關於新時代企業檔案管理體制的調研報告

關於新時代企業檔案管理體制的調研報告

一、企業檔案管理體制的現狀

1.企業檔案管理體制的“上層建築”

企業檔案管理體制可以簡單概括為“檔案部門抓全面，搞指導；主管機關抓領導，下任務；企業自身抓管理，促利用”。而檔案部門和主管機關的職能就是代表企業檔案管理體制的“上層建築”，也就是領導決策。其具體表現為：一是各級檔案行政管理部門依據《檔案法》所賦予的職權和政府機關的行政職能，對所轄區域的檔案工作展開組織協調、宏觀管理和監督指導，既發揮了行政職能，又履行了執法監督的職責；二是各專業主管機關根據檔案部門的要求，從抓領導認識入手，以下達任務指標為起步，把企業檔案工作列入整體管理之中，對轄企業壓擔子、提要求，促使企業提高認識、自我加壓。實踐證明，這是做好企業檔案工作的重要條件和必要環節。

2.企業檔案管理體制運營現狀分類

由於企業的所有制形式、組織形式和管理方式差異很大，因而企業的管理體制也有較大差異，從調查情況看，大致有五種情況：一是國有和集體大中型企業。由於基礎較好，管理正規，大都設立專門的檔案室（或檔案科），負責對本企業的檔案工作實行集中統一管理，或統一領導、統一制度以及分級管理。其檔案機構有的是與其他職能部門平行的單獨機構，有的則隸屬於某個職能部門，這種體制基本能夠根據各級檔案行政管理部門與專業主管機關的要求履行職責；二是國有和集體小型企業。由於專業主管機關的要求和受大中型企業的影響，大都有一個隸屬於某一職能部門（科室）的檔案室，或在某一科室中設有專（兼）職檔案員，具體負責管理本單位的檔案，這種體制絕大部分能夠根據檔案部門和專業主管機關的要求，從事管理，提供服務。但有時難以對其他科室實施監督指導，較難保證文件材料的齊全完整；三是股份制企業。股份制企業又包含兩種情況，一種是由國有、集體企業改制且國家、集體占主導地位的，基本上延續了國有和集體企業的檔案管理體制和方式。另一種是新組建的股份制企業和個人股份占主導地位的企業，大都無專門的檔案管理機構，而是分口管理，分級負責，個別的小型企業還把檔案分散在個人手中，這種體制難以實行科學的管理和利用；四是中外合資企業。也分兩種情況，一種是中方控股，中方管理或外方控股，中方管理，這種情況基本與國有和集體企業一樣，有專門的機構和人員，檔案工作也比較正規。另外一種是外方控股、外方管理的企業，大都無專門的檔案機構和人員，其檔案管理隨意性很大；五是外商獨資企業的個體私營企業。這種企業內絕大部分既無檔案機構，又無檔案人員，其檔案主要是控制在有關人員手裏或企業老闆手裏。

二、企業檔案管理機制存在的問題剖析

一是有些企業的體制運行並不暢通，各級檔案行政管理部門的政策、規範和標準難以及時有效地貫徹落實；二是檔案行政管理部門與專業主管機關的銜接缺乏規範性，完全靠人為操作；三是專業主管機關對企業的檔案管理還未真正納入整體管理和目標管理，其工作開展在很大程度上是靠爭取，靠督促；四是企業自身檔案的管理體制缺乏統一性，工作力度不夠，工作領域不寬，主動超前的服務功能不強，還難以適應市場變化和企業發展的需要。這些問題的存在，一定程度上制約了企業檔案工作全面及協調開展。因此，建立適應社會主義市場經濟和不同所有制形式與組織形式的企業檔案管理體制，是推動企業檔案工作再上新台階的重要途徑。

