檔案管理業務優化方案

檔案管理業務優化方案

公司領導：

現有檔案管理工作已遠超公司現有人員及檔案室存儲空間的負荷。為提升業務處理效率，緩解檔案管理壓力，配合公司2008年業務目標，風險控制部對公司現有檔案管理情況進行了梳理，並提出相應的優化方案。

一、紙質檔案管理現狀

目前，公司的業務檔案仍是以紙質為主。截至2018年01月05日，公司在保項目 筆，按照目前的檔案管理要求，也就意味着已有 筆項目的紙質檔案需逐筆進行歸檔。

（一）人員問題。區域辦事處人員尚未完全到位，風險控制部檔案管理人員目前僅有一人，目前的檔案管理工作已超現有人員負荷。前期盧氏金融扶貧等資料尚未歸檔到位，小額綠色通道業務、糧食收購貸業務等也未能完全歸檔到位。由於缺乏專業檔案管理設備、系統及人員，未來即便相應檔案全部歸檔到位，後續查閲單筆項目的紙質檔案也無異於大海撈針。

（二）存儲空間問題。

（三）未來業務量壓力

二、電子檔案進展情況

2017年10月1日，公司擔保業務系統正式啟用，所有業務基本實現了線上處理。但紙質檔案向電子檔案轉變的現實條件尚不具備，主要受限於四個方面：

（一）擔保業務系統電子印章尚未啟用，審批流程類的資料仍需從系統打印紙質資料、加蓋印章，並保留紙質檔案；

（二）擔保業務系統中的檔案管理模塊尚未開發，無法實現審批流程類電子文檔的歸檔、查閲等功能；

三、業務檔案管理優化建議

（一）儘快在業務系統中開發檔案管理模塊，實現電子文檔的歸檔、查閲等功能。目前，擔保業務系統中缺乏檔案管理模塊，導致審批流程類資料（如提請放款通知書）僅存儲在服務器中，無法在系統中查閲，僅當前任務處理人員可見，一旦任務處理完畢，經辦人員無法查閲已出具文件；

（二）配備專業的存儲設備，提升擔保業務系統運行效率，確保電子文檔的存儲空間，進行災難備份，確保電子文檔的存儲安全。依照目前的業務發展速度，擔保業務系統很快就將出現超負荷運轉的情況，擔保業務系統不時也會出現卡頓情況，運行效率有待進一步提高；

（三）適時逐步啟用擔保業務系統的電子印章。1.優先啟用審批流程類資料（如提請放款通知書）的電子印章，並授權審批流程類的資料均以電子檔案形式存儲，在提升業務處理效率的同時，減輕審批類紙質檔案的存儲壓力；2.為各區域辦事處配備專業掃描設備，提升電子檔案的成像質量，減輕相關人員的掃描和審查壓力；3.梳理客户核保類合同簽署環節的流程，逐步啟用客户核保類合同的電子印章，實現客户核保類合同以電子檔案存儲為主，紙質檔案存儲為輔，以解決區域辦事處人員與省公司的距離問題，並減輕合同類紙質檔案的存儲壓力；

（四）適當調整業務檔案管理方式，梳理完善擔保業務系統相關流程。1.小額批量類業務，合作機構之間正式往來函件（含推薦確認表、待核保貸款客户表、待核保借款客户確認函、已放款客户明細表、解除擔保責任通知書、履行擔保責任通知書、代償證明等）以紙質檔案方式存儲，借款人基礎資料（如身份證、營業執照、審批單頁、繳費憑證、借款合同、放款憑證、保險單、貸後檢查報告）、公司審批流程類資料均以電子檔案形式存儲於系統各個審批、收費、放款、保後等流程中，方便隨時調閲；2.獨立調查審批類業務，基礎資料中除了必要證件，其他基礎資料均已電子檔案方式存儲，審批類資料均以電子檔案方式存儲，客户核保類合同逐步以電子檔案方式存儲，合作機構類合同及往來函件等均以紙質檔案方式存儲。

這樣操作的理由，是考慮到小額批量類業務的本質是公司基於對合作銀行的信任，將小額項目的調查審批工作委託給合作銀行，合作銀行若勤勉盡職，公司將為其分擔風險。合作機構之間的函件代表了各方對於風險分擔責任事項的確認結果，需以紙質形式嚴格保管；借款人基礎資料僅代表了合作銀行的調查審批過程，公司僅是形式審查，無需過多要求，且部分資料已在前期項目受理階段在系統中提交過電子檔案，借款人基礎資料多數為複印件，效力與掃描件基本相當；

（五）進一步增加對合作銀行的制約措施，維護公司相關權益。1.建議進一步細化公司業務指引，細化公司對於調查審批的要求，要求合作銀行務必按照公司業務指引進行操作，否則公司可予以免責。2.建議在合作協議中增加補充條款：（1）如若合作銀行向公司提供虛假材料，出現道德風險、操作風險等，或未能盡到應有調查審批義務的行為，公司可予以免責；（2）公司有權對風險項目進行問題審計，如發現合作機構存在違規操作情況，公司可以視情況免責或減少責任分擔比例；（3）公司在對小額批量類項目進行代償之後，如需通過訴訟等方式實現自身債權，合作銀行有義務將前期全套調查審批類資料移交我公司（如無法提供原件，可複印件加印章，證實經與原件核對一致），並積極配合公司實現債權，納入機構年度考評。3.公司相關部門應嚴格按照保後管理要求，按時按質按量完成小額批量類項目抽查管理工作，加大對保後管理工作的考核力度。