會展中心財務管理制度

會展中心財務管理制度

目錄

一、申購 2

二、驗貨 2

三、入庫 3

四、退貨 3

五、單據的管理 3

六、結賬 5

七、商品 5

八、價格 6

九、資金管理 6

十、發票管理 7

十一、財產管理 8

十二、財務準則 9

十三、應付賬款管理 10

十四、合同管理 10

十五、報銷制度 10

十六、借款制度 11

為了保證蟹島會展中心的正常運營，增加經濟收益，避免損失和浪費，確保核算的準確，提高資金利用率，特制定財務制度如下：

一、申購

1、部門本着節約和提高物品使用率的精神，各部門所需的經營物資如無庫存的，需填寫物品申購單。

2、申購單需填寫品名、數量、規格，並由部門總監、總經理（如無總監，由部門經理）批准後，遞送採購部。

3、庫房應核對所提供的申購單是否有存貨，如無存貨，然後由採購部統一進貨。

4、會展中心內所有日常消耗品由總經理簽字認可後可以購買；低值易耗品及固定資產由董事長及總經理批准後，方可購買。

5、廚房食品購買由本部門廚師長填寫食品申購單，報給餐飲總監審批、總經理批准，方可採購。

二、驗貨

1、會展中心設有專門的收貨人員，所有物資抵達集團物流後，必須經收貨人、申購部門負責人雙方根據其申購單驗收其數量、質量、金額，並簽字認可。

2、所有購回的物資，其價格需由詢價員簽字認可後，方可入庫。（詢價員應嚴格把關，在保證質量的情況下，使該物資的進貨價格為當時市場最低價。）

三、入庫

1、所有進貨，必須通過物流中心統一辦理驗貨、收貨手續。

2、供貨商提供的免費使用的物資應一律辦理入庫手續，供貨商將物資取走時，經部門經理簽字同意後，辦理出庫手續。

3、入庫的物資，驗貨員（或專項負責人）應同庫管員共同驗收質量、數量。填寫入庫單，並由驗貨員、庫管員及供貨商三方簽字認可。

4、入庫後的物資，庫房應有相應的記賬員記賬，庫管員應保證當天的結存與庫房賬對應，做到賬實相符。

5、食品加工車間所有用品必須由物流中心驗貨辦理入庫手續。

6、所有抵達的物資必須填寫收貨報告，一式五聯，（成本、財務、採購、使用部門、供貨商）。

7、收貨報告必須寫明購貨方式（自購、經銷商或代銷商）。

四、退貨

所有退貨，必須由收貨人及其部門負責人清點數量，確認金額後，方可退貨。（但應寫明退貨原因，並由其部門總監簽字認可。）

五、單據的管理

（一）收貨報告（入庫單）：

1、部門填寫應具體化，明細化。物資名稱必須準確、規範，不準填寫別名。

2、收貨日期與收貨報告日期填寫一致。

3、食品、物品應分開填寫。

4、商品性的食品、物品應與非商品性的食品、物品分開填寫，並且應在收貨報告中註明“商品”二字。

5、收貨報告中品名、規格、單位、數量、單價、金額應填寫清晰、準確。（尤其是新產品）

6、收貨報告中必須有收貨人、庫管員、及供貨商的簽字（必須由本人簽字）。否則，財務拒絕承認。

（二）領料單（出庫單）

1、部門填寫領料單應清晰，明細、準確。

2、領料單填寫的日期必須與發貨日期一致。（庫房應給予監督）

3、領貨中的食品、物品應分開填寫。

4、商品性的食品、物品應與非商品性的食品（部門使用）、物品分開填寫（並在領料單上註明“商品”或“贈送”）。

5、領用的食品應與其領用的茶類（花茶、綠茶、毛尖、冰糖等）分開填寫領料單，便於核算。

6、領用的食品、物品應在表格中填寫，不應超出其表格。

7、領料單中數量、單位、品名、單價、金額應填寫清晰、具體、準確。

8、領料單必須有部門經理的簽字，部門經理在簽字時應封單，再由總監籤批。嚴禁在封單後填寫任何內容，否則財務拒絕承認。

9、領料單必須有發貨人及領料人簽字。

（三）調拔單