三、新時代企業檔案管理體制的思考

1.市場經濟為企業檔案工作帶來的衝擊和影響分析

檔案工作以其記錄歷史真跡、提供憑證和信息服務等特有功能獨樹一幟，是市場經濟中必不可少的重要環節和基礎條件。而在市場經濟發生變化時，首當其衝的就是檔案工作。據筆者分析，市場經濟造成的衝擊和影響主要為檔案工作帶來了以下五個方面的變化：一是檔案的所有制形式發生變化。在傳統的計劃經濟條件下，一切財產歸國家所有，檔案自然也是國家所有。實行市場經濟後，公有制雖然仍是國家經濟的主導，但個體經濟、私營經濟、外資經濟和股份制經濟等多種經濟成分同時並存。企業所有制形式的多元化，使作為記錄經濟活動的檔案由統一國有轉變為國家、集體、個人所有及股東共有等多種形式並存的所屬關係。二是檔案管理形式發生變化。萬變的市場經濟和激烈的市場競爭，要求形成高效率、快節奏的運行機制。檔案信息各自為政、分散管理，顯然已不適應市場經濟的要求，必須建立統一有效的綜合管理網絡，形成完善的檔案信息系統，以便快速及時地處理、傳遞各類信息，更好地發揮檔案信息中心的整體功能。三是檔案的社會需求結構發生變化。在實行市場經濟前，社會對檔案的需求主要體現在政治、文化和工作考查方面。實行市場經濟後，經濟活動方面明顯增多，經營決策、產品生產、市場營銷和經濟糾紛等無一不需要利用檔案，這使得檔案在經濟建設中所發揮的效能越來越大，所處的地位也越來越顯著。四是檔案服務方式和內容發生變化。高速運轉、講求效益是市場經濟的顯著特點，傳統的“坐門等客、你要我調”的被動型、封閉型服務方式和提供檔案原件的單一模式，已不適應市場經濟的需要。檔案服務工作必然向主動型、開放型和多途徑以及多角度服務方式轉變。五是檔案行政管理工作難度增加。在計劃經濟條件下，政府部門對經濟活動通過行政命令展開管理，檔案部門管理企業檔案工作也主要靠行政手段來完成。實行市場經濟後，企業成為自主經營、自負盈虧和依法納税的經濟實體，檔案工作僅以行政手段管理的難度相應增加。

2.企業檔案工作亟待變換方法應對市場經濟體制變化

針對市場經濟體制對企業檔案工作產生的影響，筆者結合實際展開思考，若要保證企業檔案工作的發展，必須加大改革力度，完善管理體制，調整工作思路，改進方法手段，建立起適應市場經濟的新型企業檔案管理體制。

一是繼續貫徹企業檔案工作的基本原則，實行“統一領導分級管理”，是《中華人民共和國檔案法》提出的檔案工作基本原則。首先，社會主義市場經濟是與社會主義的基本制度結合在一起的，社會主義是我國根本的社會制度；其次，我國的經濟雖然呈現出國有、集體、私營以及外資等多種經濟成分並存的局面，但是國有經濟、集體經濟在我國國民經濟中仍占主導地位，因而以檔案歸國家所有為前提的“統一領導、分級管理”的基本原則應成為檔案工作中的主導原則。

二是改進、完善檔案行政管理部門的工作方法和手段，充分發揮專業主管部門的職能，在企業內部建立面向市場、靈活高效的檔案機構，為企業的發展創造條件，發揮作用。首先，要改進、完善檔案行政管理部門的工作方法和手段，加強宏觀管理，突出依法治檔。在市場經濟條件下，檔案行政管理部門作為政府的職能部門，同其他部門一樣，也要適應形勢，轉變職能，改變過去那種靠行政手段和具體指導管理企業檔案工作的做法，加強宏觀調控，搞好協調監督與指導，通過對企業檔案工作的統籌規劃，組織制定和推廣企業檔案管理的標準、規範，培養典型，樹立榜樣，推廣經驗，搞好培訓等手段，切實為企業搞好服務。在強化服務的同時，運用新《檔案法》及與之配套的檔案法規約束、規範以及監督企業的檔案工作，做到依法治檔。其次，充分發揮專業主管部門的作用，依靠專業主管部門做好本行業，本系統的企業檔案工作。在搞好宣傳、搞好配合的同時，可以將所轄企業的檔案工作與主管機關的檔案工作緊密聯繫，列入主管機關檔案人員的工作職責，統一目標，統一考核，加強對企業檔案工作的領導。再次，應在企業內部建立靈活高效的檔案工作管理機制。市場經濟注重的就是效益，企業的一切活動都圍繞增加經濟效益運轉，企業檔案機構也要面向市場，力求“精簡、高效”。為適應快速發展、高效運轉的需要，有條件的企業應及早建立“檔案信息情報中心”，實行檔案信息情報一體化管理，以做到全方位管理，多功能服務。在負責收集、保管本單位的全部檔案的同時，針對企業的需求開發檔案資源為領導決策和各項工作超前服務。暫不具備條件的企業，要在穩定現有檔案機構的基礎上，儘快提高人員素質，加強科學管理，注重高效服務。

三是建章立制，依法行政。為確保市場經濟條件下企業檔案工作能夠順利開展，應重點做好四件事：第一，結合行政方法，強化法制手段管理檔案工作；第二，圍繞檔案工作為市場經濟服務的地位和作用，有針對性地搞好法制宣傳，加大依法治檔力度；第三，適應市場經濟的需要，制定、完善與新《檔案法》相配套的地方性檔案管理制度和法規，把檔案工作在各方面的要求通過法律法規形式確定下來，規範經濟領域的檔案管理工作，規範檔案工作行為；第四，強化監督檢查。根據實際情況，集中力量，有重點地進行檔案執法檢查，做到有法必依，違法必究，促進業務建設，擴大社會影響。

