機關單位合同管理辦法
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第一章 總則
第一條 為規範局機關合同行為,預防和減少因合同簽訂、履行不當造成的合同糾紛,防範合同風險,有效維護我局的合法權益,根據《中華人民共和國合同法》、《行政事業單位內部控制規範(試行)》等法律法規,並結合實際,制定本辦法。
第二條 本辦法所稱合同是指以“ xxx”的名義,與其他平等主體的自然人、法人或其他組織之間為明確雙方的權利義務關係所訂立的書面約定,包括合同、協議或其他法律文書(以下統稱合同)。
第三條 合同管理的一般程序包括:合同相對方的確立、合同文本的擬定、合同審查、合同的簽訂、合同的履行、合同的歸檔。
第二章 合同的簽訂
第四條 合同的訂立應遵循合法、平等、自願、公平、誠實信用的原則,保障資金和國有資產的安全,維護我局合法權益。
第五條 有關部門在合同管理中的職責:
(一)合同承辦部門的職責:審核合同相對方的主體資格、信用狀況、履約能力等有關基本情況;負責合同談判、起草、合同審查、簽訂和履行;跟蹤和監督合同履行情況,根據合同履行中的問題,提出解決問題的意見或建議;及時處理和上報合同糾紛;負責合同履行過程中的材料登記、歸檔等工作。
(二)局計劃財務處的職責:負責合同簽訂時關於履約擔保、價款支付相關條款的審核;合同履行時款項的支付或收受。
(三)局辦公室的職責:負責合同集中登記、統一內部編號和用印。
(四)局監察室的職責:對合同訂立、履行過程中出現失職、以權謀私等違法違規的行為進行調查和提出處理意見。
第六條 合同相對方的確立。合同承辦部門在選擇合同相對方時,應當要求相對方提供資信證明,並對相對方履約能力等事項進行了解,必要時可以進行資信調查。通過政府採購和招投標程序簽訂的合同,由採購機構和招標代理機構負責確立相對方。
第七條 合同文本的擬定:
(一)擬定合同文本前需要進行磋商或談判的,由合同承辦部門負責組織。
(二)合同的訂立應當採取書面形式,原則上採用國家或行業通用的格式合同或示範文本;沒有通用的格式合同或示範文本的,合同的內容一般應當包括合同主體、標的、數量和質量、價款或者報酬、支付方式、履約期限、地點和方式、違約責任、解決爭議的方法等主要條款。
(三)承辦部門與合同相對方就合同的主要內容協商達成一致的,可以採用相對方提供的合同文本。
第八條 合同審查。承辦部門對採購方式、合同名稱、合同主體、合同形式、合同內容、免責條款等進行審查。對合同條款完備性、明確性、嚴謹性進行審查。
第九條 嚴格執行國家工程建設領域保證金制度,嚴格執行涉企保證金目錄清單,按照規定標準收取各類保證金,推行銀行保函制度,目錄之外的保證金一律不得收取。
第十條 合同的簽訂實行會簽制度。合同承辦部門在合同會簽單(見附件)簽字後提交局主要負責人或授權委託的局分管負責人簽字,並由辦公室統一登記並加蓋局公章。正式的合同文本份數一般不少於四份,其中承辦部門以及財務報銷必須各留一份合同原件。
第十一條 承辦部門應當於合同雙方簽字蓋章後5個工作日內分送合同相對方。
第三章 合同的履行和歸檔
第十二條 合同的履行:
(一)合同簽訂後,合同承辦部門應當按照合同的約定做好合同的履行,並督促合同相對方全面履行合同。
(二)承辦部門按合同約定履行收付合同款項義務時,應當按照局財務管理相關規定辦理。
(三)合同履行過程中,需要簽訂補充協議,或者變更、解除合同的,承辦部門應當按照本辦法的規定履行合同審查、會籤等手續。
(四)合同履行過程中,如相對方未按合同約定履行,承辦部門應當及時以書面函件形式催告對方,並保存通知證據,必要時聽取局法律顧問的意見。同時及時將出現的問題、擬採取的措施向局分管負責人彙報,積極採取措施防範合同風險。
(五)合同履行過程中發生糾紛的,承辦部門應當及時向局分管負責人彙報,並採取措施妥善處理。糾紛事項首先應當與合同相對方協商解決,經協商雙方達成一致意見的,訂立書面協議;經協商未達成一致意見的,應當及時向局分管負責人彙報,組織有關人員進行研究,提出處理意見,必要時根據合同約定提請仲裁或者訴訟。
第十三條 合同的歸檔。合同履行完畢或合同權利義務終止後三個月內,承辦部門應當按照檔案管理規定,將合同文本、招投標書以及合同履行過程中相關資料整理立卷,移交局檔案館歸檔。
第四章 附則
第十四條 本辦法由局計劃財務處負責解釋。
第十五條 本辦法自發布之日起施行。
附件:
合同會簽單
合同承辦部門:
合同編號 | |
合同名稱 | |
合同相對方 | |
合同價款 | |
計劃財務處意見 | (資金來源、履約擔保、支付方式等)
年 月 日 |
局主要負責人或授權分管負責人意見 | |
辦公室統一內部編碼 | 統一編碼:
年 月 日 |
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