1、調撥之間的兩部門，應在調撥單中填寫明細。

2、調撥的食品、物品應有調出和調入兩部門經理的簽字。

3、調撥的食品、酒水、物品應分開填寫。

4、調撥的商品應與非商品的食品、酒水、物品分開填寫。

5、各部門調撥的半成品、成品應有雙方認可的價格（填寫在調撥單上），以便核算各部門的成本。

6、調撥的日期應與調撥單上填寫的日期一致。

7、各部門於調撥發生之日將調撥單上交財務。

六、結賬

1、自購：採購部自購物品，結賬附紅色、藍色收貨報告，發票與收貨報告必須內容一致、金額相符，由採購部責任人負責呈財務總監、總經理、董事長簽字後到財務報銷。

2、應付賬款：供貨商物品，結賬附藍色收貨報告（收貨報告上必須蓋有“財務已核對”戳記），由採購部負責人制單報總經理、董事長簽字後交供貨商到財務報銷。

3、宣傳費、廣告費等應由經辦人附正式發票，並經總經理、董事長簽字後，方可報銷。

* 所有結賬都必須附正式的發票，方可結賬。

七、商品

1、商品部應根據顧客需求儘量採取代銷方式，促進資金有效使用。

2、代銷商品在臨近保質期時，應通知物流中心辦理退貨手續。

3、自購商品在臨近保質期時，寫出書面報告並提交經理，協調解決。如無特殊情況，商品在本部門超過保質期無法銷售，該商品負責人負賠償責任（按商品銷售價賠償）。

4、商品不得私自轉借、帶入、帶出部門，如發現商品未經售賣帶離部門，應給予嚴厲處罰。

5、商品盤虧時，實物負責人不能私自補貨，應按商品售價進行賠償。

6、嚴格售賣管理，如不認真負責，商品被掉包，由當事人負責賠償。

7、如無收貨報告及領料單的正當手續，私自售貨的行為，一經查出，沒收所有的貨物及銷售款，並移交質檢部處理。

八、價格

1、各商品由運營部根據其成本價制定銷售價格，並填寫蟹島會展中心商品價格制定單。

九、資金管理

1、採購部自購的物品需要到財務領取現金、支票時，必須填寫現金、支票申請單（註明現金或支票的限額），由董事長、總經理、總監簽字認可。

2、領取支票、現金後，3日內必須向財務返回附有發票的收貨報告（紅色聯）。

3、為了原始憑證的合法性，各部門自購物品的發票到財務報賬時，由本部門經理、總監在收貨報告上簽字即可， 發票必須由董事長、總經理簽字認可、財務總監批准付款。

4、出納員在收取收銀部的營業款時必須將現款點清，雙方在交接單上簽字認可。

5、經營期間，出納員要將當日的營業額收齊後全部存入銀行，庫存現金不超過規定指標。

6、進入金庫必須是出納員與財務經理或財務總監同時出入，其他與現金無關人員不得入內。

十、發票管理

1、諮詢中心所需發票，由收銀主管以上責任人到財務部領取，辦理有關領用手續，包括領用時間、領用本數、發票號碼、領用人等做好登記並做好保管工作。

2、發票的使用必須嚴格執行《發票使用管理辦法》，開具發票應做到內容完整，數字準確。如發票內容填寫有誤，不得塗改，應重新開具正確發票，同時將錯誤發票全份作廢。

3、不能在發票上打印出與會展中心經營項目不符的內容。

4、退票、廢票應在計算機內處理，並及時返回財務，不得擅自銷燬。

5、多開發票必須有董事長的簽字並收取税金。

6、發票在使用過程中應妥善保管，不得轉借丟失。

7、發票記帳聯隨着賬單要及時返回財務，如有特殊情況要加以説明並在3日內返回財務。

8、不得借用他人名義私開、多開發票。

9、已開出的發票，如客人需要退換，要注意是否已刮獎，刮獎後的發票一律不予退換。

10、每本發票使用完後，將發票使用情況從計算機內打印出，上交財務。

十一、財產管理

（一）、物品調撥方面：

各部門調撥物品應及時開具調撥單，須雙方經理簽字認可，並將調撥單及時送交財產管理員一聯（粉聯）進行入賬。