四是抓住經濟“熱點”，拓寬工作領域，搞好跟蹤服務。隨着改革開放的深入發展，出現很多新的經濟領域，如經濟技術開發區、三資企業、股份制企業等。這些領域產生的檔案體現了黨的改革開放政策，真實記錄了新經濟領域各項事業的發展，錄了新的科研成果和新生產技術、新管理方式，是維護各方面經濟利益的重要依據，對發展生產、借鑑管理經驗等方面都有不可替代的作用。因此，檔案工作就要抓住這些特點，走向經濟建設的主戰場，靠高效的工作，優質的服務，奠定新經濟領域開展檔案工作的基礎。

3.企業加強標準建設，落實科學發展

在信息化時代，電子檔案管理工作體現出明顯的煩瑣性，需遵循循序漸進的原則開展此項工作。首先，企業應以長遠的眼光看待此項工作，依據實際情況制定長遠規劃，積極落實傳統載體檔案數字化的歸檔工作，避免開展後續工作時比較困難。其次，企業需制定相應的標準和目標，工作人員必須深入瞭解每項電子管理的特點，對電子管理的要求規範產生明確認知，知曉每類電子文件檔案管理的時間和標準，確保每份有價值的文件管理到位。最後，企業需明確要求，齊抓共管。企業各個部門必須明確自身職責，與其他部門搭建溝通的橋樑，圍繞檔案管理服務模式的創新展開溝通交流，提出創新檔案管理服務模式面臨的困難，共同制定解決措施，共同積極開展文件歸檔工作。從電子檔案的角度分析，最明顯的優勢是便捷性以及不會發生破損問題。所以，相關人員必須高度重視電子檔案，將電子檔案歸檔工作落實，以高標準來對待此項工作，確保檔案信息獲得完整的保存。

倘若想避免企業開展檔案管理工作的過程中面臨諸多阻礙，那麼必須以完善的檔案管理制度為基礎，良好且完善的檔案管理制度具有重要作用，除了可以提高檔案管理效率外，還可以促使檔案管理的效果更加理想。隨着改革開放的日益深入，我國經濟多元化的情形日益顯著，人才流動量不斷增大，流動頻率也明顯高於之前，導致企業檔案管理面臨着嚴峻挑戰。所以，企業應充分考慮當地經濟社會情況，對政府職能部門人才的發展和培養進行多角度分析，在立足實際情況的基礎上建立針對性的檔案管理制度，及時分析該制度是否存在不合理之處，採取相應措施將其解決，從而助力檔案管理工作順利開展。

4.加強對大數據的合理應用，提高企業檔案管理信息技術水平

在今後的實際工作中，企業需以長遠發展的立場，開展檔案管理信息化建設，順應大數據的發展熱潮，提升大數據技術的利用率，使大數據和檔案管理的相應步驟有機融合，利用大數據增強檔案管理的先進性。在具體實踐中，企業需摒棄落後、單一的檔案管理，提高對大數據技術的關注度，瞭解該技術的功能、涵蓋類型等，依據大數據的發展現狀可知，存儲技術主要包括NewSQL、NoSQL以及分佈式文件系統等。企業需積極使用上述技術，並選擇專門人員開展大數據分析技術的建設工作，這是大數據技術應用的重中之重。目前，大數據分析技術涵蓋數理統計分析、機器學習、可視化分析等諸多技術，企業的選擇要有針對性，為實際工作提供一定參考。同時，企業要轉變早期的發展思路和模式，以現代化的視角看待檔案管理工作，從不同層面分析該工作的需求，分析此項工作需要哪些硬件設備設施，對此展開引進，如終端計算機、檔案管理服務器、專用數據存儲設備、掃描儀等。此外，企業需將平台軟件建設納入重要事程，搭建比較適宜的檔案管理信息化平台，將檔案錄入到平台中，並通過該平台整理、編撰相關檔案，使檔案以現代化的方式保存，還應着眼於檔案管理信息化平台系統，加大對該系統的開發力度，將信息技術利用起來，避免人員面臨繁重的工作任務，如通過信息技術檢查檔案信息內容有無存在不完整的情況，並要深刻認識到對檔案加密保護的必要性，將此項工作提上日程，如需傳輸檔案，要以虛擬專用網絡（VPN）為主，建立私密的數據通道。