公司存貨管理辦法大綱

XX公司存貨管理辦法

第一章  總  則

第一條  為規範和加強XX公司（以下簡稱XX公司）存貨管理，保證國有資產安全完整，如實反映各類存貨的購入、消耗、結存，促使各類存貨合理供應、儲存和節約使用，加速資金週轉，根據《中華人民共和國會計法》《企業財務通則》《企業內部控制基本規範》等有關法律法規和規範性文件, 參照《XX集團投資集團有限責任公司存貨管理辦法（試行）》（XX集團辦〔2019〕31號）規定的相關要求，結合公司實際，制定本辦法。

第二條  本辦法所稱存貨，是指各單位在日常活動中持有以備出售的產成品或商品、處在生產過程中的在產品、在生產過程或提供勞務過程中耗用的材料和物料等，通常包括原材料、在產品、半成品、產成品、庫存商品、委託加工存貨、低值易耗品及其他存貨。

第三條  本辦法涉及的有關業務，應當遵守國家有關法律法規及集團公司的有關規定。

第四條  本辦法適用於XX公司。

第二章  組織與職責

第五條  公司存貨管理實行統一領導、分級負責、歸口管理、權責結合的管理模式，財務部門、實物歸口管理部門與使用保管部門分工配合，確保存貨安全，以銷定產，優化庫存管理，避免積壓。

第六條  公司應當根據實際情況，對存貨管理的職能，包括價值管理、實物管理和使用保管等進行合理界定，明確崗位職責，配備相應的管理崗位和人員；建立不相容崗位分離和實物與價值協同管理的機制，對存貨從計劃、採購、驗收、入庫保管、領用（消耗）、庫存及盤點到財務結算與核算的整個存貨流轉環節實施全過程管理。

第七條  為加強公司存貨管理，公司成立存貨管理領導小組。
組    長：公司領導（分管財務工作）
成員單位：財務部、企業管理部、物資供應公司、總調度室、後勤服務中心。