（二）、物品報損方面：

1、每月二十三日為報損日期，其它時間不辦理報損手續。

2、報損物品必須由部門領導簽字後，由庫房清點數量，再由相關領導及部門籤認。

3、在使用期間，部門報廢的大型財產及低值易耗品應由部門寫明報廢原因，經由總經理審批簽字後進行報損，無正當原因報損的按報損物品進價進行賠償。

4、報廢電器應由工程部檢查確認，並由工程部總監簽字認可才能返庫。

5、對有關領導交接進行監督盤點， 經確認無誤後，相關人員方可離職。

（三）、財務部對各部門進行不定期抽查盤點，各部門要將所有物品和借條找齊，如有物品短缺按丟失處理，盤盈入帳，不再重複盤點。       

（四）、盤點

每月盤點日期不固定，各部門責任人對盤點的物品彙總、核對後做盤點表並經部門經理簽字認可後送交資產管理員一份，每月按期交表1份，過期不交表和做表不負責任，帳實不符的部門交質檢部處理。

（五）、建帳

各部門必須建帳，資產帳分為：A 固定資產、B低值易耗品

固定資產分為：A1傢俱、A2 電器、A3 其它，共三類；

低值易耗品分為： B1工具、B2 廚具、餐具、B3 裝飾品、B4 非一次客用品、B5 辦公用品、B6 勞保用品、服裝、B7 其它，共七類；

1000元以上（含1000元）使用兩年以上的為固定資產，1000元以下的為低值易物品，各種物品統一由財務編號，部門不能自行編號，每月新入賬物品到月末交盤點表時到資產管理員處抄寫編號。

十二、財務準則

1、在一個營業週期（一年）內，財務核算規則不準隨意變更。

2、各部門核算費用，請明確規定，從而統一口徑，利於橫向分析。

3、“在建工程”項目應及時通知財務立項，以保證固定資產精確確認。

4、收付款憑證應附有合法的原始憑證並由相關人員簽字，註明附件張數，金額準確，加蓋出納、制單人簽章。

5、成本及費用核算應及時編制報表並簽字上報，保證準確無誤。

6、應付賬款會計應及時編制相關憑證、登記賬薄，保證數據準確無誤，每月結賬後將明細賬與總賬核對（賬賬相符），協助總賬會計其他相關事務。

7、審計應及時將每月收入彙總表上交，並保證準確無誤。

十三、應付賬款管理

1、採供部須將收貨報告註明經銷商與代銷商。

2、財務部根據入庫單粉聯記應付款，供貨商根據入庫單的藍聯去財務核對。如供貨商不慎將收貨報告對賬聯丟失，採供部應協同財務部出具證明，供貨商不得私自塗改對帳聯票號及偽造收貨報告，否則不給予結賬。

3、代銷商品押賬3個月後方可對帳，由財務部核對銷售數量，加蓋核對章及已銷章。

4、供貨商到財務結賬，須手續完備（發票、收貨報告、簽字等項目齊備）。

十四、合同管理

1、各部門簽訂的經濟合同、協議書必須及時將正本送與財務備案。

2、合同修改或終止，必須及時通知財務部。

3、合同預付款必須由董事長、總經理和負責此合同的部門經理簽字。

4、合同執行完畢，由該工程的使用部門和工程部經理共同出具驗收報告，董事長簽字認可。

5、支付工程質保金，由該工程使用部門和工程部共同出具質量檢驗報告，由董事長、總經理簽字後方可付款。

十五、報銷制度

1、採購員完成物品採購，交至庫房，由驗收員、庫房庫管員、物流負責人驗收入庫，辦理入庫手續。

2、報銷時必須附有申購單、入庫單、合格發票。

3、報銷時採購員必須持有物流總負責人、財務總監、總經理、董事長審批的報銷憑證，方可報銷。

4、差旅費報銷時需持領導批示單，根據公司的差旅報銷標準填寫報銷憑證。

（各種單據的制單人與批准人不得為同一人。）

十六、借款制度

1、在接到經批示的申購單或申請採購信息單，採購部可以到財務部借款，借款時必須持總經理或董事長籤批的借款單。

2、財務部在見到批示單後根據採購情況借給採購員現金或支票。