可用類別詞替代。

6．用印

一般的用印方法是：騎年壓月，上大下小。

國標《國家行政機關公文格式》規定：單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標成文時間。當印章下弧無文字時，僅以下弧壓在成文時間上，當印章下弧有文字時，採用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。

四、公文中常見問題分析

1．文種的誤用

主要表現在報告和請示的錯用

報告和請示同屬上行文，但是性質截然不同的兩類文種。

a.行文目的不同報告以陳述情況為主，不要求上級批覆；請示以請求指示或批准事項為主，要求上級批覆。

b.公文內容不同請示可圍繞請求事項反映情況，説明理由，不排除含有一定的情況彙報，但報告中不能夾雜請示事項。

c.規範性用語不同報告用“以上報告如有不妥，請指示”，“特此報告”等；請示用“當否，請批覆”，“特此請示，請批覆”。

目前，這兩種文種的濫用主要表現在兩個方面。

a.請示、報告混用

如《關於請校領導出席畢業典禮的報告》

b.請示、報告並用

如《關於召開新一屆學代會的請示報告》

2.隨意請報

“請報”指以單位名義向上級報送“請示”、“意見”“報告”。隨意請報主要有三種情況：a.主送個人，如“x書記”、“x校長”。

b.多頭主送，如“教務處、科技處並實驗室管理處”

c.越級上報

3.公文組成要素不全

a.上行文缺簽發人，“請示”缺聯繫人姓名、電話。

b.缺附件説明。

c.成文日期不全，如“二OO六年一月”、“06年1月14日”等。

d.缺主題詞或主題詞不全，如缺類別詞、文種等。

4.公文標題病誤

a.標題缺少行文單位

公文標題通式為：行文單位+關於+事由+的+文種

b.標題無文種

將一般公文誤作為法定公文，致使標題無文種。如《??關於??的規劃》、《??關於??的總結》。

轉發、印發性通知文種被放棄，致使標題無文種。如《??關於轉發??的方案》。

c.不倫不類的標題

兩個文種並用如請示報告、任免決定的通知等。

混用文種將“請示”錯用成“申請”。

d.標題中事由表達不全

如《華東理工大學關於申請劃撥上海市“十五”配套經費的報告》

e.標題中亂用標點符號

公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

公文中亂用標點符號主要表現在：

a.轉發和頒發法規、規章，不用書名號而用引號。

b.不必用其他標點符號而隨意使用。

如《關於對1999年“全民文明禮貌月活動”安排的通知》。

5.語言結構和文字方面問題

a.段落層次不清，主次不分。不善於用結構層次序數，如一、二、??，1.、2.、??。b.不合公文文體，出現描述性語言和客套話。

c.繁瑣宂長，多套話。如根據??精神，在??指導下，在??關懷下等。 d.主語謂語搭配不當。如：

人民的生活水平普遍增加了。（提高）

上述問題，今後準備進一步加強和改進。（解決和糾正）

e.定語錯位造成歧義

如：市長把我們五個縣領導召集到一起專門研究了這個問題。

原教育部副部長周遠清來校視察工作。

f.標點符號錯用

逗號和句號錯用

為了加強熟肉製品市場管理，規範熟肉製品市場經濟行為，維護消費者利益，在全市建立統一批發、集中配送的熟肉製品供應體系。根據市政府會議精神，決定??

頓號和逗號的錯用

例：在時間緊，任務重，困難多的情況下，學校號召全體師生員工??。

金山校區學工委主任、各學院總支副書記、團委書記、班導師參加了會議。 在小標題上用標點符號

6.其他一些錯誤

a.引文文號錯放在文件名前

例：根據教育部教高〔2002〕3號文件頒佈的《普通高等學校圖書館規程》（修訂）的文件精神，??。

b.常識性錯誤

例：經國家教委和上海市政府批准，我校在奉賢建設新校區。