領導小組下設管理辦公室，辦公室設在公司財務部。

第八條  公司財務部是存貨價值的反映和監督管理責任部門，職責如下：

負責制訂存貨管理辦法；

負責存貨核算業務，如實反映存貨增減變動和減值準備計提情況，提升資源配置效能；

配合實物歸口管理部門組織定期清查盤點，確保賬實相符；根據盤點結果及時進行盤盈、盤虧的賬務處理，根據實物狀況做減值測試。

第九條  企業管理部是庫存物資的管理部門，職責如下：

負責監督指導存貨物資實物管理單位做好庫存物資管理，協調解決有關問題；

組織存貨物資實物管理單位做好庫存物資控制，做好庫存結構分析和賬齡分析，合理控制庫存額度；

組織做好年中及年末庫存盤點工作，確保賬實相符。

第十條  物資供應公司是存貨物資的實物管理單位，職責如下：

負責公司物資供應管理工作，根據存貨的類別、特點，制定具體的存貨實物管理規章制度；

負責對存貨需求計劃進行彙總，平衡利庫，編制採購計劃；

負責存貨的採購、驗收、入庫、保管、出庫、調劑及處置等工作，並提出改進建議；

負責建立不相容崗位責任制，對存貨的安全性、完整性負責；

配合價值管理等部門做好存貨的投保、索賠等工作；

負責建立庫存分析管理機制，進行月度庫存結構分析和庫存賬齡分析，制定存貨清理台賬，經相關部門鑑定、核查，決策機構審批後，實施處置工作；

配合相關部門做好年中及年末存貨盤點工作，並出具盤點表。

第十一條  總調度室是庫存商品的實物管理部門，職責如下：

負責與銷售集團確認每月銷售商品的數量；

負責確認每月末庫存商品數量；

負責組織公司生產技術部、露天煤礦、儲裝中心每月末對公司庫存煤盤點工作；

每月末由生產技術部出具測量結果並報總調度室，總調度室負責盤點數據報表上報工作。

第十二條  後勤服務中心是指醫藥、餐飲存貨的實物歸口管理部門，職責主要包括：

對醫藥、餐飲存貨按照食品藥品監督管理部門要求及行業規定等，制定具體的存貨實物管理規章制度；

負責醫藥、餐飲存貨的採購、驗收、入庫、保管、出庫及處置等工作，建立不相容崗位責任制，對存貨的安全性、完整性負責；

確保醫藥、餐飲存貨在保質期內及時使用，防止發生藥品和食品過期的現象；

每月末負責醫藥、餐飲存貨的實物清查盤點工作。

第十三條  公司各單位是存貨的使用管理部門，具體職責如下：

各單位應建立存貨管理制度，存貨的存放和管理應指定專人負責，不得以任何理由形成賬外物資；

各單位根據設備狀態、生產任務，編制本單位使用計劃，並按批准的計劃使用；

各單位應建立不相容崗位責任制，應設立存貨出入庫登記簿，並負責本單位存貨的驗收、保管、領用，對存貨的安全性、完整性負責；

隨時跟進存貨使用情況，如出現質量問題，及時向相關部門反饋。

第三章  採購與請購管理

第十四條  公司應結合本單位業務特點和限額管理有關規定，編制存貨年度、季度和月度採購、生產、存儲、銷售計劃和預算，並按照採購計劃和預算辦理採購手續，嚴格控制計劃外和預算外採購。

第十五條  採購原材料、備品備件等大宗存貨前，存貨使用部門應根據生產經營計劃和存貨存量，平衡請購計劃，編制季度、月度請購計劃，經審批後提交本單位有關採購部門；其他不常用、臨時性存貨採購，在需用時由各使用部門履行請購程序。

第十六條  公司對物資採購實行集中統一管理，物資採購應當依據批准的計劃執行，應當遵循以下原則：

公開、公平、公正的原則；

誠實信用和維護公司利益的原則；

依法合規兼顧效率的原則。

公司所有的採購活動需按照XX集團集團及公司的有關規定和程序執行。

第四章  驗收管理

第十七條  物資供應公司應對到貨的各種存貨，根據訂貨合同和相關規定，組織相關單位、部門開展存貨數量、質量和品種規格驗收，經驗收合格後，方可辦理入庫。

第十八條  在驗收時，發現品種、品牌、規格、型號、質量、等級、款式、數量不符，或存在缺損、包裝損壞、與樣品或合同不符等情況，驗收人員應當拒收，並立即報告供應等相關負責部門，根據驗收情況和責任，辦理退貨、補貨、更貨、索賠或要求進行折讓，在問題解決之前，物資供應公司不得向財務部申請付款。

第十九條  進行驗收、異議通知、拒收、處理相關爭議、結算等工作，各責任部門和責任人必須嚴格按照採購合同約定和XX公司有關規定，規範出具相關文件、文書等，並作為採購合同履行的重要證據材料，集中妥善保管，在合同履行完畢後形成合同履行檔案，交檔案管理部門統一歸檔。

第二十條  存貨經驗收無誤後，有關人員按照職能分工將驗收入庫單、採購訂單和發票等，簽字後送財務部辦理結算手續，財務部按照規定進行賬務處理。月末，對於貨物已到且驗收入庫，但發票賬單尚未到達的，依據簽訂合同單價辦理暫估入庫。

第四章  出庫管理

第二十一條  存貨辦理出庫應按以下規定執行：

存貨的發出必須依據用料部門填寫的領料憑證（領料申請單，下同）辦理領用手續，沒有正式領料憑證或手續不全的均不予發料；

應根據存貨領用用途情況分別按生產領料、維修領料、安全領料、項目領料、福利部門領料等填制領料憑證，以明確存貨使用用途和去向；

領料憑證應連續編號，領料申請單上的品名、規格、單位、發料倉庫、數量、項目、用料部門和領料日期等必須逐項填寫清楚，數字不得更改；

領料憑證應按內部職責和人員分工、權限，進行審批簽字後才能領料；

領用的貴重材料，在領出後指定專人保管，並採取安全措施，以防丟失；

視為材料領出的生產用低值易耗品如工器具、量器具，必須按規定的使用期限，以舊換新。領出後應按人建立保管卡，明確保管使用責任；

財務部依據領料憑證，按照相關規定進行賬務處理。

第二十二條  各單位不得以不計價的實物交換或無償私自贈送等方式辦理存貨出庫手續；不得低價出售各類存貨。

第六章  退庫管理

第二十三條  為保證生產成本和工程成本計算的準確性，各月末以及某項工程完工時，用料部門應將剩餘材料退回倉庫，辦理退料手續。

第二十四條  退料入庫的存貨應按照存貨驗收規定，嚴格檢驗，逐件核對質量，符合標準後方可驗收入庫。

第二十五條  退料部門用紅字填寫有關領料單，並填明退料項目、材料規格、型號等，以衝減原領料有關項目。財務部依法依規進行會計核算。

第七章  清查管理

第二十六條  財務部於每月月底前核對存貨明細賬與存貨管理部門實物明細賬，以確保存貨賬賬相符。

第二十七條  每月月末，各單位經營管理部應稽核存貨的實收數量、品種、規格等是否與入庫單、驗收單一致，有無以少充多、白條抵庫等行為；稽核倉庫出庫數量、品種、規格型號是否與出庫單一致，有無已辦理出庫手續而尚未出庫、已出庫而尚未辦理出庫手續等現象。

第二十八條  存貨實物管理部門應建立嚴格的存貨清查盤點制度，制定清查盤點方案，應聯合相關部門每年對存貨至少進行一次全面清查盤點，以確保賬實相符，並向財務部提交清查盤點報告。

第二十九條  清查盤點各類存貨採用永續盤存法，按賬面結存數進行盤點，做到賬實相符。

第三十條  清查盤點中查出的屬於超過保管期限或者長期積壓的存貨，應列出明細表並妥善分類保管，以便及時調劑使用或銷售處理，減少存貨的積壓。

第三十一條  存貨清查盤點中出現盤盈的，應由使用保管部門編制專項説明材料，闡明存貨盤盈情況，提供價值確定依據，財務部對採購部門提供的價值確定依據進行核實，提出財務處理建議後，報公司審批。

第三十二條  盤盈存貨應按照存貨驗收規定，嚴格檢驗，符合標準後方可驗收入庫。

第三十三條  清查盤點中發現有黴爛、變質、鏽蝕、毀損或長期積壓的存貨，要經過採購、保管、生產等有關部門鑑定，必要時經技術檢驗和化驗，物資供應公司填制存貨毀損報廢單，並編制專項説明材料，闡明存貨毀損原因，報公司審批。

第三十四條  毀損報廢存貨應按照《XX集團集團有限責任公司資產處置管理辦法（試行）》進行實物處置。

第三十五條  各單位存貨清查盤點中出現盤虧的，應按以下方式、程序進行處理：

材料存貨規格收錯、發錯、記錯造成盤虧的，履行公司內部決策程序後，通過材料規格調整處理；

其他原因造成的存貨盤虧，由公司審批處理並報集團公司備案。

第三十六條  各單位存貨管理部門與財務部門結合盤點結果對存貨進行分析，根據《企業會計準則》有關規定確認是否需要計提跌價準備，經公司總經理常務會審批後，進行會計處理。

第七章  監督與檢查

第三十七條  公司應建立健全存貨入庫、保管和出庫責任制度，設置存貨管理考核指標，每季度納入績效考核。

第三十八條  各職責部門和單位應加強各類存貨入庫、保管和出庫合法合規性檢查，及時發現問題，加大對存貨管理中存在的違規、違紀行為的查處力度。

第三十九條  在存貨管理中，有下列行為之一，且造成經濟損失的，依照公司有關規定追究相關人員責任。

因責任原因，導致存貨黴爛、變質或毀損報廢的；

因經營管理不善，導致存貨盤虧的；

未按規定程序報批而隨意報廢存貨、處理存貨盤虧事項的；

因惡意經營，導致原材料、產成品等積壓併產生實物損失的；

其他應追究責任情況。

第九章  附則

第四十條  本辦法由XX公司財務部負責修訂和解釋。在施行過程中，如遇國家有關法律法規、政策、規定、制度發生變更時，以國家頒佈的最新規定為準。

第四十一條  本辦法自發文之日起施行。原《XX公司存貨管理辦法》（**財字（2009）13號）同時廢止。